Oversigt over kreditorfakturaer

  • Artikel

Vigtig

Nogle eller alle funktioner, der er angivet i denne artikel, er tilgængelige som en del af en forhåndsversion. Indholdet og funktionaliteten kan blive ændret. Du kan finde flere oplysninger om frigivelser af eksempelversioner her: Tilgængelighed af tjenesteopdatering.

Denne artikel indeholder generelle oplysninger om kreditorfakturaer. Kreditorfakturaer er anmodninger om betaling for produkter og tjenester. Kreditorfakturaer kan repræsentere en regning for løbende ydelser, eller de kan være baseret på indkøbsordrer for specifikke varer og tjenester.

Kreditorfakturaer

En kreditorfaktura fra en indkøbsordre er produceret, når produkter eller tjenesteydelser modtages i henhold til en indkøbsordre, der blev afgivet med en leverandør. Kreditorfakturaen indeholder et hoved og en eller flere linjer til varer eller tjenester. En kreditorfaktura afslutter cyklussen fra indkøbsordre til produktkvittering til kreditorfaktura.

Selvom nogle kreditorfakturaer er knyttet til en indkøbsordre, kan kreditorfakturaer også indeholde linjer, der ikke svarer til indkøbsordrelinjer. Du kan også oprette kreditorfakturaer, der ikke er knyttet til nogen indkøbsordrer. Disse kreditorfakturaer kan repræsentere igangværende servicer, f.eks. en forsyningsfaktura. Du behøver ikke at referere til en indkøbsordre, når du tilføjer en igangværende service.

Der er flere måder at angive en kreditorfaktura på:

  • I kreditorindgangsbogen kan du hurtigt indtaste fakturaer, der ikke refererer til en indkøbsordre, så du kan periodisere udgiften. Ved hjælp af kreditorfakturagodkendelseskladden kan du vælge disse fakturaer og bogføre dem på kreditorsaldoen for at tilbageføre periodiseringen.
  • Med kreditorfakturajournalen kan du hurtigt indtaste fakturaer, der ikke refererer til en indkøbsordre i et enkelt trin.
  • Sammen med kreditorfakturapuljen kan du med kreditorindgangsbogen hurtigt indtaste fakturaer for at periodisere udgiften. Du kan åbne tilknyttede indkøbsordrer senere for at bogføre fakturaen mod udgiftskontoen.
  • Med siderne Åbne kreditorfakturaer og Afventende kreditorfakturaer kan du oprette kreditorfakturaer fra bekræftede indkøbsordrer.
  • Invoice Capture-løsningen opretter automatisk kreditorfakturaer ud fra digitale fakturabilleder. Du kan finde flere oplysninger under Invoice Capture.

Den følgende diskussion indeholder flere oplysninger om, hvordan du kan bruge siden Åbne kreditorfakturaer eller Afventende kreditorfakturaer til at oprette en kreditorfaktura fra en indkøbsordre.

Sådan skal du forstå fakturalinjeantal

Når du åbner en kreditorfaktura fra en relateret indkøbsordre, opretter systemet fakturalinjer fra indkøbsordren. Systemet, der tager mængderne som standard fra produktkvitteringen. Du kan dog bruge en eller flere af følgende standardfunktionsmåder:

  • Modtagelse nu-antal – Brug denne indstilling til delleverancer. Standardværdien i feltet Antal indstilles til det antal, der er angivet i feltet Modtag nu på indkøbsordren.
  • Bestilt antal – Brug denne indstilling til fuldførte forsendelser. Standardværdien i feltet Antal indstilles til det antal, der er angivet i feltet Bestilt på indkøbsordren.
  • Registreret antal – Brug denne indstilling, hvis varen kræver registrering, som angivet på siden Varemodelgrupper. Standardværdien i feltet Antal er det fysisk opdaterede antal, der er registreret.
  • Antal produktkvitteringer – Brug denne indstilling, hvis der allerede er modtaget en produktkvittering for ordren. Standardværdien i feltet Antal er det samlede antal tilgængelige produktkvitteringer.
  • Registreret antal og tjenester – Brug denne indstilling, hvis der er registreret antal i modtagelseskladder for lagerførte varer eller ikke-lagerførte varer. Denne indstilling omfatter også tjenester, uanset om de er registreret.

Hvis din juridiske enhed bruger sammenholdelse af kreditorfakturaer, kan du se resultaterne af den mængde, der passer i kolonnen Antal afstemte produktkvitteringer. Du kan også bruge knappen Detaljer om sammenholdelse under fanen Gennemgang i handlingsruden for at få vist resultaterne af den tilsvarende mængde.

