Mer information om kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Licensieringsvägledning för Microsoft 365 för säkerhet och efterlevnad.
Anteckning
Om du ser meddelanden om kvarhållningsprinciper i Teams eller har frågor om kvarhållningsetiketter i dina program kontaktar du IT-avdelningen för information om hur de har konfigurerats åt dig. Under tiden kan följande artiklar vara användbara:
- Teams-meddelanden om kvarhållningsprinciper
- Använda kvarhållningsetiketter för filer i SharePoint eller OneDrive
Informationen på den här sidan är till för IT-administratörer som kan skapa kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter av efterlevnadsskäl.
För de flesta organisationer ökar volymen och komplexiteten i data varje dag – e-post, dokument, snabbmeddelanden med mera. Effektiv hantering eller styrning av den här informationen är viktig eftersom du behöver:
Arbeta proaktivt med branschföreskrifter och interna principer som kräver att du behåller innehåll under en minimiperiod – Sarbanes-Oxley Act kan till exempel kräva att du behåller vissa typer av innehåll i sju år.
Minska din risk i händelse av tvister eller säkerhetsintrång genom att permanent ta bort gammalt innehåll som du inte längre behöver behålla.
Hjälp din organisation att effektivt dela kunskap och vara mer flexibel genom att se till att användarna bara arbetar med innehåll som är aktuellt och relevant för dem.
De inställningar för kvarhållning du konfigurerar kan hjälpa dig att uppnå dessa mål. Hantering av innehåll som ofta kräver två åtgärder:
| Åtgärd | Syfte |
|---|---|
| Behålla innehåll | Förhindra permanent borttagning och förblir tillgänglig för eDiscovery |
| Ta bort innehåll | Ta bort innehåll permanent från organisationen |
Med de här två kvarhållningsåtgärderna kan du konfigurera inställningar för kvarhållning för följande resultat:
- Endast kvarhållning: Behåll innehåll permanent eller under en angiven tidsperiod.
- Endast borttagning: Ta bort innehåll permanent efter en viss tidsperiod.
- Behåll och ta sedan bort: Behåll innehåll under en viss tidsperiod och ta sedan bort det permanent.
De här inställningarna för kvarhållning fungerar med innehåll som innebär extra kostnader för att skapa och konfigurera ytterligare lagringsutrymme när du behöver behålla innehåll av efterlevnadsskäl. Dessutom behöver du inte implementera anpassade processer för att kopiera och synkronisera dessa data.
I följande avsnitt får du lära dig mer om hur kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter fungerar, när de ska användas och hur de kompletterar varandra. Men om du är redo att komma igång och distribuera bevarandeinställningar för några vanliga scenarier kan du gå till Kom igång med informationsstyrning.
Så här fungerar inställningar för kvarhållning av innehåll
När innehållet har tilldelats inställningar för kvarhållning finns innehållet kvar på sin ursprungliga plats. För det mesta fortsätter personer att arbeta med sina dokument eller e-postmeddelanden som om ingenting har ändrats. Men om de redigerar eller tar bort innehåll som ingår i kvarhållningsprincipen sparas en kopia av innehållet automatiskt.
För SharePoint- och OneDrive-webbplatser: Kopian behålls i biblioteket för bevarande av dokument.
För Exchange-postlådor: Kopian behålls i mappen Återställningsbara objekt.
För Teams- och Yammer-meddelanden: Kopian behålls i en dold mapp med namnet SubstrateHolds som en undermapp i Exchange-mappen Återställningsbara objekt.
Anteckning
Eftersom Bibliotek för bevarande av dokument ingår i webbplatsens lagringskvot kan du behöva öka lagringsutrymmet när du använder inställningarna för kvarhållning för SharePoint- och Microsoft 365-grupper.
De här säkra platserna och det innehåll som behålls är inte synligt för de flesta. I de flesta fall behöver man inte ens veta att innehållet ligger i inställningarna för kvarhållning.
Mer information om hur inställningar för kvarhållning fungerar för olika arbetsbelastningar finns i följande artiklar:
- Mer information om kvarhållning för SharePoint och OneDrive
- Mer information om kvarhållning för Microsoft Teams
- Mer information om kvarhållning för Yammer
- Lär dig mer om kvarhållning för Exchange
Kvarhållningsprinciper och -etiketter
Tilldela inställningar för kvarhållning till innehåll genom att använda kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter med etikettprinciper. Du kan bara använda en av dessa metoder eller kombinera dem.
Använd en kvarhållningsprincip för att tilldela samma kvarhållningsinställningar för innehåll på webbplats- eller postlådenivå och använd en kvarhållningsetikett för att tilldela kvarhållningsinställningar på objektnivå (mapp, dokument, e-post).
Om alla dokument på en SharePoint-webbplats till exempel ska behållas i fem år är det mer effektivt att göra det med en kvarhållningsprincip än att använda samma kvarhållningsetikett på alla dokument på webbplatsen. Men om vissa dokument på webbplatsen ska behållas i fem år och andra ska behållas i tio år kan en kvarhållningsprincip inte lösa det. Använd kvarhållningsetiketter när du behöver ange inställningar för kvarhållning på objektnivå.
Till skillnad från kvarhållningsprinciper flyttas inställningar från kvarhållningsetiketter med innehållet om det flyttas till en annan plats i Microsoft 365-klientorganisationen. Kvarhållningsetiketter har dessutom följande funktioner som kvarhållningsprinciper inte stöder:
Alternativ för att starta kvarhållningsperioden från när innehållet märks eller baserat på en händelse, beroende på innehållets ålder eller när det senast ändrades.
Använd träningsbara klassificerare för att identifiera innehåll som ska märkas.
Tillämpa en standardetikett för SharePoint-dokument.
Stöd borttagningsgranskning för att granska innehållet innan det tas bort permanent.
Markera innehållet som en post som en del av etikettinställningarna och ha alltid bevis på borttagningen när innehåll tas bort i slutet av kvarhållningsperioden.
