在 Teams 會議和活動中管理 Q&A

  • 發行項
  • 適用於:
    Microsoft Teams

適用於： ✔️會議✔️網路研討會✔️大會堂

Q&A 可讓演示者、召集人和共同召集人回答出席者的問題，並即時回答。 這項功能最適合大型結構化的會議和活動，例如大會堂、網路研討會、所有手動和訓練。 Q&A 原則是每個召集人的設定。

您的組織可能會要求限制哪些召集人可以使用Q&A。 身為系統管理員，您可以控制召集人是否可以在會議和活動中啟用 Q&A。

若要深入了解使用者的 Q&A，請參閱 Microsoft Teams 會議中的 Q&A。

注意事項

Q&A 不適用於 GCC 和 GCCH。

必要條件

  • 確認未封鎖存取 Viva Engage的IP和URL。
  • 若要允許貴組織中的使用者將 Q&A 新增至 Teams 會議和活動，您必須確認已在 Microsoft Entra ID 中啟用 Office 365 Viva Engage 服務的登入。 請依照下列步驟確認已啟用登入：
    • 移至 Microsoft Entra 系統管理中心>所有服務>企業應用程式>Office 365 Viva Engage>Properties。
    • 如 需 [使用者可以 登入？] 選項，請視需要選取 [ 是 ]。

當您啟用 Q&A 時，召集人在建立或更新會議和活動時，可以在會議選項中開啟 Q&A。 透過 Teams 和 Outlook 會議選項，召集人也可以從先前新增 Q&A 的會議中移除 Q&A，以防止出席者使用此功能。

管理 Q&A

Teams 系統管理中心

請依照下列步驟控制哪些召集人在會議和活動中可以使用 Q&A：

  1. 開啟Teams系統管理中心。
  2. 從導航窗格展開 [會議 ]。
  3. 在 [ 會議] 底下，選取 [會議原則]。
  4. 選取現有原則或建立新原則。
  5. 流覽至 [會議預訂] 區段，並切換 [Q&A開啟或關閉]。
  6. 選取 [儲存]。
  7. 將原則指派給您想要允許或禁止設定 Q&A 的特定 Microsoft 365 群組、使用者或訂閱。

PowerShell

若要管理召集人是否可以在會議和活動中使用 Q&A，請使用 -QnAEngagementMode PowerShell CsTeamsMeetingPolicy Cmdlet 內的參數。

若要允許具有此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Enabled

若要防止採用此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Disabled

在 Teams 中刪除 Q&A 中的個別訊息

若要刪除 Q&A 應用程式中張貼的問題或答案，請遵循下列步驟：

  1. 以全域系統管理員的身分登入 Exchange 管理員 中心。
  2. 移至 [收件者>信箱] ，並依名稱搜尋組織會議或活動的使用者。
  3. 選取召集人，然後選取 [管理信箱委派]。 在 [ 讀取及管理] 區段中，選取 [編輯>新增許可權]。
  4. 將自己新增為會議召集人的代理人，然後選取 [儲存 ]。
  5. 開啟 Outlook Web App (非桌面) 中的 [Outlook 行事曆]，然後選取 [新增行事歷]，然後選取 [從目錄新增]。
  6. 搜尋 會議召集人，並將他們的行事曆新增至 [我的行事歷]。 選取之用戶的會議現在會顯示在您的行事曆上。
  7. 在行事曆中，尋找您要刪除內容的會議、開啟會議記錄，然後選取 [與參與者聊天]。 選取 [與參與者聊天] 會在 Teams 中開啟會議聊天。
  8. 在 Teams 應用程式行中瀏覽至 Q&A 應用程式。
  9. 尋找您要刪除的任何問題或解答，然後選 取 [刪除]。
  10. 刪除內容之後，請返回 Exchange 管理員 中心，並移除您自己作為會議召集人的代理人。

