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设置应付帐款发票匹配验证

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在您开始前，请确保选择发票匹配 Configuration Key。 通过使用费用，如果您的跟踪法人费用，例如运费，请确保选择费用 Configuration Key。 应付帐款发票匹配是匹配供应商发票、采购订单和装箱单信息的一个流程。 在这些单据之间的差异称作匹配差异。 用指定的匹配差异容差进行比较。 如果匹配差异超过容差百分比或金额，匹配差异图标将显示在供应商发票页上和发票匹配详细信息页上。

确定要使用哪个发票匹配验证

有四种不同类型的匹配验证。

  • 行级匹配 – 最常用的匹配类型为行匹配。 行级匹配可以是双向匹配，也可以是三向匹配。 可以在应付帐款参数页上为法人指定默认行级匹配。 双向匹配将发票的单价与采购订单的单价进行比较。 三向匹配则还会将发票数量与匹配的产品收货数量进行比较。
  • 匹配发票合计 – 将发票上的总金额与采购订单上的总金额进行匹配。 此类发票匹配包括最少的详细信息量，使用此选项以设置相应控件，以便最大限度地降低审阅发票匹配信息所需的员工时间。 将比较六项总计，包括小计、总折扣、费用、销售税、化整和发票金额。 系统验证发票上的任何这些值与预期金额之间的差异是否超过了可接受的程度。
  • 费用匹配 – 将发票上的费用信息（金额）与采购订单上的费用信息（金额）进行匹配
  • 行项价格合计匹配 – 这种类型的匹配对一个采购订单行通常会收到多张发票的公司非常有用。 如果每个采购订单行通常仅收到一张发票，则不需要这种类型的匹配。 这种匹配根据容差百分比和金额要求启用双向或三向匹配，并且充当不超过净金额验证。 这种匹配将发票上每行净额的价格信息以及所有待处理的和之前已过帐发票行的净额价格信息，与相应的采购订单行净额进行比较。 以下公式由净单位价格：（单价 * 行数量）+ 行费用 - 行折扣。 按百分比匹配价格合计时，将使用交易记录币种比较值。 按金额匹配价格合计时，系统会使用记帐币种比较值。

设置参数以启用应付帐款匹配验证

  1. 转到应付帐款 > 设置 > 应付帐款参数。
  2. 选择发票验证选项卡。
  3. 选中或取消选中启用发票匹配验证复选框。
    • 选择在过帐包含发票匹配差异的发票前是否需要审批。 如果设置为允许使用警告，当发票匹配差异超出容差时会显示可见的指示。 但是，您可以过帐发票。 要与发票匹配验证一起使用工作流，请确保将过帐有差异的发票字段设置为允许使用警告以免需要进行多次审核。
    • 在自动更新发票抬头匹配状态字段中，选择在发票数据输入时是否自动执行匹配。 建议的设置为是，除非您遇到数据输入执行问题。 禁用自动更新可以使系统运行更快，因为在数据输入过程中将跳过发票匹配验证。 如果设置为否，数据输入职员需要手动更新发票的匹配状态以查看发票匹配验证结果。
  4. 设置发票合计匹配。
  5. 选中或取消选中匹配发票合计复选框以将实际发票合计与预计的合计进行匹配。
    • 选择如果发票匹配差异超出容差时是否显示图标。 在正差异超出了容差时，您可以选择显示图标，或者正或负差异超出了容差时。
    • 例如，容差是 5，并且采购订单上的发票总金额是 100.00。 因此，因此，如果发票上的总发票金额超过 105.00，将显示价格匹配图标。 如果您选择如果大于或小于容差，则在发票金额少于 95.00 的情况下也会显示图标。
  6. 在发票总计容差百分比字段中，输入可接受的百分比差异。 该值是公司的默认值。 可以使用发票合计容差页覆盖特定供应商的此值。 有关如何替代特定供应商的发票合计容差百分比的信息，请参阅本文后面的为供应商设置发票合计匹配容差一节。
  7. 设置价格和数量匹配。
  8. 在行匹配政策字段中，选择一个值作为您使用的法人实体的默认政策。
  • 非必需 - 不需要对单个发票行价格与采购订单价格进行验证，或对发票数量与装箱单数量进行验证。
  • 双向匹配 - 需要对发票行进行验证，但验证仅涉及采购订单和供应商发票单据。 产品收据没有计入匹配验证的因素中。
  • 三向匹配 - 发票净单位价格将与采购订单的净单位价格进行比较，并将匹配物料收货数量与发票数量进行比较。
  1. 要允许对物料、供应商、供应商和物料组合或采购订单行应用不同的匹配级别，在允许匹配政策覆盖字段中选择一个值。 对于特定的供应商、物料或供应商和物料组合，可以在匹配政策页面覆盖法人实体行匹配政策。
    • 如果您使用双向匹配或三向匹配的行匹配政策，则在物料价格容差页面上设置法人、物料和供应商的价格容差百分比。 将为双向和三向匹配把法人默认价格容差设置为百分之零。 在将供应商发票与采购订单上的信息进行比较时，搜索适用的价格容差百分比。
  2. 要匹配发票上的行物料的价格合计，请在匹配价格合计字段中选择一个值。 当供应商对同一个采购订单行发送多张发票时，此匹配类型非常有用。 您可以用发票上每行净额的价格信息以及所有待处理的和之前已过帐发票行的净额价格信息，与相应的采购订单行净额进行比较。 选项包括无、百分比、金额或百分比和金额。
  3. 在采购价格合计容差百分比字段中，输入将接受的差异百分比。 当匹配价格合计设置为百分比或百分比和金额时，此字段可用。
  4. 在采购价格合计容差字段中，输入采用记帐币种的金额。 当匹配价格合计设置为金额或百分比和金额时，此字段可用。
  5. 在显示价格合计匹配图标字段中，选择如果发票匹配的差异超出了容差时何时显示图标。 在正差异超出了容差时，可以显示图标，或者正或负差异超出了容差时。 例如，容差是 5，并且采购订单上的行价格总计是 10.00。 因此，如果发票上的行价格总计超过 10.50，将显示价格匹配图标。 如果您选择如果大于或小于容差，则在发票上的行价格合计少于 9.50 的情况下也会显示图标。
  6. 设置费用匹配。
  7. 要根据采购订单上的信息匹配实际费用与预计费用，选中匹配费用复选框。