Kvarhållningsprinciper
Kvarhållningsprinciper kan tillämpas på följande platser:
- Exchange-e-post
- SharePoint-webbplats
- OneDrive-konton
- Microsoft 365-grupper
- Skype för företag
- Gemensamma Exchange-mappar
- Teams-kanalmeddelanden
- Teams-chattar
- Privata kanalmeddelanden i Teams
- Community-meddelanden i Yammer
- Användarmeddelanden i Yammer
Du kan använda en enda princip på flera platser på ett mycket effektivt sätt, eller på specifika platser eller användare.
I början av kvarhållningsperioden kan du välja när innehållet skapades eller när det senast ändrades, men det senare stöds bara för filer och platser på SharePoint, OneDrive och Microsoft 365-grupper.
Objekt ärver inställningarna för kvarhållning från sina behållare som anges i kvarhållningsprincipen. Om de sedan flyttas utanför behållaren när principen har konfigurerats för att behålla innehåll behålls en kopia av objektet på arbetsbelastningens skyddade plats. Kvarhållningsinställningarna gäller dock inte för innehållet på den nya platsen. Använd kvarhållningsetiketter istället för kvarhållningsprinciper som så krävs.
Kvarhållningsetiketter
Använd kvarhållningsetiketter för olika typer av innehåll som kräver olika inställningar för kvarhållning. Till exempel:
Momsformulär som ska behållas under en minimiperiod.
Pressmaterial som ska tas bort permanent när de når en viss ålder.
Konkurrenskraftig forskning som måste behållas under en viss period och sedan tas bort permanent.
Arbetsvisum som måste markeras som en post så att de inte kan redigeras eller tas bort.
I samtliga fall kan du använda kvarhållningsetiketter för kvarhållningsinställningar för styrningskontroll på objektnivå (dokument eller e-post).
Med kvarhållningsetiketter kan du:
Gör det möjligt för personer i organisationen att använda en kvarhållningsetikett manuellt för innehåll i Outlook och Outlook på webben, OneDrive, SharePoint och Microsoft 365-grupper. Användare vet ofta bäst vilken typ av innehåll de arbetar med, så att de kan klassificera det och använda rätt inställningar för kvarhållning.
Använd automatiskt kvarhållningsetiketter till innehåll om det matchar specifika villkor, som innehåller molnbilagor som delas i e-post eller Teams, eller när innehållet innehåller:
- Specifika typer av känslig information.
- Specifika nyckelord som matchar en fråga som du skapar.
- Mönstermatchning för en träningsbar klassificerare.
Starta kvarhållningsperioden från den tid då innehållet etiketterades för dokument på SharePoint-webbplatser och OneDrive-konton och för e-postobjekt.
Börja kvarhållningsperioden när en händelse inträffar, till exempel anställda som lämnar organisationen eller när kontrakt upphör att gälla.
Tillämpa en standardkvarhållningsetikett på ett dokumentbibliotek, en mapp eller en dokumentuppsättning i SharePoint, så att alla dokument som lagras på den platsen ärver standardetiketten för kvarhållning.
Markera objekt som en som en del av din strategi för hantering av arkivhandlingar. När det här märkta innehållet är kvar Microsoft 365 ytterligare begränsningar av det innehåll som kan behövas av reglerande orsaker. Mer information finns i Jämföra begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras.
Kvarhållningsetiketter, till skillnad från känslighetsetiketter, finns inte kvar om innehållet flyttas utanför Microsoft 365.
Klassificera innehåll utan att vidta några åtgärder
Även om det huvudsakliga syftet med kvarhållningsetiketter är att behålla eller ta bort innehåll kan du också använda kvarhållningsetiketter utan att aktivera kvarhållning eller vidta andra åtgärder. I det här fallet kan du använda en kvarhållningsetikett som textetikett utan att vidta några åtgärder.
Du kan till exempel skapa och använda en kvarhållningsetikett som heter ”Review later” (Granska senare) utan åtgärder, och sedan använda den etiketten för att hitta innehållet senare.

Använda en kvarhållningsetikett som ett villkor i en DLP-princip
Du kan ange en kvarhållningsetikett som ett villkor i en DLP-princip (dataförlustskydd) för dokument i SharePoint. Konfigurera till exempel en DLP-princip för att förhindra att dokument delas utanför organisationen om de har en viss kvarhållningsetikett.
Mer information finns i Använda en kvarhållningsetikett som ett villkor i en DLP-princip.
Kvarhållningsetiketter och principer som tillämpar dem
När du publicerar kvarhållningsetiketter ingår de i en princip för kvarhållning som gör att administratörer och användare kan använda dem för innehåll. Som följande diagram visar:
En enstaka kvarhållningsetikett kan ingå i flera principer för kvarhållningsetiketter.
Principer för kvarhållningsetiketter anger vilka platser som kvarhållningsetiketterna ska publiceras på. Samma plats kan ingå i flera principer för kvarhållningsetiketter.

Du kan också skapa en eller flera principer för kvarhållningsetiketter som används automatiskt, som alla har en enstaka kvarhållningsetikett. Med den här principen används en kvarhållningsetikett automatiskt när villkor som du anger i principen uppfylls.
Kvarhållningsetiketter och platser
Kvarhållningsetiketter kan publiceras på olika platser, beroende på vad kvarhållningsetiketten gör.
| Om kvarhållningsetiketten är... | Sedan kan etikettprincipen tillämpas på... |
|---|---|
| Publicerat till administratörer och slutanvändare | Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365-grupper |
| Tillämpas automatiskt baserat på känsliga informationstyper eller träningsbara klassificerare | Exchange, SharePoint, OneDrive |
| Tillämpas automatiskt baserat på nyckelord eller en fråga | Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365-grupper |
| Tillämpas automatiskt på bifogade filer i molnet | SharePoint, OneDrive, Microsoft 365-grupper |
Gemensamma Exchange-mappar, Skype-, Teams- och Yammer-meddelanden har inte stöd för kvarhållningsetiketter. Om du vill behålla och ta bort innehåll från dessa platser kan du använda kvarhållningsprinciper i stället.
