Ali je vredno avtomatizirati ta postopek?

Zdaj je pravi čas, da razmislite o trudu, ki bo potreben za ustvarjanje rešitve, in se odločite, ali je upravičen. To vključuje oceno poslovne vrednosti glede na stroške avtomatizacije postopka. Poslovna vrednost je stalna korist, ki jo ima podjetje od projekta.

Cena tega, da ne storite ničesar

Če želite ugotoviti, ali se splača avtomatizirati postopek, morate najprej razumeti stroške, ki nastanejo, če ne rešite težave.

V okviru opredelitve poslovne vrednosti, ki jo želite doseči z rešitvijo Microsoft Power Platform, morate razumeti, koliko vašo organizacijo trenutno stane reševanje težave. Povedano drugače: izračunajte stroške, ki bodo nastali, če ne storite ničesar.

Za izračun trenutnih stroškov določite čas, porabljen za trenutni postopek, in ga pomnožite s stroški ljudi, ki ga izvajajo. Letne stroške lahko izmerite tako, da določite stroške izvajanja postopka od začetka do konca, nato pa vrednost pomnožite s številom ponovitev postopka v enem letu. Dodajte še druge morebitne stroške, kot so licence za programsko opremo, papir, poštnina in podobno.

Primer: Stroški tekočega postopka izdatkov

Najprej moramo razumeti, koliko organizacijo stane, če bo še naprej ročno izvajala postopek poročanja o stroških. Med pogovorom s sodelavci smo odkrili naslednje:

• Ugotovili smo, da vsak teden porabijo približno eno uro, da zberejo vse račune in ročno izpolnijo poročilo o stroških. Abhay je navedel, da je vsak teden ustvarjenih približno 140 poročil o stroških. Izvedeli smo tudi, da so celotni stroški vsakega člana ekipe približno 90 $/h.

  (140 poročil o stroških × 1 h/teden) × 90 $ = $12.600/teden

  52 tednov ×12.600 $ = 655.200 $ letno

• Nick ne pregleda in ne odobri poročil o stroških; vse to mora storiti Abhay s svojo ekipo. Ker Nick stroškov ekipe ne spremlja redno, zamuja pomembno priložnost, da preveri stroške, zazna goljufije in optimizira porabo svoje ekipe.

• Abhay nam je povedal, da njegova ekipa za vsako poročilo o stroških porabi približno 15 minut, da vsak teden prejme v povprečju 140 poročil in jih 25 % vrne zaradi pomanjkljivih podatkov.

  Začetni pregled: 140 poročil o stroških × 15-minutni pregled = 35 h

  Začetni pregled: 35 h × 90 $ = 3150 $ na teden = 163.800 $/leto

  Ponovni pregled: 35 poročil o stroških × 15-minutni pregled = 8,75 h

  Ponovni pregled: 8,75 h × 90 $/hr = 787,50 $/teden = 40.950 $/leto

  Skupni tedenski stroški: 3.937,50 $

  Skupni letni stroški: 204.750 $

• Ko je poročilo o stroških preverjeno kot točno, traja približno 7 minut na poročilo o stroških, da poiščete kode glavne knjige za vsako kategorijo stroškov in jih zapišete v vsako vrstico stroškov v poročilu.

  140 poročil o stroških × 7 minut kodiranja = 16,5 h/teden = 1485 $/teden = 77.220 $/leto

• Potrebnih je približno 10 minut na poročilo o stroških za izdelavo temeljnice plačil v finančnem sistemu, da se plačilo obdela in prikaže na finančnem poročilo za Charlotte.

  140 poročil o stroških × 10 minut = 23,8 h/teden = 2142 $/teden = 111.384 $/leto

• Charlotte bi rada vsak teden pregledala proračun, vendar poročila ne more dobiti do četrtka, ko Abhay dokonča pregled in prejme poročila, v katerih so manjkali podatki. (Čeprav to ni denarni strošek, vseeno vpliva na poslovanje.)

Celoten postopek stane podjetje:

655.200 $ + 204.750 $ + 77.220 $ + 111.384 $ = 1.048.554 $

Naslednji korak: Določanje poslovne vrednosti

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).