ส่งออกเรกคอร์ดการขายไปยัง PDF

แชร์เรกคอร์ดการขายกับลูกค้าของคุณในรูปแบบ PDF ระดับมืออาชีพแบบอ่านอย่างเดียวที่สร้างโดยใช้เทมเพลต Word มาตรฐานของคุณ

ข้อกำหนดสิทธิการใช้งานและบทบาท

ชนิดข้อกำหนด	คุณต้องมี
ใบอนุญาต	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise หรือ Dynamics 365 Sales Professional ข้อมูลเพิ่มเติม: การกำหนดราคา Dynamics 365 Sales
บทบาทความปลอดภัย	บทบาทการขายหลักใดๆ เช่น พนักงานขายหรือผู้จัดการฝ่ายขาย ข้อมูลเพิ่มเติม: บทบาทการขายหลัก

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ผู้ดูแลระบบของคุณต้อง

• เปิดใช้งานการสร้าง PDF จากเรกคอร์ดการขาย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลต Word พร้อมใช้งานสำหรับเอนทิตีที่คุณต้องการสร้างไฟล์ PDF เทมเพลตแบบสำเร็จรูปพร้อมใช้งานสำหรับเอนทิตีบัญชี โอกาสทางการขาย ใบสั่ง การเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ หากต้องการเปิดใช้งานการสร้าง PDF สำหรับเอนทิตีอื่น ผู้ดูแลระบบของคุณต้อง สร้างเทมเพลต Word ใหม่

ส่งออกเป็น PDF

ใช้ความสามารถในการสร้าง PDF เพื่อสร้างและแชร์ไฟล์ PDF แบบอ่านอย่างเดียวที่ดูเป็นมืออาชีพสำหรับเรกคอร์ด Dynamics 365 กับลูกค้าของคุณ ไฟล์ PDF ถูกสร้างขึ้นโดยใช้เทมเพลต Word มาตรฐานจากองค์กรของคุณ คุณสามารถสร้างไฟล์ PDF ของเรกคอร์ดจากเอนทิตีต่อไปนี้: บัญชี ผู้ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางการขาย ใบสั่ง ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ทั้งในแบบเว็บและแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

สำคัญ

การสร้าง PDF ของเรกคอร์ดเอนทิตีแบบกำหนดเองได้รับการสนับสนุนบนเว็บแอปเท่านั้น

1. เปิดเรกคอร์ดที่คุณต้องการส่งออกเป็น PDF ตัวอย่างเช่น หากคุรต้องการสร้างไฟล์ PDF สำหรับใบเสนอราคา ให้เปิดเรกคอร์ดใบเสนอราคา

2. บนแถบคำสั่ง เลือก ส่งออกไปยัง PDF

   หมายเหตุ

   หากคุณไม่เห็นตัวเลือก ส่งออกเป็น PDF ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ เพื่อ เปิดใช้งานการสร้างไฟล์ PDF สำหรับเอนทิตี

   กล่องโต้ตอบ ส่งออกไปยัง PDF ปรากฏขึ้น

   

   พรีวิวที่ยึดตามเทมเพลตที่เลือกจะปรากฏขึ้น และมีการเติมชื่อไฟล์ PDF หากคุณต้องการใช้เทมเพลตอื่นนอกเหนือจากที่เลือกไว้ ให้ค้นหาและเลือกเทมเพลตในกล่อง เลือกเทมเพลตเพื่อสร้างเอกสาร PDF หลังจากที่คุณเลือกเทมเพลต พรีวิวจะถูกรีเฟรช

   สำคัญ

   • หากมีเทมเพลต Word หลายรายการที่พร้อมใช้งานสำหรับเอนทิตี โดยค่าเริ่มต้น เทมเพลตแรกในรายการจะถูกเลือก
   • หากการตั้งค่าเพื่อดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ PDF โดยอัตโนมัติถูกปิดใช้งานในการตั้งค่าเบราว์เซอร์ของคุณ ฟังก์ชันพรีวิวจะไม่ทำงาน

