Metodtips för e-postmarknadsföring

Att skicka marknadsföringsmeddelanden är inte detsamma som att skicka vanlig e-post. De kanske påminner om varandra, men det finns en viktig skillnad: vanliga e-postmeddelanden levereras till en eller ett par personer medan marknadsföringsmeddelanden levereras till tusentals eller fler varje månad.

Som svar på olika typer av e-postmissbruk, såsom allmänt riktad skräppost och bedrägerier, har de flesta företag och e-postleverantörer implementerat filtrerings- och blockeringsmekanismer för hålla användarnas inkorgar rena och säkra och skydda bandbredden. Så när någon börjar skicka stora volymer e-post märks detta och försvarsmekanismerna kanske sätter igång, vilket kan resultera i att dina meddelanden inte kommer fram till dina kontakters inkorgar. Enskilda e-postklienter kan också tillämpa egna filtreringsalgoritmer som bland annat kan filtrera på respektive användares personliga interaktionshistorik. Det kan innebära att ett identiskt meddelande som levereras till en mottagare kan blockeras av en annan mottagarens e-postklient.

Dessa system är inte till för att stoppa legitima marknadsföringsmeddelanden, utan bara för att förhindra missbruk. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys har utformats för att underlätta samarbete och marknadsföring som kontakterna vill ha. Men du måste känna till hur du ska agera när filtreringsstrategier, lagar och olika mekanismer sätter stopp för skräppost och annat missbruk, så att dina marknadsföringsmeddelanden kommer fram till kontakterna och inte fastnar i ett skräppostfilter.

Bygg upp och skydda ditt anseende som avsändare

När ett meddelande skickas ut via Internet blir den avsändande IP-adressen tillgänglig för alla servrar som behandlar meddelandet. Kontrollorganisationer från tredjepart, till exempel ReturnPath, övervakar aktivitet, meddelandeinnehåll och klagomål som berör avsändande adresser och sätter poäng på IP-adressernas och/eller domännamnets anseende. Ju lägre poäng, desto troligare är det att dina meddelanden inte kommer fram eller filtreras bort. Om resultatet blir riktigt dåligt hamnar du på en spärrlista och inga av dina meddelanden levereras.

Stora e-postleverantörer (som Hotmail eller Gmail) och privata e-postsystem i stora organisationer kan använda liknande metoder för att skapa egna, interna rankningar och bedömningar av anseende som avsändare, vilket innebär ytterligare ett filtreringslager.

Utöver anseende som avsändare har många länder och regioner dessutom lagar som reglerar kommersiella e-postmeddelanden, och överträdelse av dessa kan innebära dyrbara rättsprocesser för dig. Exempel på dessa är CAN-SPAM i USA och CASL i Kanada. Andra sekretesslagar och regler sätter upp strikta regler för hur företag får hantera data och kommunicera digitalt med individer.

Så vad kan du göra du om du vill maximera levererbarheten och samtidigt följa lagen, och hur kan Customer Insights - Journeys vara till hjälp? Läs följande underavsnitt för att få reda på det. Om du vill ha mer information om levererbarhet och avsändarens anseende kan du hitta många bra artiklar i ämnet genom att söka med Bing.

Skapa tydligt, samverkande och ansvarstagande innehåll

Innehållet i meddelandena som du försöker skicka analyseras i både skräppostfilter och bedömningssystem för avsändarens anseende. De letar efter tecken på att du samarbetar med mottagarna och att du identifierar dig själv på ett uppriktigt sätt. Vanligtvis ställs krav på att det finns uppsägningslänkar och att det finns en fysisk gatuadress till organisationen i meddelandetexten. Meddelanden i HTML-format bör också innehålla en oformaterad textversion med samma information. Customer Insights - Journeys innehåller en funktion som gör det enkelt att infoga dessa viktiga element i meddelandena och förhindrar att du glömmer dem av misstag.

Var uppmärksam på storleken på HTML-innehållet

Begränsa HTML-innehållet i e-postmeddelanden till en maximal storlek på 100 KB. Den här storleksgränsen omfattar all HTML-text, format, kommentarer och inbäddad grafik (men inte förankrad extern grafik). Om HTML-innehållet överstiger 128 KB får du en storleksvarning, men du kan fortfarande gå live med e-postmeddelandet och eventuella kundfärder som innehåller e-postmeddelandet.

HTML-storleksgränsen är viktig eftersom e-postleverantörer (till exempel Gmail) "klipper" e-postmeddelanden som är över en viss storlek (102 KB, i Gmails fall). I stället för att inkludera hela meddelandet i mottagarens inkorg trunkerar e-postleverantören meddelandet och innehåller en länk för att visa hela meddelandet. Dessutom granskas vissa skräppostfilter mer intensivt när de ser stora e-postmeddelanden.

