Share via

Quản lý phê duyệt tuần tự với Power Automate

  • Bài viết

Một số quy trình công việc yêu cầu phê duyệt trước trước khi người phê duyệt cuối cùng bắt buộc phải phê duyệt. Ví dụ: một công ty có thể có chính sách phê duyệt tuần tự yêu cầu phê duyệt trước các hóa đơn trên $1000.00 trước khi chúng được bộ phận Tài chính phê duyệt.

Trong hướng dẫn này, bạn tạo một luồng phê duyệt tuần tự để quản lý các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên. Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng SharePoint với Power Automate, hãy xem tài liệu SharePoint .

Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng SharePoint với Power Automate, hãy truy cập SharePoint tài liệu.

Lưu ý

SharePoint được sử dụng ở đây chỉ như một ví dụ. Không bắt buộc phải tạo luồng phê duyệt. Bạn có thể sử dụng bất kỳ dịch vụ nào trong số hơn 200 dịch vụ được tích hợp Power Automate để thúc đẩy quy trình của bạn. Nếu bạn đang sử dụng SharePoint 2010, hãy chuyển đến SharePoint nghỉ hưu quy trình làm việc 2010.

Các bước chi tiết trong quy trình

Dòng chảy:

  1. Bắt đầu khi nhân viên tạo yêu cầu nghỉ phép trong SharePoint Danh sách trực tuyến.
  2. Thêm yêu cầu nghỉ phép vào trung tâm phê duyệt rồi gửi yêu cầu qua email cho người phê duyệt trước.
  3. Gửi email quyết định phê duyệt trước cho nhân viên.
  4. Cập nhật SharePoint Danh sách trực tuyến với quyết định và nhận xét của người phê duyệt trước. Lưu ý: Nếu yêu cầu được phê duyệt trước, quy trình sẽ tiếp tục với các bước sau:
  5. Gửi yêu cầu đến người phê duyệt cuối cùng.
  6. Gửi email quyết định cuối cùng cho nhân viên.
  7. Cập nhật danh sách SharePoint có quyết định cuối cùng.

Hình ảnh này tóm tắt các bước trước đó:

Sơ đồ quy trình phê duyệt tuần tự.

Điều kiện tiên quyết

  • Power Automate.
  • A SharePoint Danh sách trực tuyến.
  • Office 365 Outlook và Office 365 Tài khoản người dùng.

Lưu ý

Trong khi chúng tôi sử dụng SharePoint Trực tuyến và Office 365 Outlook trong phần hướng dẫn này, bạn có thể sử dụng các dịch vụ khác như Zendesk, Salesforce hoặc Gmail. Nếu bạn đang sử dụng SharePoint 2010, hãy xem SharePoint nghỉ hưu quy trình làm việc 2010

Trước khi bạn tạo quy trình, hãy tạo SharePoint Danh sách trực tuyến. Sau đó, chúng tôi sẽ sử dụng danh sách này để yêu cầu phê duyệt các kỳ nghỉ.

Vì mục đích của hướng dẫn này, SharePoint Danh sách trực tuyến mà bạn tạo phải bao gồm các cột sau:

SharePoint Danh sách trực tuyến bạn tạo phải bao gồm các cột sau:

Title Một dòng văn bản
Ngày bắt đầu kỳ nghỉ Ngày và giờ
Ngày kết thúc kỳ nghỉ Ngày và giờ
Bình luận Một dòng văn bản
Đã phê duyệt Có/Không
Ý kiến ​​của người quản lý Nhiều dòng văn bản
Đã sửa đổi Ngày và giờ
Đã tạo Ngày và giờ
Đã được phê duyệt trước Có/Không
Created By Người hoặc nhóm
Modified By Người hoặc nhóm

Ghi lại tên và URL của SharePoint danh sách trực tuyến. Chúng tôi sử dụng các mục này sau này khi bạn định cấu hình trình kích hoạt SharePoint - Khi một mục mới được tạo .

Power Automate sử dụng trình thiết kế cổ điển hoặc trình thiết kế Chỉnh sửa bằng Copilot (xem trước). Để xác định bạn đang sử dụng công cụ thiết kế nào, hãy đi tới phần Lưu ý trong Tìm hiểu về Chỉnh sửa với nhà thiết kế Copilot (xem trước).

Tạo dòng của bạn

  1. đăng nhập vào Power Automate.

