Ange gränser för pågående arbete

Azure DevOps Services | Azure DevOps Server 2022 – Azure DevOps Server 2019

En viktig Kanban-metod – Gränser för pågående arbete, som kallas "WIP-gränser", begränsar mängden arbete som ditt team utför i varje arbetsfas. Den är utformad för att fokusera ditt team på att slutföra objekt innan du påbörjar nytt arbete. Även om det är kontraintuitivt till en början kan många team hitta WIP-gränser som hjälper dem att öka sin produktivitet och förbättra sin programvarukvalitet.

Du definierar WIP-gränser för varje arbetssteg som motsvarar varje mellanliggande kolumn. Gränsen anger en mjuk begränsning för antalet objekt som tillåts i kolumnen. Ingenting hindrar dig från att flytta fler objekt till kolumnen och överskrida gränsen. Kanban-tavlan visar antalet objekt i varje steg bredvid varje gräns.

Det är enkelt att ställa in WIP-gränser , men att följa gränserna kräver ett teamåtagande. Ett lyckat införande av WIP-gränser innebär en kulturförändring. Det flyttar team från fokus på individuell produktivitet till en av teamets produktivitet.

Mer information finns i Översikt över Kanban.

Förutsättningar

• Om du vill konfigurera gruppinställningar måste du läggas till i rollen Teamadministratör eller vara medlem i säkerhetsgruppen Projektadministratörer . Mer information finns i Lägga till en gruppadministratör eller Ändra behörigheter på projektnivå.
• Du måste tilldelas grundläggande åtkomst eller högre för att kunna använda alla kvarvarande uppgifter och brädfunktioner. Användare med intressentåtkomst kan bara redigera arbetsobjekt på tavlan och lägga till befintliga taggar i ett arbetsobjekt. Intressenter kan inte lägga till arbetsobjekt eller uppdateringsfält som visas på kort. Mer information finns i Om åtkomstnivåer.

Fastställa inledande WIP-gränser

Låt ditt team fastställa de inledande WIP-gränserna för att ange och hur de ska användas och övervakas. Få regler gäller för vilka tal som ska anges eftersom de kan variera beroende på flera faktorer. Vidta följande åtgärder för att avgöra vilka gränser som ska anges:

• Ange gränser baserat på pågående pågående arbeten. Räkna de objekt som finns i dina befintliga Kanban-kolumner.
• Ange gränser som inte överskrider två eller tre objekt per gruppmedlem som fungerar inom en fas. Om du till exempel har tre teammedlemmar och varje gruppmedlem inte kan arbeta med fler än två uppgifter åt gången är den resulterande WIP-gränsen 6 (= 3 utvecklare X 2 uppgifter/utvecklare).
• Börja med låga gränser för att hjälpa ditt team att upptäcka flaskhalsar snabbare och identifiera processproblem att åtgärda.

Håll dig inom WIP-gränser

När du har angett dina WIP-gränser vill du spåra hur väl ditt team håller sig inom gränserna.

Att respektera WIP-gränser innebär att team inte hämtar objekt till en kolumn om det gör att antalet objekt i kolumnen överskrider kolumngränsen. När de gör det ger din Kanban-styrelse omedelbar feedback. Den här feedbacken bör fungera som en signal till teamet att omedelbart fokusera på aktiviteter för att minska antalet objekt i kolumnen.

Även om det är enkelt i teorin kan hålla sig inom WIP-gränserna tvinga individer, team och organisationer bort från sin komfortzon. Teammedlemmar som gillar att använda flera grupper kan känna sig begränsade. Andra kanske befinner sig utan arbete medan de väntar på att arbetet ska slutföras i ett uppströmssteg.

För att få fördelarna med att begränsa pågående arbete måste ditt team träffas ofta för att diskutera de processändringar som sker.

Identifiera flaskhalsar

För att optimera värdeflödet vill du naturligtvis identifiera och eliminera flaskhalsar. Flaskhalsar indikerar att avfall finns i den övergripande arbetsflödesprocessen.

Genom att övervaka din Kanban-tavla över tid kan du lära dig var flaskhalsar uppstår. När flera objekt ligger i en kolumn utan arbete i flera dagar har en flaskhals uppstått. Flaskhalsar uppstår vanligtvis när WIP-gränserna är för höga. Inga flaskhalsar kan dock tyda på att WIP-gränserna är för låga.

Om du tar regelbundna ögonblicksbilder av din Kanban-tavla kan du visuellt katalogisera var arbetsflödena fungerar smidigt och var flaskhalsar visas.

Sådana ögonblicksbilder kan visa ditt team följande information:

• Hur många objekt som finns i genomsnitt i ett arbetsflödessteg/en kolumn
• Hur många objekt som bearbetas jämfört med teammedlemmar som arbetar i ett arbetsflödessteg/en kolumn
• Hur många och vilka objekt som fanns kvar i ett arbetsflödessteg/en kolumn under långa tidsperioder
• Hur många objekt slutförde teamet i slutet av en period på en, två eller tre veckor

Eliminera avfall

Eftersom flaskhalsar signalerar avfall i arbetsflödesprocessen måste du identifiera avfallskällan. Kanban definierar avfall som allt som inte är absolut nödvändigt för att producera önskade resultat.

