Analysera data med Excel-mallar

 

Gäller för: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Den här funktionen introducerades i CRM Online 2016-uppdateringen och CRM 2016 (lokalt).

Vill du skaffa den här funktionen? Kontakta din Dynamics 365-administratör eller supportperson.

Microsoft Excel tillhandahåller kraftfulla sätt att analysera och presentera din Dynamics 365-data. Med Excel-mallar kan du enkelt skapa och dela den anpassade analysen med andra i organisationen.

Använd Excel-mallar för:

• Försäljningsprognos

• Pipelinehantering

• Poängsättning av leads

• Områdesplanering

• Och mycket mer...

Du kan prova de Excel-mallar som ingår i Microsoft Dynamics 365 för att få en snabb överblick över vilken typ av analys som är möjlig.

Tips

Kontrollera följande video: Skapa dokument direkt från Dynamics CRM med hjälp av Word- och Excel-mallar (2:38)

Skapa en ny Excel-mall

Nedan följer stegen för att skapa en Excel-mall.

Steg 1: Skapa en ny mall från befintliga data

Det finns två platser i Dynamics 365 där du kan skapa en Excel-mall:

• Från sidan Inställningar. Gå till Inställningar > Mallar > Dokumentmallar > Ny(). Du måste ha tillräcklig behörighet för åtkomst till sidan inställningar, som t.ex. systemadministratör eller systemanpassare.

• Från en lista över poster. Gå till exempel till Försäljning > Affärsmöjligheter > Mina öppna affärsmöjligheter. På menyraden klickar du på Excel-mallar > Skapa Excel-mall.

  

Sidan Skapa en mall från Dynamics 365-data visas.

Välj data som ska inkluderas i mallen

1. Klicka på Excel-mall.

2. Välj en entitet (posttyp) för att inkludera den entitetens Dynamics 365-data. Vyerna som du kan välja i fältet Nästa beror på den entitet som du väljer.

3. Välj en vy.

4. Klicka på Redigera kolumner om du vill lägga till, ta bort och ändra egenskaper för kolumnerna som ska ingå i mallen.

5. Klicka på Hämta fil för att skapa mallfilen.

Varning

Du kan också hämta en mall som inte innehåller några data med undantag för de kolumner som är associerade med posttypen (entitet) med Inställningar > Datahantering > Mallar för dataimport. Mer information finns i: Hämta en mall för dataimport.

Steg 2: Anpassa data i Excel

Öppna den nyligen skapade mallen i Excel för att anpassa data.

Nu ska vi gå igenom ett enkelt exempel på hur du anpassar en Excel-mall med Dynamics 365-exempeldata.

Exempelanpassning av data för affärsmöjligheter

1. Klicka på Aktivera redigering för att tillåta anpassning av Excel kalkylbladen.

2. Lägg till en ny kolumn och kalla den "Förväntade intäkter".

   

3. Skapa en formel för förväntade intäkter. Hänvisa inte till celler med hjälp av deras adresser. Definiera och använd namn i stället.

   

4. Skapa en pivottabell och diagram. Dessa och andra demonstrationsåtgärder kommer att förklaras i en kommande uppdatering till det här ämnet.

   Placera innehåll tillagd av användare ovanför eller till höger om den befintliga datatabellen. Detta förhindrar att innehållet skrivs över om du lägger till nya data i Dynamics 365 senare och du skapar en ny Excel-mall. Mer information finns i: Metodtips för att använda Excel-mallar.

   

5. Spara kalkylbladet.

Nu är du redo att överföra Excel-mallen till Dynamics 365.

Steg 3: Överföra mallen och dela med andra

När du har byggt upp din Excel-mall och anpassat den som du vill ha den kan du överföra den till Dynamics 365. Var du överför mallen bestämmer dess tillgänglighet.

Dynamics 365-administratörer kan använda sidan Inställningar för att överföra Excel-mallen till Dynamics 365. En mall som har överförts i Inställningar är tillgänglig för alla användare i din Dynamics 365-organisation.

För administratörer: Steg 4: Skicka Excel-mall till Dynamics 365

1. I Dynamics 365, gå till Inställningar >Mallar > Dokumentmallar.

2. Klicka på Överför mall till CRM.

3. Dra Excel-filen i dialogrutan eller bläddra för att söka efter och överföra filen.

   

4. Klicka på Överför.

Icke-administratörer kan överföra en mall för eget bruk från en lista över poster.

För icke-administratörer eller administratörer som vill skapa en egen mall: Överför Excel-mall till Dynamics 365

1. I Dynamics 365, öppna en sida med en lista över poster, till exempel listan över försäljningsmöjligheter. Gå till Försäljning > Affärsmöjligheter > Mina öppna affärsmöjligheter.