3. ในฟิลด์ บันทึกเป็น ให้เปลี่ยนชื่อไฟล์ PDF หากคุณต้องการ

4. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   1. เมื่อต้องการดาวน์โหลดไฟล์ PDF ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือก ดาวน์โหลด

   2. ในการส่งไฟล์ PDF ไปยังลูกค้าของคุณทางอีเมล ให้เลือก อีเมล

      ฟอร์มอีเมลจะเปิดขึ้นพร้อมฟิลด์สำคัญที่เติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ

      

      หมายเหตุ

      ฟิลด์ ความเกี่ยวข้อง มีการเติมด้วยเรกคอร์ดที่อีเมลถูกทริกเกอร์ ค่าสถานะ การส่งอีเมล ในเอนทิตีหลักต้องเปิดใช้งานในพื้นที่ การปรับแต่ง สำหรับฟิลด์ ความเกี่ยวข้อง ที่จะเติมข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแฟล็กนี้ ดูที่ ตัวเลือกเอนทิตีที่เปิดใช้งานได้เท่านั้น

   3. เลือก บันทึกไปยัง SharePoint หรือ บันทึกลงใน Dynamics

   • ใช้ บันทึกไปยัง SharePoint เพื่อบันทึกไฟล์ PDF ไปยังไซต์ SharePoint ปุ่มนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อมีการเปิดใช้งานการรวม SharePoint สำหรับองค์กรของคุณ และกล่องกาเครื่องหมาย การจัดการเอกสาร ถูกเลือกในหน้าเอนทิตีในพื้นที่ การปรับแต่ง ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มนี้ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
   • ถ้าการรวม SharePoint ไม่ได้เปิดใช้งาน คุณจะเห็นปุ่ม บันทึกลงใน Dynamics คำสั่งนี้จะบันทึกไฟล์ PDF เป็นบันทึกย่อในเรกคอร์ดหลัก ปุ่ม บันทึกไปยัง Dynamics พร้อมใช้งาน ถ้ามีการเปิดใช้งานบันทึกย่อสำหรับเอนทิตีหลัก ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มนี้ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

ส่งออกเป็น PDF จากแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ Dynamics 365 สำหรับโทรศัพท์

หากคุณใช้ Dynamics 365 สำหรับโทรศัพท์บนบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ความสามารถในการสร้างไฟล์ PDF จำกัดเฉพาะในเอนทิตีต่อไปนี้: ลูกค้าองค์กร ผู้ติดต่อ โอกาสทางการขาย ใบสั่ง ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้

1. เปิดเรกคอร์ดที่คุณต้องการส่งออกเป็น PDF ตัวอย่างเช่น หากคุรต้องการสร้างไฟล์ PDF สำหรับใบเสนอราคา ให้เปิดเรกคอร์ดใบเสนอราคา

2. บนแถบคำสั่ง เลือก สร้าง PDF จากนั้นเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้สร้าง PDF

   

3. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้บันทึกหรือดาวน์โหลด PDF

   • หากคุณเลือก บันทึก ไฟล์ PDF จะถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint เริ่มต้น ถ้า SharePoint ได้รับการตั้งค่าคอนฟิกและเปิดใช้งานสำหรับเอนทิตีหลัก ถ้า SharePoint ไม่ได้ถูกตั้งค่าคอนฟิก PDF จะถูกบันทึกเป็นไฟล์แนบ Notes ไปยังเรกคอร์ดเอนทิตีหลักใน Dynamics 365 Sales

   • หากคุณเลือกตัวเลือก ดาวน์โหลด PDF จะถูกดาวน์โหลดไปยังไดรฟ์ในเครื่องของคุณ หลังจากดาวน์โหลดแล้ว คุณสามารถเพิ่มไฟล์นี้ลงในบันทึกย่อ ส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมล หรืออัปโหลดไปยัง SharePoint

ส่งอีเมล PDF จากแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ Dynamics 365 สำหรับโทรศัพท์

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างไฟล์ PDF และส่งโดยตรงทางอีเมลให้กับลูกค้า

