Metodtips för e-postmarknadsföring

Att skicka marknadsföringsmeddelanden är inte detsamma som att skicka vanlig e-post. De kanske påminner om varandra, men det finns en viktig skillnad: vanliga e-postmeddelanden levereras till en eller ett par personer medan marknadsföringsmeddelanden levereras till tusentals eller fler varje månad.

Som svar på olika typer av e-postmissbruk, såsom allmänt riktad skräppost och bedrägerier, har de flesta företag och e-postleverantörer implementerat filtrerings- och blockeringsmekanismer för hålla användarnas inkorgar rena och säkra och skydda bandbredden. Så när någon börjar skicka stora volymer e-post märks detta och försvarsmekanismerna kanske sätter igång, vilket kan resultera i att dina meddelanden inte kommer fram till dina kontakters inkorgar. Enskilda e-postklienter kan också tillämpa egna filtreringsalgoritmer som bland annat kan filtrera på respektive användares personliga interaktionshistorik. Det kan innebära att ett identiskt meddelande som levereras till en mottagare kan blockeras av en annan mottagarens e-postklient.

Dessa system är inte till för att stoppa legitima marknadsföringsmeddelanden, utan bara för att förhindra missbruk. Dynamics 365 Marketing har utformats för att underlätta samarbete och marknadsföring som kontakterna vill ha. Men du måste känna till hur du ska agera när filtreringsstrategier, lagar och olika mekanismer sätter stopp för skräppost och annat missbruk, så att dina marknadsföringsmeddelanden kommer fram till kontakterna och inte fastnar i ett skräppostfilter.

Bygg upp och skydda ditt anseende som avsändare

När ett meddelande skickas ut via Internet blir den avsändande IP-adressen tillgänglig för alla servrar som behandlar meddelandet. Kontrollorganisationer från tredjepart, till exempel ReturnPath, övervakar aktivitet, meddelandeinnehåll och klagomål som berör avsändande adresser och sätter poäng på IP-adressernas och/eller domännamnets anseende. Ju lägre poäng, desto troligare är det att dina meddelanden inte kommer fram eller filtreras bort. Om resultatet blir riktigt dåligt hamnar du på en spärrlista och inga av dina meddelanden levereras.

Stora e-postleverantörer (som Hotmail eller Gmail) och privata e-postsystem i stora organisationer kan använda liknande metoder för att skapa egna, interna rankningar och bedömningar av anseende som avsändare, vilket innebär ytterligare ett filtreringslager.

Utöver anseende som avsändare har många länder och regioner dessutom lagar som reglerar kommersiella e-postmeddelanden, och överträdelse av dessa kan innebära dyrbara rättsprocesser för dig. Exempel på dessa är CAN-SPAM i USA och CASL i Kanada. Den nya GDPR-förordningen inom EU sätter också upp strikta regler för hur företag får hantera data och kommunicera digitalt med individer.

Så vad kan du göra du om du vill maximera levererbarheten och samtidigt följa lagen, och hur kan Dynamics 365 Marketing vara till hjälp? Läs följande underavsnitt för att få reda på det. Om du vill ha mer information om levererbarhet och avsändarens anseende kan du hitta många bra artiklar i ämnet genom att söka med Bing.

Skapa tydligt, samverkande och ansvarstagande innehåll

Innehållet i meddelandena som du försöker skicka analyseras i både skräppostfilter och bedömningssystem för avsändarens anseende. De letar efter tecken på att du samarbetar med mottagarna och att du identifierar dig själv på ett uppriktigt sätt. Vanligtvis ställs krav på att det finns uppsägningslänkar och att det finns en fysisk gatuadress till organisationen i meddelandetexten. Meddelanden i HTML-format bör också innehålla en oformaterad textversion med samma information. Dynamics 365 Marketing innehåller en funktion som gör det enkelt att infoga dessa viktiga element i meddelandena och förhindra att du glömmer dem av misstag.

