使用 Power Automate 建立平行的核准工作流程

在平行核准工作流程中,需要多個人員來核准發票、採購單、請假單等項目。每個人員的核准皆與所有其他核准者互不影響。

在此逐步解說中,我們會使用 Power Automate 建立能將平行核准工作流程自動化的雲端流程。 此流程會自動化員工的休假要求程序,此程序需要員工定期支援的所有人員 (或團隊) 核准。 員工使用 SharePoint 清單清單要求休假。 休假需要員工的直屬主管、銷售團隊和人力資源團隊核准。 每個休假要求都會路由傳送給每個核准者進行批覆。 流程會傳送狀態變更的電子郵件,然後批覆更新 SharePoint。

Tip

有關將 SharePoint 與 Power Automate 一起使用的詳細資訊,請參閱 SharePoint 文件

先決條件

  • Power Automate
  • SharePoint Online 清單。
  • Office 365 Outlook 和 Office 365 使用者帳戶。

Note

雖然我們在此逐步解說中使用的是 SharePoint Online 和 Office 365 Outlook,但您也可以使用 Zendesk、Salesforce 或 Gmail 等其他服務。 如果您使用的是 SharePoint 2010,請參閱 SharePoint 2010 工作流程淘汰

建立流程之前,請先建立 SharePoint 線上清單。 稍後,我們將使用此清單來要求核准休假。

您所建立的 SharePoint Online 清單必須包含下列資料行︰

標題 單行文字
員工意見 單行文字
直屬主管意見 多行文字
銷售團隊意見 多行文字
HR 團隊意見 多行文字
直屬主管已核准 是/否
銷售團隊已核准 是/否
HR 團隊已核准 是/否
休假開始日期 日期和時間
休假結束日期 日期和時間

請記下 SharePoint Online 清單的名稱和 URL。 稍後會使用這些項目設定 SharePoint - 建立項目時 觸發程序。

從空白範本建立您的流程

  1. 登入 Power Automate
  2. 在左側導覽窗格中選取 我的流程
  3. 在左上角的功能表中,選取 +新增 > + 自動-從空白

新增觸發程序

  1. 選擇您的流程觸發程序 下,選取 建立項目後 - SharePoint,然後選取 建立
  2. 建立項目後 - SharePoint 畫面上,針對流程會監視其中是否出現新項目的 SharePoint 清單選取 網站位址清單名稱

SharePoint 資訊

取得休假要求建立人員的主管

  1. 選取 +新增步驟,然後在 選擇動作 搜尋方塊中輸入 取得主管

  2. 尋找然後選取 取得主管 (V2) - Office 365 使用者 動作。

    選取 Office 使用者

  3. 由電子郵件建立代用文字插入 取得主管 卡片的 使用者 (UPN) 方塊中。

    此動作取得在 SharePoint 中建立休假要求之人員的主管。

    取得主管設定

命名並儲存您的流程

提供您的流程名稱,然後選取 儲存,以儲存我們到目前為止所做的工作。

Note

選取 儲存 圖示定期將變更儲存至您的流程。

新增直屬主管的核准動作

  1. 選取 +新步驟

  2. 選擇動作 搜尋方塊中輸入 核准

  3. 選取 開始和等待核准 動作。

    選取核准動作

  4. 設定 開始核准 卡片以符合您的需求。

    Note

    核准類型標題指派至 欄位為必填。 您可以使用 Markdown 來設定 詳細資料 欄位的格式。

    設定核准

Important

此動作會將休假要求傳送到 指派至 方塊中的電子郵件地址,因此請將 取得主管 (V2) 清單中的 電子郵件 代用文字插入。

插入銷售團隊的平行分支核准動作

  1. 選取位於 取得主管 (V2)開始並等待核准 卡片之間的向下箭頭。

  2. 選取在您選取向下箭頭之後出現的加號。

  3. 選取 新增平行分支

    取得主管設定

  4. 搜尋、選取然後設定會傳送休假要求給銷售團隊的 開始並等待核准 動作。 如果不確定該如何新增 開始並等待核准 動作,請參閱直屬主管新增核准動作的執行步驟

    Important

    開始核准 2 動作的 指派至 方塊中使用銷售團隊的電子郵件地址。

插入人力資源團隊的平行分支核准動作

重複 插入銷售團隊平行分支的步驟,以新增然後設定會傳送休假要求給人力資源團隊的 開始核准 動作。

Important

開始核准 3 動作的 指派至 方塊中使用人力資源團隊的電子郵件地址。

如果您照著做,您的流程應該類似此範例:

有平行分支的流程

新增平行分支後的選項

將動作新增至平行分支後,有兩種方法可以將步驟新增至您的流程:

  • 在分支中插入步驟: 使用卡片上方或下方的 插入新步驟 (+) 按鈕。 (選取分支或暫留在連接器箭頭時出現的按鈕)。 此按鈕會將步驟新增至該 特定分支。 此按鈕如下所示:插入新步驟

  • 新增步驟至流程: 使用整個工作流程底部較大的 +新增步驟 按鈕。 使用此按鈕所新增的步驟會在上述所有分支完成後執行。 此按鈕如下所示:新增步驟

下列各節會在每個分支中新增步驟:

  • 新增檢查核准或拒絕休假要求的條件。
  • 傳送通知員工批覆結果的電子郵件。
  • 更新 SharePoint 中的休假要求核准批覆。

然後使用較大的 +新增步驟 按鈕傳送電子郵件,摘要說明所有已對休假要求做出的批覆。

讓我們繼續:

在每個分支新增條件

  1. 選取第一個 開始並等待核准 分支。

  2. 選取卡片下方的小型 插入新步驟 (+) 按鈕 (暫留在連接器箭頭時出現的圓形加號)。

  3. 從出現的功能表中選取 新增動作,然後選取動作清單中的 條件

  4. 選取 條件 卡片上第一個方塊,然後從動態內容清單的 開始並等待核准 類別中選取 回應 代用文字。

    有平行分支條件的流程

  5. 確認清單 (在 條件卡片 中間) 已設定為 等於

  6. 在最後一個方塊中輸入 核准 (此文字區分大小寫)。

  7. 條件卡片現在應該類似此範例︰

    有平行分支條件的流程

    Note

    此條件會檢查傳送至該員工主管之 開始核准 動作的回應。

  8. 開始核准 2 (銷售團隊的核准要求) 和 開始核准 3 (人力資源團隊的核准要求) 分支重複上述步驟。

在每個分支新增電子郵件動作

條件 分支的 如果是 一端執行下列步驟。

注意:核准要求時,您的流程會使用這些步驟傳送電子郵件:

  1. 在條件的 如果是 分支中,選取 新增動作

    新增步驟

  2. 選擇動作 卡片上的搜尋方塊中輸入 傳送電子郵件

  3. 選取 傳送電子郵件 - Office 365 Outlook 動作。

    選取傳送電子郵件動作

  4. 設定符合需求的電子郵件卡片。

    Note

    收件人主旨本文 為必填。

    本卡片是假單狀態變更時所傳送的電子郵件範本。

    傳送電子郵件 卡片的 本文 方塊中,請使用 核准 - 開始核准 動作中的 註解 代用文字。

設定預先核准的電子郵件範本

若要在拒絕要求時傳送電子郵件,請使用 條件 分支的 如果否 一端,然後重複上述步驟,新增拒絕電子郵件的範本。

開始並等待核准 2 (銷售團隊的核准要求) 和 開始並等待核准 3 (人力資源團隊的核准要求) 分支重複上述步驟。

以批覆結果來更新休假要求

批覆後執行下列步驟來更新 SharePoint。

注意:請務必對分支的 如果是如果否 兩端都執行這些步驟。

  1. 如果是 分支中,選取 新增動作

  2. 選擇動作 卡片的搜尋方塊中輸入更新,然後選取 更新項目 - SharePoint 動作。

    選取更新項目

  3. 設定 更新項目 卡片以符合您的需求。

更新項目設定

開始核准 2開始核准 3 分支重複上述步驟。

完成流程

  1. 選取 +新增步驟

  2. 使用先前提供的步驟,傳送摘要說明各項核准結果的電子郵件。 將此電子郵件傳送給要求休假的員工。 您的卡片可能會類似此範例:

    更新項目設定

深入了解現代核准

現代核准簡介

Note

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言? 請填寫問卷。 (請注意,本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。