Upravljanje dokumentov SharePoint

Opomba

Od 12. oktobra 2022 najprej je portal Power Apps Power Pages. Več informacij: Microsoft Power Pages je zdaj splošno dostopen (spletni dnevnik)
Dokumentacijo portalov Power Apps bomo kmalu preselili in združili z dokumentacijo za Power Pages.

Microsoft Dataverse podpira integracijo z SharePoint Online, ki vam omogoča uporabo zmogljivosti upravljanja dokumentov SharePoint iz storitve Dataverse. Portali Power Apps zdaj podpirajo nalaganje in prikazovanje dokumentov v programu SharePoint ali iz njega neposredno na osnovnem obrazcu ali obrazcu z več koraki na portalu. To uporabnikom portala omogoča ogled, prenos, dodajanje in brisanje dokumentov s portala. Uporabniki portala lahko tudi ustvarijo podmape za organizacijo svojih dokumentov.

Opomba

Dokumente SharePoint lahko upravljate tudi v aplikaciji Power Pages. Več informacij: Kaj je Power Pages

Opomba

• Upravljanje dokumentov deluje le s programom SharePoint Online.
• Upravljanje dokumentov je podprto s strežniško integracijo.

Za delo z zmogljivostmi upravljanja dokumentov programa SharePoint znotraj storitve Dataverse morate:

1. Omogočanje funkcije upravljanja dokumentov za okolje

2. Nastavitev integracije storitve SharePoint iz skrbniškega središča za portale Power Apps

3. Omogočiti upravljanje dokumentov za tabele

4. Konfiguracija ustreznega obrazca v dokumentih Power Apps

5. Ustvariti ustrezno dovoljenje za tabelo in ga dodeliti ustrezni spletni vlogi

1. korak: omogočanje funkcije upravljanja dokumentov v aplikacijah, ki temeljijo na modelu

Omogočiti morate funkcijo upravljanja dokumentov v aplikacijah, ki temeljijo na modelu tako, da uporabite strežniško integracijo z mestom SharePoint. Strežniška integracija z mestom SharePoint omogoča aplikacijam, ki temeljijo na modelu, in mestu SharePoint Online, da vzpostavijo povezavo med strežnikoma. Portal uporablja privzeti zapis mesta SharePoint. Za informacije o tem, kako omogočiti funkcijo upravljanja dokumentov v aplikacijah, ki temeljijo na modelu, glejte Nastavitev aplikacij, ki temeljijo na modelu, za uporabo storitve SharePoint Online.

2. korak: Nastavitev integracije z mestom SharePoint iz skrbniškega središča za portale Power Apps

Za uporabo zmogljivosti upravljanja dokumentov mesta SharePoint morate omogočiti integracijo z mestom SharePoint iz skrbniškega središča za portale Power Apps.

Opomba

Če želite izvesti to dejanje, morate biti globalni skrbnik.

1. Odprite skrbniško središče za portale Power Apps.

2. Pojdite v razdelek Nastavitev integracije SharePoint > Omogočanje integracije SharePoint.

   

3. V potrditvenem oknu izberite Omogoči. Tako boste omogočili komunikacijo portala s programom SharePoint. Medtem ko je omogočanje integracije SharePoint v teku, se portal znova zažene in nekaj minut ni na voljo. Sporočilo se pojavi, ko je integracija SharePoint omogočena.

Ko je integracija SharePoint omogočena, postane na voljo naslednje dejanje:

• Onemogočanje integracije SharePoint: omogoča vam, da s svojim portalom onemogočite integracijo SharePoint. Medtem ko je onemogočanje integracije SharePoint v teku, se portal znova zažene in nekaj minut ni na voljo. Sporočilo se pojavi, ko je integracija SharePoint onemogočena.

  

Omogočanje ali onemogočanje integracije SharePoint posodobi aplikacijo Microsoft Entra ID (Azure AD) za portal in doda oz. odstrani zahtevana dovoljenja SharePoint. Prav tako boste preusmerjeni za zagotavljanje soglasja s spremembami, ki bodo narejene v aplikaciji Azure AD.

Če ne zagotovite svojega soglasja:

• Omogočanje ali onemogočanje integracije SharePoint ne bo zaključeno in prikazalo se bo sporočilo o napaki.

• Vaša vnaprej pripravljena prijava Azure AD na portal ne bo delovala.

