使用 Power Automate 建立平行的核准工作流程

發行項
04/26/2023

在平行核准工作流程中，需要多個人員來核准發票、採購單、請假單等項目。每個人員的核准皆與所有其他核准者互不影響。

在此逐步解說中，我們會使用 Power Automate 建立能將平行核准工作流程自動化的雲端流程。此流程會自動化員工的休假要求程序，此程序需要員工定期支援的所有人員 (或團隊) 核准。員工使用 SharePoint 清單清單要求休假。休假需要員工的直屬主管、銷售團隊和人力資源團隊核准。每個休假要求都會路由傳送給每個核准者進行批覆。流程會傳送狀態變更的電子郵件，然後批覆更新 SharePoint。

提示

有關將 SharePoint 與 Power Automate 一起使用的詳細資訊，請移至 SharePoint 文件。

先決條件

Power Automate。
SharePoint Online 清單。
Office 365 Outlook 和 Office 365 使用者帳戶。

注意

雖然我們在此逐步解說中使用的是 SharePoint Online 和 Office 365 Outlook，但您也可以使用 Zendesk、Salesforce 或 Gmail 等其他服務。如果您使用的是 SharePoint 2010，請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰

建立流程之前，請先建立 SharePoint 線上清單。稍後，我們將使用此清單來要求核准休假。

您所建立的 SharePoint Online 清單必須包含下列資料行︰

標題	單行文字
員工意見	單行文字
直屬主管意見	多行文字
銷售團隊意見	多行文字
HR 團隊意見	多行文字
直屬主管已核准	是/否
銷售團隊已核准	是/否
HR 團隊已核准	是/否
休假開始日期	日期和時間
休假結束日期	日期和時間

請記下 SharePoint Online 清單的名稱和 URL。稍後會使用這些項目設定 SharePoint - 建立項目時觸發程序。

從空白範本建立您的流程

登入 Power Automate。
在左側導覽窗格中選取 我的流程。
在左上角的功能表中，選取 新增流程>自動雲端流程。

新增觸發程序

為您的流程命名。
在 選擇您的流程觸發程序 下，選取 建立項目後 - SharePoint，然後選取建立。
在 建立項目後 卡片上，為您先前建立的 SharePoint 清單選取 網站位址 和 清單名稱。

SharePoint 資訊。

取得休假要求建立人員的主管

選取 +新增步驟，然後在 選擇動作 搜尋方塊中輸入 取得主管。
尋找然後選取取得主管 (V2) - Office 365 使用者動作。
將由電子郵件建立代用文字插入取得主管卡片的使用者 (UPN) 方塊中。

此動作取得在 SharePoint 中建立休假要求之人員的主管。

命名並儲存您的流程

提供您的流程名稱，然後選取儲存，以儲存我們到目前為止所做的工作。

注意

選取儲存圖示定期將變更儲存至您的流程。

新增直屬主管的核准動作

選取新步驟。
在選擇動作搜尋方塊中輸入核准。
選取開始和等待核准動作。
設定 開始和等待核准 卡片以符合您的需求。

注意

核准類型、標題和 指派至 欄位為必填。您可以使用 Markdown 來設定詳細資料欄位的格式。

重要

此動作會將休假要求傳送到指派至方塊中的電子郵件地址，因此請將取得主管 (V2) 清單中的電子郵件代用文字插入。

插入銷售團隊的平行分支核准動作

選取位於取得主管 (V2) 與開始並等待核准卡片之間的向下箭頭。
選取在您選取向下箭頭之後出現的加號。
選取新增平行分支。
搜尋、選取然後設定會傳送休假要求給銷售團隊的開始並等待核准動作。如果不確定該如何新增開始並等待核准動作，請參閱直屬主管新增核准動作的執行步驟。

重要

在開始核准 2 動作的指派至方塊中使用銷售團隊的電子郵件地址。

插入人力資源團隊的平行分支核准動作

重複插入銷售團隊平行分支的步驟，以新增然後設定會傳送休假要求給人力資源團隊的開始核准動作。

重要

在開始核准 3 動作的指派至方塊中使用人力資源團隊的電子郵件地址。

如果您照著做，您的流程應該類似此範例：

具有平行分支的流程。

新增平行分支後的選項

將動作新增至平行分支後，有兩種方法可以將步驟新增至您的流程：

在分支中插入步驟：使用卡片上方或下方的插入新步驟 (+) 按鈕。 (選取分支或暫留在連接器箭頭時出現的按鈕)。此按鈕會將步驟新增至該特定分支。此按鈕如下所示：
新增步驟至流程：使用整個工作流程底部較大的 +新增步驟按鈕。使用此按鈕所新增的步驟會在上述所有分支完成後執行。此按鈕如下所示：

下列各節會在每個分支中新增步驟：

新增檢查核准或拒絕休假要求的條件。
傳送通知員工批覆結果的電子郵件。
更新 SharePoint 中的休假要求核准批覆。

然後使用較大的 +新增步驟按鈕傳送電子郵件，摘要說明所有已對休假要求做出的批覆。

讓我們繼續：

在每個分支新增條件

選取第一個開始並等待核准分支。
選取卡片下方的小型插入新步驟 (+) 按鈕 (暫留在連接器箭頭時出現的圓形加號)。
從出現的功能表中選取新增動作，然後選取動作清單中的條件。
選取條件卡片上第一個方塊，然後從動態內容清單的開始並等待核准類別中選取回應代用文字。
確認清單 (在條件卡片中間) 已設定為等於。
在最後一個方塊中輸入核准 (此文字區分大小寫)。
條件卡片現在應該類似此範例︰

注意

此條件會檢查傳送至該員工主管之開始核准動作的回應。
對開始核准 2 (銷售團隊的核准要求) 和開始核准 3 (人力資源團隊的核准要求) 分支重複上述步驟。

在每個分支新增電子郵件動作

在條件分支的如果是一端執行下列步驟。

注意：核准要求時，您的流程會使用這些步驟傳送電子郵件：

在條件的如果是分支中，選取新增動作。
在選擇動作卡片上的搜尋方塊中輸入傳送電子郵件。
選取傳送電子郵件 (V2)動作。
設定符合需求的電子郵件卡片。

注意

收件人、主旨和本文為必填。

本卡片是假單狀態變更時所傳送的電子郵件範本。

在 傳送電子郵件 (V2) 卡片的本文方塊中，請使用 核准 - 開始核准 動作中的註解代用文字。