Använda Word-mallar i Dynamics 365

 

Gäller för: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Den här funktionen introducerades i CRM Online 2016-uppdateringen och CRM 2016 (lokalt).

Vill du skaffa den här funktionen? Kontakta din Dynamics 365-administratör eller supportperson.

När du har skapat och importerat Microsoft Office Word-mallar i Microsoft Dynamics 365, kan användare skapa standardiserade dokument dom fylls automatiskt i med Dynamics 365-data med ett enda klick. Den här funktionen har några saker som du bör känna till för att skapa Word-mallar.

Tips

Kontrollera följande video: Skapa dokument direkt från Dynamics CRM med hjälp av Word- och Excel-mallar (2:38)

Varning

Det finns ett känt problem när du skapar mallar i Word. Det här avsnittet innehåller information om hur du förhindrar interaktioner som eventuellt kan göra Word instabilt. Se: Viktigt! Ett känt problem och hur du undviker det

Följande versioner är de som stöds av Word.

Yta	Word-version.
Skapa en Word-mall	2013, 2016
Med hjälp av ett Word-dokument som skapas i Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Följ anvisningarna i det här avsnittet om du vill kunna skapa och använda Word-mallar i Dynamics 365.

Steg 1: Skapa en Word-mall

Var du kan skapa en mall

Det finns tre platser i Dynamics 365 där du kan skapa en Word-mall:

• Från sidan Inställningar. Gå till Inställningar > Mallar > Dokumentmallar > Ny(). Du måste ha tillräcklig behörighet för åtkomst till sidan inställningar, som t.ex. systemadministratör eller systemanpassare.

• Från en post. Öppna en post, till exempel ett konto i Försäljning. Gå till Försäljning > Klientkonton > Mina aktiva konton. Klicka på ett konto för att öppna det och klicka sedan på Mer (...) > Word-mallar > Skapa en Word-mall. Mallar som skapas här är personliga och endast tillgängliga för användaren som skapar mallen.

• Från en lista över poster. Gå till t.ex. till Försäljning > Klientkonton > Mina aktiva konton. Välj ett enskilt konto och klicka sedan på Mer (...) > Word-mallar > Skapa en Word-mall.

  

Tips

Ta bort personliga mallar genom att göra följande:

1. Klicka på Avancerad sökning ().

2. För Sök efter, välj Personliga dokumentmallar.

3. Klicka på Resultat (!).

4. Markera den personliga dokumentmallen för att ta bort den och klicka sedan på Ta bort ().

När du har klickat på Skapa Word-mall, välj en enhet att filtrera med och klicka sedan på Word-mall > Välj enhet.

Sidan för val av relation visas.

Vad är 1 till n-, n till 1- och n till n-relationer?

Den här sidan kräver en förståelse för din Dynamics 365-datastruktur. Din Dynamics 365-administratör eller -systemanpassare kan ge information om entitetsrelationer. Mer information om administrativt innehåll finns i TechNet: Skapa och redigera entitetsrelationer.

Här är några exempel på relationer för kontoentiteten.

Förhållande	Beskrivning
	Ett konto kan ha flera kontakter.
	Ett lead, konto eller en kontakt kan ha flera konton.
	Ett konto kan ha flera utskickslistor. En utskickslista kan ha flera konton.

Relationer som du väljer på den här skärmen avgör vilka entiteter och fält som är tillgängliga senare när du definierar Word-mallen. Välj bara relationer som du måste lägga till Dynamics 365-data till Word-mallen.

Anteckning

Det finns en övre gräns på 100 för antal relaterade poster som returneras för varje relation för att hämta dokument på rätt sätt. Om du till exempel vill exportera en mall för ett konto, och du vill inkludera en lista över dess kontakter, returnerar dokumentet högst 100 av kontots kontaktpersoner.

Hämta mallen.

Klicka på Hämta mall på sidan Välj enhet för att skapa en Word-fil på den lokala datorn med den exporterade enheten som XML-data.

Steg 2: Aktivera fliken Utvecklare

Öppna Word-mallfilen. Nu verkar dokumentet vara tomt.

För att visa och lägga till Dynamics 365 XML-data, måste du aktivera fliken Word-utvecklare.