Var uppmärksam på storleken på HTML-innehållet

Begränsa HTML-innehållet i e-postmeddelanden till en maximal storlek på 100 KB. Den här storleksgränsen omfattar all HTML-text, format, kommentarer och inbäddad grafik (men inte förankrad extern grafik). Om HTML-innehållet överstiger 128 KB får du en storleksvarning, men du kan fortfarande gå live med e-postmeddelandet och eventuella kundfärder som innehåller e-postmeddelandet.

HTML-storleksgränsen är viktig eftersom e-postleverantörer (till exempel Gmail) "klipper" e-postmeddelanden som är över en viss storlek (102 KB, i Gmails fall). I stället för att inkludera hela meddelandet i mottagarens inkorg trunkerar e-postleverantören meddelandet och innehåller en länk för att visa hela meddelandet. Dessutom granskas vissa skräppostfilter mer intensivt när de ser stora e-postmeddelanden.

När du publicerar ett meddelande bearbetar Marketing HTML-innehållet för att skapa infogningsformat, komprimera blanksteg, med mera, så det kan vara svårt att veta exakt hur stort meddelandet kommer bli. Om du har ett meddelande som du tror kommer överskrida storleksgränsen för HTML gör du följande:

1. Öppna en webbläsare och ange en URL i formatet: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Där:

• <din_domän> är roten till Dynamics 365 Marketing-instansen (till exempel "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> är ID:t för meddelandet du vill kontrollera. Du hittar detta ID genom att öppna meddelandet i Dynamics 365 Marketing och leta reda på värdet på parametern id= som visas i webbläsarens adressfält.

2. Sök efter värdet i fältet "msdyncrm_emailbody" i den JSON som returneras.

3. Kopiera fältvärdet till ett textprogram där du kan se den exakta storleken på HTML-innehållet.

Autentisera din sändande domän

Dynamics 365 Marketing har en funktion som gör att du kan konfigurera DomainKeys Identified Mail (DKIM) för att länka din sändande Dynamics 365 Marketing-domän till din egen e-postdomän. Utförlig information om varför detta är viktigt och hur du gör finns i Konfigurera DKIM för din avsändardomän.

Undvik att skicka meddelanden till ogiltiga och inaktiva e-postadresser

Om du skickar ett meddelande till en ogiltig, inaktiv eller annullerad e-postadress, returneras vanligtvis meddelandet i något som kallas för "hård retur". Hårda studsar inträffar, men detta registreras av kontrollsystemen, offentliga leverantörer och privata värdar. Ju fler hårda studsar som kopplas till din avsändande IP-adress, desto lägre poäng får ditt anseende. Adresser som kopplas till en hård retur kommer sannolikt aldrig mer att användas, och därför vill du inte ha kvar dem i databasen. Dynamics 365 Marketing stoppar automatiskt utskick under sex månader till adresser som skapar en hård retur innan ett nytt försök görs.

Microsoft måste försvara rykte våra sändande IP-adresser, så organisationer som konsekvent genererar ett stort antal hårda returer och/eller spam-klagomål kan kontaktas av Microsoft Support för råd om hur man kan förbättra sina utskickslistor och/eller meddelanden. Organisationer som fortsätter att generera hårda returer och spam-klagomål kan så småningom riskera att deras konton blir avstängda.

Dynamics 365 Marketing skapar detaljerade analyser och KPI:er för hur dina kontakter interagerar med dina marknadsföringsmeddelanden (och andra aktiviteter), däribland antalet öppnade, klickade, returnerade och vidarebefordrade meddelanden. Med den här informationen kan du utvärdera resultatet av din kommunikation och rensa databasen från adresser som skapar hårda returer. Mer information: Analysera resultat för att få insikter

Använd inte köpta eller hyrda e-postlistor

Dynamics 365 Marketing har utformats för att underlätta marknadsföring som kontakterna vill ha, där alla kontakter har valt att ta emot marknadsföringsmeddelanden från din organisation, och enkelt kan välja att stoppa det när som helst. Du kan sätta ihop dina e-postlistor strukturellt och i samarbete med dina befintliga och potentiella kunder med hjälp av appens funktioner för dubbel anmälan, prenumerationshantering och hantering av GDPR-samtycke för marknadsföring. Marknadsföringssidor och eventwebbplatsen ger också nya sätt för kunder att anmäla sig till din databas och registrera sig för e-postlistor.

