Dynamics 365 for Outlook 管理员指南

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重要提示

自 2020 年 10 月 1 日起，旧 Dynamics 365 for Outlook（也称为 Outlook COM 加载项）已停用。 Microsoft 将不会为 Customer Engagement 应用（Dynamics 365 Sales、Customer Service、Marketing 和 Field Service）提供对 Outlook COM 加载项的支持或任何进一步更新（包括安全和关键更新）。

  • 自 2020 年 12 月 4 日起，旧 Dynamics 365 for Outlook 不适用于 Customer Engagement 应用（Dynamics 365 Sales、Customer Service、Marketing 和 Field Service）。 改为使用新式 Dynamics 365 App for Outlook。
  • Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) 用户可以继续使用旧 Dynamics 365 for Outlook，并将继续接收关键安全更新。 但是，建议您尽快转换为新式 Dynamics 365 App for Outlook。

有关顺利过渡的更多信息和步骤，请下载 Dynamics 365 for Outlook（COM 加载项）Playbook。

Dynamics 365 for Outlook 可以在 Office Outlook 和 Dynamics 365 之间同步电子邮件、联系人、任务和约会（客户端到服务器同步）。 类似于服务器端同步，同步筛选器用于将邮件数据从 Dynamics 365 同步到 Outlook 或 Exchange。 手动跟踪或基于收件箱规则的跟踪用于将邮件数据从 Exchange 或 Outlook 同步到 Dynamics 365。

Dynamics 365 for Outlook 同步。

在使用 Dynamics 365 for Outlook 时，有所帮助了解的几点同步概念。 请注意，若要具有此 Dynamics 365 for Outlook 功能，每个 Dynamics 365 for Customer Engagement 用户都需运行 Dynamics 365 for Outlook 加载项，并适当配置 Dynamics 365 用户邮箱记录。

在选择 Dynamics 365 for Outlook 作为用户邮箱记录中的邮件数据同步方式时，Outlook 中创建的电子邮件、联系人、约会和任务会与 Dynamics 365 应用或 Customer Engagement (on-premises) 同步。

重要提示

  • 必须具有最新版本的 Dynamics 365 for Outlook（版本 8.2.3），才能连接到 Dynamics 365 应用版本。 版本 8.2.3 提供连接 Dynamics 365 for Outlook 和 Dynamics 365 应用所需的传输层安全协议 (TLS) 1.2。 有关详细信息，请参阅 Dynamics 365 for Outlook 的更新。
  • 在脱机模式下使用 Dynamics 365 for Outlook 版本 9.0 时，已同步记录的附件在脱机模式下不可用。 如果记录有附件，则仅当恢复联机后，该附件才可用。 如果在脱机模式下向记录添加了附件，恢复联机后，将把该附件同步到服务器。 若要在脱机模式下使用附件，请考虑将附件保存到您的设备。
  • Dynamics 365 for Outlook 版本 9.0 中的脱机功能在 Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) 中不可用。
  • 不支持依赖 SQL 数据库引擎的自定义项和 Dynamics 365 for Outlook 的本地脱机实例。
  • 未在 Dataverse 上启用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook。

Dynamics 365 for Outlook 同步概念

当您使用 Dynamics 365 for Outlook 作为同步的代理时，注意以下概念：

  1. 同步组织。 只有一个组织可指定同步组织。 如果配置了多个 Dynamics 365 组织，您可以查看 Dynamics 365 配置向导中的同步组织。 配置向导是 Dynamics 365 for Outlook 随带的一个应用程序。 请注意，使用 Dynamics 365 for Outlook 仍可以连接到其他组织。 但是，当组织没有被定义为 Dynamics 365 for Outlook 中的同步组织时，Outlook 中的邮件数据不会与该组织同步。

  2. 同步邮箱。 只能为单个 Dynamics 365 for Customer Engagement 用户指定一个 Exchange 或 POP3 邮箱。 您无法指定多个邮箱，且您不能将多个 Dynamics 365 for Customer Engagement 用户映射到单个 Exchange 或 POP3 电子邮件邮箱。 这邮箱也称为主要邮箱。

