Share via

Управление на последователни одобрения с Power Automate

  • Статия

Някои работни потоци изискват предварително одобрение, преди да се изисква окончателният одобряващ да се подпише. Например, една компания може да има последователна политика за одобрение, която изисква предварително одобрение за фактури над $1000.00, преди те да бъдат одобрени от финансовия отдел.

В този урок създавате последователен поток на одобрение, който управлява заявките за отпуск на служителите. За подробна информация относно използването SharePoint Power Automate с отидете в документацията SharePoint .

За подробна информация относно използването SharePoint Power Automate с отидете в документацията SharePoint .

Бележка

SharePoint Тук се използва само като пример. Не е необходимо да създавате потоци на одобрение. Можете да използвате някоя от повече от 200 услуги, с които Power Automate се интегрира, за да управлявате потоците си. Ако използвате SharePoint 2010, отидете на SharePoint 2010 работен поток пенсиониране.

Подробни стъпки в потока

Потокът:

  1. Започва, когато служител създаде заявка за SharePoint отпуск в онлайн списък.
  2. Добавя заявката за ваканция към центъра за одобрение и след това изпраща заявката по имейл на предварително одобряващия.
  3. Изпраща по имейл решението за предварително одобрение на служителя.
  4. Актуализира SharePoint онлайн списъка с решението и коментарите на предварително одобряващия. Забележка: Ако заявката е предварително одобрена, потокът продължава със следните стъпки:
  5. Изпраща искането до крайния одобряващ.
  6. Изпраща окончателното решение на служителя.
  7. Актуализира SharePoint списъка с окончателното решение.

Това изображение обобщава предходните стъпки:

Диаграма на последователния поток на одобрение.

Предварителни изисквания

  • Power Automate.
  • Онлайн SharePoint списък.
  • Office 365 Акаунт за Outlook и Office 365 потребители.

Бележка

Докато използваме SharePoint онлайн и Office 365 Outlook в този кратък преглед, можете да използвате други услуги, като например Zendesk, Salesforce или Gmail. Ако използвате SharePoint 2010, вижте SharePoint Пенсиониране на работен поток 2010

Преди да създадете потока, създайте SharePoint онлайн списък. По-късно ще използваме този списък, за да поискаме одобрение за ваканции.

За целите на този кратък преглед онлайн списъкът, който създавате, SharePoint трябва да включва следните колони:

Онлайн SharePoint списъкът, който създавате, трябва да включва следните колони:

Обръщение Единичен ред от текст
Начална дата на ваканцията Дата и час
Крайна дата на ваканцията Дата и час
Коментари Едноредов текст
Одобрени Да/Не
Коментари на мениджъра Няколко реда текст
Променено Дата и час
Създадена Дата и час
Предварително одобрен Да/Не
Създаден от Лице или група
Променено от Лице или група

Обърнете внимание на името и URL адреса на SharePoint онлайн списъка. Ние използваме тези елементи по-късно, когато конфигурирате SharePoint - Когато се създава нов елемент превключвател.

Power Automate използва или класическия дизайнер, или дизайнера Edit with Copilot (предварителен преглед). За да определите кой дизайнер използвате, отидете в раздела Бележка вРазбиране на редактирането с дизайнер на Copilot (предварителен преглед).

Създайте свой поток

  1. влезте в Power Automate.

  2. Изберете Моите потоци в левия навигационен екран.

  3. В менюто горе вляво изберете Нов поток Автоматизиран облачен поток>.

  1. Дайте име на потока си.

  2. Под Изберете превключвателя на вашия поток изберете Когатосе създава елемент - , след което изберете SharePointСъздай.

  3. В картата Когато се създава елемент изберете Адрес на сайта и Име на списък за SharePoint списъка, който сте създали по-рано.

  1. В картата Когато се създава елемент изберете Адрес на сайта и Име на списък за SharePoint списъка, който сте създали по-рано.

Вземете мениджъра за лицето, което е създало искането за ваканция

  1. Изберете + Нова стъпка и след това въведете get manager в полето за търсене Избор на действие .

  2. Намерете и след това изберете действието Get manager (V2) - Office 365 Users .

  3. Поставете маркера Създадено по имейл в полето Потребител (UPN) на картата на мениджъра .

    Това действие получава мениджъра за лицето, което е създало заявката за ваканция в SharePoint.

Бележка

Добра идея е периодично да запазвате промените в потока си, докато вървите.

Добавяне на действие за одобрение за предварителни одобрения

  1. Изберете Нова стъпка.

  2. Одобрение на типа в полето за търсене Избор на действие .

  3. Изберете Старт и изчакайте действие за одобрение .

    Изберете действието Одобрение.

  4. Конфигурирайте стартовия екран и изчакайте карта за одобрение , която да отговаря на вашите нужди.