När du publicerar ett meddelande bearbetar Customer Insights - Journeys HTML-innehållet för att skapa infogningsformat, komprimera blanksteg, med mera, så det kan vara svårt att veta exakt hur stort meddelandet kommer bli. Om du har ett meddelande som du tror kommer överskrida storleksgränsen för HTML gör du följande:

1. Öppna en webbläsare och ange en URL i formatet: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Där:

• <your_domain> är roten till Dynamics 365 Customer Insights - Journeys-instansen (till exempel "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> är ID:t för meddelandet du vill kontrollera. Du hittar detta ID genom att öppna meddelandet i Dynamics 365 Customer Insights - Journeys och leta reda på värdet på parametern id= som visas i webbläsarens adressfält.

2. Sök efter värdet i fältet "msdyncrm_emailbody" i den JSON som returneras.

3. Kopiera fältvärdet till ett textprogram där du kan se den exakta storleken på HTML-innehållet.

Autentisera din sändande domän

Customer Insights - Journeys har en funktion som gör att du kan konfigurera DomainKeys Identified Mail (DKIM) för att länka din sändande Customer Insights - Journeys-domän till din egen e-postdomän. Utförlig information om varför detta är viktigt och hur du gör finns i Konfigurera DKIM för din avsändardomän.

Undvik att skicka meddelanden till ogiltiga och inaktiva e-postadresser

Om du skickar ett meddelande till en ogiltig, inaktiv eller avbruten e-postadress returneras meddelandet vanligtvis som ett "hård studs". Hårda studsar inträffar, men företagets kontrollsystem, offentliga leverantörer och privata värdar kommer att märka det, och ju fler hårda studsar du har associerat med din avsändande IP-adress, desto lägre blir din anseendepoäng. Adresser som kopplas till en hård studs kommer sannolikt aldrig mer att användas, och därför vill du inte ha kvar dem i databasen. Customer Insights - Journeys stoppar automatiskt utskick under sex månader till adresser som skapar en hård innan ett nytt försök görs.

Microsoft måste försvara rykte våra sändande IP-adresser, så organisationer som konsekvent genererar ett stort antal hårda returer och/eller spam-klagomål kan kontaktas av Microsoft Support för råd om hur man kan förbättra sina utskickslistor och/eller meddelanden. Organisationer som fortsätter att generera hårda studsar och spam-klagomål kan så småningom riskera att deras konton blir avstängda.

Customer Insights - Journeys skapar detaljerade analyser och KPI:er för hur dina kontakter interagerar med dina marknadsföringsmeddelanden (och andra aktiviteter), däribland antalet öppnade, klickade, returnerade och vidarebefordrade meddelanden. Med den här informationen kan du utvärdera resultatet av din kommunikation och rensa databasen från adresser som skapar hårda returer. Mer information: Analysera resultat för att få insikter

Anteckning

Customer Insights - Journeys försöker inte skicka till en känd hårt studsande adress under den sex månader långa karantänperioden. Men dina insikter om e-post insikter kommer fortfarande att indikera ett resultat med hård retur för varje sådan leverans som du har begärt. Dessa "virtuella" hårda studsar påverkar inte ditt sändande IP-adressrykte, men de räknas mot din månatliga sändningskvot i Customer Insights - Journeys och dessa adresser kommer att prövas igen efter sex månaders karantän. Vi rekommenderar därför att du regelbundet kontrollerar dina resultat för hårda studsar och tar bort de hårt studsande adresserna från dina kontaktposter.

Använd inte köpta eller hyrda e-postlistor

Customer Insights - Journeys har utformats för att underlätta marknadsföring som kontakterna vill ha, där alla kontakter har valt att ta emot marknadsföringsmeddelanden från din organisation, och enkelt kan välja att stoppa det när som helst. Du kan sätta ihop dina e-postlistor strukturellt och i samarbete med dina befintliga och potentiella kunder med hjälp av appens funktioner för dubbel anmälan, prenumerationshantering och hantering av samtycke för datasekretess.

Vi rekommenderar starkt att du inte köper eller hyr e-postlistor eftersom de kan innebära överträdelse av samtyckeslagar enligt datasekretess och regler i andra länder/regioner. Hyrda och inköpta listor är dessutom ineffektiva eftersom de sannolikt innehåller många gamla adresser som orsakar hårda returer, och många kontakter som inte är intresserade av dina produkter. Dessa kan komma att inlämna klagomål om att de får oombedd e-post (eventuellt till rättsliga myndigheter), och både klagomål och hårda returer försämrar ditt rykte som avsändare och därmed ditt levererbarhetsmått.

