Omogočanje upravljanja dokumentov SharePoint za določene entitete

Velja za: Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0
Applies to Dynamics 365 (online), version 8.x

Če želite shranjevati dokumente, ki so povezani z zapisi entitet Microsoft Dynamics 365 v Microsoft SharePoint in do njih hitro dostopati, jih deliti in upravljati iz programa Microsoft Dynamics 365, potem za določene entitete omogočite upravljanje dokumentov.

Nasvet

Če nimate nastavljene strežniške integracije z mestom SharePoint, priporočamo, da to storite, preden omogočite upravljanje dokumentov za določene entitete. Če potrebujete več informacij, glejte Nastavitev integracije mesta SharePoint s programom Microsoft Dynamics 365.

  1. Preverite, ali imate v programu Microsoft Dynamics 365 varnostno vlogo sistemskega skrbnika ali enakovredno dovoljenje. Ali pa preverite, ali imate pravice za branje in pisanje za vse vrste zapisov, ki jih je mogoče prilagoditi.

    Preverite svojo varnostno vlogo

  2. Odprite možnost Nastavitve > Upravljanje dokumentov.

  3. Kliknite Nastavitve upravljanja dokumentov.

  4. Izberite entitete, ki jih želite uporabiti za upravljanje dokumentov SharePoint.

    Če URL še ni določen, vnesite URL spletnega mesta SharePoint, na katerem se bodo ustvarila mesta dokumentov in mape za shranjevanje dokumentov, in nato kliknite Naprej.

  5. Če uporabljate strežniško integracijo (priporočeno)

    • Izberite potrditveno polje Temelji na entiteti, če želite, da se knjižnice dokumentov in mape, ki temeljijo na entiteti »Račun« v Dynamics 365, samodejno ustvarijo na spletnem mestu SharePoint. Uporabniki ne bodo pozvani, da jih ustvarijo.

      Če ne želite, da se mape samodejno ustvarijo, počistite potrditveno polje Temelji na entiteti.

      Če želite, da uporabniki potrdijo ustvarjanje mape glede na zapis entitete na spletnem mestu SharePoint, ko prvič obiščete mrežo dokumentov, počistite potrditveno polje Samodejno ustvarjanje mape.

      Pomembno

      Če imate Microsoft Dynamics 365 (v spletu) in SharePoint Online, se prepričajte, da je stran v istem odjemalcu storitve Office 365, kot so vaši primerki Dynamics 365.

      Možnost Mape bodo samodejno ustvarjene na mestu SharePoint je bila prvič na voljo v storitvi Paket posodobitev 1 za Dynamics CRM Online 2016 in Servisni paket 1 za Dynamics CRM 2016 na mestu uporabe.

    • Kliknite Dokončaj.

      Če želite več informacij o strežniški integraciji, glejte Nastavitev integracije mesta SharePoint s programom Microsoft Dynamics 365

    Če ne uporabljate strežniške integracije

    • Če želite, da se knjižnice dokumentov in map ustvarijo samodejno, navedite veljaven naslov URL mesta SharePoint in preverite, ali ima spletno mesto SharePoint nameščeno rešitev Komponenta seznama Microsoft Dynamics CRM za SharePoint Server. To bo delovalo tudi, če določite naslov URL mesta SharePoint Online.

      Opomba

      Komponenta seznama je bila s programom Paket posodobitev 1 za Dynamics CRM Online 2015 ukinjena. Če želite informacije o pretvarjanju s komponente seznama, glejte Preklapljanje s komponente seznama ali spreminjanje uvajanja

    • V ostalih korakih je predpostavljeno, da je navedeno mesto na strani SharePoint Server 2010 ali SharePoint Server 2013 in da ima zbirka nameščen Komponenta seznama Microsoft Dynamics CRM.

      Mapa za vsak zapis je privzeto ustvarjena v ustrezni knjižnici dokumentov za entiteto. Primer: za zapis priložnosti »100 koles« je ustvarjena »priložnost« knjižnice dokumentov, v njej pa je ustvarjena mapa »100 koles<entityGUID>«. Pot je ../opportunity/100 Bikes<entityGUID>.

  6. Če želite mape ustvariti v nadrejenem računu ali stiku, izberite potrditveno polje Temelji na entiteti. Na seznamu poleg potrditvenega polja za entiteto izberite Kupec ali Stik.

    Ko izberete to možnost, so mape ustvarjene za povezanega kupca ali mapo s stiki.

    Struktura je: .../account/Margie's Travel/opportunity/100 Bikes<entityGUID>, pri čemer je »account« knjižnica dokumentov za entiteto, na katero se sklicujete in ki ste jo izbrali na seznamu, potovalna agencija »Margie's Travel« pa mapa zapisa, na katerega se sklicujete, za izbrano entiteto, ki je v tem primeru Opportunity.

  7. Kliknite Naprej.

    Microsoft Dynamics 365 ustvari knjižnice dokumentov za izbrane entitete v programu SharePoint. Microsoft Dynamics 365 ustvari tudi ustrezne zapise lokacije dokumentov, na katerih so povezave do teh knjižnic dokumentov. Čarovnik Nastavitve upravljanja dokumentov za knjižnice dokumentov prikaže stanje ustvarjanja.

Glejte tudi

Urejanje obstoječih zapisov mesta SharePoint
Nastavitev integracije programa SharePoint s programom Microsoft Dynamics 365