Sử dụng tính năng lập kế hoạch quản trị Microsoft Power Platform
Về hệ thống phía sau, nhóm CNTT và Trung tâm xuất sắc của bạn dành thời gian đặt cấu hình, quản lý và phát triển việc áp dụng Microsoft Power Platform. Khi nắm được cách sử dụng khoảng thời gian đó, bạn có thể lập kế hoạch về nhân sự cần thiết trong nhóm và tìm ra các cơ hội có tác động lớn nhất để tinh giản công việc quản trị.
Tính năng lập kế hoạch quản trị Microsoft Power Platform được thiết kế để giúp bạn:
- Lập kế hoạch hiệu quả hơn cho cấu trúc nhóm.
- Xem lại khía cạnh bạn dành thời gian và tìm kiếm các cơ hội tự động hóa hoặc đổi mới.
Mỗi tổ chức có các yêu cầu riêng về quản trị và điều hành Microsoft Power Platform. Giải pháp lập kế hoạch quản trị Microsoft Power Platform cung cấp thông tin chuyên sâu về các tác vụ quản trị của bạn.
Nếu đang thiết lập nhóm quản trị, tổ chức của bạn có thể gặp phải những thách thức phổ biến như xác định tác vụ quản trị cần thực hiện, tần suất, khoảng thời gian tiến hành và mức độ chuyên môn cần thiết. Giải pháp giúp bạn bắt đầu bằng cách liệt kê hơn 70 tác vụ quản trị phổ biến trên toàn bộ Microsoft Power Platform.
Nếu tổ chức của bạn đang quản trị Microsoft Power Platform, bạn có thể nhận thông tin chuyên sâu về các nỗ lực của mình, chẳng hạn như:
- Khía cạnh mà nhóm của bạn tập trung thời gian (ví dụ: báo cáo, bảo mật, cấu hình).
- Hiểu mức độ phản ứng hoặc chủ động của nhóm bạn.
- Những tác động mà khả năng tự động hóa và thuê ngoài tạo ra (hoặc có thể tạo ra) đối với khối lượng công việc của nhóm.
- Mức độ kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành các tác vụ quản trị khác nhau.
- Số lượng tác vụ dựa vào các nhóm và bộ phận khác.
Thành phần lập kế hoạch quản trị Power Platform có gì?
Giải pháp được xây dựng trên Microsoft Dataverse. Các tác vụ quản trị được xác định trong ứng dụng dựa trên mô hình và thông tin chuyên sâu được cung cấp trong bảng thông tin Power BI.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách thêm các tác vụ của riêng mình hoặc nhập một tập hợp các tác vụ minh họa từ sổ làm việc Excel điền sẵn một số tác vụ quản trị phổ biến nhất, bao gồm:
- AI Builder
- Power Apps
- Power Automate
- Power Pages
- Power Virtual Agents
- Môi trường, chính sách ngăn mất dữ liệu (DLP) và trình kết nối
Để thiết lập thành phần này, hãy chuyển đến Thiết lập thành phần lập kế hoạch quản trị Microsoft Power Platform.
Cập nhật dữ liệu tác vụ quản trị
Bảng thông tin và thông tin chuyên sâu mà giải pháp này cung cấp được lấy từ dữ liệu tác vụ quản trị mà bạn tương tác thông qua ứng dụng Tác vụ quản trị. Mở ứng dụng Tác vụ quản trị để quản lý danh sách tác vụ. Cố gắng rà soát siêu dữ liệu tác vụ định kỳ (hàng tháng hoặc hàng quý) để bảng thông tin thể hiện chính xác dữ liệu.
Bảng dưới đây mô tả các trường được sử dụng để xác định một tác vụ.