Skicka jämna volymer

IP-adresser som skickar e-post i jämna volymer är de som har högst anseende som avsändare. Volymer som plötsligt ökar eller som inte är regelbundna sänker poängen. Microsoft upprätthåller flera IP-adresser dedikerade till att skicka meddelanden från Customer Insights - Journeys i varje region, och balanserar sändningsbelastningen bland dem för att fortsätta skicka konsekvent volym över tiden för varje IP-adress. Varje gång vi lägger till en ny sändande IP-adress till en region "värmer vi upp" den genom att gradvis öka volymen som skickas, tills den slutligen når upp till samma nivå som andra IP-adresser i den regionen. För de flesta Customer Insights - Journeys-prenumeranter hanteras detta automatiskt och i bakgrunden, men nya prenumeranter som planerar att skicka marknadsföringsmeddelanden till ett stort antal mottagare (till exempel i miljonklassen) måste börja i mindre skala och sedan öka allt eftersom innan de når full volym. Microsoft-supporten kommer i så fall att hjälpa dig under den här processen.

Ställ in DKIM för din sändande domän

En av de vanligaste onlinebluffarna, så kallat nätfiske, är när ett bedrägligt meddelande utger sig för att komma från en välkänd onlinetjänst eller ett finansinstitut. Målet är att lura mottagare till att svara på meddelandet genom att lämna ut privata uppgifter såsom lösenord eller kreditkortsnummer. Ett bra sätt att förebygga nätfiske är att e-postmottagare autentiserar avsändaradressen för varje meddelande som bekräftelse på att det verkligen skickades från en domän som tillhör det företag eller den organisation som det utges för. DKIM-tekniken (DomainKeys Identified Mail) kan bidra till detta genom att tillföra följande element:

• En offentlig/privat nyckelsignatur som bevisar att meddelandet skickades från en server som ägs av en känd organisation.
• Ett centralt register för autentiserade signaturer som gör det möjligt för DNS (Domain Namn System) att bekräfta att alla signaturer är legitima, och att både avsändardomänen och den påstådda adressen tillhör samma organisation.

När du skickar e-post från Customer Insights - Journeys kommer dina meddelanden från en domän som ägs av Microsoft (t.ex. contosomarketing.onmicrosoft.com), men avsändaradressen tillhör förmodligen en av dina marknadsförings-, försäljnings- eller kontochefer som använder en mer välkänd domän som hör till din organisation (t.ex. you@contoso.com). Den här skillnaden kan vara en röd flagga när en server för inkommande e-post gör en DKIM-kontroll av inkommande meddelanden, och därför är en fullständig implementering av DKIM så viktig för att säkerställa hög levererbarhet, särskilt om du anlitar en utomstående utskickstjänst såsom Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys hjälper dig att skapa, registrera och bekräfta DKIM-nycklar för var och en av dina sändande domäner. Se autentisera dina domäner för instruktioner.

Viktigt!

Om din organisation använder domänbaserad meddelandeautentisering, rapportering och överensstämmelse (DMARC) för att skydda mot nätfiskeattacker som involverar din domän, är det extra viktigt att du ställer in DKIM för din sändning domäner enligt beskrivningen i autentisera dina domäner. Detta kommer att bidra till att förhindra falska positiva identifieringar under DMARC-kontroller som görs av mottagningssystem.

Testa din levererbarhet

När du har alla relevanta system för e-postautentisering på plats rekommenderar vi att du testar din levererbarhet till alla större e-postvärdar (såsom Gmail, Outlook.com, Yahoo mail med flera) och till så många privata domäner du kan (inklusive din egen). Gör så här:

1. Skapa ett e-postkonto som du kan läsa på vardera av så många tjänster och domäner som möjligt.
2. Skapa en kontaktpost för var och en av dessa adresser i Customer Insights - Journeys.
3. Kör en enkel e-postkampanj som riktar sig till alla kontakter i testmiljön.
4. Granska Inkorgen för varje konto för att bekräfta att dina meddelanden levereras till Inkorgen och inte märks som skräppost.

Microsofts policy mot skräppost för e-postmarknadsföring

Under hela den här artikeln har vi betonat vikten av att upprätthålla rena, invalda utskickslistor i kombination med uppskattat innehåll och samarbetande utskicksbeteende. Dessa är alla viktiga aspekter av att bygga upp ett starkt utskicksrykte och därmed uppnå hög levererbarhet och bra placering i inkorg. Eftersom e-post som skickas av Customer Insights - Journeys levereras från delade utskicksdomäner, övervakar Microsoft ständigt alla leveransresultat, skräppostklagomål och blockeringslistor för att se till att våra utskicksdomäner bibehåller sitt höga rykte till förmån för alla kunder.