设置单价容差百分比

转到应付帐款 > 设置 > 发票匹配设置 > 价格容差，以便定义允许的价格容差百分比。 如果您使用双向匹配或三向匹配的行匹配策略，您可以设置法人实体、物料和供应商的价格容差百分比。 在将供应商发票与采购订单上的信息进行比较时，搜索适用的价格容差百分比。 下面是默认搜索顺序：

  • 表/表
  • 表/组
  • 表/全部
  • 组/表
  • 组/组
  • 组/全部
  • 全部/表
  • 全部/组
  • 全部/全部

默认的法人价格容差是 0%，此价格容差适用于全部物料和全部帐户（全部，全部）。 您不能删除默认法人价格容差的记录。

默认情况下，允许负的价格容差。 不过，不能输入负数作为价格容差百分比。 若要跟踪负价格容差百分比，请在应付帐款参数页上的显示单价匹配图标字段中选择如果大于或小于容差。 然后在价格容差页上输入价格容差百分比。

设置匹配政策覆盖

转到应付帐款 > 设置 > 发票匹配设置 > 匹配政策，为采购订单页面的行定义匹配政策字段的默认条目。 这是可选设置。 此页面用于为物料、供应商或物料和供应商组合设置双向匹配或三向匹配。 可通过这些条目定义比应付帐款参数页上定义的法人匹配政策更详细的匹配政策。 默认法人行匹配政策适用于所有物料和供应商，但在此页上为其指定了其他行匹配政策的物料和供应商除外。

在此页上，选择匹配政策级别。 选择要设置的匹配政策在匹配政策层次结构中的级别。 可用匹配政策级别包括：

  • 物料和供应商 - 从特定供应商购买的特定物料。
  • 物料 - 从任何供应商购买的特定物料，在物料和供应商级别指定的物料除外。
  • 供应商 - 从特定供应商购买的所有物料，在物料和供应商级别指定的物料除外。

以下层次结构用于确定使用的匹配政策：

  • 物料和供应商
  • 项目
  • 供应商
  • 法人

为供应商设置发票合计匹配容差

转到应付帐款 > 设置 > 发票匹配设置 > 发票合计容差，以便为发票合计匹配指定供应商特定的容差。 匹配计算使用供应商帐户中在供应商发票上指定为订单金额的发票合计容差百分比。 如果供应商帐户中没有为发票合计指定的容差百分比，将使用在应付帐款参数页中为法人指定的发票合计容差百分比。

  1. 若要为单个供应商指定用于覆盖默认容差的容差，请选择供应商帐户。
  2. 输入您为此供应商接收的差异百分比。