1. เปิดเรกคอร์ดที่คุณต้องการส่งออกเป็น PDF

2. บนแถบคำสั่ง เลือก อีเมลเป็น PDF และจากนั้นเลือกเทมเพลตเอกสาร

   

   ฟอร์มอีเมลจะเปิดขึ้นพร้อมฟิลด์สำคัญที่เติมข้อมูลโดยอัตโนมัติ

3. ยืนยันหรือเปลี่ยนแปลงรายละเอียดใดๆ ในฟอร์มอีเมลตามความต้องการ จากนั้น เลือก ส่ง

สำคัญ

เวลาที่ใช้ในการสร้างไฟล์ PDF และการดาวน์โหลดหรือส่งอีเมลขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ คุณจะเห็นประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อขนาดไฟล์น้อยกว่า 2 MB ไฟล์ขนาดใหญ่อาจต้องใช้เวลาตอบสนองมากขึ้น

คำถามที่ถามบ่อย

คำถาม: จะเกิดอะไรขึ้นถ้าตำแหน่งที่ตั้งเอกสาร SharePoint มากกว่าหนึ่งแห่งเกี่ยวข้องกับเรกคอร์ด
คำตอบ: โดยไม่คำนึงถึงจำนวนของตำแหน่งที่ตั้งเอกสาร SharePoint ที่มีอยู่สำหรับเรกคอร์ด ไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นจะถูกบันทึกลงในตำแหน่งเริ่มต้นเสมอ: [<record_name>_<record_id>]

คำถาม: ฉันสามารถระบุชื่ออื่นสำหรับไฟล์ PDF ก่อนที่จะสร้างได้หรือไม่
คำตอบ: ใช่ คุณสามารถระบุชื่อไฟล์อื่นได้หากคุณไม่ได้ใช้ Dynamics 365 สำหรับโทรศัพท์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่

คำถาม: ฉันสามารถเลือกที่จะบันทึกไฟล์ PDF ลงในแอปการขายเป็นบันทึกย่อ หรือลงใน SharePoint
คำตอบ: ไม่ ถ้า SharePoint ถูกเปิดใช้งานสำหรับเอนทิตีที่คุณสร้าง PDF ไฟล์ PDF จะถูกบันทึกลงในตำแหน่ง SharePoint โดยค่าเริ่มต้น

คำถาม: ความสามารถในการสร้าง PDF พร้อมใช้งานในทุกเอนทิตีหรือไม่
คำตอบ ไม่ ความสามารถในการสร้าง PDF พร้อมใช้งานเฉพาะในเอนทิตีแบบสำเร็จรูปเจ็ดรายการ: ลูกค้าองค์กร ผู้ติดต่อ ลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางการขาย ใบเสนอราคา ใบสั่ง และใบแจ้งหนี้ ด้วยเวฟ 2 รีลีส 2020 ความสามารถในการสร้าง PDF ได้รับการปรับปรุงเพื่อรองรับเอนทิตีที่กำหนดเอง

คำถาม: ไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นรองรับแบบอักษรที่กำหนดเองหรือไม่
คำตอบ: แบบอักษรในไฟล์ที่สร้างขึ้นจะถูกจำกัดเฉพาะแบบอักษรที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่สร้างไฟล์ PDF นี่คือรายการของแบบอักษรที่สนับสนุน:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

ไม่เจอตัวเลือกในแอปของคุณใช่หรือไม่

มีความเป็นไปได้สามทางดังต่อไปนี้

• คุณไม่มี สิทธิการใช้งานหรือบทบาท ที่จำเป็น
• ผู้ดูแลระบบของคุณยังไม่ได้เปิดคุณลักษณะนี้
• องค์กรของคุณกำลังใช้แอปที่กำหนดเอง โปรดตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับขั้นตอนที่แน่นอน ขั้นตอนที่อธิบายในบทความนี้ใช้กับแอปฮับการขายหรือ Sales Professional ที่ใช้งานได้ทันทีโดยเฉพาะ

ดูเพิ่มเติม

เปิดหรือปิดใช้งานการสร้าง PDF จากรายงานยอดขาย