Endast en kvarhållningsetikett i taget
Ett e-postmeddelande eller ett dokument kan bara använda en kvarhållningsetikett i taget. En kvarhållningsetikett kan användas manuellt av en slutanvändare eller administratör, eller automatiskt med någon av följande metoder:
- Princip för automatisk tillämpning av etiketter
- Modell för dokumenttolkning i Microsoft SharePoint Syntex
- Standardetikett för SharePoint eller Outlook
- Outlook-regler
För standardkvarhållningsetiketter (de markerar inte objekt som en arkivhandling eller en regelbaserad arkivhandling):
Administratörer och slutanvändare kan manuellt ändra eller ta bort en befintlig kvarhållningsetikett som används i innehållet.
När en kvarhållningsetikett redan används i innehåll tas inte den befintliga etiketten bort automatiskt eller ersätts av en annan kvarhållningsetikett, med ett möjligt undantag: Den befintliga etiketten används som standardetikett. När du använder en standardetikett finns det vissa scenarier när den kan ersättas med en annan standardetikett eller tas bort automatiskt.
Mer information om etikettbeteendet när du använder en standardetikett finns här:
- Standardetikett för SharePoint: Etikettens beteende när du använder en standardetikett för SharePoint
- Standardetikett för Outlook: Tillämpa en standardkvarhållningsetikett på en Outlook-mapp
Om det finns flera automatiskt använda etikettprinciper som kan använda en kvarhållningsetikett och innehåll uppfyller villkoren för flera principer tillämpas kvarhållningsetiketten på den äldsta automatiska etikettprincipen (efter datum skapad).
När kvarhållningsetiketter markerar objekt som en post eller en regelpost ändras de här etiketterna aldrig automatiskt. Endast administratörer för behållaren kan manuellt ändra eller ta bort kvarhållningsetiketter som markerar objekt som en post, men inte regelposter. Mer information finns i Jämföra begränsningar för vilka åtgärder som tillåts eller blockeras.
Övervaka kvarhållningsetiketter
Från Microsoft 365 Efterlevnadscenter väljer du Dataklassificering och sidan Översikts för att övervaka hur kvarhållningsetiketterna används i klientorganisationen och identifiera var dina etiketterade objekt finns. Mer information, inklusive viktiga förutsättningar, finns i Läs mer om dataklassificering.
Du kan sedan öka detaljinformationen genom att använda innehållsutforskaren och aktivitetsutforskaren.
Tips
Du kan använda några av de andra insikterna om dataklassificering, till exempel träningsbara klassificerare och typer av känslig information, som hjälper dig att identifiera innehåll som du kan behöva behålla eller ta bort eller hantera som arkivhandlingar.
Använda Innehållssökning för att hitta allt innehåll med en viss kvarhållningsetikett
När kvarhållningsetiketter har tillämpats på innehåll, antingen av användare eller automatiskt, kan du använda innehållssökning för att hitta alla objekt som har en särskild kvarhållningsetikett.
När du skapar en innehållssökning väljer du villkoret Kvarhållningsetikett och anger sedan det fullständiga namnet på kvarhållningsetiketten eller en del av etikettnamnet och använder ett jokertecken. Mer information finns i Nyckelordsfrågor och sökvillkor för innehållssökning.

Jämföra funktioner för kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
I följande tabell kan du avgöra om du ska använda en kvarhållningsprincip eller kvarhållningsetikett baserat på funktioner.
| Funktion | Kvarhållningsprincip | Kvarhållningsetikett |
|---|---|---|
| Kvarhållningsinställningar som kan behålla och sedan ta bort, behålla eller endast ta bort | Ja | Ja |
| Stöd för arbetsbelastningar: – Exchange – SharePoint – OneDrive – Microsoft 365-grupper – Skype för företag – Teams – Yammer |
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja |
Ja, förutom gemensamma mappar Ja Ja Ja Nej Nej Nej |
| Kvarhållning tillämpas automatiskt | Ja | Ja |
| Kvarhållning baserat på villkor – typer av känslig information, KQL-frågor och nyckelord, träningsbara klassificerare, bifogade filer i molnet |
Nej | Ja |
| Kvarhållning används manuellt | Nej | Ja |
| Slutanvändarinteraktion | Nej | Ja |
| Finns kvar om innehållet flyttas | Nej | Ja, inom din Microsoft 365-klientorganisation |
| Deklarera objekt som en arkivpost | Nej | Ja |
| Starta kvarhållningsperioden när den etiketters eller baserat på en händelse | Nej | Ja |
| Borttagningsgranskning | Nej | Ja |
| Bevis på borttagningen i upp till sju år | Nej | Ja, när du använder borttagningsgranskning eller objekt markeras som en post |
| Granska aktiviteter för administratör | Ja | Ja |
| Granskningsåtgärder för datakvarhållning | Nej | Ja * |
| Identifiera objekt som ska behållas: – Innehållssökning – Dataklassificeringssida, innehållsutforskaren, aktivitetsutforskaren |
Nej Nej |
Ja Ja |
Fotnot:
* För kvarhållningsetiketter som inte markerar innehållet som en arkivhandling eller regelmässig post begränsas granskningshändelser till när ett objekt i SharePoint eller OneDrive har en etikett tillämpad, ändrad eller borttagen. Granskningsinformation för kvarhållningsetiketter finns i avsnittet Granskning av kvarhållningsåtgärder på den här sidan.
Kombinera principer och etiketter för datakvarhållning
Du behöver inte välja mellan att bara använda principer eller etiketter för datakvarhållning. Båda metoderna kan användas tillsammans och kompletterar i själva verket varandra för en mer omfattande lösning. Till exempel:
Du skapar och konfigurerar en kvarhållningsprincip som automatiskt tar bort innehåll fem år efter att det senast ändrades, och tillämpar principen på alla OneDrive-konton.
Du skapar och konfigurerar en kvarhållningsetikett som behåller innehåll permanent och lägger till den i en etikettprincip som du publicerar på alla OneDrive-konton. Du förklarar för användarna hur du manuellt kan använda den här etiketten för specifika dokument som ska undantas från automatisk borttagning om de inte ändras efter fem år.
Mer information om hur kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter fungerar tillsammans och hur du fastställer deras kombinerade resultat finns i nästa avsnitt där du får en förklaring av kvarhållningsprinciperna förklaras och vad som prioriteras.