  2. Chọn Luồng của tôi trong ngăn điều hướng bên trái.

  3. Trên menu trên cùng bên trái, chọn Luồng mới>Luồng đám mây tự động.

  1. Đặt tên cho luồng của bạn.

  2. Trong Chọn trình kích hoạt luồng của bạn, chọn Khi một mục được tạo - SharePoint rồi chọn Tạo.

  3. Trên thẻ Khi một mục được tạo thẻ, hãy chọn Địa chỉ trang web và Tên danh sách cho danh sách SharePoint mà bạn đã tạo trước đó.

  1. Trên thẻ Khi một mục được tạo thẻ, hãy chọn Địa chỉ trang web và Tên danh sách cho danh sách SharePoint mà bạn đã tạo trước đó.

Nhận người quản lý cho người đã tạo yêu cầu nghỉ phép

  1. Chọn +Bước mới, sau đó nhập nhận người quản lý vào Chọn một hành động hộp tìm kiếm.

  2. Tìm rồi chọn hành động Nhận người quản lý (V2) - Office 365 Người dùng .

  3. Chèn mã thông báo Được tạo bằng email vào hộp Người dùng (UPN) trên Nhận thẻ người quản lý .

    Hành động này nhận người quản lý cho người đã tạo yêu cầu nghỉ phép SharePoint.

Lưu ý

Bạn nên định kỳ lưu các thay đổi vào quy trình của mình khi thực hiện.

Thêm hành động phê duyệt cho phê duyệt trước

  1. Chọn Bước mới.

  2. Nhập phê duyệt vào hộp tìm kiếm Chọn một hành động .

  3. Chọn hành động Bắt đầu và chờ phê duyệt hành động.

    Chọn hành động phê duyệt.

  4. Định cấu hình thẻ Bắt đầu và chờ phê duyệt thẻ phù hợp với nhu cầu của bạn.

    Lưu ý

    Loại Loại phê duyệt, Tiêu đề và Được giao cho Mục này bắt buộc. Bạn có thể sử dụng Markdown để định dạng trường Chi tiết .

    Cấu hình Bắt đầu và chờ phê duyệt.

Hành động này sẽ gửi yêu cầu phê duyệt trước đến địa chỉ email trong hộp Được chỉ định cho .

Thêm điều kiện

  1. Chọn Bước mới, sau đó chọn Điều kiện trong danh sách hành động.

  2. Trên thẻ Điều kiện , hãy chọn Chọn một giá trị ở bên trái.

    Một danh sách các giá trị động hiển thị.

  3. Chọn Phản hồi của Người phê duyệt từ danh sách các giá trị động.

    Chọn mã thông báo phản hồi.

  4. Chọn hộp Chọn hộp giá trị ở bên phải rồi nhập Phê duyệt vào hộp.

    Lưu ý

    Các phản hồi hợp lệ cho hành động Phê duyệt - Bắt đầu phê duyệt là "Phê duyệt" và "Từ chối". Những phản hồi này phân biệt chữ hoa chữ thường.

  5. Thẻ Điều kiện của bạn bây giờ sẽ hiển thị:

    Xem thẻ điều kiện.

Lưu ý

Điều kiện này kiểm tra phản hồi từ hành động Bắt đầu và chờ phê duyệt .

Thêm hành động email để phê duyệt trước

  1. Chọn Thêm hành động trên nhánh Nếu có của điều kiện.

    Thêm bước mới.

  2. Nhập gửi email vào hộp tìm kiếm trên thẻ Chọn một hành động .

  3. Chọn hành động Gửi email (V2) .

    Chọn gửi một hành động email.

  4. Cấu hình thẻ email cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

    Lưu ý

    Bắt buộc phải có , Chủ đề và Nội dung .

    Thẻ này là mẫu cho email được gửi khi trạng thái của yêu cầu nghỉ phép thay đổi.

    Trong hộp Nội dung trên thẻ Gửi email (V2) , hãy sử dụng thẻ Nhận xét mã thông báo từ Phê duyệt - Bắt đầu hành động phê duyệt .

Cấu hình mẫu email được phê duyệt trước.

Thêm hành động cập nhật cho các yêu cầu được phê duyệt trước

  1. Chọn Thêm hành động trong nhánh Nếu có .

  2. Nhập SharePoint vào hộp tìm kiếm trên thẻ Chọn một hành động , chọn bộ lọc SharePoint rồi chọn Cập nhật mục hành động.

