Използване на прихващането на имейл за преглед на взаимодействия със съобщения

Ангажирането по имейл в Dynamics 365 Sales проследява взаимодействията на клиентите ви с вашите съобщения. Можете да научите дали са избрали връзка, дали са отворили прикачен файл, или са изпратили отговор. Можете също така да получавате предупреждения, които да ви помогнат да запомните да последващо действие с клиентите си.

Изисквания за лиценз и роля

Тип изискване	Трябва да имате
Лиценз	Dynamics 365 Sales Premium или Dynamics 365 Sales Enterprise
Права за достъп	Всяка основна роля на продажба

Предварителни изисквания

• Вашият администратор е включил ангажираността по имейл.
• Вашият администратор е включил помощника. Ангажирането по имейл използва помощника за доставяне на предупреждения и други съобщения.

Как ангажираността по имейл ви помага да бъдете по-ефективен продавач

С ангажираност по имейл можете да:

• Разберете кога клиент е отворил съобщението ви, избрал е връзка, отворил е прикачен файл или е изпратил отговор. (Когато имейл клиентът на клиента сканира имейла ви от съображения за сигурност, той може изкуствено да увеличи броя на отворените имейли и селекциите на връзки.)
• Получаване на незабавно предупреждение, когато клиент отвори съобщението ви за първи път.
• Планирайте най-ефективното време за доставка въз основа на часовата зона на получателя.
• Изберете най-ефективния шаблон за съобщение въз основа на хронологията на имейл взаимодействията на вашата организация.
• Задайте предупреждение, което да ви напомня, когато е време да последващо действие на имейл.
• Прегледайте пълната хронология на взаимодействията на едно съобщение или прегледайте ключовите показатели на представянето (KPI) за всички ваши съобщения.

Някои функции на ангажирането по имейл може да са видими дори когато функцията е изключена. Тези функции все още се появяват, но са празни:

• Таблицата "Прикачени файлове", която се показва, когато съставяте имейл съобщение или шаблон за имейл, винаги включва колоната "Следвани ".
• Таблицата "Следван имейл " винаги показва колоните "Отвори", "Час на последно отваряне", "Изгледи наприкачени файлове", "Щраквания върху връзки" и "Отговори ".
• Таблицата "Шаблон за имейл" винаги показва колоните"Процент на отговор", "Честота на отваряне", "Препоръчително" и "Брой имейли".
• Готовите версии на формулярите за акаунт, контакт и потенциален клиент включват полето Следване на имейл .

Съображения

Прегледайте следното съображение, преди да използвате ангажиране по имейл:

• Имейл се следва само ако списъкът на получателите съдържа записи за акаунт, контакт или потенциален клиент в полетата "До" или "Як ". Ако към полетата "До" и "Як" се добавят други типове записи, имейлът не може да бъде проследен. В такива случаи се показва съобщение, че имейлът не може да бъде следван, тъй като списъкът с получатели не съдържа записи на акаунт, потенциален клиент или контакт.

Преглед на хронологията на прихващането на имейл

Състоянието, статистическите данни за взаимодействията и ключовите показатели на представянето (KPI) за вашите следвани имейл съобщения са налични в много части на Dynamics 365 Sales за всеки запис, където те са подходящи.

Хронология на имейлите в колоната "Дейности"

След като запишете или изпратите съобщение, то се появява в списъка Дейности за своя запис "Относно ", който обикновено е записът, който сте преглеждали, когато сте го съставяли. В някои случаи това може да е свързан запис.

Следваните съобщения показват текущото им състояние на взаимодействие на тяхната плочка в списъка Дейности . Използвайте бутоните в горния десен ъгъл на плочката на имейл, за да разгънете нейното съдържание и хронология на взаимодействия направо в списъка или да отворите страницата с цялото съобщение.

KPI на имейл в списъка с имейли

Можете да видите броя на отварянията, изгледите на прикачени файлове, щракванията върху връзки и отговорите за следвани съобщения в списъка с имейли, които вашата организация за продажби е изпратила.

1. Отидете на Дейности по>продажби.

2. В списъка в горната част на страницата изберете Изпращане по имейл>на всички следвани имейли.

Подробни данни за съобщението

За да отворите изглед само за четене на подробностите за доставено съобщение, изберете темата му в списък Дейности или Имейли . Подробностите, които можете да видите, включват хронологията на взаимодействието със съобщенията и KPI.

KPI в горната част на времевата скала показват общия брой отваряния, изгледи на прикачени файлове, щраквания и отговори, които са записани за съобщението. Времевата скала показва символ за всяко събитие на взаимодействие, като най-новото е най-отгоре, и няколко подробности за всяко събитие.

Резултати от шаблони и препоръки в списъка с шаблони

Можете да видите ефективността на вашите имейл шаблони, включително скоростта на отговор, скоростта на отваряне, колко пъти са били използвани и дали са препоръчани или не.

Отидете в Настройки>на> бизнесшаблони и след това изберете Шаблони за имейл.

