Uvoz kupcev, možnih strank ali drugih podatkov

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x

Ne glede na to, ali so vaši podatki shranjeni v preglednicah, zbirkah podatkov ali drugih sistemih, verjetno želite uvoziti podatke v program Dynamics 365, tako da boste lahko sledili vsem podatkom o strankah na enem mestu.

Uvozite lahko vse vrste podatkov, na primer račune, možne stranke in priložnosti ter celo dejavnosti ali primere. (Različne vrste podatkov se imenujejo »vrste zapisa«.) Stiki so običajno uvoženi iz e-poštnega programa. Več o tem si lahko preberete tukaj: Več informacij: Uvoz stikov.

Korak 1: Pripravite datoteko za uvoz

Najprej morate prenesti podatke v datoteko.

Ko ustvarite datoteko za uvoz, preverite, ali so podatki popolni in točni. Izpolnite vse manjkajoče podatke in preverite, ali so imena in drugi podatki pravilno črkovani.

Podprte so te oblike zapisa datotek:

  • Vrednosti, ločene z vejico (.csv)

  • Besedilo (.txt)

  • Stisnjeno (.zip)

  • Preglednica programa Excel 2003 (.xml)

  • Delovni zvezek programa Office Excel (.xlsx)

    Največja dovoljena velikost datoteke za datoteke .zip je 32 MB. Za druge oblike zapisa datotek je največja dovoljena velikost datoteke 8 MB.

    Nasvet

    Če želite uvoziti večjo količino podatkov, si oglejte dokumentacijo za razvijalce Uvažanje podatkov, kjer najdete dodatne podrobnosti.

    Več datotek za uvoz lahko dodate v eno datoteko .zip in nato uvozite datoteko .zip, da prenesete vse datoteke naenkrat. Če na primer več prodajalcev vnese možne stranke s sejma v različne preglednice, jih lahko zberete v eni datoteki .zip za uvoz.

    Za najboljše rezultate priporočamo, da vi (ali skrbnik za Dynamics 365) določite nekaj pravil, s katerimi zmanjšate morebitne dvojnike pri uvozu podatkov (imenujemo jih »pravila za zaznavanje dvojnikov«). Več informacij: Nastavitev pravil za zaznavanje dvojnikov in ohranjanje čistih podatkov

    Uvažanje ne bo uspelo, če uporabljate predlogo, ki ste jo izvozili iz programa Dynamics 365, nato dodali nov stolpec in zdaj želite uvoziti podatke nazaj v program Microsoft Dynamics 365 (v spletu).

Korak 2: Zaženite čarovnika za uvoz podatkov

Uporabite čarovnika Uvoz podatkov, da uvozite datoteko.

  1. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje podatkov.

  2. Izberite možnost Uvozi > Uvoz podatkov.

  3. Poiščite mapo, kamor ste shranili datoteko, v kateri je datoteka za uvoz. Izberite datoteko in nato izberite Odpri. Nato izberite Naprej.

    Nasvet

    Naenkrat lahko uvozite samo eno datoteko. Če želite uvoziti več datotek, pozneje znova zaženite čarovnika ali dodajte vse datoteke za uvoz v eno datoteko .zip.

  4. Preglejte ime datoteke. Če je datoteka v obliki zapisa xlsx, .xml, .csv, .txt ali .zip, preverite, ali so ločila polj in podatkov pravilna. V večini primerov lahko sprejmete privzeta ločila: Če jih želite pregledati, upoštevajte ta navodila:

    1. Kliknite Nastavitve ločila in nato izberite znake, ki ločujejo vsebino polj in različne podatke. (Ti znaki se imenujejo »ločila«.)

      Privzeto ločilo za polja je vejica (,). Druga podprta ločila za polja so dvopičje (:), podpičje (;) in tabulator (\t).

      Primer ločila polja:

      Company Name,Address,City,State  
      

      Privzeto ločilo za podatke je narekovaj ("). Druga podprta ločila za podatke sta enojni narekovaj (') in Brez.

      Primeri ločila podatkov:

          Company Name,Address  
      
          "Fabrikam, Inc.","150 A Street"  
      

      Opomba

      V datoteki XML ločila niso uporabljena. Če torej prenesete datoteko v obliki zapisa preglednice XML 2003 ali datoteko .zip, v kateri so datoteke s preglednico XML 2003, informacije o ločilih ne bodo na voljo.

