Skapa en kundfaktura

Artikel
03/08/2023

En kundfaktura för en försäljningsorder är en faktura som är relaterad till en försäljning och som en organisation skickar till en kund. Den här typen av kundfaktura skapas baserad på en försäljningsorder, vilken inkluderar orderrader och artikelnummer. Artikelnummer specificeras och bokförs i redovisningen. Poster i redovisningsjournalen är inte tillgängliga för en kundfaktura för en försäljningsorder. Mer information finns i Skapa försäljningsorderfakturor.

En fritextfaktura har inget samband med en försäljningsorder. Den innehåller orderrader som inkluderar redovisningskonton, fritextbeskrivningar och en försäljningssumma som du anger. Du kan inte ange ett artikelnummer på den här sortens faktura. Du måste ange korrekt momsinformation. En huvudkonto för försäljningen anges på varje fakturarad, som du kan fördela till flera huvudbokskonton genom att klicka på Fördela belopp på sidan Fritextfaktura . Dessutom bokförs kundsaldot till det samlingskonto från bokföringsprofilen som används för fritextfakturan.

Mer information finns i:

En proformafaktura är en faktura som förbereds som en uppskattning av de faktiska fakturabeloppen innan fakturan bokförs. Du kan skriva ut en proformafaktura för antingen en kundfaktura för en försäljningsfaktura eller för en fritextfaktura.

Notering

Om systemet avbryts under proformafakturaprocessen kan en proformafaktura bli överbliven. En överbliven proformafaktura kan raderas genom att köra periodiska jobbet Radera proformafakturor manuellt. Gå till Försäljning och marknadsföring > Periodiska uppgifter > Rensa > Radera proformafakturor manuellt.

Använda försäljningsorder kundfaktura dataenheter

Du kan använda dataenheter när du vill importera och exportera information om en kundfaktura för en försäljningsorder. Det finns olika enheter för informationen i försäljningsfakturahuvudet och på raderna på försäljningsfakturan.

Följande enheter är tillgängliga för informationen i försäljningsfakturahuvudet:

Entiteten Försäljningsfaktura journalhuvud (SalesInvoiceJournalHeaderEntity)
Försäljningsfakturahuvuden för V2 entitet (SalesInvoiceHeaderV2Entity)

Vi rekommenderar att du använder entiteten Försäljningsfaktura journalhuvud, eftersom den ger en mer resultaterfarenhet vid import och export av försäljningshuvud. Den här enheten innehåller inte kolumnen Momsbelopp (INVOICEHEADERTAXAMOUNT), som representerar momsvärdet i försäljningsfakturans rubrik. Om ditt affärsscenario kräver den informationen använder du enheten Försäljningsfakturahuvuden V2 för att importera och exportera informationen i försäljningsfakturahuvudet.

Följande enheter är tillgängliga för informationen i försäljningsfakturarader:

Entiteten Rader på kundfaktura (BusinessDocumentSalesInvoiceLineItemEntity)
Entiteter Försäljningsfakturarader V3 (SalesInvoiceLineV3Entity)

När du bestämmer vilken radenhet som ska användas för exporter ska du överväga om en fullständig push eller en stegvis push ska användas. Titta även på datasammansättningen. Entiteten Försäljningsfakturarader V3 har stöd för mer komplexa scenarier (till exempel mappning till lagerfält). Det stöder också exportscenarier med fullständiga push-överföring. För stegvisa push-överföringar rekommenderar vi att du använder enheten för kundfakturarader. Den här enheten innehåller en mycket enklare datasammansättning än entiteten Försäljningsfakturaraderna V3. Den föredras, särskilt om lagerfältintegrationen inte behövs. På grund av skillnader i mappningsstöd mellan radentiteterna har entitetenkundfakturarader vanligtvis snabbare prestanda än entiteten Försäljningsfakturarader V3.

Bokför och skriv ut enskilda kundfakturor baserade på försäljningsorder

Använd den här processen för att skapa en faktura baserat på en försäljningsorder. Du kan göra detta om du väljer att fakturera kunden innan du levererar varor eller tjänster.

När du bokför en faktura uppdateras kvantiteten Fakturarest för varje artikel med summan av de fakturerade kvantiteterna från vald försäljningsorder. Om både kvantiteten Fakturarest och kvantiteten Leveransrest för alla artiklar på försäljningsordern är noll, ändras statusen för försäljningsordern till Fakturerad. Om kvantiteten Fakturarest inte är noll, ändras inte försäljningsorderns status och ytterligare fakturor kan registreras för den.

Du kan visa status för försäljningsorder på listsidan Alla försäljningsorder. Använd listsidan Öppna kundfakturor om du vill visa fakturor som du har bokfört.

