Samarbeta med gäster i ett dokument

Om du behöver samarbeta med personer utanför organisationen i dokument i SharePoint eller OneDrive kan du skicka dem en delningslänk till dokumentet. I den här artikeln går vi igenom de konfigurationssteg Microsoft 365 behöver för att konfigurera delningslänkar för SharePoint och OneDrive för organisationens behov.

Videodemonstration

I den här videon visas konfigurationsstegen som beskrivs i det här dokumentet.

Inställningar för externt Samarbete i Azure

Delning i Microsoft 365 styrs på sin högsta nivå av inställningarna för B2B-externt samarbete i Azure Active Directory. Om gästdelning är inaktiverat eller begränsat i Azure AD åsidosätter den här inställningen alla delningsinställningar som du konfigurerar i Microsoft 365.

Kontrollera inställningarna för B2B externt samarbete för att säkerställa att delning med gäster inte blockeras.

Inställningar för externt samarbete

1. Logga in till Azure Active Directory på https://aad.portal.azure.com.
2. I det vänstra navigeringsfönstret klickar du på Azure Active Directory.
3. Klicka på Externa identiteter.
4. På skärmen Kom igång i det vänstra navigeringsfönstret klickar du på inställningar för externt samarbete.
5. Se till att antingen Medlemsanvändare och användare som tilldelats specifika administratörsroller kan bjuda in gästanvändare, inklusive gäster med medlemsbehörighet eller Alla i organisationen kan bjuda in gästanvändare, inklusive gäster och icke-administratörer, är markerat.
6. Om du har gjort ändringar klickar du på Spara.

Observera inställningarna i avsnittet Begränsningar för samarbete. Kontrollera att domänerna för de gäster som du vill samarbeta med inte är blockerade.

Om du arbetar med gäster från flera organisationer kanske du vill begränsa deras åtkomst till katalogdata. Det gör att de inte kan se vem mer som är gäst i katalogen. Under begränsningar för gästanvändaråtkomst kan du göra det genom att välja Gästanvändare har begränsad åtkomst till egenskaper och medlemskap i inställningar för katalogobjekt eller Gästanvändaråtkomst begränsas till egenskaper och medlemskap i sina egna katalogobjekt.

SharePoint delningsinställningar på organisationsnivå

För att personer utanför organisationen ska ha tillgång till ett dokument i SharePoint eller OneDrive måste delningsinställningarna på SharePoint- och OneDrive-organisationsnivå tillåta delning med personer utanför organisationen.

Inställningarna på organisationsnivå för SharePoint inställningar som ska vara tillgängliga för enskilda SharePoint webbplatser. Webbplatsinställningar får inte vara mer tillåtande än inställningarna på organisationsnivå. Inställningen på organisationsnivå för OneDrive avgör vilken delningsnivå som ska vara tillgänglig i användarnas OneDrive bibliotek.

Om SharePoint och OneDrive väljer du Alla om du vill tillåta icke-autisk fil- och mappdelning. Om du vill säkerställa att personer utanför organisationen måste autentisera väljer du Nya och befintliga gäster. Länkar för alla är det enklaste sättet att dela: personer utanför organisationen kan öppna länken utan autentisering och kan överföra den till andra.

Välj SharePoint mest tillåtande inställning som behövs av alla webbplatser i organisationen.

För att ange delningsinställningar för SharePoint på organisationsnivå

1. I det vänstra navigeringsfönstret i administrationscentret för Microsoft 365 går du till Administrationscenter och klickar på SharePoint.
2. I det SharePoint navigeringsfönstret i administrationscentret klickar du på Delning under Principer i administrationscentret.
3. Kontrollera att extern delning för SharePoint eller OneDrive är inställt på Alla eller Nya och befintliga gäster. (Observera att OneDrive kan vara mer tillåtande än SharePoint inställning.)
4. Om du har gjort ändringar klickar du på Spara.

Standardinställningar för länkar på organisationsnivå i SharePoint

Standardinställningarna för filer och mappar avgör vilket länkalternativ som visas för användarna när de delar en fil eller mapp. Användare kan ändra länktypen till något av de andra alternativen innan de delar om de vill.

Tänk på att den här SharePoint påverkar webbplatser i organisationen samt OneDrive.

Välj en länk från någon av följande typer som sedan väljs som standard när användare delar filer och mappar:

• Alla som har länken – Välj det här alternativet om du förväntar dig att göra många oautherade fil- och mappdelningar. Om du vill tillåta att Alla -länkar men är bekymrad över oavsiktlig overifierad delning kan du överväga något av de andra alternativen som standard. Den här länktypen är bara tillgänglig om du har aktiverat Alla delning.
• Endast personer i organisationen – Välj det här alternativet om du förväntar dig att de flesta fil- och mappdelningar ska vara med personer inom organisationen.
• Vissa personer – Överväg det här alternativet om du förväntar dig att göra mycket fil- och mappdelning med gäster. Den här länktypen fungerar med gäster och kräver att de verifieras.

Så här anger SharePoint och OneDrive inställningar för länkar på organisationsnivå

1. Gå till sidan Delning i administrationscentret för SharePoint.
2. Välj den standard delningslänk du vill använda under Fil- och mapplänkar.
3. Om du har gjort ändringar klickar du på Spara.

Om du vill ange behörighet för delningslänken går du till Välj den behörighet som är markerad som standard för delningslänkar.

1. Välj Visa om du inte vill att obehöriga användare ska göra ändringar i filer och mappar.
2. Välj Redigera om du vill tillåta att obehöriga användare gör ändringar i filer och mappar.

Observera att ovanstående två förinsändningsalternativ inte bara kan tillämpas för gäster/externa användare utan även för interna användare. Vilket behörighetsalternativ du väljer avgörs av eget gottfinnande.

Ange behörigheter för länkar som tillåter delning med alla

1. Under de här länkarna kan ge följande behörigheter: underfönstret
   1. I listrutan Filer
      • Välj Visa och redigera om du vill tillåta oauthenticerade användare att göra ändringar i filerna.
      • Välj Visa om du inte vill att oauthenticerade användare ska göra ändringar i filerna.
   2. I listrutan Mappar
      • Välj Visa, redigera och ladda upp om du vill tillåta att icke-obehöriga användare gör ändringar i mapparna.
      • Välj Visa om du inte vill att obehöriga användare ska göra ändringar i mapparna.

Delningsinställningar på webbplatsnivå i SharePoint

Om du delar filer och mappar som finns på en SharePoint-webbplats måste du kontrollera inställningarna för delning på webbplatsnivå för den webbplatsen.

Så här anger du delningsinställningar på webbplatsnivå

1. I navigeringsfönstret till vänster i administrationscentret för SharePoint expanderar du Webbplatser och klickar på Aktiva webbplatser.
2. Välj den webbplats där du vill dela filer och mappar med gäster.
3. Bläddra åt höger på raden (där den valda webbplatsen finns) och klicka någonstans i kolumnen Extern delning.
4. På den sida som visas klickar du på fliken Principer.
5. Under fönstret Extern delning klickar du på Redigera.
6. Kontrollera att delning är inställt på Alla eller Nya och befintligt gäster.
7. Om du har gjort ändringar klickar du på Spara.

Bjuda in användare

Inställningarna för gästdelning är nu konfigurerade. så att användare nu kan dela filer och mappar med personer utanför organisationen. Mer information OneDrive dela filer och SharePoint mappar och Dela filer och mappar.

Se även

Metodtips för att dela filer och mappar med overifierade användare

Begränsa oavsiktlig exponering för filer när de delas med gäster

SharePoint- och OneDrive-integrering med Azure AD B2B