Ali je vredno avtomatizirati ta postopek?

Zdaj je pravi čas, da razmislite o trudu, ki bo potreben za ustvarjanje rešitve, in se odločite, ali je upravičen. To vključuje oceno poslovne vrednosti glede na stroške avtomatizacije postopka. Poslovna vrednost je stalna korist, ki jo ima podjetje od projekta.

Cena tega, da ne storite ničesar

Če želite ugotoviti, ali se splača avtomatizirati postopek, morate najprej razumeti stroške, ki nastanejo, če ne rešite težave.

V okviru opredelitve poslovne vrednosti, ki jo želite doseči z rešitvijo Microsoft Power Platform, morate razumeti, koliko vašo organizacijo trenutno stane reševanje težave. Povedano drugače: izračunajte stroške, ki bodo nastali, če ne storite ničesar.

Za izračun trenutnih stroškov določite čas, porabljen za trenutni postopek, in ga pomnožite s stroški ljudi, ki ga izvajajo. Letne stroške lahko izmerite tako, da določite stroške izvajanja postopka od začetka do konca, nato pa vrednost pomnožite s številom ponovitev postopka v enem letu. Dodajte še druge morebitne stroške, kot so licence za programsko opremo, papir, poštnina in podobno.

Primer: Stroški tekočega postopka izdatkov

Najprej moramo razumeti, koliko organizacijo stane, če bo še naprej ročno izvajala postopek poročanja o stroških. Med pogovorom s sodelavci smo odkrili naslednje:

• Ugotovili smo, da vsak teden porabijo približno eno uro, da zberejo vse račune in ročno izpolnijo poročilo o stroških. Abhay je navedel, da je vsak teden ustvarjenih približno 140 poročil o stroških. Izvedeli smo tudi, da so celotni stroški vsakega člana ekipe približno 90 $/h.

  (140 poročil o stroških × 1 h/teden) × 90 $ = $12.600/teden

  52 tednov ×12.600 $ = 655.200 $ letno

• Nick ne pregleduje ali odobrava poročil o stroških; vse to je odvisno od Abhaya in ekipe, ki jo morajo dokončati. Ker Nick ne spremlja redno stroškov ekipe, je zamujena pomembna priložnost za sanacijsko preverjanje stroškov, spremljanje goljufij in optimizacijo potrošniških navad ekipe.

• Abhay nam je povedal, da ekipa porabi približno 15 minut na poročilo o stroških, prejme povprečno 140 poročil na teden in pošlje nazaj 25  odstotkov teh poročil zaradi manjkajočih informacij.

  Začetni pregled: 140 poročil o stroških × 15-minutni pregled = 35 h

  Začetni pregled: 35 h × 90 $ = 3150 $ na teden = 163.800 $/leto

  Ponovni pregled: 35 poročil o stroških × 15-minutni pregled = 8,75 h

  Ponovni pregled: 8,75 h × 90 $/hr = 787,50 $/teden = 40.950 $/leto

  Skupni tedenski stroški: 3.937,50 $

  Skupni letni stroški: 204.750 $

• Ko je poročilo o stroških preverjeno kot točno, traja približno 7 minut na poročilo o stroških, da poiščete kode glavne knjige za vsako kategorijo stroškov in jih zapišete v vsako vrstico stroškov v poročilu.

  140 poročil o stroških × 7 minut kodiranja = 16,5 h/teden = 1485 $/teden = 77.220 $/leto

• Potrebnih je približno 10 minut na poročilo o stroških za izdelavo temeljnice plačil v finančnem sistemu, da se plačilo obdela in prikaže na finančnem poročilo za Charlotte.

  140 poročil o stroških × 10 minut = 23,8 h/teden = 2142 $/teden = 111.384 $/leto

• Charlotte bi rada vsak teden pregledala proračun, vendar poročila ne more dobiti do četrtka, potem ko je Abhay končal pregled in dobil nazaj poročila, ki so vsebovala manjkajoče informacije. (Čeprav to ni denarni strošek, vseeno vpliva na poslovanje.)

Celoten postopek stane podjetje:

655.200 $ + 204.750 $ + 77.220 $ + 111.384 $ = 1.048.554 $

Naslednji korak: Določanje poslovne vrednosti

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).