  5. Kliknite Naprej.

  6. Izberite, kako čarovnik določi, katera polja se uporabijo za podatke. Več informacij: Izbira podatkovne preslikave.

    • Če želite, da čarovnik samodejno določi ustrezna polja v programu Dynamics 365, izberite Privzeto (samodejna preslikava). Če čarovnik ne najde polja, ga lahko »preslikate« sami.
      -- ALI --

    • Če so v datoteki za uvoz stiki in računi (in so stiki glavna vrsta podatkov), izberite Za splošne podatke o stiku in kupcu.
      -- ALI --

    • Izberite podatkovno preslikavo po meri, če je na voljo za vašo organizacijo. (Če so na voljo, jih vidite na seznamu.)

  7. Izberite Naprej.

  8. Na spustnem seznamu Vrste zapisov programa Dynamics 365 po potrebi izberite vrsto zapisov, ki jih uvažate, na primer Kupec ali Možna stranka. Nato izberite Naprej.

  9. Preverite, ali je čarovnik za uvoz podatkov preslikal vse informacije (polja) v datoteki za uvoz v ustrezna polja v programu Dynamics 365. Za prikaz vseh polj v datoteki za uvoz se boste morda morali pomakniti navzdol. Za vsako vrsto zapisa z ikono opozorila preslikajte polje iz datoteke za uvoz v ustrezno polje v programu Dynamics 365.

    Datoteka za uvoz s stiki ima na primer polje za ime, priimek in delovno mesto. Preverite, ali se ta polja pravilno preslikajo v ustrezna polja v programu Dynamics 365.

    Pri poljih v datoteki za uvoz, ki so označena kot Ni preslikano, pojdite na spustni seznam Vrste polja programa Dynamics 365 in izberite ime polja, ki ga želite uporabiti v programu Dynamics 365. Za ogled vseh razpoložljivih polj se boste morda morali pomakniti navzdol.

  10. Po končanem pregledu preslikave polja izberite Naprej.

  11. Preglejte povzetek in nato izberite Naprej.

  12. Izberite dodatne nastavitve uvoza. Več informacij: Pregled nastavitev in uvoz podatkov.

    • Če čarovnik za uvoz podatkov lahko uvozi podvojene zapise, v razdelku Dovoli dvojnike izberite Da.

      Svarilo

      V večini primerov mora biti ta možnost nastavljena na Ne, da se izognete uvozu podvojenih informacij.

    • Če želite nastaviti lastnika uvoženih zapisov, v razdelku Izberi lastnika za uvožene zapise izberite gumb Iskanje Gumb za iskanje. Izberite Poišči več zapisov, vnesite ime osebe in nato izberite Dodaj.

      Opomba

      Kdo naj bo lastnik uvoženih podatkov? Običajno je lastnik oseba, ki je odgovorna za ukrepanje v zvezi s podatki. Primer: če so v datoteki za uvoz stiki, ki ste jih zbrali na sejmu, in želite dodeliti uporabnika za nadaljnjo obravnavo teh stikov, izberite to osebo za lastnika. Če za lastnika uvoženih zapisov ne določite sebe, ampak drugo osebo, mora vaša varnostna vloga vključevati dovoljenja za ustvarjanje zapisov za uporabnika. Če nimate zadostnih dovoljenj, čarovnik privzeto določi vas kot lastnika uvoženih zapisov.

    • Če želite shraniti te nastavitve uvoza, tako da jih boste lahko uporabili znova, vnesite ime za nastavitve (imenujemo jih »podatkovna preslikava«).

      Ko naslednjič zaženete čarovnika za uvoz podatkov, je pod možnostjo Preslikave po meri navedena nova podatkovna preslikava.

  13. Izberite Pošlji.

  14. Če želite preveriti, ali je bil čarovnik uspešen, izberite Uvozi in nato preglejte poročilo. V nasprotnem primeru izberite Dokončaj.

  15. Po potrebi preberite več o odstranjevanju dvojnikov: Združevanje podvojenih zapisov za kupce, stike ali možne stranke.

Glejte tudi

Izbira podatkovne preslikave
Pregled nastavitev in uvoz podatkov
Uvozite stike
Uvažanje podatkov (za razvijalce)