Hur lång tid det tar för kvarhållningsinställningarna att gälla
När du skickar kvarhållningsprinciper för arbetsbelastningar och etikettprinciper för att automatiskt tillämpa en kvarhållningsetikett, kan det ta upp till 7 dagar innan kvarhållningsinställningarna tillämpas på innehåll:
- Hur lång tid tar det innan kvarhållningsprinciper börjar gälla
- Så här länge tar det för kvarhållningsetiketterna att börja gälla
På samma sätt kan det ta upp till 7 dagar innan kvarhållningsetiketter visas i appar när du har publicerat etiketterna:
Principerna börjar ofta gälla och etiketterna visas snabbare än 7 dagar. Men med många potentiella variabler som kan påverka den här processen är det bäst att planera för maximalt 7 dagar.
Anpassningsbara eller statiska principomfång för kvarhållning
När du skapar en kvarhållningsprincip eller kvarhållningsetikettprincip måste du välja mellan anpassningsbar och statisk för att definiera principens omfång.
Ett anpassningsbart omfattningsområde använder en fråga som du anger, så medlemskapet är inte statiskt utan dynamiskt genom att köras dagligen mot de attribut eller egenskaper som du anger för de valda platserna. Du kan använda flera anpassningsbara omfångsområden med en enda princip.
Exempel: E-postmeddelanden och OneDrive-dokument för chefer kräver en längre kvarhållningsperiod än standardanvändare. Du skapar en kvarhållningsprincip med ett anpassningsbart omfångsområde som använder Azure AD-attributjobbsrubriken "Chef" och väljer sedan exchange-e-post- och OneDrive-kontoplatserna för principen. Du behöver inte ange e-postadresser eller OneDrive-URL:er för dessa användare eftersom det anpassningsbara omfånget automatiskt hämtar dessa värden. För nya chefer behöver du inte konfigurera om kvarhållningsprincipen eftersom dessa nya användare med motsvarande värden för e-post och OneDrive hämtas automatiskt.
Ett statiskt omfångsområde använder inte frågor och är begränsat i konfigurationen eftersom det kan gälla för alla instanser för en angiven plats, eller använda inkludering och undantag för specifika instanser för den platsen. Dessa tre alternativ kallas ibland "organisationsomfattande", "inkluderar" respektive "exkluderar".
Exempel: E-postmeddelanden och OneDrive-dokument för chefer kräver en längre kvarhållningsperiod än standardanvändare. Du skapar en kvarhållningsprincip med ett statiskt omfångsområde som väljer exchange-e-post och OneDrive-konton för principen. För exchange-e-postplatsen kan du identifiera en grupp som bara innehåller cheferna, så du anger den här gruppen för kvarhållningsprincipen och gruppmedlemskapet med respektive e-postadresser hämtas när principen skapas. För OneDrive-kontonas plats måste du identifiera och sedan ange enskilda OneDrive-URL:er för varje chef. För nya chefer måste du konfigurera om kvarhållningsprincipen för att lägga till de nya e-postadresserna och OneDrive-URL:erna. Du måste också uppdatera OneDrive-URL:erna när det sker en ändring i en chefs UPN.
OneDrive-URL:er är särskilt svåra att ange på ett tillförlitligt sätt eftersom dessa URL:er som standard inte skapas förrän användaren ansluter till sin OneDrive för första gången. Och om en användares UPN ändras, vilket du kanske inte känner till, ändras deras OneDrive-URL automatiskt.
Fördelar med att använda anpassningsbara omfångsområden:
Inga begränsningar för antal objekt per princip. Även om anpassningsbara principer fortfarande omfattas av begränsningar för högsta antal principer per klientorganisation, kommer den mer flexibla konfigurationen sannolikt att resultera i mycket färre principer.
Kraftfullare målanpassning för dina kvarhållningskrav. Du kan till exempel tilldela olika kvarhållningsinställningar till användare baserat på deras geografiska plats genom att använda befintliga Azure AD-attribut utan att behöva skapa och underhålla grupper för det här ändamålet.
Frågebaserat medlemskap ger motståndskraft mot affärsändringar som kanske inte på ett tillförlitligt sätt återspeglas i gruppmedlemskap eller externa processer som förlitar sig på kommunikation mellan avdelningar.
En enda kvarhållningsprincip kan innehålla platser för både Microsoft Teams och Yammer, men när du använder ett statiskt omfång kräver dessa platser en egen kvarhållningsprincip.
Du kan använda specifika kvarhållningsinställningar för inaktiva postlådor. Den här konfigurationen är inte möjlig med en statisk omfattning eftersom statiska omfattningar inte stöder särskild inkludering av mottagare med inaktiva postlådor vid den tidpunkt då principen tilldelas.
Fördelar med att använda statiska omfång:
Enklare konfiguration om du vill att alla instanser automatiskt ska väljas för en arbetsbelastning.
För "inkluderar" och "exkluderar" kan det här valet vara en enklare konfiguration inledningsvis om antalet instanser som du måste ange är lågt och inte ändras. Men när antalet instanser börjar öka och du ofta har ändringar i organisationen som kräver att du konfigurerar om dina principer, kan anpassningsbara omfång vara enklare att konfigurera och mycket enklare att underhålla.
Platserna för de gemensamma mapparna Skype för företag och Exchange stöder inte anpassningsbara omfångsområden. För dessa platser måste du använda ett statiskt omfångsområden.
Konfigurationsinformation finns i Konfigurera anpassningsbara omfångsområden.
Om du vill titta på ett inspelat webbseminarium (kräver registrering) går du till Djupdykning i anpassningsbara omfångsområden.
Viktigt
För närvarande stöder inte anpassningsbara omfångsområden Bevarandelås för att begränsa ändringar av kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetikettprinciper.
Principuppslag
Du kan konfigurera flera kvarhållningsprinciper för Microsoft 365 platser, samt flera kvarhållningsetikettprinciper som du publicerar eller tillämpar automatiskt. Om du vill hitta principer för kvarhållning som har tilldelats till specifika användare, webbplatser och Microsoft 365 grupper använder du Principsökning från lösningen Informationsstyrning i Microsoft 365 Efterlevnadscenter:

Du måste ange den exakta e-postadressen för en användare, exakt URL för en webbplats eller exakt e-postadress för en Microsoft 365 grupp.