    Бележка

    Полетата Тип, Заглавие и Възложено на са задължителни. Можете да използвате Markdown , за да форматирате полето Подробни данни .

    конфигурирайте Старт и изчакайте одобрение.

Това действие изпраща искането за предварително одобрение до имейл адреса в полето Възложено на .

Добавяне на условие

  1. Изберете Нова стъпка и след това изберете Условие в списъка с действия.

  2. В картата Условие изберете Избор на стойност отляво.

    Показва се списък с динамични стойности.

  3. Изберете Отговори Одобряващ отговор от списъка с динамични стойности.

    Изберете маркер за отговор.

  4. Изберете полето Изберете стойност отдясно и след това въведете Одобри в полето.

    Бележка

    Валидните отговори на Одобрения - Стартиране на действие за одобрение са "Одобряване" и "Отхвърляне". Тези отговори са чувствителни към малки и главни букви.

  5. Вашата карта за състоянието сега трябва да показва:

    Изглед на картата на състоянието.

Бележка

Това условие проверява отговора от бутона "Старт" и чака действие за одобрение .

Добавяне на действие по имейл за предварителни одобрения

  1. Изберете Добавяне на действие в клона Ако да на условието.

    добавяне на нова стъпка.

  2. Въведете изпращане на имейл в полето за търсене на картата за действие .

  3. Изберете действието Изпращане на имейл (V2).

    Изберете Изпращане на имейл действие.

  4. Конфигурирайте имейл картата така, че да отговаря на вашите нужди.

    Бележка

    До, Тема и Тяло са задължителни.

    Тази карта е шаблон за имейла, който се изпраща при промяна на състоянието на заявката за ваканция.

    В полето Тяло на картата Изпращане на имейл (V2) използвайте маркера Коментари от Одобрения – Стартиране на действие за одобрение .

Конфигуриране на предварително одобрен шаблон за имейл.

Добавяне на действие за актуализация за предварително одобрени искания

  1. Изберете Добавяне на действие в клона Ако да .

  2. Въведете SharePoint в полето за търсене в картата Изберете карта на действие , изберете филтъра и след това изберете действието Актуализиране на SharePointелемент .

    Изберете Актуализиране на елемент.

  3. Конфигурирайте картата на елемента за актуализиране, така че да отговаря на вашите нужди.

актуализиране на конфигурация на елемент.

Вземете мениджъра на предварително одобряващия

  1. Използвайте Get the manager за лицето, което е създало стъпките за искане за ваканция, които направихме по-рано, за да добавим, и след това конфигурирайте друго действие за получаване на мениджър . Този път получаваме мениджъра на предварителния одобряващ.

  2. Картата Get manager 2 трябва да прилича на това изображение, когато приключите. Не забравяйте да използвате маркера за имейл от категорията Get manager в Добавяне на динамично съдържание от приложенията и услугите, използвани в тази карта на потока .

    Вземете мениджъра на Pre-Approver.

Добавяне на окончателното действие за одобрение

  1. Използвайте действието за добавяне на одобрение за стъпките за предварително одобрение, които направихме по-рано, за да добавим, след което конфигурирайте друг Старт и изчакайте действие за одобрение . Това действие изпраща имейл искане за окончателно одобрение.

  2. Когато сте готови, картата трябва да прилича на това изображение:

    Конфигурирайте одобрението.

Добавяне на окончателното условие за одобрение

Повторете стъпките от добавяне на условие до добавяне и след това конфигурирайте условие , което проверява решението на крайния одобряващ.

Изпращане на имейл с окончателно одобрение

  1. Използвайте стъпките от Добавяне на имейл действие за предварителни одобрения, за да добавите , и след това конфигурирайте действие, което изпраща имейл, когато исканията за ваканция са одобрени.

  2. Когато приключите, картата ви трябва да прилича на това изображение:

    шаблон за имейл за окончателно одобрение.

Актуализиране SharePoint с одобрение

  1. Използвайте стъпките от Добавяне на действие за актуализация за предварително одобрени искания за добавяне и след това конфигурирайте действие, което се актуализира SharePoint , когато искането за ваканция бъде одобрено.

  2. Когато приключите, картата трябва да прилича на това изображение:

    актуализиране на конфигурационната карта на елемента.

Изпращане на имейл с отхвърляне на предварително одобрение

  1. Изберете Добавяне на действие в прозореца Ако няма клон.

  2. Въведете Изпрати в полето за търсене на картата за действие , изберете Outlook, за да филтрирате действията, и след това изберете действието Изпращане Office 365 на имейл (V2) - Outlook Office 365 .

    Изберете действието Изпращане на имейл.

  3. Конфигурирайте имейл картата така, че да отговаря на вашите нужди.