För att hjälpa till att skydda dig, ansvarig marknadsförare, mot beteendet från dåliga aktörer utanför din kontroll, har Customer Insights - Journeys implementerat en policy mot skräppost som skyddar ditt utskicksrykte. Så här fungerar det:

Steg 1: informera och varna

När vi märker att en Customer Insights - Journeys-miljö genererar en hög avvisningsfrekvens eller skräppostklagomål, skickar vi ett e-postmeddelande till administratören för att informera dem om problemet och erbjuda hjälp med att åtgärda problemet. Om det behövs mer hjälp kommer meddelandet att uppmana administratören att kontakta Microsoft Support.

Steg 2: Flytta till en högrisk-utskickspool

Om avvisningsfrekvensen eller problemet med klagomål på skräppost kvarstår i mer än några dagar, och om administratören fortfarande inte har kontaktat Microsoft Support, flyttar vi Customer Insights - Journeys-miljön till en utskickspool med hög risk. Högrisk-utskickspoolen har lägre ryktespoäng än den vanliga sändningspoolen med hög leveransförmåga.

När en Customer Insights - Journeys-miljö flyttas till utskickspoolen med hög risk, skickar vi ett e-postmeddelande till administratören för att informera dem om ändringen av utskickspoolen och uppmana dem att kontakta Microsoft Support för hjälp. Det kan fortfarande vara möjligt för Customer Insights - Journeys-miljön att återvända till lågrisk-utskickspoolen, men inte innan administratören kontaktar Microsoft Support för att lösa problemet.

Använda en dedikerad avsändande IP-adress

I en vanlig Customer Insights - Journeys-konfiguration hanteras alla avsändande IP-adresser av Microsoft och delas mellan kunder med liknande anseendepoäng. På så sätt kan vi hantera anseende och belastningsutjämning och "värma upp" nya IP-adresser efter behov. Vissa företag föredrar dock att använda någon av sina egna, dedikerade avsändande IP-adresser, särskilt om de skickar höga volymer.

Anteckning

Dedikerade IP-adresser ingår inte i standardavtalet för en Customer Insights - Journeys-prenumeration. Microsoft rekommenderar dem inte generellt eftersom de gör det krångligare och dyrare, och levererbarheten kan bli sämre jämfört med våra standardpooler med avsändande IP-adresser. Microsoft behandlar ansökningar om dedikerade avsändande IP-adresser från fall till fall, och vi kan stödja flera dedikerade avsändande IP-adresser om det behövs. Om du tror att din organisation skulle ha nytta av en dedikerad avsändande IP-adress kontaktar du Microsoft Support för att ta reda på om du är kvalificerad. Det huvudsakliga målet med den här processen är att hjälpa dig att uppnå så högt ett leveransvärde som möjligt. Några av de viktigaste faktorerna som du bör tänka på när du tar det här beslutet inkluderar:

• Hur många meddelanden skickar din organisationen varje månad?
• Är innehållet av hög kvalitet och i enlighet med alla tillämpliga regler?
• Har det förekommit många klagomål om skräppost som är associerade med meddelanden hittills?
• Kan din organisation skicka en konsekvent mängd meddelanden i månaden?

Det finns en del fördelar med att ha en dedikerad avsändande IP-adress, men det finns även nackdelar och de passar inte för alla. Tänk på följande:

• Det tar ett tag att "värma upp" en ny avsändande IP-adress
  När din nya avsändande IP-adress är online måste du börja med att skicka ett fåtal meddelanden åt gången, för att sedan långsamt öka antalet under flera veckor tills du kommer upp i den avsedda sändningsvolymen. Den volymen måste du sedan fortsätta att upprätthålla. Om det plötsligt kommer ett stort e-postutskick från en ny IP-adress kan det allvarligt skada ditt anseende och du riskerar att hamna på en spärrlista. Under hela uppvärmningsperioden är det också viktigt att du bara skickar till giltiga och engagerade mottagare. När du väl har skapat ett bra anseende kan du börja lägga till mindre engagerade mottagare.
• Skicka en regelbunden och konsekvent volym
  Du måste sprida ut dina e-postutskick så att du skickar ungefär samma volym till exempel varje vecka. Försök inte att skicka alla meddelanden på en gång i början av varje månad.
• Du bör fortfarande ställa in DKIM
  DKIM avsändare-autentiseringsstandarden är viktigt för att optimera dina marknadsföringsmeddelandes levererbarhet. Det är lika viktigt när du använder en dedikerad IP som när du använder en delad IP-adress och du ställer in den på exakt samma sätt. Utförlig information om varför detta är viktigt och hur du gör finns i Konfigurera DKIM för din avsändardomän.
• Du tar en större risk och riskerar att betala ett högt pris för eventuella misstag
  När du är den enda som använder den avsändande IP-adressen kommer alla eventuella misstag du gör att påverka ditt anseende som avsändare direkt, utan att skyddas genom den stora mängd meddelanden som skickas från en stor pool med andra användare.