Alternativet för webbplatser innehåller OneDrive-konton. Information om hur du anger URL:en för en användares OneDrive-konto finns i Hämta en lista över alla OneDrive-URL:er för användare i organisationen.
Kvarhållningsprinciperna, eller vad prioriteras?
Till skillnad från kvarhållningsetiketter kan du använda mer än en kvarhållningsprincip för samma innehåll. Varje kvarhållningsprincip kan resultera i en kvarhållningsåtgärd och att en borttagningsåtgärd. Dessutom kan det objektet påverkas av de här åtgärderna från en kvarhållningsetikett.
Vad prioriteras för att fastställa resultatet när objekt kan ha flera kvarhållningsinställningar som kan komma i konflikt med varandra i det här scenariot?
Resultatet betyder inte vilken enskild kvarhållningsprincip eller enskild kvarhållningsetikett som vinner, utan hur länge ett objekt behålls (om tillämpligt) och när ett objekt tas bort (om tillämpligt). De här två åtgärderna beräknas oberoende av varandra, från alla kvarhållningsinställningar som används för ett objekt.
Ett objekt kan till exempel ha en kvarhållningsprincip som är konfigurerad enbart för en borttagningsåtgärd och en annan kvarhållningsprincip som är konfigurerad för att behålla och sedan ta bort. Det här objektet har därför bara en kvarhållningsåtgärd men två borttagningsåtgärder. Kvarhållnings- och borttagningsåtgärderna kan vara i konflikt med varandra och de två borttagningsåtgärderna kan ha ett datum som står i konflikt. Principerna för kvarhållning förklarar resultatet.
På en hög nivå kan du vara säker på att kvarhållning alltid har företräde framför permanent borttagning och att den längsta kvarhållningsperioden vinner. De här två enkla reglerna avgör alltid hur länge ett objekt ska behållas.
Det finns några fler faktorer som avgör när ett objekt tas bort permanent, vilket inkluderar borttagningsåtgärden från en kvarhållningsetikett har alltid företräde framför borttagningsåtgärden från en kvarhållningsprincip.
I följande flöde kan du se resultatet av kvarhållning och borttagning för ett enskilt objekt, där varje nivå fungerar som tie-breaker för konflikter uppifrån och ned. Om resultatet bestäms av den första nivån på grund av att det inte finns några fler konflikter behöver du inte gå vidare till nästa nivå och så vidare.
Viktigt
Om du använder kvarhållningsetiketter: Innan du tillämpar principerna för att fastställa resultatet av flera kvarhållningsinställningar för samma objekt kontrollerar du att du vet vilken kvarhållningsetikett som tillämpas.

Innan du förklarar varje princip mer detaljerat är det viktigt att förstå skillnaden mellan kvarhållningsperioden för objektet jämfört med den angivna kvarhållningsperioden i kvarhållningsprincipen eller kvarhållningsetiketten. Det beror på att även om standardkonfigurationen är att starta kvarhållningsperioden när ett objekt skapas, så att slutet av kvarhållningsperioden är fast för objektet, stöder även filer konfigurationen för att starta kvarhållningsperioden från när filen senast ändrades. Med den här alternativa konfigurationen återställs början av kvarhållningsperioden varje gång filen ändras, vilket förlänger slutet av kvarhållningsperioden för objektet. Kvarhållningsetiketter har också stöd för att starta kvarhållningsperioden när de etiketteras och i början av en händelse.
Om du vill tillämpa principerna i praktiken med en serie ja- och nejfrågor kan du också använda flödesschema för kvarhållning.
Förklaring till de fyra olika principerna:
Kvarhållning prioriteras före borttagning. Innehåll tas inte bort permanent när det även har kvarhållningsinställningar för att behålla det. Även om den här principen säkerställer att innehållet bevaras av efterlevnadsskäl kan borttagningsprocessen fortfarande initieras (användarinitierad eller systeminitierad) och därmed ta bort innehållet från användarnas huvudvy. Permanent borttagning har dock inaktiverats. Mer information om hur och var innehållet kvarhålls finns på följande länkar för varje arbetsbelastning:
- Så här fungerar kvarhållning för SharePoint och OneDrive
- Så här fungerar kvarhållning för Microsoft Teams
- Så här fungerar kvarhållning för Yammer
- Så här fungerar kvarhållning för Exchange
Exempel på den här första principen: Ett e-postmeddelande omfattas av en kvarhållningsprincip för Exchange som är konfigurerad för att ta bort objekt tre år efter att de har skapats, och den har också en kvarhållningsetikett som är konfigurerad för att behålla objekt fem år efter att de har skapats.
E-postmeddelandet behålls i fem år eftersom kvarhållningsåtgärden prioriteras framför borttagning. E-postmeddelandet tas bort permanent i slutet av de fem åren på grund av den borttagningsåtgärd som pausades när kvarhållningsåtgärden tillämpades.
Den längsta kvarhållningsperioden vinner. Om innehållet har flera kvarhållningsinställningar som behåller innehåll under olika tidsperioder behålls innehållet till slutet av den längsta kvarhållningsperioden för objektet.
Anteckning
Det är möjligt att en kvarhållningsperiod på 5 år i en kvarhållningsprincip eller etikett vinner över en kvarhållningsperiod på 7 år i en kvarhållningsprincip eller etikett, eftersom 5-årsperioden är konfigurerad att starta baserat på när filen senast ändrades och 7-årsperioden är konfigurerad för att starta från när filen skapas.
Exempel på den här andra principen: Dokument på SharePoint-webbplatsen för marknadsföring omfattas av två kvarhållningsprinciper. Den första kvarhållningsprincipen konfigureras för att alla SharePoint-webbplatser ska behålla objekt i fem år efter att de har skapats. Den andra kvarhållningsprincipen har konfigurerats för specifika SharePoint-webbplatser för att behålla objekt i tio år efter att de har skapats.
