評估組織的變更整備程度

升級歷程圖,強調使用者準備階段。

本文是升級過程中的使用者整備階段之一部分,此階段是您與技術整備階段同時完成的活動。 在繼續進行之前,請確認您已完成上述階段的活動:

在您保護專案小組並定義您的願景、範圍和目標之後,升級旅程的下一個步驟是確保您的組織和使用者準備好使用 Teams,這項活動會同時完成,同時確保您的技術準備就緒。 若要從客戶Teams,使用者必須實際使用它。 只要啟用Teams並無法保證您達成目標。 使用者有不同的使用案例和不同的學習方式,而且會以不同的速度來適應新技術。 好消息是,管理變更並不那麼複雜,但確實需要專注努力。 以下引導式討論是專為協助您瞭解使用者基礎所設計,因此您可以準備適當的教育程度,以促進及加快使用者採用。 您應該以兩種方式查看使用者基礎:

  • 組織變更準備 狀況:瞭解 (使用者) 對變更的反應速度。 這項資訊可協助告知您為推動使用者採用所需的認知度、訓練和價值銷售量。
  • 團隊合作案例:瞭解使用者如何工作,將Teams工作活動、加快採用速度,以及協助您商務用 Skype。

注意

您可以根據貴組織的任何變更計畫,調整下列評定活動。 只要根據專案範圍來回答問題。 在下列討論中,「新解決方案」可適用于音訊通話、音訊會議,或將您從商務用 Skype升級Teams。

   
描述決策點的圖示。
決策點
  • 當需要變更時,貴組織的文化是什麼?
  • 新技術如何優化使用者的工作方式?
  • 哪些使用者可能需要特別注意,才能讓他們變更其工作方式?
描述下一個步驟的圖示。
後續步驟
  • 使用下列指南和相關活動來捕獲貴組織的使用者準備狀況設定檔。

組織變更準備

您可以評估貴組織的準備狀態,判斷 (使用者) 使用者對於變更其工作方式及採用新技術的歡迎程度。 瞭解使用者如何回應變更,讓貴組織能夠主動解決疑慮、調整您的推出計畫以獲得最佳支援,並找出可實際協助您與同儕進行變更的使用者。

活動

使用下列交談入門者進行組織準備狀況評估,並記錄組織文化,當需要變更時。 這項資訊可協助告知您可能需要為專案執行多少認知與訓練。 別擔心確切的數位。 此練習代表您組織文化一般瞭解。 如果您需要開始使用的協助,只要評估過去的推出;這可協助您預測使用者對變更的反應,並説明您主動處理預期的反應。

每個資料桶的使用者百分比如何?

早期採用者 通知使用者 斯內卡德
這些使用者先要求解決方案才能使用。 這些使用者一旦顯示其值即接受解決方案。 這些使用者拒絕解決方案,即使被推入變更。

提示

除了擔任同儕的領獎者之外,還請您的早期採用者參與您的試驗測試。 支援者協助宣傳新技術,並以範例引導他們向同儕展示如何實現價值。 若要深入瞭解如何建立正式的冠軍計畫,請參閱Office指南。 您的落後者可能需要更具有說服力,才能採用新技術。 如果您的組織超過 20% 屬於此類別,請花更多時間傳達價值訊息,並提供量身訂做的訓練。 此外,透過開啟意見回饋回路,協助他們完成變更,以進一步瞭解並解決他們的疑慮。

每個能力的使用者百分比?

自我動力 團隊參與者 手握探索者
這些學習者會尋找資源,以執行方式學習。 這些使用者享受群組和互動式訓練;他們會和同事一起合作。 這些使用者期待「白手套」或一對一協助。

提示

並非每個人都會以相同的方式學習。 針對自我動力型使用者,請指向 Microsoft 的線上影片和訓練文章。 如果 20% 以上是團隊參與者,請招募您的訓練小組或合作夥伴,在人員或線上 (進行即時互動式) 。 一般來說,您可以在持手類別中找到主管或目標角色。 這是一個可受益于個人化簡短訓練課程的重要群組。 請徵集您的優勝者,協助這些使用者提供訓練,以獲得最佳體驗。

評估團隊合作案例

Microsoft Teams功能,供應商務用 Skype通訊和共同合作解決方案。 當您設計將使用者從 商務用 Skype 升級至 Teams 的計畫時,請考慮如何使用團隊合作功能,讓兩位使用者都十分興奮,並方便他們從 商務用 Skype 轉換Teams。

團隊合作的核心是人們如何共同作業以完成工作。 這是要以適合他們的方式,讓適當的人員與相關工具保持一致。 Teams將人員、交談、檔案和專案彙集到一個工作區中,為貴組織建立真正的團隊合作中心。

瞭解使用者如何共同作業,以及如何共同作業,可協助使用者以視覺化方式Teams,協助使用者從商務用 Skype。 有兩種思考團隊合作案例的核心方式:以人員為中心和以專案為中心。