2. På menyraden klickar du på Excel-mallar > Skapa Excel-mall.

3. Klicka på Excel-mall > Överför.

   

4. Dra filen i dialogrutan eller bläddra för att söka efter och överföra filen.

5. Klicka på Överför.

Steg 4: Välj vem som kan använda den nya mallen

Åtkomsten till den nya Excel beror på hur du har överfört den och på åtkomsten som har godkänts för säkerhetsrollen. Glöm inte att kontrollera Använd säkerhetsroller för att styra åtkomsten till mallarna.

Om du har överfört mallen från sidan Inställningar

Informationssidan för den överförda Excel-mallen ser ut så här.

Mallar som har överförts från sidan Inställningar är tillgängliga för alla användare i din Dynamics 365-organisation. Du behöver inte vidta några ytterligare åtgärder.

Om du överförde mallen från en lista med poster

Informationssidan för den överförda Excel-mallen ser ut så här.

Mallar som har överförts från en lista över poster är tillgängliga för den användare som överförde mallen. Om du vill dela mallen med andra gör du så här:

1. Klicka på Dela från mallens informationssida.

2. Använd sidan Dela personlig dokumentmall om du vill dela Excel mallen med andra användare och ange behörigheter.

Exportera och analysera data med hjälp av den nya mallen

Processen för att använda en Excel-mall ser ut så här.

Steg 1: Välj en entitet som ska analyseras

Välj en entitet (posttyp) som ska analyseras i Dynamics 365 med den Excel-mall som du skapade. Gå till exempel till Försäljning > Affärsmöjligheter > Mina öppna affärsmöjligheter. Två nya affärsmöjligheter lades till efter att mallen skapades.

Steg 2: Exportera Dynamics 365-data med hjälp av den nya Excel-mallen

Välj den Excel-mall som du skapade.

Den här mallen skapades från sidan Inställningar så att den visas på menyn under Excel-mallar. Om den hade skapats från en lista med poster, kommer den att visas under Personliga Excel-mallar.

Om du har Microsoft Excel Online, kan du se data på plats i ett Excel-fönster i Dynamics 365. Om inte, eller om du hellre skulle skapa Excel-filen klickar du på Hämta <mallnamn>.

Steg 3: Analysera dina Dynamics 365-data i Excel

Vad som visas i Excel-kalkylbladet baseras på två saker:

• Poster för Dynamics 365. Den vy som du vill exportera från bestämmer vilka Dynamics 365-poster som visas i den exporterade Excel-filen. Till exempel om du har valt Stängda affärsmöjligheter visas posterna även om du har använt mallen skapas med Mina öppna affärsmöjligheter.

• Kolumner. Mallen som du använde avgör vilka kolumner som visas i tabellen i den exporterade Excel-filen. Till exempel vyn Stängda affärsmöjligheter har dessa kolumner: Potentiell kund, Status, Faktisk intäkt och Faktiskt stängningsdatum. Men om mallen som du använde baserades på Mina öppna affärsmöjligheter, ser du kolumner som är associerade med den aktuella vyn och varje kolumnfiltrering när du har skapat mallen.

Steg 4: Dela resultatet med andra

Om du använder Excel, sparar du online eller på din dator. Skicka filen till andra för granskas och indata.

Prova Excel-provmallarna

Det finns fyra Excel mallar som ingår i Microsoft Dynamics 365.

Excel-provmallar skapades med en viss posttyp (entitet). Du kommer bara att kunna använda mallen för poster av samma typ.

Namn	Enhet
Pipelinehantering	Affärsmöjlighet (försäljningsområde)
Översikt över kampanj	Kampanj (marknadsföringsområde)
SLA-status för ärenden	Ärende (serviceområde)
Ärendesammanfattning	Ärende (serviceområde)

Om du vill tillämpa en Excel-provmall

1. Öppna en lista över poster med information med den entitetstyp som matchar provmallen. Öppna till exempel en lista över affärsmöjligheter som ska tillämpa mallen Pipelinehantering.

2. Klicka på > Excel-mallar och sedan väljer du provmallen under Excel-mallar.

3. Hämta mallen och öppna den på plats i Excel.

Tips

Du kan exportera mallar som ingår i Microsoft Dynamics 365, ändra dem och återimportera dem som nya mallar. Detta kan ge dig en flygande start med att börja skapa dina egna anpassade Excel-mallar.

Metodtips för att använda Excel-mallar

Här är några saker som du måste vara medveten om för att skapa och att bättre utnyttja Excel-mallar i Dynamics 365.

Testa dina Excel-mallar

Excel har massor av funktioner. Det är en bra idé att testa anpassningarna för att se att alla Excel-funktioner fungerar som förväntat i mallarna.