1. Gå till Fil > Alternativ > Anpassa menyfliken, och aktivera sedan Utvecklare.

   

2. Klicka på OK.

Utvecklare visas nu i Word-menyfliksområdet.

Viktigt! Ett känt problem och hur du undviker det

Det finns ett känt problem med Dynamics 365-genererade Word-mallar och Microsoft Office Word. I nästa avsnitt ska du lägga till fält för XML-innehållskontroll till Word-mallen.

Varning

Några saker som kan orsaka att Word låses, vilket kräver att du använder Aktivitetshanteraren för att stoppa Word:

• Du kan infoga en innehållskontroll för annat än Bild eller Oformaterad text.

• Du ändrar text som till exempel ändra skiftläget eller lägga till text i en innehållskontroll. Dessa ändringar kan uppstå genom Autokorrigering eller genom att användaren redigerar. Som standard använder Microsoft Word Autokorrigering versaler i meningar. När du lägger till ett fält för innehållskontroll, ser Word detta som en ny mening och använder då versaler när fokus ändras från fältet.

Gör följande för att förhindra problem med kontrollfält:

Lägg bara till fält som oformaterad text eller bild

1. Du använder XML-mappningsfönstret för att lägga till Dynamics 365-entitetsfält till din Word-mall. Se till att bara lägga till fält som Oformaterad text eller Bild.

   

Gör alla textändringar i tillagda innehållskontroll

1. Du kan göra formateringsändringarna för innehållskontrollfälten, till exempel göra text i fetstil, men inga andra textändringar, inklusive ändringar av versaler och gemener.

   

Om det uppstår låsning eller prestandaförsämring i Word kan du prova att stänga av Autokorrigering.

Stänga av Autokorrigering

1. Med mallfilen öppen i Word, gå till Fil > Alternativ > Korrektur > Alternativ för Autokorrigering.

   

2. Avmarkera Kapitalisera första bokstaven i meningar och Använd automatiskt förslag från stavningskontrollen.

   

3. Avmarkera Bindestreck (--) med tankstreck (-) på flikarna Autoformatering och Autoformatering medan du skriver.

4. Klicka på OK.

Om du har följt ovanstående rekommendationer är det dags att definiera Word-mallen.

Steg 3: Definiera Word-mallen

Använd XML-mappningsfönstret för att definiera Word-mallen med Dynamics 365-entitetsfält.

1. I din Word-mall, klickar du på Utvecklare > XML-mappningsfönster.

   

   Standard-XML-schema är markerat.

   

2. Välj Dynamics 365 XML-schema. Det kommer att börja med “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Viktigt

   Om du har ofta olyckliga redigeringar som orsakar att Word låses eller får försämrad prestanda bör du inaktivera alternativet Autokorrigering enligt avsnittet: "Ett känt problem och hur du undviker det".

3. Visa Dynamics 365-enheten, högerklicka i enhetsfältet och klicka sedan på Infoga innehållskontroll > Oformaterad text.

   

Entitetsfältet Dynamics 365 läggs till i Word-mallen.

Lägg till fler entitetsfält, lägg till beskrivande etiketter och text och formatera dokumentet.

En färdig mall kan se ut så här:

Vissa innehållskontrollfält som du angav har förmodligen flera rader med data. Till exempel har konton mer än en kontakt. Ta med alla data i din Word-mall, ange innehållskontrollfältet till att upprepas.

Ange innehållskontrollfält till att upprepa

1. Placera fält med upprepade data i en tabellrad.

2. Markera hela tabellraden i mallen.

   

3. Högerklicka på den relation som innehåller innehållskontrollfält i XML-mappningsfönstret och klicka sedan på Upprepning.

   

När du använder Word-mallen i Dynamics 365 för att skapa ett dokument kommer tabellen att fyllas i med flera rader med data.

När mallen har de fält och den formatering som du vill ha, sparar du den och överför den till Dynamics 365.

Steg 4: Skicka tillbaka Word-mallen till Dynamics 365

"När du har byggt upp din Word-mall som du vill ha den sparar du den så att du kan överföra den till Dynamics 365.

Åtkomsten till den nya Word-mallen beror på hur du har överfört den och på åtkomsten som har godkänts för säkerhetsrollen. Glöm inte att kontrollera Använd Säkerhetsroller för att styra åtkomsten till mallarna.