    Тази карта представлява шаблона за имейла, който се изпраща, когато състоянието на искането за ваканция се промени.

конфигурация за отхвърлени искания.

Това действие трябва да бъде добавено към разклонението АКО НЕ, НЕ ПРАВИ НИЩО под картата на условието .

Актуализиране SharePoint с отхвърляне преди одобрение

  1. Изберете Добавяне на действие.

  2. Въведете актуализация в полето за търсене на картата за действие и след това изберете Актуализиране наелемент - SharePoint action.

    Изберете Актуализиране на елемент.

  3. Конфигурирайте картата така, че да отговаря на вашите нужди.

Актуализиране на SharePoint за отхвърлени искания.

Изпращане на имейл с окончателен отказ

  1. Използвайте стъпките от Изпращане на имейл с отхвърляне на предварително одобрение, за да добавите, и след това конфигурирайте действие, което изпраща имейл, когато заявката за ваканция е отхвърлена от крайния одобряващ.

    Това действие трябва да бъде добавено към клона АКО НЕ, НЕ ПРАВИ НИЩО под картата Условие 2 .

  2. Когато приключите, картата трябва да прилича на това изображение:

    Екранна снимка на конфигурацията за отхвърлени искания.

Актуализиране с окончателно отхвърляне SharePoint

  1. Използвайте стъпките от Актуализиране с отхвърляне SharePoint преди одобрение, за да добавите, и след това конфигурирайте действие, което се актуализира SharePoint , ако окончателният одобряващ отхвърли искането за ваканция.

  2. Когато приключите, картата трябва да прилича на това изображение:

    актуализиране на карта на артикул.

  3. Изберете Актуализиране на потока , за да запишете работата, която сме свършили.

Ако сте следвали, потокът ви трябва да прилича на това изображение:

Преглед на потока.

Сега, след като сте създали потока, нека го видим в действие.

Искане за одобрение

Създайте заявка за SharePoint ваканция в онлайн списъка, който създадохте по-рано.

След като запишете тази заявка, потокът се задейства и след това:

  1. Създава искане в центъра за одобрения.
  2. Изпраща имейл с искане за одобрение до одобряващите.

Вашето искане трябва да прилича на това изображение:

искане за ваканция.

Преглед на чакащите искания за одобрение

Прегледайте всички чакащи искания за одобрение, като изпълните следните стъпки:

  1. влезте в Power Automate.

  2. В левия навигационен екран изберете Одобрение> на елементина действие.

    Вашите чакащи искания за одобрение се показват в раздела Получени .

Предварително одобряване на искане

Ако одобрявате в поток на одобрение, получавате имейл всеки път, когато някой създаде заявка. Искането за одобрение се изпраща и до центъра за одобрения. След това можете да одобрявате или отхвърляте заявки от имейла, центъра за одобрения или Power Automate приложението.

За да одобрите искане:

Имейл адрес на подателя

  1. Изберете Одобряване от имейла, който получавате, когато даден елемент се добави към списъка Онлайн SharePoint .

    Забележка: Ако използвате мобилно устройство с Power Automate инсталирано приложение, приложението се стартира, Power Automate в противен случай центърът за одобрения се отваря в браузъра ви.

  2. Въведете коментар и след това изберете бутона Потвърди .

От центъра за одобрения

  1. влезте в Power Automate.

  2. Изберете Одобрения в левия навигационен екран.

  3. Изберете Одобряване по искането, което искате да одобрите.

  4. Добавете коментари и след това изберете Потвърдете в долната част на екрана.

От Power Automate приложението

  1. На мобилния си телефон с Power Automate инсталирано приложение изберете Одобряване от имейла за одобрение на заявката.

  2. Изберете Потвърдете в горния десен ъгъл на екрана.

  3. Показва се страницата за успех, което показва, че вашето одобрение е записано.

Бележка

Екраните и Android iOS Windows Phone може да се различават леко, но функционалността е еднаква на всички устройства.

Одобряване на искането

Стъпките за одобряване на искане са идентични със стъпките за предварително одобрение на искане

Окончателният одобряващ получава искането за ваканция само след като искането е предварително одобрено.

Отхвърляне на искане

Можете да отхвърлите заявка чрез имейл, центъра за Power Automate одобрения или приложението. За да отхвърлите искане, следвайте стъпките за одобряване на искане, но изберете Отхвърляне, вместо Одобряване.

След като потвърдите решението си (отхвърляне на заявката), потокът изпълнява следните стъпки:

  1. Изпраща имейл на лицето, което е поискало почивка.
  2. Актуализира SharePoint онлайн списъка с решението и коментарите на одобряващия.

Вижте също

Един одобряващ модерен преглед на одобренията