Power Automate ile paralel onay iş akışları oluşturma

Paralel onay iş akışında, faturalar, satınalma siparişleri, tatil istekleri vb. öğeleri birden çok kişinin onaylaması gerekir. Her kişinin onayı diğer tüm onaylayanlardan bağımsızdır.

Bu incelemede, paralel bir onay iş akışını otomatikleştirecek bir bulut akışı oluşturmak için Power Automate’i kullanacağız. Bu akış, çalışanın düzenli olarak desteklediği tüm kişilerin (veya grupların) onayını gerektiren bir çalışan tatil isteği işlemini otomatikleştirir. Çalışanlar tatil isteğinde bulunmak için bir SharePoint listesi kullanır. Tatil onaylarını çalışanın doğrudan yöneticisi, Satış takımı ve İnsan Kaynakları takımı vermelidir. Tatil istekleri, karar verilmesi için ayrı ayrı onaylayanlara yönlendirilir. Akış, durum değişikliklerini içeren bir e-posta gönderir ve ardından SharePoint'i verilen kararlarla güncelleştirir.

İpucu

SharePoint'i Power Automate ile kullanma hakkında ayrıntılı bilgi için SharePoint belgelerine bakın.

Ön koşullar

  • Power Automate.
  • SharePoint Online listesi.
  • Office 365 Outlook ve Office 365 Kullanıcıları hesabı.

Not

Bu kılavuzda SharePoint Online ve Office 365 Outlook uygulamalarını kullanacağız ancak dilerseniz Zendesk, Salesforce veya Gmail gibi hizmetleri de kullanabilirsiniz. SharePoint 2010 kullanıyorsanız bkz. SharePoint 2010 iş akışını kullanım dışı bırakma

Akışı oluşturmadan önce bir SharePoint Online listesi oluşturun. Daha sonra, bu listeyi tatiller için onay istemek amacıyla kullanacağız.

Oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde şu sütunlar bulunmalıdır:

Başlık Tek satır metin
Çalışan yorumları Tek satır metin
Bağlı yönetici yorumları Birden çok metin satırı
Satış takımı yorumları Birden çok metin satırı
İK takımı yorumları Birden çok metin satırı
Bağlı yönetici onaylı Evet/Hayır
Satış takımı onaylı Evet/Hayır
İK takımı onaylı Evet/Hayır
Tatil başlangıç tarihi Tarih ve saat
Tatil bitiş tarihi Tarih ve saat

SharePoint Online listesinin adını ve URL'sini not edin. Daha sonra SharePoint - Bir öğe oluşturulduğunda tetikleyicisini yapılandırırken bu bilgileri kullanacağız.

Akışınızı boş şablondan oluşturma

  1. Power Automate'te oturum açın.
  2. Soldaki gezinti bölmesinde, Akışlarım'ı seçin.
  3. Sol üst menüden +Yeni > + Otomatik - sıfırdan'ı seçin.

Tetikleyici ekleme

  1. Akışınızın tetikleyicisini seçin altında, Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint'i ve ardından Oluştur'u seçin.
  2. Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint ekranında, akışınızın yeni öğeleri izlediği SharePoint listesine ait Site Adresi ve Liste Adı bilgilerini girin.

SharePoint bilgileri

Tatil isteğini oluşturan kişi için yöneticiyi getirme

  1. +Adım ekle'yi seçin ve Eylem seçin arama kutusuna yöneticiyi al yazın.

  2. Yöneticiyi al (V2) - Office 365 Kullanıcıları eylemini bulup seçin.

    office kullanıcılarını seçin

  3. Yöneticiyi al kartındaki Kullanıcı (UPN) kutusuna Oluşturan E-postası belirtecini ekleyin.

    Bu eylem, SharePoint'te tatil isteğini oluşturan kişi için yöneticiyi getirir.

    yöneticiyi alma eylemi yapılandırması

Akışınızı adlandırma ve kaydetme

Akışınıza bir ad verin ve Kaydet'e tıklayarak o ana kadar yaptığınız işlemleri kaydedin.

Not

Kaydet simgesini seçerek akışınız üzerindeki değişiklikleri düzenli aralıklarla kaydedin.

İlk yönetici için onay eylemi ekleme

  1. +Yeni adım'ı seçin

  2. Eylem seçin arama kutusuna onay ifadesini girin.

  3. Başlat ve onay bekle eylemini seçin.

    onaylar eylemini seçin

  4. Onay başlat kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Not

    Onay türü, Başlık ve Atanan alanları gereklidir. Ayrıntılar alanını biçimlendirmek için Markdown'ı kullanabilirsiniz.

    onayı yapılandırın

Önemli

Bu eylem, tatil isteğini Atanan kutusundaki e-posta adresine gönderir. Bu nedenle, Yöneticiyi al (v2) listesindeki E-posta belirtecini ekleyin.

Satış takımı için paralel bir dal onayı eylemi ekleme

  1. Yöneticiyi al (v2) ile Başlat ve onay bekle kartları arasında bulunan Aşağı Oku seçin.

  2. Aşağı Oku seçtikten sonra okun üzerinde görünen artı işaretini seçin.

  3. Paralel dal ekle seçeneğini belirleyin.

    yönetici al eylemini yapılandırma

  4. Tatil isteğini, satış takımına gönderen bir Başlat ve onay bekle eylemini arayın, seçin ve yapılandırın. Başlat ve onay bekle eyleminin nasıl ekleneceğinden emin değilseniz İlk yönetici için onay eylemi ekleme bölümünde kullanılan adımlara bakın.

    Önemli

    Onay başlat 2 eyleminin Atanan kutusunda satış takımının e-posta adresini kullanın.