Vi rekommenderar starkt att du inte köper eller hyr e-postlistor eftersom de kan innebära överträdelse av samtyckeslagar enligt GDPR och lokala lagar i andra länder/regioner. Hyrda och inköpta listor är dessutom ineffektiva eftersom de sannolikt innehåller många gamla adresser som orsakar hårda returer, och många kontakter som inte är intresserade av dina produkter. Dessa kan komma att inlämna klagomål om att de får oombedd e-post (eventuellt till rättsliga myndigheter), och både klagomål och hårda returer försämrar ditt rykte som avsändare och därmed ditt levererbarhetsmått.

Skicka jämna volymer

IP-adresser som skickar e-post i jämna volymer är de som har högst anseende som avsändare. Volymer som plötsligt ökar eller som inte är regelbundna sänker poängen. Microsoft upprätthåller flera IP-adresser dedikerade till att skicka meddelanden från Dynamics 365 Marketing i varje region, och balanserar sändningsbelastningen bland dessa i syfte att fortsätta skicka konsekvent volym över tiden för respektive IP-adress. Varje gång vi lägger till en ny sändande IP-adress till en region "värmer vi upp" den genom att gradvis öka volymen som skickas, tills den slutligen når upp till samma nivå som andra IP-adresser i den regionen. För de flesta Dynamics 365 Marketing-prenumeranter hanteras detta automatiskt och i bakgrunden, men nya prenumeranter som planerar att skicka marknadsföringsmeddelanden till ett stort antal mottagare (till exempel i miljonklassen) måste börja i mindre skala och sedan öka allt eftersom innan de når full volym. Microsoft-supporten kommer i så fall att hjälpa dig under den här processen.

Ställ in DKIM för din sändande domän

En av de vanligaste onlinebluffarna, så kallat nätfiske, är när ett bedrägligt meddelande utger sig för att komma från en välkänd onlinetjänst eller ett finansinstitut. Målet är att lura mottagare till att svara på meddelandet genom att lämna ut privata uppgifter såsom lösenord eller kreditkortsnummer. Ett bra sätt att förebygga nätfiske är att e-postmottagare autentiserar avsändaradressen för varje meddelande som bekräftelse på att det verkligen skickades från en domän som tillhör det företag eller den organisation som det utges för. DKIM-tekniken (DomainKeys Identified Mail) kan bidra till detta genom att tillföra följande element:

• En offentlig/privat nyckelsignatur som bevisar att meddelandet skickades från en server som ägs av en känd organisation.
• Ett centralt register för autentiserade signaturer som gör det möjligt för DNS (Domain Name System) att bekräfta att alla signaturer är legitima, och att både avsändardomänen och den påstådda adressen tillhör samma organisation.

När du skickar e-post från Dynamics 365 Marketing kommer dina meddelanden från en domän som ägs av Microsoft (t.ex contosomarketing.onmicrosoft.com), men avsändaradressen tillhör förmodligen en av dina marknadsförings-, försäljnings- eller kontochefer som använder en mer välkänd domän som hör till din organisation (t.ex. you@contoso.com). Den här skillnaden kan innebära en varningsflagga när en server för inkommande e-post gör en DKIM-kontroll av inkommande meddelanden, och därför är en fullständig implementering av DKIM viktig för att säkerställa hög levererbarhet, särskilt om du anlitar en utomstående utskickstjänst såsom Dynamics 365 Marketing.