    Chọn mục cập nhật.

  3. Định cấu hình thẻ Cập nhật mục cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cập nhật cấu hình mục.

Nhận người quản lý của người phê duyệt trước

  1. Sử dụng Nhận trình quản lý cho người đã tạo yêu cầu nghỉ phép các bước mà chúng tôi đã thực hiện trước đó để thêm, sau đó định cấu hình một trình quản lý khác Nhận trình quản lý hành động. Lần này chúng tôi có được người quản lý của người phê duyệt trước.

  2. Thẻ Nhận người quản lý 2 sẽ giống với hình ảnh này khi bạn hoàn tất. Hãy nhớ sử dụng mã thông báo Email từ danh mục Nhận người quản lý trên Thêm nội dung động từ các ứng dụng và dịch vụ được sử dụng trong thẻ luồng này.

    Có được người quản lý của người phê duyệt trước.

Thêm hành động phê duyệt cuối cùng

  1. Sử dụng thêm hành động phê duyệt cho các bước phê duyệt trước mà chúng tôi đã thực hiện trước đó để thêm, sau đó định cấu hình một hành động khác Bắt đầu và chờ phê duyệt hành động. Hành động này sẽ gửi yêu cầu email để phê duyệt lần cuối.

  2. Khi bạn hoàn tất, thẻ sẽ giống hình ảnh này:

    Cấu hình phê duyệt.

Thêm điều kiện phê duyệt cuối cùng

Lặp lại các bước từ thêm điều kiện để thêm, sau đó định cấu hình Điều kiện để kiểm tra quyết định của người phê duyệt cuối cùng.

Gửi email với sự chấp thuận cuối cùng

  1. Hãy sử dụng các bước từ Thêm hành động email để phê duyệt trước để thêm, sau đó định cấu hình hành động gửi email khi yêu cầu nghỉ phép được phê duyệt.

  2. Khi bạn hoàn tất, thẻ của bạn sẽ giống hình ảnh này:

    Mẫu email phê duyệt cuối cùng

Cập nhật SharePoint với sự chấp thuận

  1. Sử dụng các bước từ Thêm hành động cập nhật cho các yêu cầu được phê duyệt trước để thêm, sau đó định cấu hình hành động cập nhật SharePoint khi yêu cầu nghỉ phép được phê duyệt.

  2. Khi bạn hoàn tất, thẻ sẽ giống hình ảnh này:

    Cập nhật thẻ cấu hình vật phẩm.

Gửi email với sự từ chối phê duyệt trước

  1. Chọn Thêm một hành động trên nhánh Nếu không có nhánh.

  2. Nhập Gửi vào hộp tìm kiếm của thẻ Chọn hành động , chọn Office 365 Outlook để lọc các hành động, sau đó chọn hành động Gửi email (V2) - Office 365 Outlook .

    Chọn hành động gửi email.

  3. Cấu hình thẻ email cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

    Thẻ này đại diện cho mẫu email được gửi khi trạng thái của yêu cầu nghỉ phép thay đổi.

Cấu hình cho các yêu cầu bị từ chối.

Hành động này phải được thêm vào nhánh NẾU KHÔNG, KHÔNG LÀM GÌ bên dưới thẻ Điều kiện .

Cập nhật SharePoint có từ chối phê duyệt trước

  1. Chọn Thêm hành động.

  2. Nhập cập nhật vào hộp tìm kiếm trên thẻ Chọn một hành động , sau đó chọn Cập nhật mục - SharePoint hành động.

    Chọn mục cập nhật.

  3. Cấu hình thẻ phù hợp với nhu cầu của bạn.

Cập nhật điểm chia sẻ cho các yêu cầu bị từ chối.

Gửi email với sự từ chối cuối cùng

  1. Sử dụng các bước từ Gửi email bị từ chối phê duyệt trước để thêm, sau đó định cấu hình hành động gửi email khi yêu cầu nghỉ phép bị người phê duyệt cuối cùng từ chối.

    Hành động này phải được thêm vào nhánh NẾU KHÔNG, KHÔNG LÀM GÌ bên dưới thẻ Điều kiện 2 .

  2. Khi bạn hoàn tất, thẻ sẽ giống hình ảnh này:

    Ảnh chụp màn hình cấu hình cho các yêu cầu bị từ chối.