Dokument på den här SharePoint-webbplatsen för marknadsföring behålls i tio år eftersom det är den längsta kvarhållningsperioden för objektet.
Explicit vinner över implicit för borttagningar. När konflikter nu är lösta för kvarhållningen finns endast konflikter för borttagningar kvar:
En kvarhållningsetikett (oavsett hur den tillämpats) tillhandahåller explicit kvarhållning i jämförelse med kvarhållningsprinciper, eftersom kvarhållningsinställningarna används för ett enskilt objekt i stället för att tilldelas implicit från en behållare. Det innebär att en borttagningsåtgärd från en kvarhållningsetikett alltid har företräde framför en borttagningsåtgärd från en kvarhållningsprincip.
Exempel för den tredje principen (etikett): Ett dokument omfattas av två kvarhållningsprinciper som har en borttagningsåtgärd på fem respektive tio år, samt en kvarhållningsetikett som har en borttagningsåtgärd på sju år.
Dokumentet tas bort permanent efter sju år eftersom borttagningsåtgärden från kvarhållningsetiketten har företräde.
När du bara har kvarhållningsprinciper: Om en kvarhållningsprincip för en plats använder ett anpassningsbart omfångsområde eller ett statiskt omfångsområde som innehåller specifika instanser (till exempel specifika användare för Exchange-e-post) har kvarhållningsprincipen företräde framför ett statiskt omfångsområde som har konfigurerats för alla instanser för samma plats.
Ett statiskt omfång som har konfigurerats för alla instanser för en plats kallas ibland för en "organisationsomfattande princip". Till exempel Exchange-e-post och standardinställningen för Alla mottagare. Eller SharePoint-webbplatser och standardinställningen för alla webbplatser. När kvarhållningsprinciper inte är organisationsomfattande men har konfigurerats med ett anpassningsbart omfångsområde eller ett statiskt omfångsområde som innehåller specifika instanser har de samma prioritet på den här nivån.
Exempel 1 för den tredje principen (principer): Ett e-postmeddelande omfattas av två kvarhållningsprinciper. Den första kvarhållningsprincipen är obegränsad och objekt tas bort efter tio år. Den andra kvarhållningsprincipen är begränsad till specifika postlådor och tar bort objekt efter fem år.
E-postmeddelandet tas bort permanent efter fem år eftersom borttagningsåtgärden från den begränsade kvarhållningsprincipen har företräde framför den organisationsomfattande kvarhållningsprincipen.
Exempel 2 för den tredje principen (principer): Ett dokument i en användares OneDrive-konto omfattas av två kvarhållningsprinciper. Den första kvarhållningsprincipen omfattar användarens OneDrive-konto och har en borttagningsåtgärd efter 10 år. Den andra kvarhållningsprincipen omfattar användarens OneDrive-konto och har en borttagningsåtgärd efter sju år.
När det här dokumentet tas bort permanent, det går inte att fastställas på den här nivån eftersom båda kvarhållningsprinciperna är begränsade till att inkludera specifika instanser.
Den kortaste borttagningsperioden vinner. Kan användas för att avgöra när objekt tas bort från kvarhållningsprinciper och resultatet inte kunde lösas från föregående nivå: Innehållet tas bort permanent i slutet av den kortaste kvarhållningsperioden för objektet.
Anteckning
Det är möjligt att en kvarhållningsprincip som har en kvarhållningsperiod på 7 år vinner över en kvarhållningsprincip på 5 år eftersom den första principen är konfigurerad för att starta kvarhållningsperioden baserat på när filen skapas och den andra kvarhållningsprincipen från när filen senast ändrades.
Exempel för den här fjärde principen: Ett dokument i en användares OneDrive-konto omfattas av två kvarhållningsprinciper. Den första kvarhållningsprincipen är begränsad till att omfatta den här användarens OneDrive-konto och har en borttagningsåtgärd på 10 år efter att filen har skapats. Den andra kvarhållningsprincipen omfattar användarens OneDrive-konto och har en borttagningsåtgärd efter sju år.
Det här dokumentet tas bort permanent efter sju år eftersom det är den kortaste kvarhållningsperioden för objektet från dessa två begränsade kvarhållningsprinciper.
Objekt som omfattas av eDiscovery-bevarande omfattas också av den första kvarhållningsprincipen. de kan inte tas bort permanent av någon kvarhållningsprincip eller kvarhållningsetikett. När undantaget släpps fortsätter kvarhållningsprinciperna att gälla för dem. De kan till exempel lyda under en kvarhållningsperiod som inte har löpt ut eller en borttagningsåtgärd.
Principer för kvarhållningsexempel som kombinerar kvarhållnings- och borttagningsåtgärder
Följande exempel är mer komplexa för att illustrera principerna för kvarhållning när olika kvarhållnings- och borttagningsåtgärder kombineras. För att göra exemplen enklare att följa använder alla kvarhållningsprinciper och etiketter standardinställningen för att starta kvarhållningsperioden när objektet skapas så att slutet av kvarhållningsperioden är detsamma för objektet.
Ett objekt har följande kvarhållningsinställningar:
- En kvarhållningsprincip för endast borttagning efter fem år
- En kvarhållningsprincip som bevaras i tre år och sedan tas bort
- En kvarhållningsetikett som endast behålls i sju år
Resultat: Objektet behålls i sju år eftersom kvarhållningen prioriteras framför borttagningen och sju år är den längsta kvarhållningsperioden för objektet. I slutet av den här kvarhållningsperioden tas objektet bort permanent på grund av borttagningsåtgärden från kvarhållningsprinciperna.
Även om de två kvarhållningsprinciperna har olika datum för borttagningsåtgärderna kan objektet tidigast tas bort permanent i slutet av den längsta kvarhållningsperioden, som är längre än båda borttagningsdatumen.