| Column | Loại giá trị | Description |
|---|---|---|
| Tên | Văn bản | Mô tả ngắn về tác vụ, ví dụ: "Tạo môi trường" |
| Mô tả tác vụ | Văn bản | Mô tả chi tiết về tác vụ |
| Liên kết hướng dẫn sử dụng tác vụ | Văn bản (định dạng URL) | URL của hướng dẫn sử dụng về tác vụ |
| Tác vụ hiện hoạt | Hai tùy chọn (Boolean) | Chỉ định xem tác vụ có được thực hiện trong tổ chức của bạn hay không |
| Tác vụ thuê ngoài | Hai tùy chọn (Boolean) | Chỉ định xem có thuê ngoài tác vụ không |
| Tự động hóa | Hai tùy chọn (Boolean) | Chỉ định xem có tự động hóa tác vụ không |
| Tần suất | Nhóm chọn | Tần suất thực hiện tác vụ |
| Lặp lại tác vụ dự kiến | Số điện thoại | Bạn dự kiến thực hiện tác vụ này bao nhiêu lần trong một năm (Trừ khi bạn chọn Không thể thức, cột này được điền sẵn cho bạn theo quy tắc công việc tính toán số lần lặp lại dựa trên giá trị của cột Tần suất.) |
| Thời lượng | Số điện thoại | Tác vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành, tính bằng phút |
| Kinh nghiệm cần thiết | Nhóm chọn | Mức độ kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành tác vụ |
| Cá nhân quản trị cốt lõi | Nhóm chọn | Thành viên nào trong nhóm cốt lõi sẽ đảm nhận vai trò chính khi thực hiện tác vụ, ví dụ như Quản trị viên trong môi trường hoặc Chủ sở hữu sản phẩm |
| Cá nhân quản trị ngoại vi | Nhóm chọn | Ai khác được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ, ví dụ Microsoft Entra Quản trị viên hoặc SharePoint Quản trị viên |
| Thể loại tác vụ chính | Nhóm chọn | Thể loại chính của tác vụ, ví dụ như Bảo mật |
| Thể loại tác vụ phụ | Nhóm chọn | Thể loại phụ của tác vụ, ví dụ như Báo cáo |
| Sản phẩm hoặc dịch vụ | Nhóm chọn | Sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ như AI Builder hoặc Power Apps |
Sử dụng bảng thông tin Power BI
Bảng thông tin được cấu trúc theo cách giúp bạn tập trung vào những gì mình làm, mức độ phản ứng của nhóm của bạn, cũng như tác động của việc tự động hóa và thuê ngoài đối với hiệu quả tổng thể.
Nhóm, thuê ngoài và tự động hóa
Phần đầu tiên của báo cáo chứa dữ liệu tác vụ quản trị tổng hợp, minh họa:
- Khối lượng công việc của nhóm: Nhập số lượng thành viên nhóm vào hộp nhập trên bảng thông tin và – dựa trên dữ liệu tác vụ tổng hợp (thời lượng, số lần lặp lại dự kiến và tần suất) – số giờ cần thiết mỗi ngày được tính toán. Sau đó, giá trị này được chia cho số lượng thành viên trong nhóm và 80% của một ngày làm việc tám giờ để ước tính xem nhóm của bạn có đủ người hay không.
- Thuê ngoài: Minh họa tác động của việc thuê ngoài đối với khối lượng công việc tổng thể của bạn. Số lượng tác vụ, yêu cầu chuyên môn và thời lượng (giờ) được hiển thị.
- Tự động hóa: Minh họa lượng thời gian được tiết kiệm, cách nó chuyển thành nguồn lực, cùng với chuyên môn cần thiết.
Phân tích nhiệm vụ - cân bằng chủ động & phản ứng
Phần này của báo cáo tập trung vào số lượng tác vụ phản ứng ("không thể thức"). Bạn có thể lọc danh sách và phân tích tỷ lệ phần trăm các tác vụ đã được phân loại là không thể thức để tìm kiếm các cơ hội tự động hóa, thuê ngoài hoặc đổi mới.
Phân tích nhiệm vụ - kinh nghiệm &; personas
Phần này của báo cáo tổng hợp khoảng thời gian cho tất cả các tác vụ, được nhóm theo tần suất tác vụ và cung cấp thông tin chuyên sâu về:
- Mức độ kinh nghiệm cần thiết: Minh họa kinh nghiệm cần có trong tất cả các tác vụ, điều này có thể hữu ích trong việc ước tính các yêu cầu đào tạo cho nhóm hiện tại của bạn.
- Cá nhân quản trị cốt lõi và Cá nhân quản trị ngoại vi: Minh họa số lượng tác vụ được giao cho các cá nhân khác nhau trong nhóm quản trị cốt lõi của bạn và số lượng tác vụ cần nhóm khác hoàn thành. Ví dụ: việc tạo môi trường có thể yêu cầu Power Platform quản trị viên và quản trị viên tạo môi trường và Microsoft Entra nhóm bảo mật để quản lý quyền truy cập.
Tổng quan về tác vụ - phân loại
Tác vụ được phân loại để hiển thị khía cạnh mà nhóm của bạn dành nhiều thời gian nhất. Tác vụ có thể loại chính và phụ để cung cấp thêm thông tin chuyên sâu về khía cạnh mà nhóm quản trị của bạn dành thời gian. Việc chọn một thể loại sẽ tinh chỉnh danh sách các tác vụ để cung cấp thêm thông tin chuyên sâu.