Dynamics 365-administratörer kan använda sidan Inställningar för att överföra Word-mallen till Dynamics 365. En mall som har överförts i Inställningar är tillgänglig för alla användare i din Dynamics 365-organisation.

För administratörer: Steg 4: Skicka Word-mall till Dynamics 365

1. I Dynamics 365, gå till Inställningar >Mallar > Dokumentmallar.

2. Klicka på Överför mall till CRM.

3. Dra Word-filen i dialogrutan eller bläddra till filen.

   

4. Klicka på Överför.

Icke-administratörer kan överföra en mall för eget bruk från en lista över poster.

För icke-administratörer eller administratörer som vill skapa en egen mall: Överför Word-mall till Dynamics 365

1. I Dynamics 365, öppna en sida med en lista över poster, till exempel listan över kundkonton i Försäljning.

2. Välj en enskild artikel som t.ex. ett konto och klicka sedan på Mer (...) > Word-mallar > Skapa en Word-mall.

3. Klicka på Word-mall > Överför.

   

4. Dra Word-filen i dialogrutan eller bläddra till filen.

5. Klicka på Överför.

Steg 5: Skapa ett dokument från Word-mallen

För att använda Word-mallen som du har skapat, gör du följande:

1. Öppna en post med information som du vill skapa ett dokument för. Öppna till exempel en kundkontopost och i Försäljning.

2. Klicka på Mer (...) > Word-mallar, och sedan under Word-mallar markerar du mallen som du skapade.

   Om mallen som du skapade inte visas finns det två möjligheter:

   1. Endast mallar som skapats för den valda posttypen (entitet) visas. Om du öppnar en affärsmöjlighetspost, kommer du inte att se en mall som du har skapat med Kontoentiteten.

   2. Du måste uppdatera Dynamics 365 för att visa mallen. Antingen uppdaterar du webbläsaren eller så stänger du och öppnar Dynamics 365 igen.

När du har valt din Word-mall, skapar Dynamics 365 ett Word-dokument från den valda posten.

Prova Word-provmallar

Det finns fem Word mallar som ingår i Microsoft Dynamics 365.

Word-provmallar skapades med en viss posttyp (entitet). Du kommer bara att kunna använda mallen för poster av samma typ.

Namn	Enhet
Sammanfattning över affärsmöjligheter	Affärsmöjlighet (försäljningsområde)
Kampanjsammanfattning	Kampanj (marknadsföringsområde)
Ärendesammanfattning	Ärende (serviceområde)
Faktura	Faktura (försäljningsområde)
Kontosammanfattning	Klienkonto (Försäljnings-, Service- eller Marknadsföringsområden)

Att tillämpa en Word-provmall

1. Öppna en post med information med den entitetstyp som matchar provmallen. Öppna till exempel en kundkontopost i Försäljning för att tillämpa mallen Kontosammanfattning.

2. Klicka på Mer (...) > Word-mallar, och sedan under Word-mallar markerar du provmallen.

Öppna den nyligen skapade Word-mallen och ge den ett utseende.

Anteckning

Du kan granska men inte redigera mallar som ingår i Microsoft Dynamics 365.

Ytterligare överväganden

Använd Säkerhetsroller för att styra åtkomsten till mallarna

Dynamics 365-administratörer kan kontrollera åtkomsten till Word-mallar med viss granularitet. Du kan till exempel ge säljare Läs- men inte Skrivbehörighet till en Word-mall.

1. I Dynamics 365 klickar du på Inställningar > Säkerhet > Säkerhetsroller.

2. Välj en roll och klicka sedan på fliken Verksamhetsstyrning.

3. Välj Dokumentmall för att ange åtkomst för mallar som är tillgängliga för hela organisationen. Välj Personlig dokumentmall för mallar som delas till enskilda användare.

4. Klicka på cirklarna om du vill justera åtkomstnivå.

Listor i skapade dokument är inte i samma ordning som posterna

Listor med poster som skapats från en egen mall kan inte visas i samma ordning i Word-dokument som i ordningen i Dynamics 365. Poster visas i ordningen efter den tiden och datumet då de skapades.

Se även

Analysera data med Excel-mallar