Ett objekt har följande kvarhållningsinställningar:
- En organisationsomfattande kvarhållningsprincip som endast tas bort efter tio år
- En kvarhållningsprincip som omfattas av specifika instanser som bevaras i fem år och sedan tas bort
- En kvarhållningsetikett som bevaras i tre år och sedan tas bort
Resultat: Objektet behålls i fem år eftersom det är den längsta kvarhållningsperioden för objektet. I slutet av kvarhållningsperioden tas objektet bort permanent på grund av borttagningsåtgärden på tre år från kvarhållningsetiketten. Borttagning från kvarhållningsetiketter har företräde framför borttagning från alla kvarhållningsprinciper. I det här exemplet löses alla konflikter av den tredje nivån.
Använda Bevarandelås för att begränsa ändringar av principer
Vissa organisationer kan behöva följa regler som definierats av regelverk som SEC-regeln (Securities and Exchange Commission) 17a-4, som kräver att en kvarhållningsprincip inte kan inaktiveras eller göras mindre restriktiv när den har inaktiverats.
Med bevarandelås kan organisationen uppfylla sådana efterlevnadskrav eftersom det låser en kvarhållningsprincip eller en kvarhållningsetikett så att ingen – inte ens en administratör – kan stänga av principen, ta bort principen eller göra den mindre restriktiv.
Du använder Bevarandelås när kvarhållningsprincipen eller kvarhållningsetikettens princip har skapats. Mer information och instruktioner finns i Använda bevarandelås för att begränsa ändringar av kvarhållningsprinciper och principer för kvarhållningsetiketter.
Släppa en kvarhållningsprincip
Om du anger att dina principer för kvarhållning inte har ett bevarandelås kan du ta bort dina principer när som helst, vilket effektivt inaktiverar kvarhållningsinställningarna för en kvarhållningsprincip och kvarhållningsetiketter inte längre kan tillämpas från kvarhållningsetikettprinciper. Alla tidigare tillämpade kvarhållningsetiketter finns kvar med sina konfigurerade kvarhållningsinställningar och för dessa etiketter kan du fortfarande uppdatera kvarhållningsperioden när den inte baseras på när objekt har etiketterats.
Du kan också behålla en princip, eller ändra platsstatus till av eller inaktivera principen. Ett annat alternativ är att konfigurera om principen så att den inte längre innehåller specifika användare, webbplatser, grupper och så vidare.
Ytterligare information för specifika platser:
SharePoint-webbplatser och OneDrive-konton:
När du släpper en kvarhållningsprincip för SharePoint-webbplatser och OneDrive-konton bevaras allt innehåll som omfattas av bevarande från principen att behållas i 30 dagar för att förhindra oavsiktlig dataförlust. Under den här respitperioden på 30 dagar sparas borttagna filer fortfarande (filer läggs fortfarande till i biblioteket för bevarande av dokument), men det tidsinställda jobbet som regelbundet rensar biblioteket för bevarande av dokument är inaktiverat för dessa filer så att du kan återställa dem om det behövs.
Ett undantag till den här respitperioden på 30 dagar är när du uppdaterar principen för att exkludera en eller flera webbplatser för SharePoint eller konton för OneDrive. I det här fallet tar det tidsinställda jobbet bort filer för dessa platser i biblioteket för bevarande av dokument utan 30 dagars fördröjning.
Mer information om biblioteket för bevarande av dokument finns i Hur bevarande fungerar för SharePoint och OneDrive.
På grund av beteendet under respitperioden kan principen återupptas utan att någon permanent dataförlust sker under tiden om du återaktiverar principen eller ändrar dess platsstatus inom 30 dagar.
E-post och Microsoft 365-grupper i Exchange
När du släpper en kvarhållningsprincip för postlådor som är inaktiva när principen släpps:
Om kvarhållningsprincipen uttryckligen tillämpas på en postlåda gäller inte längre kvarhållningsinställningarna. När inga kvarhållningsinställningar tillämpas blir en inaktiv postlåda berättigad till automatisk borttagning på vanligt sätt.
En explicit kvarhållningsprincip kräver antingen ett adaptivt principomfång eller ett statiskt principomfång med en inkluderingskonfiguration som angav en aktiv postlåda när principen tillämpades och senare blev inaktiv
Om kvarhållningsprincipen implicit tillämpas på en postlåda och den konfigurerade kvarhållningsåtgärden ska behållas fortsätter kvarhållningsprincipen att gälla och en inaktiv postlåda blir aldrig berättigad till automatisk borttagning. När kvarhållningsåtgärden inte längre gäller eftersom kvarhållningsperioden har gått ut kan Exchange-administratören nu ta bort den inaktiva postlådan manuellt
En implicit kvarhållningsprincip kräver ett statiskt principomfång med konfigurationen Alla mottagare (för Exchange-e-post) eller Alla grupper (för Microsoft 365-grupper).
Mer information om inaktiva postlådor som har kvarhållningsprinciper tillämpade finns i Inaktiva postlådor och Microsoft 365 kvarhållning.
Granskning av konfiguration och åtgärder för datakvarhållning
När granskning är aktiveratstöds granskningshändelser för kvarhållning för både administrationskonfiguration (principer och etiketter för datakvarhållning) och åtgärder för datakvarhållning (endast etiketter för datakvarhållning).
Granskning av konfiguration för datakvarhållning
Administratörskonfiguration av principer och etiketter för datakvarhållning loggas som granskningshändelser när en kvarhållningsprincip eller -etikett skapas, konfigureras om eller tas bort.
En fullständig lista över granskningshändelser finns i aktiviteter för princip och etikett för datakvarhållning.
Granskning av åtgärder för kvarhållning
Åtgärder för datakvarhållning loggas som granskningshändelser är endast tillgängliga för etiketter för datakvarhållning och inte för principer för datakvarhållning:
När en kvarhållningsetikett används, ändras eller tas bort från ett objekt i SharePoint eller OneDrive:
- Välj Ändrad kvarhållningsetikett för en fil från Fil- och sidaktiviteter.
När ett etiketterat objekt i SharePoint markeras som en post och det låses upp eller låses av en användare:
- Välj Ändrade poststatus till låst och Ändrade poststatus till olåst från Fil- och sidaktiviteter.
När en etikett för datakvarhållning som markerar innehåll som en post eller regelpost tillämpas på ett objekt i Exchange:
- Välj Etiketterat meddelande som en post från Exchange postlådeaktiviteter.