如果您在移除答案之前先刪除問題，問題的第一個答案就會變成問題。 若要避免發生這種情況，請依序遵循下列步驟：

  1. 找出您要刪除的問題
  2. 刪除問題的答案
  3. 刪除問題

適用於 Viva Engage 與 Teams 的可用語言

Q&A 預設為使用者的 Teams 語言。 當 Teams 與 Viva Engage 使用的語言不同時，會發生下列語言預設值：

  • 最接近的主要語言：如果可用，Viva Engage 最接近的主要語言預設值。 例如，Viva Engage 沒有加拿大法文 (fr-CA) 版本，因此它會改為以法文 (fr-FR) 顯示內容。
  • 不支援的語言：如果 Viva 介面完全不支援該語言，Viva Engage 美國英文 (en-US) 預設。

電子文件探索

適用於 Q&A 的 eDiscovery 與其他任何 Viva Engage 內容的 eDiscovery 運作方式相同。

  • 如果您在租使用者的 Teams 應用程式中使用 Q&A，不論您的 Viva Engage 網路設定或存在狀態為何，eDiscovery 都可以使用此內容。 若要將 eDiscovery 用於標準 Viva Engage 內容，您的 Viva Engage 網路必須處於原生模式。
  • 當您執行 eDiscovery 時，您可以判斷郵件是在 Viva Engage 中產生，還是透過 Teams 中的 Q&A 產生。 在 [檔案元數據] 區段中，您可以在 [項目類別] 字段中找到該資訊。
  • 如果您的組織使用由 Viva Engage 提供的 Q&A，則 Q&A 產生的內容會視為 Viva Engage 內容，而且可被搜尋。 如需 Microsoft 365 應用程式中電子檔探索的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的電子檔案探索解決方案。
  • 如果會議召集人啟用匿名張貼，則問題出席者文章會內嵌到召集人電子檔探索的信箱中。

數據儲存空間

Q&會議中建立的 A 郵件會儲存為 Viva Engage 郵件。 這些郵件會儲存在 Viva Engage 中，並會摱取以供電子檔探索使用。 檔案一律儲存在 SharePoint 中，可處理所有數據的剩餘原則和位置。

下列指導方針說明如何儲存傳訊數據：

  • Q&A 內容可在用戶層級透過 eDiscovery 搜尋。
  • 根據您的 Viva Engage 網路位置而定，如果您沒有進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權，您的郵件數據預設會儲存在 北美洲 或 EU 中。
  • 如果您有 ADR 附加元件授權或 Go-本地文，您的訊息內容會儲存在其 Teams Go-Local 內容相同的地區。
  • 視您的 Viva Engage 網路位置而定，郵件數據，包括郵件內容，預設會儲存在 北美洲 或歐盟。
  • 對於沒有現有 Viva Engage 網路的組織，Q&A Viva Engage 網路是在 美國 Viva Engage 區域中建立。 除非貴組織擁有 ADR 附加元件授權，否則 Q&A 的郵件一律會儲存在美國。
  • 與 OneNote 索引標籤類似，從會議中移除 Q&A 並不會刪除會議數據。 從會議移除 Q&A 只會移除會議資料的存取權。 如果您的使用者將 Q&A 索引標籤加回，他們可以再次看到會議交談。

如需進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的進階 Data Residency。

數據主體要求和 Q&A

當您透過 Microsoft 365 系統管理 中心完成數據主體要求時，系統會自動將使用者的聯繫人資訊從 Q&A 中的所有內容中移除。

如需數據主體要求的詳細資訊，請參閱 GDPR和CCPA的 Azure 數據主體要求。

如需GDPR的詳細資訊，請參閱 Microsoft 信任中心的 GDPR 區段 和 服務信任入口網站的 GDPR 區段。

Teams 中 Q&A 的數據週期

Teams 中 Q&A 所產生資料的生命週期取決於您在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的 Viva Engage 數據保留設定。 如果您透過 Microsoft Entra ID 硬刪除會議中收到 Q&A 訊息複本的所有使用者，Viva Engage 在使用者刪除後的 30 天內刪除該會議的 Q&A 內容複本。

保留和刪除

保留內容會遵循 Viva Engage 設定的保留原則，無論您是否為 Viva Engage 和 Teams 設定了不同的原則。

注意事項

如果您的 Viva Engage 網路不是處於原生模式，此處建立的原則僅適用於Q&A 數據。 在原生模式中，所有 Viva Engage 用戶都處於 Microsoft Entra ID，所有群組都是 Microsoft 365 群組，所有檔案都會儲存在 SharePoint Online 中。