3. korak: Omogočanje upravljanja dokumentov za tabele

Omogočiti morate upravljanje dokumentov za tabele, da shranite dokumente, povezane z zapisi tabel v programu SharePoint. Za informacije o tem, kako omogočiti upravljanje dokumentov za tabele, glejte Omogočanje upravljanja dokumentov SharePoint za določene tabele.

4. korak: konfiguracija ustreznega obrazca za prikaz dokumentov

Prilagajanje Power Apps

Določite obrazec, v katerem želite uporabiti zmogljivosti upravljanja dokumentov. Obrazec morate urediti z urejevalnikom obrazcev v aplikaciji, ki temelji na modelu, ter mu dodati podmrežo. Podmreža obrazcu doda razdelek, ki vam omogoča delo z dokumenti s portala. Za delovanje te funkcije morate v podmreži nastaviti naslednje lastnosti:

• V razdelku Vir podatkov izberite Mesta dokumentov s seznama Tabela.

• V razdelku Vir podatkov izberite Aktivna mesta dokumentov s seznama Privzeti pogled.

Glede na svoje potrebe lahko določite ime in oznako. Ko je podmreža dodana in konfigurirana, shranite in objavite obrazec.

Opomba

Upravljanje dokumentov mora biti omogočeno za tabelo, za katero urejate obrazec. Več informacij: Omogočanje upravljanja dokumentov za tabele

Konfiguracija portalov Power Apps

Poleg standardne konfiguracije, potrebne za osnovni obrazec ali obrazec z več koraki, morate nastaviti naslednje lastnosti, če želite omogočiti upravljanje dokumentov:

• Ime tabele in Ime obrazca: vnesite imeni tabele in obrazca, prilagojeni v prejšnjem koraku.

• Izberite potrditveno polje Omogoči dovoljenje za tabelo na obrazcu, če želite uporabniku omogočiti branje dokumentov.

• Nastavite Način na Urejanje, če želite omogočiti nalaganje dokumentov.

Opomba

Za nalaganje dokumenta mora obstajati zapis nadrejene tabele. Če nastavite način na »Vstavi«, dokumenta ne bo mogoče naložiti, ker zapis nadrejene tabele ni ustvarjen, dokler obrazec ni poslan.

5. korak: Ustvarjanje ustreznega dovoljenja za tabelo in dodelitev ustrezni spletni vlogi

Za vzpostavitev potrebnega dostopa za ogled in nalaganje dokumentov sta potrebna dva zapisa dovoljenja za tabelo.

• Dovoljenja za tabelo tabele ali obrazca z več koraki:
  • Ustvarite zapis Dovoljenje za tabelo, ki določa Ime tabele kot tabele osnovnega obrazca ali obrazca u več koraki, ki je bil predhodno konfiguriran.
  • Izberite možnost Vrsta dostopa in odnos vrste dostopa, ki ustreza vedenju želenega obrazca.
  • Omogočite pravice za Branje in Dodajanje v, da omogočite dostop za branje dokumentov, ter po izbiri omogočite pravico za Pisanje, da omogočite nalaganje dokumentov. Za zdaj prezrite razdelek Podrejena dovoljenja za tabele, ker bo izpolnjen z naslednjim korakom.
• Dovoljenja za Mesto dokumenta z razdelkom Vrsta nadrejenega dostopa, ki se nanašajo na prejšnji zapis dovoljenja:
  • Ustvarite zapis Dovoljenje za tabelo, ki določa Ime tabele kot tabelo Mesto dokumenta z razdelkom Vrsta dostopa, nastavljenim na Nadrejen.
  • Izberite nadrejeno dovoljenje za tabelo za zapis dovoljenja za tabelo, ki je bil ustvarjen v prejšnjem koraku.
  • Pravice
    • Minimalne pravice za omogočanje dostopa za branje dokumentov so Branje, Ustvarjanje in Prilaganje.
    • Vključite pravice za Pisanje za dostop do nalaganja dokumentov.
    • Vključite Brisanje za omogočanje brisanja dokumenta.

Opomba

Ustrezno podrejeno dovoljenje za tabelo na tabeli Mesto dokumenta mora biti ustvarjeno za vsak primer zapisa nadrejenega dovoljenja za tabelo, ki obstaja za tabelo tabele ali obrazca z več koraki, kjer morajo biti dokumenti prikazani.

Konfiguracija velikosti naloženih datotek

Velikost datoteke je privzeto nastavljena na 10 MB. Kljub temu lahko konfigurirate velikost datoteke na največ 50 MB tako, da uporabite nastavitev strani SharePoint/MaxUploadSize.