  • Project以團隊合作 為中心,以特定專案或計畫 (例如規劃產品啟動活動) 。 從範圍規劃到預算管理,到行銷工作,以專案為中心的團隊合作可協助調整專案流程,讓每個人都能隨時瞭解情況。
  • 人員 為中心的團隊合作會圍繞具有類似責任或屬性的人進行,他們可能會在同一個小組工作 (例如銷售團隊、道路鬥士) 或跨團隊 (例如同儕) 。 從與同事聊天以取得問題的答案,到參與小組會議,以人員為中心的活動包括資訊共用和建立關係。

若要充分利用Teams,請建立包含這兩種案例的團隊合作策略,協助使用者瞭解Teams如何為它們工作。

   
描述決策點的圖示。
決策點
  • 您將採用哪些可相對應的團隊合作案例,以協助加快使用者採用Teams,並方便您從 商務用 Skype?
描述下一個步驟的圖示。
後續步驟
  • 請使用下列範例,協助打造您自己的團隊合作案例。 將檔記錄在升級 活頁簿中
  • 有關其他案例和範例,請前往 生產力文件庫

範例

Project 團隊合作:產品啟動活動 (例如:貴組織已準備好推出新產品至市場,並正在規劃廣泛的促銷活動,以提升認知度、產生潛在客戶,並鼓勵銷售) 。

考慮 注釋
核心屬性
  • 具有各種專案資料流程的跨小組專案關係人
  • 經常召開目標會議
  • 許多專案/人員 (預算、排程、簡報、註冊等)
現今的團隊合作挑戰
  • 資料流程在孤島中作業,但整體專案狀態或跨小組工作的可見度有限:
    • 中斷交談,且缺少「誰正在做什麼」
    • 在沒有任何跨小組可見度的地方追蹤資訊
  • 將新成員帶上會議或趕上錯過會議時,生產力時間遺失
團隊合作需求
  • 快速存取專案排程和任務分派
  • 開啟交談頻道,讓每個人都知道
  • 目前簡報檔案和其他資源的中央位置
  • 快速讓新專案小組成員快速上進的能力
  • 鼓勵和支援彼此保持動力的方式
在 Teams
  • 小組/頻道來組織專案內容和討論執行緒交談
  • SharePoint PPT 檔案的主機1
  • Planner/Trello 可指派個別專案工作和到期日1
  • Teams線上會議
  • Teams行動應用程式進行移動連接

1支援應用程式整合或對齊Teams。

以人員 為中心的團隊合作:銷售團隊 (例如:您的地區分散的銷售團隊必須保持與道路的連線、保持管道上的一致,並瞭解可協助推動年度配額目標的關鍵優惠和計畫)

考慮 注釋
核心屬性
  • 在 (、旅館、客戶網站或網站上遠端)
  • 以關係為焦點 – 核心外部
現今的團隊合作挑戰
  • 與多個現場代表重複交談 (聊天、通話、會議等) 交談-無法一次將所有人聚在一起
  • 錯過從銷售"勝"學習的機會 - 僅分享口碑
  • 在應用程式之間持續隨機播放:
    • 在 Excel
    • 在 Power BI
    • 電子郵件的銷售擔保品
    • 客戶示範資源SharePoint
    • 1:1 聊天和時間點會議
    • 銷售社群在 Yammer
團隊合作需求
  • 快速存取銷售擔保品
  • 快速與專家聯繫
  • 快速交回問題和核准
  • 銷售會議、管線評論
  • 銷售訓練資源
  • 客戶資料庫管理
在 Teams
  • Teams地區或客戶所設計來專注內容和交談的頻道/頻道
  • SharePoint擔保/資源1
  • 管道和Power BI XLS/Power BI1
  • Teams線上會議
  • Teams行動應用程式進行移動連接
  • Teams與 CRM 系統1的應用程式整合
  • Yammer廣泛的中小型企業深入見解和資訊共用*1

1支援應用程式整合或對齊Teams。

提示找出適合您團隊合作策略的合適專案

您可以輕鬆為每個使用者、每個小組和每個專案建立團隊合作策略。 並非每個專案或小組都需要完整定義的團隊合作策略。 以下是一些開始使用的最佳作法:

  • 請考慮剛開始或即將推出的跨小組專案。

    • 活動規劃 – 多個團隊 (預算、物流、簡報等專案)
    • 試驗新產品 - 共用資訊,在受控制的環境中收集意見
  • 識別使用者角色和核心工作群組,將使用者彼此互動的各種方式與Teams

    • 銷售團隊/地區 – 道路鬥士、輕鬆存取資源、快速回復
    • 人力資源 – 跨所有部門進行標準化程式,採用一致的雇用方式
    • 前線員工 – 與同儕/管理人員的連系、程式存取權、近地
  • 請記住這些考慮:

    • 從小開始。 檢查團隊模型之後,儲存更大、更複雜的專案。
    • 專注于新專案。 避免變更進行中現有的專案,因為這樣可能會中斷工作流程。
    • 考慮時機。 在會計年度結束時將新的團隊合作策略推出銷售可能不太理想。
    • 迭 代。 不需要重新建立轉輪。 當您找到可運作的團隊合作結構時,請與其他工作組和專案重複。 定義範本小組並設定指導方針,協助使用者快速融入Teams並提供一致性。

使用您上述收集的資訊來通知您的 使用者準備計畫