步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 資料的存取權

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當員工離開您的組織時，您會想要存取其 OneDrive 和 Outlook 資料、備份資料，並選擇是否要將資料提供給另一位員工。

存取先前使用者的 OneDrive 檔

如果您移除使用者的授權，但未刪除帳戶，您可以授與自己使用者 OneDrive 中內容的存取權。 如果您刪除使用者的帳戶，根據預設，您有 30 天的時間可以存取先前使用者的 OneDrive 資料。 瞭解如何為已刪除的使用者設定 OneDrive 保留期。 如果您未在此時間內 還原使用者帳戶 ，則會刪除其 OneDrive 內容。

若要保留先前使用者的 OneDrive 檔案，請先為自己提供其 OneDrive 的存取權，然後移動您想要保留的檔案。

  1. 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。

  2. 選取使用者。

  3. 在 [使用者屬性] 頁面上，選取 [OneDrive]。 在 [取得檔案的存取權] 下，選取 [ 建立檔案的連結]。

  4. 選取連結以開啟檔案位置。 將檔案下載到您的電腦，或選取 [移至 ] 或 [複製] 以 將它們移動或複製到您自己的 OneDrive 或共用程式庫。

注意事項

  • 您一次最多可以移動或複製 500 MB 的檔案和資料夾。
  • 當您移動或複製具有版本歷程記錄的檔時，只會移動最新版本。
  • 多地理位置租使用者目前不支援Microsoft 365 系統管理中心中 [OneDrive] 索引標籤下作用中使用者的系統管理選項。

您也可以將存取權授與另一位使用者，以存取離職員工的 OneDrive。

  1. 以全域管理員或 SharePoint 系統管理員身分登入系統管理 中心 。

    如果您收到訊息指出您沒有存取系統管理中心的許可權，則貴組織中沒有系統管理員許可權。

  2. 在左窗格中，選取 [管理員中心>SharePoint]。 (您可能需要選取 [全部顯示] 才能查看系統管理中心的清單。)

  3. 如果傳統 SharePoint 系統管理中心出現，請選取頁面頂端的 [ 立即開啟] ，以開啟 SharePoint 系統管理中心。

  4. 在左窗格中，選取 [ 更多功能]。

  5. 在 [ 使用者設定檔] 底下，選取 [ 開啟]。

  6. 在[人員] 底下，選取 [管理使用者設定檔]。

  7. 輸入離職員工的名稱，然後選取 [尋找]。

  8. 以滑鼠右鍵按一下使用者，然後選擇 [管理網站集合擁有者]。

  9. 將使用者新增至 網站集合管理員 ，然後選取 [ 確定]。

  10. 使用者現在可以使用 OneDrive URL 來存取離職員工的 OneDrive。

撤銷使用者 OneDrive 的系統管理員存取權

您可以讓自己存取使用者 OneDrive 中的內容，但您可能想要在不再需要時移除存取權。

  1. 以全域管理員或 SharePoint 系統管理員身分登入系統管理 中心 。

    如果您收到訊息指出您沒有存取系統管理中心的許可權，則貴組織中沒有系統管理員許可權。

  2. 在左窗格中，選取 [管理員中心>SharePoint]。 (您可能需要選取 [全部顯示] 才能查看系統管理中心的清單。)

  3. 如果傳統 SharePoint 系統管理中心出現，請選取頁面頂端的 [ 立即開啟] ，以開啟 SharePoint 系統管理中心。

  4. 在左窗格中，選取 [ 更多功能]。

  5. 在 [ 使用者設定檔] 底下，選取 [ 開啟]。

  6. 在[人員] 底下，選取 [管理使用者設定檔]。

  7. 輸入使用者的名稱，然後選取 [尋找]。

  8. 以滑鼠右鍵按一下使用者，然後選擇 [管理網站集合擁有者]。

  9. 移除不再需要存取使用者資料的人員，然後選取 [ 確定]。

存取先前使用者的 Outlook 資料

若要儲存離職員工的電子郵件訊息、行事曆、工作和連絡人，請將資訊匯出至 Outlook 資料檔 (.pst) 。 如需匯出 Outlook 資料的步驟，請參閱將 電子郵件、連絡人和行事曆專案匯出至 .pst 檔案。

為另一位使用者提供先前使用者電子郵件的存取權

若要將前員工的電子郵件訊息、行事曆、工作和連絡人存取權授與另一位員工，請將資訊匯入另一位員工的 Outlook 收件匣。 如需匯出 Outlook 資料的步驟，請參閱 從 Outlook .pst 檔案匯入電子郵件、連絡人和行事曆。

注意事項

您也可以 將先前使用者的信箱轉換成共用信箱 ，或 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工。

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