Tilføje en linje, der ikke var på indkøbsordren

Du kan tilføje en linje, der ikke var på indkøbsordren, til kreditorfakturaen. Du skal vælge et varenummer eller en indkøbskategori. Du kan derefter tilføje mængder, priser og beløb på linjen. Linjen medtages kun i sammenholdelsespolitikker for fakturatotaler.

Sende en kreditorfaktura til gennemsyn

Din organisation bruger måske arbejdsgange til at administrere gennemsynsprocessen for kreditorfakturaer. Gennemsyn via arbejdsgang kan være påkrævet for fakturahovedet, fakturalinjen eller begge dele. Arbejdsgangskontrolelementerne gælder for hovedet eller linjen, afhængigt af hvor fokus er, når du vælger kontrolelementet. I stedet for knappen Bogfør findes knappen Send, som sender kreditorfakturaen gennem evalueringsprocessen.

Forhindre faktura i at blive sendt til arbejdsgang

Du kan bruge følgende forskellige metoder til at forhindre, at der sendes en faktura til en arbejdsgang.

  • Fakturatotalen og den registrerede total er forskellige. Den bruger, der har sendt fakturaen, modtager en påmindelse om, at totalerne ikke er ens. Denne påmindelse giver brugeren mulighed for at rette saldi, inden fakturaen sendes til arbejdsgangen igen. Denne funktion er tilgængelig, hvis parameteren Forbyd afsendelse til arbejdsgang, når fakturatotalen og den registrerede fakturatotal ikke er ens siden Funktionsstyring og indstillingen Arbejdsgangsindstillingen, når fakturaen og den registrerede total ikke matcher på siden Kreditorparametre er aktiveret.
  • Fakturaen indeholder ikke-allokerede gebyrer. Den bruger, der har sendt fakturaen, modtager en påmindelse om, at fakturaen har ikke-allokerede gebyrer. På denne måde kan brugeren rette fakturaen, før den sendes til arbejdsprocessystemet igen. Denne funktion er tilgængelig, hvis parameteren Forbyd afsendelse til arbejdsgang, når der er ikke-tildelte gebyrer på en kreditorfaktura på siden Funktionsstyring er aktiveret, og parameteren Arbejdsgangsindstilling, når der findes ikke-fordelte gebyrer på siden Kreditorparametre er aktiveret.
  • Faktura indeholder samme fakturanummer som en anden bogført faktura. Den bruger, der har sendt fakturaen, modtager en meddelelse om, at der blev fundet en faktura med et dubletnummer. Brugeren kan rette dubletnummeret, før fakturaen sendes til arbejdsprocessystemet igen. Denne påmindelse vises, når kreditorparameteren med navnet Kontrollér benyttet fakturanummer er indstillet til Afvis dublet. Denne funktion er tilgængelig, hvis parameteren Forbyd afsendelse til arbejdsgang, når fakturanummeret allerede findes på en bogført faktura, og dit system ikke er konfigureret til at acceptere for identiske fakturanumre på siden Funktionsstyring er slået til.
  • Fakturaen indeholder en linje, hvor fakturaantallet er mindre end det afstemte antal på produktkvitteringen. Den bruger, der sender fakturaen eller forsøger at bogføre den, modtager en meddelelse om, at antallet ikke er ens. Denne meddelelse giver brugeren mulighed for at rette værdier, inden fakturaen sendes til arbejdsgangen igen. Denne funktion er tilgængelig, hvis parameteren Bloker bogføring og afsendelse af kreditorfakturaer til arbejdsgang på siden Funktionsstyring er aktiveret, og parameteren Bloker bogføring og afsendelse til arbejdsgang på siden Kreditorparametre er aktiveret.

Sammenholde kreditorfakturaer med produktkvitteringer

Du kan angive og gemme oplysninger om kreditorfakturaer, og du kan sammenholde fakturalinjer med produktkvitteringslinjer. Du kan også sammenholde delmængder for en linje.

Du kan oprette en kreditorfaktura, der er baseret på de linjeelementer i produktkvitteringen, som er modtaget til og med dags dato, selvom alle varerne i en bestemt indkøbsordre endnu ikke er modtaget. Du kan f.eks. bruge denne indstilling, hvis en kreditor sender én faktura pr. måned, som skal dække alle de leverancer, der er sendt i den pågældende måned. Hver produktkvittering repræsenterer en dellevering eller en komplet levering af varerne i indkøbsordren.