Največja dovoljena velikost datoteke

Priporočamo, da omejite velikost posameznih datotek, ki so na voljo za prenos, na 250 MB ali manj. Če uporabljate portale za prenos večjih datotek iz storitve SharePoint, lahko postopek po nekaj minutah poteče.

Vzorčna konfiguracija za omogočanje upravljanja dokumentov v osnovnem obrazcu primera

Spodnji primer prikazuje konfiguracijo z uporabo tabele primera, ki potrebuje predpogoj v obliki aplikacije Dynamics 365 Customer Service. Čeprav ta vzorec uporablja tabelo primerov, je le ponazoritev zgoraj omenjenih korakov in mu lahko sledimo s katero koli drugo tabelo po meri ali katero koli drugo tabelo Dataverse, ki podpira upravljanje dokumentov v SharePoint.

1. Sledite navodilom iz 1. koraka, da zagotovite, da je strežniška konfiguracija zaključena za vaše okolje in integracijo SharePoint.

2. Sledite navodilom iz 2. koraka, da zagotovite, da ima portal dovoljenja za integracijo s programom SharePoint.

3. Sledite navodilom iz 3. koraka, da zagotovite, da je upravljanje dokumentov omogočeno za tabelo primera.

4. Sledite navodilom iz 4. koraka z naslednjimi konfiguracijami:

   • Prilagajanje aplikacij, ki temeljijo na modelu

     a. Odprite možnost Nastavitve > Prilagajanje > Prilagajanje sistema.

     b. V razdelku Privzeta rešitev se pomaknite v tabelo Primer > Obrazci.

     c. V urejevalniku obrazcev odprite Splet – urejanje primera.

     

     d. Izberite polje Ustvarjeno dne na obrazcu in v zavihku Vstavljanje izberite razdelek Podmreža.

     

     e. V pogovornem oknu Nastavitev lastnosti nastavite naslednje lastnosti in izberite V redu:

     • Ime (lahko je katero koli ime): DokumentiPrimerov

     • Oznaka (lahko je katero koli ime oznake): dokumenti primerov

     • Tabela: mesta dokumentov

     • Privzeti pogled: aktivna mesta dokumentov

     

     f. V urejevalniku obrazcev izberite Shrani in nato Objavi.

   • Konfiguracija portalov Power Apps

     a. Odprite aplikacijo za upravljanje portala -> Osnovni obrazci.

     b. Poiščite in odprite osnovni obrazec Storitve za stranke – urejanje primera.

     c. Preglejte in zagotovite, da so naslednje lastnosti določene:

     • Ime tabele: primer (dogodek)

     • Ime obrazca: splet – urejanje primera

     • Način: urejanje

     • Dovoljenje za tabelo: omogočeno

     d. Če ste obrazec spremenili, izberite Shrani.

5. Sledite 5. koraku, da se prepričate, da so dovoljenja za tabele dodeljena uporabnikom.

   1. Pojdite na zapis Spletna vloga, ki je povezan z uporabnikom. Za ta vzorec bomo predpostavili, da ima uporabnik spletno vlogo skrbnika.

   2. Zagotovite, da zapis dovoljenja za tabelo obstaja z imenom Storitve za stranke – primeri, v katerih je stik stranka.

      Opomba

      Zagotovite, da ima vaša spletna vloga dodano to dovoljenje za tabelo. Če je vaš uporabnik že skrbnik, zgornjega dovoljenja za tabelo ni treba izrecno dodeliti.

   3. Ustvarite novo dovoljenje za tabelo, vnesite naslednje podrobnosti in izberite Shrani:

   • Ime (lahko je katero koli ime): storitve za stranke – povezani dokumenti

   • Ime tabele: mesto dokumenta

   • Vrsta dostopa: nadrejena

   • Dovoljenje za nadrejeno tabelo: storitve za stranke – primeri, v katerih je stik stranka

   • Odnos z nadrejenim elementom: incident_SharePointDocumentLocations

   • Pravice: branje, ustvarjanje, prilaganje, pisanje, brisanje

   4. Prijavite se v portal, da zagotovite, da je upravljanje dokumentov omogočeno za tabelo primera.

      a. Pojdite na stran Podpora.

      

      b. Na seznamu izberite obstoječi zapis primera. Pomaknite se v razdelek Dokumenti primerov na strani in si oglejte dodani seznam dokumentov.

      

Glejte tudi

Upravljanje dokumentov s storitvijo SharePoint

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).