Sekretess och pivot-diagram

Som standard uppdateras inte pivotdiagramdata när ett kalkylblad öppnas. Detta kan skapa ett säkerhetsproblem om vissa pivotdiagramdata inte bör ses av användare med otillräcklig behörighet.

Föreställ dig följande scenario:

• En Dynamics 365-administratör skapar en mall med känsliga data i pivotdiagram och överför mallen till Dynamics 365.

• En säljare som inte borde ha tillgång till känsliga data i pivotdiagram använder mallen för att skapa en Excel-fil för att göra en dataanalys.

Resultatet. Säljaren kanske kan se pivotdiagramdata som överförd av Dynamics 365 administratören, inklusive tillgång till vyer som säljaren inte har behörighet till.

Dessutom. iOS stöder inte uppdatering av pivotedata och pivotdiagram när du använder Microsoft Excel-appen på iOS-enheter.

Rekommendation. Känsliga data bör inte ingå i pivottabeller och pivotdiagram.

Ange att pivotdiagramdata uppdateras automatiskt

Som standard uppdateras inte pivotdiagramdata automatiskt när du öppnar kalkylbladet. Vanliga diagram uppdateras automatiskt.

I Excel, högerklicka på pivotdiagram och klicka sedan på Alternativ för pivotdiagram > Uppdatera data när du öppnar filen.

Placering av nya data

Om du vill lägga till innehåll i Excel-mallen placerar du data ovanför eller till höger om befintliga data. Ett andra alternativ är att placera det nya innehållet i det andra kalkylbladet.

Excel-mallar med bilder kan orsaka fel

Om du försöker att analysera Dynamics 365-data med en Excel-mall som har en bild som har sparats i den, visas kanske följande felmeddelande: "ett fel uppstod vid försök att spara arbetsboken. Därför sparades inte arbetsboken." Försök att ta bort bilden från mallen och läsa in den igen i Dynamics 365.

Excel-mallar och appen Office Mobile i Windows 8.1

Excel-mallar öppnas inte i Windows 8.1-enheter med appen Office Mobile. Du får följande felmeddelande: "Vi har återställt så mycket av dokumentet som det gick, men du kan inte redigera det. Försök att öppna och reparera dokumentet på din dator för att lösa problemet."

Detta är ett känt problem.

Använd tabellens kolumnnamn och områdesnamn i formler

När du skapar Excel-formler ska du inte använda kolumnrubriker eller cellnummer. I stället använder du tabellens kolumnnamn och anger namn för celler eller cellområden.

Använd säkerhetsroller för att styra åtkomsten till mallarna

Dynamics 365 administratörer kan kontrollera åtkomsten till Excel-mallar med viss granularitet. Du kan till exempel ge säljare Läs- men inte Skrivbehörighet till en Excel-mall.

1. I Dynamics 365, klickar du på Inställningar > Säkerhet > Säkerhetsroller.

2. Välj en roll och klicka sedan på fliken Verksamhetsstyrning.

3. Välj Dokumentmall för att ange åtkomst för mallar som är tillgängliga för hela organisationen. Välj Personlig dokumentmall för mallar som delas till enskilda användare.

4. Klicka på cirklarna om du vill justera åtkomstnivå.

Om du vill visa och ta bort personliga dokumentmallar

Följ dessa steg för att ta bort personliga dokumentmallar:

1. Klicka på Avancerad sökning ().

2. För Sök efter, välj Personliga dokumentmallar.

3. Klicka på Resultat(!).

4. Markera den personliga dokumentmallen för att ta bort den och klicka sedan på Ta bort ().

Excel-mallen överförs inte till Microsoft Edge

Om din Microsoft Excel-mall överförs i Dynamics 365 med Microsoft Edge som webbläsare, uppdatera Microsoft Edge och försök igen.

Sekretesspolicy

Om du använder Microsoft Dynamics 365 (online) och exporterar data till ett statiskt kalkylblad skapas en lokal kopia av exporterade data som lagras på datorn. Uppgifterna överförs från Dynamics 365 (online) till din dator med en säker anslutning. Ingen anslutning upprätthålls mellan den här lokala kopian och Dynamics 365 (online).

När du exporterar till ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell upprätthålls en länk mellan kalkylbladet i Excel och Dynamics 365 (online). Varje gång ett dynamiskt kalkylblad eller en pivottabell uppdateras autentiseras du med Dynamics 365 (online) genom dina inloggningsuppgifter. Det går att visa data du har behörighet till.

En administratör avgör om organisationens användare får behörighet att exportera data till Excel med säkerhetsroller.

Se även

Hämta en mall för dataimport
Använda Word-mallar i Dynamics 365