  3. 同步 Dynamics 365 for Outlook 实例。 只有一个 Dynamics 365 for Outlook 实例可以被指定为同步 Dynamics 365 for Outlook 实例。 在从另一个正在运行不是同步 Dynamics 365 for Outlook 实例的 Dynamics 365 for Outlook PC 登录到组织时，您将收到询问是否要将当前 Dynamics 365 for Outlook 实例指定为同步 Dynamics 365 for Outlook 实例的对话消息。 请注意，在您选择不将 Dynamics 365 for Outlook 实例设置为同步的实例时，您仍可以连接到 Dynamics 365 for Customer Engagement 组织和执行任务，但是 Outlook 中的邮件数据将不会与 Dynamics 365 for Customer Engagement 组织同步。

  4. 脱机数据同步。脱机功能使用 SQL Server Express 作为本地数据存储。 当您脱机或返回联机时，Dynamics 365 for Outlook 将您选择的实体类型记录与 Dynamics 365 for Customer Engagement 或 Customer Engagement (on-premises) 同步。 当您您脱机或返回联机时，出现不是中此处描述的邮件数据同步部分的单独同步过程。 在 Dynamics 365 for Outlook 再次联机时，脱机功能允许用户脱机创建、修改或删除稍后可以同步到 Dynamics 365 for Customer Engagement 或 Customer Engagement (on-premises) 的记录。

隐私声明

若要使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook，您需要使用您的凭据（电子邮件地址和密码）进行登录。 您可以选择在本地保存此信息，以免在您每次打开 Outlook 时都提示您提供凭据。 如果您选择在本地保存此信息，Dynamics 365 for Outlook 会在每次您打开 Outlook 时自动连接到 Microsoft Dynamics 365 (online)。

首次登录和使用 Dynamics 365 for Outlook 后，每次您可以访问 Internet 时，您的计算机和 Dynamics 365 (online) 之间的连接都会打开。 您只使用配置设置即可以选择关闭计算机和 Dynamics 365 之间的连接，但是，如果关闭连接，Dynamics 365 for Outlook 性能可能降低。

如果使用 Dynamics 365 for Outlook 跟踪电子邮件，则您组织中有权查看电子邮件线索的用户将可以看到该线索。

对于您收到的每一封电子邮件，Dynamics 365 for Outlook 都会向 Dynamics 365 (online) 发送发件人的电子邮件地址、收件人的电子邮件地址和邮件的主题行。 这可以让 Dynamics 365 (online) 验证是否应通过 Dynamics 365 (online) 服务存储任何特定邮件。 在跟踪某个项目时，Dynamics 365 服务会保留该项目的一个副本，您组织中具有相应权限的其他用户都可以查看该副本。 在取消跟踪某个项目时，会自动从 Dynamics 365 (online) 中删除该副本（仅当您拥有该项目时）。

如果您使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook，则在脱机时，将在本地计算机上创建并存储正在处理的数据的副本。 通过使用安全连接可将数据从 Dynamics 365 (online) 传输到计算机上，并可在本地副本和 Dynamics 365 Online 之间保持链接。 下次登录到 Dynamics 365 (online) 时，本地数据将与 Dynamics 365 (online) 同步。

管理员可以通过使用安全角色来确定是否允许组织用户脱机使用 Microsoft Dynamics 365 for Outlook。

用户和管理员可以通过使用选项对话框中的同步筛选器设置来配置通过脱机同步下载哪些实体。 或者，用户和管理员还可以通过使用同步筛选器对话框中的高级选项来配置下载（和上载）哪些字段。

如果您使用 Dynamics 365 (online)，在使用“与 Outlook 同步”功能时，您同步的 Dynamics 365 数据将“导出”到 Outlook。 可在 Outlook 的信息和 Dynamics 365 (online) 信息之间保持链接，以确保两者之间的信息是最新的。 Outlook Sync 仅下载相关 Dynamics 365 记录 ID，在用户尝试针对 Outlook 项进行跟踪和设置时使用。 公司数据不存储在设备中。

管理员可以通过使用安全角色来确定是否允许组织用户将 Dynamics 365 数据同步到 Outlook。