Når en faktura er i arbejdsgangen, kan godkenderen opdatere fakturaantal, så de svarer til værdien i feltet Antal til modtagelse af produktkvittering. Dette gør det ved at vælge funktionen Opdater fakturaantal for at af svare til produktkvitteringer i arbejdsflow i arbejdsområdet Funktionsstyring og vælge Aktivér. Hvis en godkender i arbejdsflowet har fjernet alle forekomster fra alle produktkvitteringerne fra fakturalinjen, slettes fakturalinjen. Når denne funktion ikke er aktiveret, opdateres fakturaantal ikke for fakturaer i arbejdsflowet.

Når du bogfører fakturaen, opdateres antallet for Fakturarestmængde for de enkelte varer med de samlede modtagne antal fra de valgte produktkvitteringer. Hvis både antallet Fakturarestmængde og antallet Levér rest for alle varer i indkøbsordren er 0 (nul), ændres indkøbsordrens status til Faktureret. Hvis antallet for Fakturarestmængde ikke er 0 (nul), forbliver status for indkøbsordren uændret, og der kan bogføres ekstra fakturaer for den.

Denne indstilling antager, at der er bogført mindst én produktkvittering for indkøbsordren. Kreditorfakturaen er baseret på disse produktkvitteringer og afspejler antallene i dem. De økonomiske oplysninger til fakturaen er baseret på de oplysninger, der angives, når du bogfører fakturaen.

Du kan finde flere oplysninger under Registrere kreditorfaktura og sammenligne med modtaget antal.

Konfigurere en automatisk opgave for arbejdsgangen for kreditorfakturaer til bogføring af kreditorfakturaen ved hjælp af et batchjob

Du kan føje en automatisk bogføringsopgave til arbejdsgangen for kreditorfakturaer, så fakturaer behandles i et batch. Når fakturaer bogføres i en batch, kan processen fortsætte uden at vente på, at bogføringen er færdig, hvilket forbedrer den overordnede ydeevne for alle opgaver, der er sendt til arbejdsgangen.

Hvis du vil bogføre en kreditorfaktura i en batch, skal du slå parameteren Batchbogføring af kreditorfaktura til på siden Funktionsstyring. Arbejdsgange for kreditorfakturaer konfigureres ved at gå til Kreditor > Opsætning > Kreditorarbejdsgange.

Du kan få vist opgaven Bogfør kreditorfakturaen ved hjælp af en batch i arbejdsgangseditoren, uanset om den funktionsparameteren Batchbogføring af kreditorfaktura er aktiveret. Når funktionsparameteren ikke er aktiveret, behandles en faktura, der indeholder Bogfør kreditorfakturaen ved hjælp af en batchopgave, ikke i arbejdsgangen, før parameteren er aktiveret. Opgaven Bogfør kreditorfakturaen ved hjælp af en batch må ikke bruges i den samme arbejdsgang som den automatiserede opgave Bogfør kreditorfakturaer . Desuden skal opgaven Bogfør kreditorfakturaen ved hjælp af en batch være det sidste element i konfigurationen af arbejdsgangen.

Du kan angive det antal fakturaer, der skal medtages i batchen, og det antal timer, du vil vente, før du omplanlægger en batch, ved at gå til Kreditor > Opsætning > Kreditorparametre > Faktura > Fakturaarbejdsgang.

Arbejde med flere fakturaer

Du kan arbejde med flere fakturaer samtidig og bogføre dem alle på én gang. Hvis du skal oprette flere fakturaer, skal du bruge siden Afventende kreditorfakturaer. Hvis du skal bogføre og udskrive flere kreditorfakturaer, skal du bruge Fakturagodkendelseskladde. Hvis du bruger Fakturagodkendelseskladde, skal mindst én produktkvittering bogføres for indkøbsordren, og der skal bogføres en faktura for indkøbsordren i en indgangsbog. De økonomiske oplysninger for fakturaen stammer fra den faktura, der blev bogført i indgangsbogen.

Gendanne kreditorfakturaer, der er i brug

Når en kreditorfaktura anvendes, kan den ikke redigeres af en anden bruger. Fakturaens tilstand kan dog til tider indikere, at fakturaen er i brug, selv om den ikke redigeres på daværende tidspunkt. Programmet er f.eks. stoppet med at svare, mens en faktura blev redigeret, eller en bruger har måske utilsigtet ladet fakturaen stå åben i programmet.