När ett etiketterat objekt i SharePoint, OneDrive eller Exchange markeras som en post eller regelpost och tas bort permanent:
- Välj Borttagen fil markerad som en post från Fil- och sidaktiviteter
När en borttagningsgranskare vidtar åtgärder för ett objekt som har nått slutet av sin kvarhållningstid:
- Från Borttagningsgranskningsaktiviteter väljer du Godkänd borttagning, Utökad kvarhållningstid, Ometiketterat objekt eller Tillagda granskare
PowerShell-cmdletar för kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter
Om du vill använda cmdletar för kvarhållning måste du ansluta till Office 365 Säkerhets- och efterlevnadscenter PowerShell. Använd sedan någon av följande cmdletar:
När kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter eller eDiscovery-undantag ska användas
Även om inställningar för kvarhållning och undantag som du har skapat med ett eDiscovery-fall både kan förhindra att data tas bort permanent, är de utformade för olika scenarier. Använd följande vägledning för att förstå skillnaderna och bestämma vad du ska använda:
Kvarhållningsinställningar som du anger i kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter är utformade för en långsiktig informationsstyrningsstrategi för att behålla eller ta bort data för efterlevnadskrav. Omfattningen är vanligtvis bred och fokus är plats och innehåll i stället för enskilda användare. Det går att konfigurera början och slutet av kvarhållningsperioden med alternativet för att automatiskt ta bort innehåll utan ytterligare administratörsåtgärd.
Undantag för eDiscovery (antingen Core eDiscovery- eller Advanced eDiscovery-fall) har utformats med begränsad varaktighet för att bevara data för juridisk undersökning. Omfattningen är specifik med fokus på innehåll som ägs av identifierade användare. Början och slutet av kvarhållningsperioden kan inte konfigureras, men är beroende av enskilda administratörsåtgärder, utan något alternativ för att automatiskt ta bort innehåll när undantaget släpps.
Sammanfattning som jämför kvarhållning med undantag:
| Att tänka på | Kvarhållning | eDiscovery-undantag |
|---|---|---|
| Affärsbehov: | Efterlevnad | Villkor |
| Tidsomfång: | Långsiktig | Kortsiktig |
| Fokus: | Bred, innehållsbaserad | Specifika, användarbaserade |
| Konfigurerbart start- och slutdatum: | Ja | Nej |
| Innehållsborttagning: | Ja (valfritt) | Nej |
| Administrativa kostnader: | Låg | Hög |
Om innehållet gäller både kvarhållningsinställningar och ett eDiscovery-undantag prioriteras alltid kvarhållning av innehåll för eDiscovery-undantaget. På så sätt utökas kvarhållningsprinciperna till eDiscovery-undantaget, eftersom de bevarar data tills en administratör manuellt upphäver undantaget. Trots denna prioritet ska du dock inte använda eDiscovery-undantag för långsiktig informationsstyrning. Om du är orolig för automatisk borttagning av data kan du konfigurera inställningar för kvarhållning för att behålla objekt permanent, eller använda borttagningsgranskning med kvarhållningsetiketter.
Om du använder äldre eDiscovery-verktyg för att bevara data kan du se följande resurser:
Exchange:
SharePoint och OneDrive:
Använda kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter istället för äldre funktioner
Om du proaktivt behöver behålla eller ta bort innehåll i Microsoft 365 för informationsstyrning rekommenderar vi att du använder kvarhållningsprinciper och kvarhållningsetiketter i stället för följande äldre funktioner.
Om du använder de här äldre funktionerna kommer de att fortsätta fungera sida vid sida med Microsoft 365-kvarhållningsprinciper och -kvarhållningsetiketter. Vi rekommenderar dock att du i fortsättningen använder Microsoft 365 kvarhållningsprinciper och -etiketter för att dra nytta av en enda lösning för att hantera både kvarhållning och borttagning av innehåll över flera arbetsbelastningar i Microsoft 365.
Äldre funktioner från Exchange Online:
Kvarhållningsetiketter och kvarhållningsprinciper, , även kallat messaging records management (MRM) (endast kvarhållning)
Men om du använder följande MRM-funktioner bör du vara medveten om att de för närvarande inte stöds av Microsoft 365-kvarhållningsprinciper:
En arkivprincip för arkivpostlådor att automatiskt flytta e-postmeddelanden från en användares primära postlåda till arkivpostlådan efter en angiven tidsperiod. En arkiveringsprincip (med alla inställningar) kan användas tillsammans med en kvarhållningsprincip för Microsoft 365 som gäller för en användares primära postlåda och arkivpostlåda.
Kvarhållningsprinciper som tillämpas av en administratör på specifika mappar i en postlåda. En kvarhållningsprincip för Microsoft 365 gäller för alla mappar i postlådan. En administratör kan dock konfigurera olika kvarhållningsinställningar med hjälp av kvarhållningsetiketter som en användare kan använda för mappar i Outlook som en standardkvarhållningsetikett.
bevarande av juridiska skäl (endast kvarhållning)
Även om bevarande av juridiska skäl fortfarande stöds rekommenderar vi att du använder Microsoft 365 kvarhållning eller eDiscovery-undantag, efter behov.
Äldre funktioner från SharePoint och OneDrive:
Dokumentborttagningsprinciper (endast borttagning)
Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats (endast kvarhållning)
Använda principer för att stänga och ta bort webbplatsen (endast borttagning)
Principer för informationshantering (endast borttagning)
Om du har konfigurerat SharePoint-webbplatser för innehållstypprinciper eller informationshanteringsprinciper för att behålla innehåll för en lista eller ett bibliotek ignoreras dessa principer när en kvarhållningsprincip gäller.
Relaterad information
- Begränsningar för SharePoint Online
- Begränsningar och specifikationer för Microsoft Teams
- Resurser som hjälper dig att uppfylla regelkrav för informationsstyrning och hantering av arkivhandlingar.
Konfigurationsvägledning
Se Kom igång med informationsstyrning. Den här artikeln innehåller information om prenumerationer, behörigheter och länkar till konfigurationsvägledningen för scenarier med kvarhållning för slutpunkt till slutpunkt.