Dynamics 365 Marketing hjälper dig att skapa, registrera och bekräfta DKIM-nycklar för var och en av dina utskicksdomäner. Se autentisera dina domäner för instruktioner.

Konfigurera en SPF-post

SPF (Sender Policy Framework) är en mekanism för e-postautentisering som bidrar till att förhindra e-postförfalskning. Om du konfigurerar en SPF-post kan en e-postavsändare lista IP-adresser som är behöriga att skicka e-post på uppdrag av avsändarens domän.

SPF-posten är inställd som en DNS-post av typen TXT för den sändande domänen. E-postmottagare kan kontrollera TXT-posten när de tar emot ett e-postmeddelandet och avvisa e-postmeddelanden som kommer från okända IP-adresser. Om du implementerar en SPF-post för din avsändande domän ser mottagarna att dina e-postmeddelanden skickades från en legitim källa. Resultatet "SPF PASS" förbättrar din domäns anseendepoäng i mottagarnas skräppostfilter.

Mer information om SPF-poster och hur du konfigurerar en SPF TXT-post för din avsändande domän finns i Skapa en SPF TXT-post

Testa din levererbarhet

När du har alla relevanta system för e-postautentisering på plats rekommenderar vi att du testar din levererbarhet till alla större e-postvärdar (såsom Gmail, Outlook.com, Yahoo mail med flera) och till så många privata domäner du kan (inklusive din egen). Gör så här:

1. Skapa ett e-postkonto som du kan läsa på vardera av så många tjänster och domäner som möjligt.
2. Skapa en kontaktpost för var och en av dessa adresser i Dynamics 365 Marketing.
3. Kör en enkel e-postkampanj som riktar sig till alla kontakter i testmiljön.
4. Granska Inkorgen för varje konto för att bekräfta att dina meddelanden levereras till Inkorgen och inte märks som skräppost.

Microsofts policy mot skräppost för e-postmarknadsföring

I hela detta ämne har vi betonat vikten av att upprätthålla rena, anmälda utskickslistor kombinerat med uppskattat innehåll och samverkande utskicksbeteende. Dessa är alla viktiga aspekter av att bygga upp ett starkt utskicksrykte och därmed uppnå hög levererbarhet och bra placering i inkorg. Eftersom e-post som skickas av Dynamics 365 Marketing levereras från delade utskicksdomäner övervakar Microsoft hela tiden alla leveransresultat, skräppostklagomål och blockera-listor för att se till att våra utskicksdomäner bibehåller sitt höga rykte till gagn för alla kunder.

För att skydda dig, den ansvariga marknadsföraren, mot beteendet hos dåliga aktörer bortom din kontroll, har vi infört en policy mot skräppost som skyddar ditt utskicksrykte. Så här fungerar det:

Steg 1: informera och varna

När vi märker att en Dynamics 365 Marketing-miljö genererar en hög avvisningsfrekvens eller skräppostklagomål skickar vi ett e-postmeddelande till administratören för att informera om problemet och erbjuda hjälp med att åtgärda problemet. Om det behövs mer hjälp kommer meddelandet att uppmana administratören att kontakta Microsoft Support för assistans så snart som möjligt.

Steg 2: Flytta till en högrisk-utskickspool

Om problemet med avvisningsfrekvens eller skräppostklagomål kvarstår längre än några dagar, och om administratören fortfarande inte har kontaktat Microsoft Support, kommer vi att flytta Marketing-miljön till en högrisk-utskickspool. Högrisk-utskickspoolen har lägre ryktespoäng än den vanliga sändningspoolen med hög leveransförmåga.

När en Marketing-miljö flyttas till högrisk-utskickspoolen skickar vi ett e-postmeddelande till administratören för att informera om ändringen av utskickspool och uppmana administratören att kontakta Microsoft Support för att få hjälp. Det kan fortfarande vara möjligt för Marketing-miljön att återvända till lågrisk-utskickspoolen, men inte innan administratören kontaktar Microsoft Support för att lösa problemet.