Bokför och skriv ut individuella kundfakturor baserade på följesedlar och datumet

Använd den här processen när en eller flera följesedlar har bokförts för försäljningsordern. Kundfakturan baseras på dessa följesedlar och återspeglar kvantiteterna från dem. Den ekonomiska informationen för fakturan baseras på informationen som registreras när du bokför fakturan.

Du kan skapa en kundfaktura som baseras på de artiklar på följesedeln som har levererats hittills, även om alla artiklar för en viss försäljningsorder ännu inte har levererats. Det kanske du vill göra om den juridiska personen utfärdar en faktura per kund och månad som täcker alla leveranser som har gjorts den månaden. Varje följesedel representerar en del av eller hela leveransen av artiklarna på försäljningsordern.

När du bokför fakturan uppdateras kvantiteten Fakturarest för varje artikel med summan av de levererade kvantiteterna från de valda följesedlarna. Om både kvantiteten Fakturarest och kvantiteten Leveransrest för alla artiklar på försäljningsordern är noll, ändras statusen för försäljningsordern till Fakturerad. Om kvantiteten Fakturarest inte är noll, ändras inte försäljningsorderns status och ytterligare fakturor kan registreras för den.

Lagertransaktioner uppdateras med fakturanumret och statusen i fältet Radstatus på försäljningsordern ändras till Fakturerad.

Visa status för försäljningsorder på listsidan Alla försäljningsorder.

Konsolidera försäljningsorder och följesedlar för bokföring

Använd den här processen när en eller flera försäljningsorder är klara att fakturera och du vill konsolidera dem till en enda faktura.

Du kan markera flera fakturor på listsidan Försäljningsorder och sedan använda Skapa fakturor för att konsolidera dem. På sidan Bokföring av faktura kan du ändra inställningen Samlingsorder att sammanställa efter ordernummer (där flera olika följesedlar finns för en enda försäljningsorder) eller per fakturakonto (där det finns flera olika försäljningsorder för ett enda fakturakonto). Använd knappen Ordna för att konsolidera försäljningsorder till enskilda fakturor som baseras på inställningarna för Samlingsorder.

Dela upp försäljningsorderfakturor per webbplats och leveransinformation

Du kan konfigurera uppdelningen av försäljningsorderkundfakturor efter webbplats eller leveransadress på fliken Samlingsuppdatera på sidan Parametrar för kundreskontra.

Välj Dela upp baserat på fakturaplats för att skapa en faktura per plats vid bokföring.
Välj Dela upp baserat på fakturaleveransinformation för att skapa en faktura per försäljningsorderraders leveransadress vid bokföring.

Bokför på intäktskontot för försäljningsorderrader utan pris och kostnad

Du kan uppdatera intäktskontot i redovisningen för försäljningsorderrader som saknar pris och kostnad.

Gör så här om du vill ställa in eller visa den här informationen:

Gå till parametern Bokför på intäktskontot för försäljningsorderfakturarader med nollpris och nollkostnad på fliken Redovisning och moms på sidan Parametrar för kundreskontra. (Kundreskontra > Inställningar > Parametrar för kundreskontra).
Välj Ja om du vill uppdatera intäktskontot för försäljningsorderfakturarader som saknar pris och kostnad.

Om det här alternativet är valt kommer verifikationen att innehålla 0,00 poster för bokföringstyperna Kundsaldo och Intäkt. Ett intäktskonto definieras på parametersidan lagerbokföring på fliken kontodefinition för försäljningsorder.
Om det här alternativet inte väljs bokförs inte rader som inte har någon pris- eller kostnadsinformation på kontot intäkt. Istället kommer verifikationen att innehålla en 0,00-post för bokföringstypen Kundsaldo.

Nummerinformation för radskapande

När du bokför rader på en kundfaktura kan du skapa löpnummer för radskapande. Löpnummer för radskapande tilldelas under bokföringsprocessen. Genom att tillåta icke-sekventiell numrering kan du förbättra prestandan när kundfakturan bokförs. Löpnummer för radskapande kan användas av tredjepartsintegrationer som förväntar sig sekventiella order. Kontakta din IT-avdelning om eventuella tillägg som kan integreras med löpnummer för radskapande.

Konfigurera eller visa denna information genom att, på sidan Parametrar för kundreskontra, på fliken Uppdateringar, ställa in alternativet Tilldela sekventiella radnummer vid bokföring av kundfakturarader på följande sätt:

Ställ in alternativet som Nej om du vill använda icke-sekventiell numrering för löpnummer för radskapande.
Ställ in det här alternativet som Ja om du vill använda löpnummer. Du måste ställa in alternativet som Ja för juridiska personer som har en primär adress i Italien. Du måste även ställa in det som Ja om förhandsversionen CustInvoiceTransLineCreationSeqNumFlight är inaktiverad.

Ytterligare inställningar som ändrar bokföringsbeteendet

Följande fält ändrar beteendet för bokföringsprocessen.