Du kan anvende siden Gendan kreditorfakturaer til at gendanne eller frigive kreditorfakturaer, der er blevet benyttet i mere end fire timer, så de kan redigeres. Du kan åbne denne side fra navigationen Periodiske opgaver eller en flise i arbejdsområdet Indtastning af kreditorfaktura. Når en faktura er blevet gendannet, vil det være muligt at redigere den fra siden Kreditorfakturaer.

Du kan alene tilgå siden Gendan kreditorfakturaer, hvis du har fået tildelt sikkerhedsadgangspligterne og -rettighederne for Gendan kreditorfakturaer i brug. Derudover skal parametret Tillad gendannelse af kreditorfaktura på siden Kreditorparametre være slået til.

Økonomisk standarddimension på kreditorfakturalinjer

I forbindelse med kreditorfakturaer, der er knyttet til indkøbsordrer, vil den økonomiske standarddimension blive afledt af tilsvarende indkøbsordrelinjer. 

I forbindelse med kreditorfakturaer, der ikke er knyttet til nogen indkøbsordrer, vil den økonomiske standarddimension flette dimensionen fra dimensionslinket, fakturahovedet eller varen.  Hvis den samme dimension er defineret i dimensionslinket, fakturaoverskriften og varen, vil dimensionen på fakturalinjen følge prioritetsrækkefølgen: dimensionslink > fakturaoverskrift > vare

Nulstille arbejdsgangsstatus for kreditorfakturaer fra Uoprettelig til Kladder

En arbejdsgangsforekomst, der er stoppet på grund af en uoprettelig fejl, har arbejdsgangsstatussen Uoprettelig. Når status for en arbejdsgang for en kreditorfaktura er Uoprettelig, kan du nulstille den til Kladde ved at vælge Tilbagekald. Du kan derefter redigere kreditorfakturaen. Denne funktion er tilgængelig, hvis parameteren Nulstil kladdestatus for leverandørfakturaer fra uoprettelig til kladder på siden Administration af funktioner er aktiveret.

Du kan bruge siden Arbejdsgangshistorik for at nulstille arbejdsgangsstatussen til Kladde. Du kan åbne denne side fra Kreditorfaktura eller fra navigationen Almindelig > Forespørgsler > Arbejdsgang. Hvis du vil nulstille arbejdsgangsstatussen til Kladde, skal du vælge Tilbagekald. Du kan også nulstille arbejdsgangsstatussen til kladde ved at vælge handlingen Tilbagekald på siden Kreditorfaktura eller Afventende kreditorfakturaer. Når arbejdsgangsstatus er nulstillet til Kladde, bliver den tilgængelig for redigering på siden Kreditorfaktura.

Se fakturatotalen på siden Ventende kreditorfakturaer.

Du kan få vist fakturatotalen på siden Ventende kreditorfakturaer ved at aktivere parameteren Vis fakturatotal på ventende kreditorfakturaer på siden kreditorparametre.

Rapport over åbne kreditorposteringer

Rapporten Åbne kreditorposteringer indeholder detaljerede oplysninger om de åbne posteringer for hver kreditor pr. den dato, du angiver. Denne rapport bruges ofte i forbindelse med overvågningsproceduren til kontrol af saldi mellem kreditorposteringer og finanskontoposteringer.

I forbindelse med hver transaktion indeholder rapporten følgende oplysninger:

  • Fakturanummer
  • Transaktionsdato
  • Bilagsnummer
  • Transaktionsbeløb i transaktionsvalutaen og regnskabsvalutaen
  • Kreditsaldo i transaktionsvalutaen og regnskabsvalutaen
  • Debetsaldo i transaktionsvalutaen og regnskabsvalutaen
  • Subtotal i regnskabsvalutaen
  • Betalingens forfaldsdato

Filtrere dataene i rapporten

Når du opretter rapporten Åbne kreditorposteringer, er følgende standardparametre tilgængelige. Du kan bruge dem til at filtrere de data, der medtages i rapporten.

  • Udelad fremtidig udligning – Markér dette afkrydsningsfelt for at udelade transaktioner, der er udlignet efter den dato, som er angivet i feltet Åbne transaktioner pr.
  • Åbne transaktioner pr. – Angiv en dato for at medtage transaktioner, der er åbne pr. denne dato. Hvis du ikke angiver en dato, angives feltet til maksimumdatoen. (Maksimumdatoen er den seneste dato, som systemet accepterer, 31. december 2154). Næste gang rapporten køres, angives dette felt som standard til den sidste dato, der blev angivet i det.

Du kan bruge filtrene under feltet Medtaget post til yderligere at begrænse de transaktionsdata, der medtages i rapporten.

Yderligere ressourcer