Använda en dedikerad avsändande IP-adress

I en vanlig Dynamics 365 Marketing-konfiguration hanteras alla avsändande IP-adresser av Microsoft och delas mellan kunder med liknande anseendepoäng. På så sätt kan vi hantera anseende och belastningsutjämning och "värma upp" nya IP-adresser efter behov. Vissa företag föredrar dock att använda någon av sina egna, dedikerade avsändande IP-adresser, särskilt om de skickar höga volymer.

Det finns en del fördelar med att ha en dedikerad avsändande IP-adress, men det finns även nackdelar och de passar inte för alla. Tänk på följande:

• Det tar ett tag att "värma upp" en ny avsändande IP-adress
  När din nya avsändande IP-adress är online måste du börja med att skicka ett fåtal meddelanden åt gången, för att sedan långsamt öka antalet under flera veckor tills du kommer upp i den avsedda sändningsvolymen. Den volymen måste du sedan fortsätta att upprätthålla. Om det plötsligt kommer ett stort e-postutskick från en ny IP-adress kan det allvarligt skada ditt anseende och du riskerar att hamna på en spärrlista. Under hela uppvärmningsperioden är det också viktigt att du bara skickar till giltiga och engagerade mottagare. När du väl har skapat ett bra anseende kan du börja lägga till mindre engagerade mottagare.
• Skicka en regelbunden och konsekvent volym
  Du måste sprida ut dina e-postutskick så att du skickar ungefär samma volym till exempel varje vecka. Försök inte att skicka alla meddelanden på en gång i början av varje månad.
• Du bör fortfarande ställa in DKIM
  DKIM avsändare-autentiseringsstandarden är viktigt för att optimera dina marknadsföringsmeddelandes levererbarhet. Det är lika viktigt när du använder en dedikerad IP som när du använder en delad IP-adress och du ställer in den på exakt samma sätt. Utförlig information om varför detta är viktigt och hur du gör finns i Konfigurera DKIM för din avsändardomän.
• Du tar en större risk och riskerar att betala ett högt pris för eventuella misstag
  När du är den enda som använder den avsändande IP-adressen kommer alla eventuella misstag du gör att påverka ditt anseende som avsändare direkt, utan att skyddas genom den stora mängd meddelanden som skickas från en stor pool med andra användare.

Offentliga IP-adresser som används för att skicka e-post

Dynamics 365 Marketing använder en uppsättning dedikerade IPv4-undernät för offentligt nätverk för att skicka e-post. Alla e-postmeddelanden som skickas av Marketing förväntas komma från en IP-adress som tillhör ett av undernäten. Undernäten tilldelas statiskt till Marketing-plattformen, men de kan eventuellt ändras vid ett framtida datum när nya undernät introduceras.

För att säkerställa att du alltid har rätt IP-adresser bör du referera till dokumentet Azure IP-intervall och servicetaggar. Dokumentet är i JSON-format och listar alla Azure-taggade IP-intervall. Servicetaggen under vilken offentliga IP-adresser för marketing anges är "Dynamics365ForMarketingEmail". Listan över IP-intervall är under "addressPrefixes".

Följande kodavsnitt är ett exempelavsnitt från IP-intervalldokumentet. Undernäten anges i det här avsnittet i JSON-filen:

      "name": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "id": "Dynamics365ForMarketingEmail",
      "properties": {
        "changeNumber": 1,
        "region": "",
        "platform": "Azure",
        "systemService": "Dynamics365ForMarketingEmail",
        "addressPrefixes": [
          "x.x.x.x/25",
          "x.x.x.x/25",
          ...
          "x.x.x.x/24",
          "x.x.x.x/24"
        ]
      }
    }

Se även

Skapa ett marknadsföringsmeddelande och publicera det
Marknadsföringsöversikt för e-post