Fält	Beskrivning
Kvantitet	Välj de kvantiteter som bokföringen av dokumentet baseras på. Vilka alternativ som finns tillgängliga beror på vilken typ av dokument du bokför, exempelvis följesedel eller faktura. Leverera nu – Välj alla kvantiteter som anges i fältet Leverera nu. Används om du vill bekräfta eller leverera en delorder. Plockad – Välj alla kvantiteter som har plockats. Alla – Välj alla försäljningsorderkvantiteter som ännu inte uppdaterats för den aktuella dokumenttypen. Följesedel – Välj alla kvantiteter som har uppdaterats av en följesedel. Plockad kvantitet och produkter som inte finns i lager – Välj alla kvantiteter som har plockats och alla produktkvantiteter som inte finns i lager.
Bokför	Välj det här alternativet för att journalföra försäljningsordern. Avmarkera det här alternativet om du vill skriva ut en proformasäljorder. Anm.: Om du har ingått ett avtal om en betalningsplan visas inte betalningsplanen på proformasäljordern. Betalningsplanen visas bara på en faktisk försäljningsorder.
Sent urval	Välj det här alternativet om du vill köra den aktuella frågan senare. Detta alternativ används för batchjobb. Frågan körs när batchjobbet körs.
Minska kvantiteten	Välj det här alternativet för att automatiskt reducera den levererade kvantiteten, när dokumentet bokförs, så att den levererade kvantiteten är lika med det tillgängliga lagret.
Skriv ut	Välj när du vill skriva ut dokument: Aktuellt – Skriv ut dokument när varje faktura har uppdaterats. Efter – Skriv ut dokument när alla fakturor har uppdaterats. Anm.: Fältet Skriv ut är bara tillgängligt om du väljer alternativet Skriv ut faktura, Skriv ut bekräftelse, Skriv ut plocklista eller Skriv ut följesedel. Anta att du har konfigurerat sidan Formulärsortering till att sortera informationen efter fakturakonto. Du kan sedan välja Efter för att skriva ut dokument i en bunt sorterad efter fakturakonto. Annars skrivas ut dokumenten ut innan du bearbetningen slutförs och dokumenten sorteras inte i den ordning som anges på sidan Formulärsortering.
Skriv ut faktura	Markera det här alternativet om du vill skriva ut fakturan. Om det här alternativet är inaktiverat kan du bokföra en faktura utan att skriva ut den.
Skicka e-post	Markera det här alternativet för att skicka fakturan för en försäljningsorder till kunden som en e-postbilaga efter att fakturan bokförs. Bilagor skickas som PDF och XML-filer. Det här alternativet är tillgängligt om du väljer alternativet Aktivera CFD (elektroniska fakturor) på sidan Elektroniska fakturaparametrar. Anm.: (MEX) Den här kontrollen är bara tillgänglig för juridiska personer som har den primära adressen i Mexiko.
Använd destination för utskriftshantering	Markera det här alternativet för att använda utskriftsinställningarna som har angetts för transaktionen, dokumentet eller modulen på sidan Inställning för utskriftshantering.
Kontrollera kreditgräns	Välj informationen som ska analyseras när en kreditgränskontroll utförs. Ingen – Det finns inga krav för kreditgränskontrollen. Saldo – Kreditgränsen kontrolleras mot kundsaldot. Saldo+följesedel eller produktinleverans – Kreditgränsen kontrolleras mot kundsaldot och leveranserna. Saldo+Alla – Kreditgränsen kontrolleras mot kundsaldot, leveranser och öppna order.
Kreditkorrigering	Välj det här alternativet om du vill visa en kreditfaktura som debet i verifikationstransaktionerna.
Kreditrestkvantitet	Om du bokför en kreditfaktura väljer du det här alternativet för att behålla den resterande kvantiteten i ordern. Om alternativet avmarkeras anges resterande kvantitet till 0 (noll).
Samlingsuppdatering för	Välj hur flera olika försäljningsorder ska summeras: Ingen – Summera inte försäljningsorder. Skapa till exempel en separat faktura för varje försäljningsorder. Fakturakonto – Alla valda order summeras enligt de kriterier som ställts in på sidan Samlingsuppdateringsparametrar. Order – Summera ett angett intervall av order till en order som du anger. Dessa order summeras enligt de kriterier som ställts in på sidan Samlingsuppdateringsparametrar. Om detta alternativ är valt måste du välja ett värde i fältet Försäljningsorder. Automatisk sammanfattning – Om samlingsuppdateringar har angetts på sidan Samlingsuppdatera, sammanfatta alla valda order, baserat på villkoren som har ställts in på sidan Samlingsuppdateringsparametrar. Om samlingsuppdateringar inte anges, bokförs ordern separat. Följesedel – Summera ett valt intervall av order till en faktura per följesedel. Det här alternativet är endast tillgängligt om Följesedel har valts i fältet Kvantitet.