Cập nhật SharePoint với lời từ chối cuối cùng

  1. Hãy sử dụng các bước từ Cập nhật SharePoint có từ chối phê duyệt trước để thêm, sau đó định cấu hình hành động cập nhật SharePoint nếu người phê duyệt cuối cùng từ chối yêu cầu nghỉ phép.

  2. Khi bạn hoàn tất, thẻ sẽ giống hình ảnh này:

    Cập nhật thẻ vật phẩm.

  3. Chọn Cập nhật luồng để lưu công việc chúng ta đã thực hiện.

Nếu bạn đã làm theo, quy trình của bạn sẽ giống với hình ảnh này:

Tổng quan về dòng chảy

Bây giờ bạn đã tạo xong quy trình, hãy xem nó hoạt động như thế nào.

Yêu cầu phê duyệt

Tạo yêu cầu nghỉ phép trong SharePoint Danh sách trực tuyến mà bạn đã tạo trước đó.

Sau khi bạn lưu yêu cầu này, quy trình sẽ kích hoạt và sau đó:

  1. Tạo một yêu cầu trong trung tâm phê duyệt.
  2. Gửi email yêu cầu phê duyệt đến người phê duyệt.

Yêu cầu của bạn phải giống với hình ảnh này:

Yêu cầu nghỉ phép.

Xem các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý

Xem tất cả các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý bằng cách thực hiện theo các bước sau:

  1. đăng nhập vào Power Automate.

  2. Trên ngăn điều hướng bên trái, hãy chọn Mục tác vụ>Phê duyệt.

    Yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý của bạn xuất hiện trên tab Đã nhận .

Phê duyệt trước một yêu cầu

Nếu bạn là người phê duyệt trong luồng phê duyệt, bạn sẽ nhận được email bất cứ khi nào ai đó tạo yêu cầu. Yêu cầu phê duyệt cũng được gửi đến trung tâm phê duyệt. Sau đó, bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu từ email, trung tâm phê duyệt hoặc ứng dụng Power Automate .

Để phê duyệt một yêu cầu:

Email người gửi

  1. Chọn Phê duyệt từ email bạn nhận được khi một mục được thêm vào SharePoint danh sách trực tuyến.

    Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động có cài đặt ứng dụng Power Automate , ứng dụng Power Automate sẽ khởi chạy, nếu không, trung tâm phê duyệt sẽ mở trong trình duyệt của bạn.

  2. Nhập nhận xét rồi chọn nút Xác nhận .

Từ trung tâm phê duyệt

  1. đăng nhập vào Power Automate.

  2. Chọn Phê duyệt trong ngăn điều hướng bên trái.

  3. Chọn Phê duyệt đối với yêu cầu mà bạn muốn phê duyệt.

  4. Thêm bất kỳ nhận xét nào rồi chọn Xác nhận ở cuối màn hình.

Từ ứng dụng Power Automate

  1. Trên điện thoại di động của bạn đã cài đặt Power Automate ứng dụng, hãy chọn Phê duyệt từ email phê duyệt yêu cầu.

  2. Chọn Xác nhận ở góc trên bên phải màn hình.

  3. Trang thành công hiển thị, cho biết rằng sự chấp thuận của bạn đã được ghi lại.

Lưu ý

Màn hình trên Android, iOS và Windows Phone có thể hơi khác nhau, tuy nhiên, chức năng giống nhau trên tất cả các thiết bị.

Phê duyệt yêu cầu

Các bước phê duyệt một yêu cầu cũng giống như các bước phê duyệt trước một yêu cầu

Người phê duyệt cuối cùng chỉ nhận được yêu cầu nghỉ phép sau khi yêu cầu đã được phê duyệt trước.

Từ chối một yêu cầu

Bạn có thể từ chối yêu cầu qua email, trung tâm phê duyệt hoặc ứng dụng Power Automate . Để từ chối một yêu cầu, hãy làm theo các bước phê duyệt yêu cầu nhưng chọn Từ chối, thay vì Phê duyệt.

Sau khi bạn xác nhận quyết định của mình (từ chối yêu cầu), quy trình sẽ chạy các bước sau:

  1. Gửi email cho người yêu cầu kỳ nghỉ.
  2. Cập nhật SharePoint Danh sách trực tuyến kèm theo quyết định và ý kiến ​​đóng góp của người phê duyệt.

Xem thêm

Hướng dẫn phê duyệt hiện đại dành cho một người phê duyệt