Vanliga avfall inom programvaruutveckling är:

• Oanvänd kod eller funktioner
• Defekter som leder till omarbetning
• Fördröjningar eller tid som ägnas åt att vänta på något
• Överlämningar från en person, ett team eller en affärsprocess till en annan
• Otillräckliga krav
• Långsam eller dålig kommunikation

Att eliminera slöseri kräver gruppdiskussioner för att identifiera orsaker och lösningar som är godtagbara för teamet.

Ange WIP-gränser

Med en förståelse för hur du vill använda WIP-gränser gör du följande för att ange dem. Om du inte har mappat ditt teams arbetsflöde till Kanban-kolumner gör du det först.

1. Öppna din Kanban-tavla.

2. Välj kugghjulsikonen för att konfigurera brädet och ange allmänna teaminställningar.

   

3. Välj Kolumner och sedan en kolumnflik för att ange WIP-gränsen för den kolumnen.

   

   Kommentar

   Olika kolumnrubriker och val är tillgängliga baserat på den process som användes för att skapa projektet och om ditt team har valt att behandla buggar som krav eller liknande uppgifter.

4. När du är klar väljer du Spara.

WIP-gränser, utmaningar och lösningar

Teams överskrider ibland WIP-gränserna med ett eller två objekt. Men om ditt team ofta överskrider gränserna med tre eller fler objekt bör de granska processer eller justera gränserna.

När ett team har arbetat med WIP-gränser i flera veckor kan du diskutera de utmaningar som teammedlemmar har. Bestäm sedan vilka lösningar de vill använda och justera gränserna efter behov. Följande lista, även om den inte är fullständig, anger några av de vanliga utmaningar som team stöter på och beprövade lösningar för att övervinna dem.

WIP-utmaningar

• Social dynamik. När det gäller att följa regler kan teammedlemmar känna sig utmanade. Vissa vill naturligtvis göra uppror. Andra ser inte att regeln gäller för dem eller ser inte vad de gör som att bryta mot reglerna. Vissa teammedlemmar kan ta på sig extra arbete som inte omfattas av vad som har godkänts. Och andra vill inte ge upp multitasking eftersom de tror att det är nyckeln till deras produktivitet och individuella prestation.

• Variabilitet för pågående arbete. Stor variation i arbetsobjektens storlek – användares berättelser och buggar – kan påverka det övergripande arbetsflödet negativt. Till exempel kan objekt med uppskattningar som varierar i storlek från 4 timmar till 14 dagar, eller 2 till 55 berättelsepunkter, inte räknas på samma sätt när det gäller att begränsa pågående arbete.

• Ignorerar systemproblem. I stället för att ta itu med arbetsflödesproblem när flaskhalsar uppstår, fortsätter teamen och lägger in mer tid för att övervinna flaskhalsen.

• Kulturförändring. Införandet av WIP-gränser medför ändringar i systemet, kulturen och teamet.

Lösningar för att hantera WIP

• Skapa en kultur av teamproduktivitet. Åtgärda den naturliga spänning som finns mellan individuell produktivitet jämfört med teamproduktivitet. Identifiera hur gruppmedlemmar kan förbättra den övergripande produktiviteten i team- och arbetsflödesprocessen.

• Storleksarbete för att minimera variabiliteten. Innan arbetet börjar med ett objekt bör teamet diskutera den totala storleken på det arbete som krävs och avgöra om det kan delas upp i mindre uppgifter.

• Fokusera på flödet av objekt med hög prioritet. När de är inaktiva frågar teammedlemmarna hur de kan hjälpa till att flytta ett uppströmsobjekt framåt. När gruppmedlemmarna blockeras eller uppmanas att leverera ett objekt i tid ber de om hjälp med att slutföra ett objekt.

• Resursteamkapacitet för varje arbetssteg. Flaskhalsar kan uppstå när det inte finns tillräckligt med specialister som arbetar i ett visst skede. Fastställ olika sätt att antingen öka teamkunskaperna i varje arbetssteg eller lägga till resurser efter behov för att uppfylla en underbemannad arbetsfas.

• Skapa delad förståelse. Sträva kontinuerligt efter att öka teamets förståelse för hur man arbetar med Kanban-metoder. Vidta åtgärder som gör det möjligt för gruppmedlemmar att bidra till att bearbeta ändringar. Överväg att schemalägga regelbundna retrospektiva möten eller teammöten för att diskutera vad som fungerar bra och vad som behöver ändras. Dokumentera teamprinciper för att begränsa tvetydighet.

• Använd mått för att justera processer. Kontrollera regelbundet Kanban-mått för pågående arbete och ledtid för att avgöra när ändringar behöver göras.

• Hantera kulturförändringar på ett medvetet sätt. Personer vill göra sitt bästa – en grundläggande grundsats för Kanban och dess associerade discipliner. Tillämpa principer för ändringshantering när du använder nya metoder. Skapa större ägarskap i teamet för att slutföra implementeringen av WIP-gränser.

Relaterade artiklar

• Dela kolumner
• Påskynda arbetet
• Lägg till definitionen av Klar i en kolumn
• Anpassa kort
• Visa buggar för kvarvarande uppgifter och tavlor