Разбиране на хронологията на имейл взаимодействията

Обикновено, когато изпращате имейл, не знаете дали е бил отворен или прочетен, освен ако получателят не избере да ви пише. Това е така, защото имейлът е създаден, за да симулира традиционната поща и не е проектиран с оглед на проследяването на отговорите. Dynamics 365 Sales използва специални техники, за да заобиколи това ограничение и да предостави функциите за следване на съобщения при ангажиране по имейл.

• Разберете кога е отворено вашето съобщение: Когато изпратите следвано имейл съобщение от Dynamics 365 Sales, системата генерира еднозначно име, прозрачен, еднопикселен GIF и го добавя към съобщението като свързано изображение. Този невидим GIF, заедно с всички други изображения, които добавяте към съобщението, се съхраняват в Dynamics 365. Те се извличат, когато получателят отвори съобщението и избере да изтегли изображенията си. Когато се изисква уникален GIF, Dynamics 365 Sales регистрира, че свързаното съобщение е отворено.

  Препоръчваме ви винаги да включвате изображения в съобщенията си, като лого на фирма или арестуваща илюстрация, защото това мотивира получателите да ги изтеглят. Няма да разберете, че са отворили съобщението, ако изображенията не са заредени.

• Разберете кога е щракнато върху всяка връзка: Когато изпратите следвано имейл съобщение от Dynamics 365 Sales, системата замества всяка от своите хипервръзки с уникална връзка за пренасочване, която сочи към Dynamics 365. Всяка връзка за пренасочване включва ИД, който уникално идентифицира съобщението, в което се съдържа и URL адреса на целта на първоначалната връзка. Когато Dynamics 365 получи заявката за връзка, той регистрира щракването и след това пренасочва щракването към първоначалния му адрес, така че получателят да получи правилната информация с малко или никакво забавяне.

• Разберете кога е отворен всеки прикачен файл: Когато добавите следван прикачен файл към съобщение, файлът не се прикачва директно, както при стандартен имейл. Вместо това той се съхранява в OneDrive дела за бизнеса, който се използва от Dynamics 365 и се добавя към съобщението като връзка. Както при следваните връзки, когато получателят щракне, за да изтегли прикачения файл, Dynamics 365 отбелязва щракването и времето. Вашите получатели може дори да предпочетат да получават прикачени файлове като връзки, а не като файлове, защото съобщенията ви заемат много по-малко място в папката си "Входящи".

  Можете да смесвате следвани и неследвани прикачени файлове в един имейл. Това може да е важно, ако изпращате поверителни файлове, които не искате да записвате за OneDrive бизнеса.

Действията, които се извършват по имейл, се съхраняват в Microsoft Azure хранилището. Azure Storage е уникален за всяка организация. Ако една организация бъде възстановена в друга организация, хронологията на имейл действията в предишната организация не се пренася във възстановената организация.

Важно

Трябва да разглеждате всички данни за имейл взаимодействие като приблизителни. Системата може да регистрира събитие за отваряне на имейл само ако получателят изтегли и изображенията на съобщението, включително невидимия GIF. Действителният брой на отварянията може да е по-голям от броя, записан в Dynamics 365 Sales. По същия начин, ако изображенията са кеширани, което е типично за уеб-базирани имейл клиенти, тогава следващите отваряния може да не бъдат докладвани на Sales.

Съображения за броя на имейлите

Ангажирането по имейл предоставя ценна информация за вашите имейли, но може да възникне фалшиво положително поради спам филтри и други механизми, които се прилагат от вашата организация. Следователно броят на имейлите може да не е точен и трябва да се използва за определяне на тенденциите, а не за точна мярка дали потенциалният клиент е прочел конкретно съобщение. Ето някои съображения, които трябва да знаете:

• От съображения за сигурност вашата организация може да конфигурира сканирането на изходяща поща и тези сканирания могат да се регистрират при отваряне на имейл, особено за имейли, съдържащи хипервръзки или прикачени файлове. Това може да е причина, поради която няколко имейла се отварят едновременно, особено когато се изпращат до различни получатели в различни организации.
• Някои доставчици на имейл услуги (ESP) сканират изходящи съобщения, насочени предимно към нови пощенски кутии, такива с неотдавнашно увеличение на пощенската активност и пощенски кутии, маркирани за подозрително или подобно на спам поведение. Също така, ESP провеждат случайни сканирания временно за част от пощенските кутии. Обикновено потребителите не могат да конфигурират този процес, който служи за възпиране на спамерите да експлоатират тяхната платформа.
• Интеграция или разширение на трета страна сканира изходящите ви съобщения за спам или вътрешно отчитане. Всеки път, когато се отвори имейл, дори чрез сканиране или инструмент за проследяване, той се регистрира като отворено събитие.
• Филтрите за спам на получателите могат да сканират и отварят имейлите, които изпращате, и това може да се счита за отворено по време на процеса на сканиране на защитата.

Вижте също

Включване на ангажирането по имейл
Създаване и изпращане на имейл съобщение
Конфигуриране на предпочитанията за поверителност