İnsan kaynakları takımı için paralel bir dal onay eylemi ekleme

İnsan kaynakları takımına tatil istekleri göndermek için bir Onay başlat eylemi ekleyip yapılandırmak üzere Satış takımı için paralel bir dal onay eylemi ekleme bölümündeki adımları tekrarlayın.

Önemli

Onay başlat 3 eyleminin Atanan kutusunda insan kaynakları takımının e-posta adresini kullanın.

Tüm adımları uyguladıysanız akışınız şu örneğe benzemelidir:

paralel dallara sahip akış

Paralel dalları ekledikten sonra seçenekleriniz

Paralel dallara eylemler ekledikten sonra akışınıza adım eklemenin iki yolu vardır:

  • Dalın içine bir adım ekleme: Kartın üstündeki veya altındaki Yeni adım ekle (+) düğmesini kullanın. Bir dal seçtiğinizde veya bağlayıcı okunun üzerine geldiğinizde görünen bu düğme). Bu düğme, söz konusu dala bir adım ekler. Bu düğme burada gösterilmektedir: Yeni adım ekleme

  • Akışa bir adım ekleme: Tüm iş akışının altındaki daha büyük +Yeni adım düğmesini kullanın. Bu düğmeyle eklediğiniz adımlar, önceki tüm dallar tamamlandıktan sonra çalışır. Bu düğme burada gösterilmektedir: Yeni adım ekleme

Aşağıdaki bölümlerde her dalın içine adımlar ekleyelim:

  • Tatil isteğinin onaylandığını mı yoksa reddedildiğini mi kontrol eden bir koşul ekleyelim.
  • Kararı ilgili çalışana bildiren bir e-posta gönderelim.
  • SharePoint'teki tatil isteğini onay kararıyla güncelleştirelim.

Ardından, tatil isteğiyle ilgili olarak verilen tüm kararları özetleyen bir e-posta göndermek için +Yeni adım düğmesini kullanalım.

Devam edelim:

Her dala bir koşul ekleyelim

  1. İlk Başlat ve onay bekle dalını seçin.

  2. Kartın altındaki küçük Yeni adım ekle (+) düğmesini seçin (bağlayıcı okunun üzerine geldiğinizde görünen daire şeklindeki artı düğmesi).

  3. Açılan menüden Eylem ekle'yi seçin ve ardından eylemler listesinden Koşul'u seçin.

  4. Koşul kartındaki ilk kutuyu ve ardından dinamik içerik listesindeki Başlat ve onay bekle kategorisinden Yanıt belirtecini seçin.

    paralel dal koşulu içeren akış

  5. Listenin (Koşul kartının ortasında) eşittir olarak ayarlandığından emin olun.

  6. Son kutuya Onayla ifadesini (bu metin, büyük/küçük harfe duyarlıdır) girin.

  7. Koşul kartınız artık şu örnekteki gibi görünecektir:

    paralel dal koşulu içeren akış

    Not

    Bu koşul, çalışanın yöneticisine giden Onay başlat eyleminden yanıtı kontrol eder.

  8. Onay başlat 2 (satış takımına gönderilen onay isteği) ve Onay başlat 3 (insan kaynakları takımına gönderilen onay isteği) dallarında yer alan önceki adımları tekrarlayın.

Her dal için e-posta eylemleri ekleme

Koşul dalının EVET İSE ifadesinin yer aldığı tarafında aşağıdaki adımları uygulayın.

Not: Akışınız, istek onaylandığında e-posta göndermek için şu adımları kullanır:

  1. Koşulun Evet ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

    yeni adım ekleyin

  2. Eylem seçin kartındaki arama kutusuna e-posta gönder yazın.

  3. E-posta gönder - Office 365 Outlook eylemini seçin.

    e-posta gönder eylemini seçin

  4. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Not

    Kime, Konu ve Gövde alanları gereklidir.

    Bu kart, tatil isteğinin durumu değiştiğinde gönderilecek e-postaya yönelik bir şablondur.

    E-posta gönder kartının Gövde kutusunda Onaylar - Onay başlat eyleminin Açıklamalar belirtecini kullanın.

ön onay e-postası şablonunu yapılandırma

Bir istek reddedildiğinde e-posta göndermek için Koşul dalının HAYIR İSE ifadesinin yer aldığı tarafını kullanın ve ardından reddetme e-postası için şablon eklemek üzere önceki adımları tekrarlayın.

Başlat ve onay bekle 2 (satış takımına gönderilen onay isteği) ve Başlat ve onay bekle 3 (insan kaynakları takımına gönderilen onay isteği) dallarında yer alan önceki adımları tekrarlayın.

Tatil isteğini verilen kararla güncelleştirme

Kararlar verildiğinde SharePoint'i güncelleştirmek için aşağıdaki adımları uygulayın.

Not: Bu adımları dalın EVET İSE ve HAYIR İSE ifadelerinin yer aldığı her iki tarafında da uyguladığınızdan emin olun.

  1. EVET İSE dalında Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna güncelleştir yazın ve ardından Öğeyi güncelleştir - SharePoint eylemini seçin.

    öğeyi güncelleştir eylemini seçin

  3. Öğeyi güncelleştir kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

öğe yapılandırmasını güncelleştirme

Onay başlat 2 ve Onay başlat 3 dallarında önceki adımları tekrarlayın.

Akışı tamamlama

  1. +Yeni adım'ı seçin

  2. Her onayın sonuçlarını özetleyen bir e-posta göndermek için daha önce sağlanan adımları uygulayın. Bu e-postayı, tatil isteğinde bulunan çalışana gönderin. Kartınız şu örnekteki gibi görünecektir:

    öğe yapılandırmasını güncelleştirme

Modern onaylar hakkında daha fazla bilgi edinin

Modern onaylara giriş