Dokumentieren des Erfolgsplans

Dieser Artikel enthält eine Übersicht über die Anforderungen für eine ordnungsgemäß dokumentierte Cloud-Sprachbereitstellung. Indem Sie alle Entscheidungspunkte und nächsten Schritte definieren und dokumentieren, während Sie Ihre Cloud-Sprachbereitstellung planen, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten und Mitglieder des Projektteams an der Endierung erfolgreicher Ergebnisse ausgerichtet sind.

Ausführungsplanung

Nachdem Sie die Implementierung der Audiokonferenz- oder -Telefonsystem mit der Anrufplanlösung in Ihrer Organisation definiert haben, müssen Sie die Ausführung des Implementierungsprojekts planen.

Wenn Ihre Organisation nur über eine oder zwei Websites verfügt, müssen Sie möglicherweise nicht alle in diesem Artikel erläuterten Details abschließen. Lesen Sie diesen Artikel jedoch als Leitfaden für Ihren Ansatz.

Bereitstellungsmodell

Wie bei jeder Technologieimplementierung, die die Art und Weise umgestalten kann, wie die Mitarbeiter in Ihrer Organisation arbeiten, wird die Auswahl des richtigen Wegs für die Bereitstellung den Erfolg Ihrer Cloud-Sprachimplementierung erheblich beeinflussen.

Zu den möglichen Bereitstellungsmodellen gehören die folgenden:

  • Pro Website: Dieses Modell eignet sich für Fälle, in denen Ihre Organisation geografisch weit verteilt ist und die Anzahl der Mitarbeiter in Ihren Zweigstellen erheblich ist. Allerdings kann dieses Bereitstellungsmodell möglicherweise die Kommunikation innerhalb von Abteilungen unterbrechen, in denen Die Mitarbeiter der Abteilung über mehrere Standorte verteilt sind.

  • Pro Abteilung: Dieses Modell ist in der Regel die bessere Option für mittelständische Unternehmen und stellt sicher, dass die beteiligten Abteilungen über die gleiche Erfahrung verfügen.

  • Ganzes Unternehmen auf einmal: Dieses Modell ist in der Regel die beste Option für kleine Unternehmen, in denen alle Mitarbeiter ab dem ersten Tag der Bereitstellung die gleiche Erfahrung erhalten.

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Entscheidungspunkte
  • Entscheiden Sie Teams Ausführungsmodell für die Bereitstellung, das für Ihre Organisation gilt.
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Nächste Schritte
  • Dokumentieren Sie Teams Bereitstellungsausführungsmodell, das Sie ausgewählt haben, und fügen Sie geschäftliche und technische Begründungen ein.

RACI-Modellierung

Verwenden Sie eine Aufgabenmatrix für Verantwortlichkeit (auch bekannt als RACI – verantwortlich, verantwortlich, zu rate ziehen und informiert – um sicherzustellen, dass Sie Klarheit darüber haben, wer in Ihrem Projekt für was zuständig ist). Listen Sie die Person oder Gruppe auf, die für die einzelnen Aufgaben verantwortlich und verantwortlich ist, sowie die Projektbeteiligten, die bei der Entscheidungsfindung zu Rate gezogen werden sollen, und die Projektbeteiligten, die während der gesamten Projektausführung über jede Entscheidung und jeden Vorgang informiert werden sollen.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine RACI-Matrix für eine Cloud-Sprachimplementierung.

Aktivität/Rolle Projektleiter Leiter/Architekt für Zusammenarbeit Berater Spezialist für Change Management/Einführung Vertreter der Betriebseinheiten
Anruf zum Starten einer Programmpräsentation R, A C
Einrichten des Anrufqualitätsdashboards I C R, A
Teilen des Discovery-Fragebogens während des Anrufs beim Start I C R, A
Projektphasen-Kickoff R, A C
Business use cases workshop A R C
Überprüfen des Discovery-Fragebogens R, A C
Architekturworkshop I R, A C
Einführungs-Benutzerszenarien : Phase 2010 C I A R
Workshop zum Erfolg bei der Einführung R, A C
Workshop zur Client- und Gerätebereitschaft I R, A C
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Entscheidungspunkte
  • Entscheiden Sie die Aktivitäten/Rollen, die für das Cloud-Sprachimplementierungsprojekt relevant sind.
  • Entscheiden Sie, welche Teams oder Personen der AUFGABENzuordnungsmatrix (RACI-Matrix) des Cloud-Sprachimplementierungsprojekts zugewiesen werden sollen.
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Nächste Schritte
  • Dokumentieren Sie die RACI-Matrix.

Vierteljährlicher Ausführungsplan

Um die Cloud-Sprachbereitstellung in überschaubaren Arbeitsblöcken auszuführen, empfehlen wir, dass Sie einen vierteljährlichen Ausführungsplan erstellen, der auf Ihren Zielschlüsselergebnissen (OKRs), dem ausgewählten Bereitstellungsmodell und der Projektausführungsfunktion Ihrer Organisation basiert.

Auf diese Weise können Sie den Fortschritt vierteljährlich nachverfolgen, den Plan bei Bedarf überarbeiten und Cloud-Sprachfunktionen basierend auf den Ausführungsmöglichkeiten Ihrer Organisation bereitstellen.

Wenn Ihre Organisation nur über eine oder zwei Websites verfügt, benötigen Sie möglicherweise keinen vierteljährlichen Ausführungsplan, da Sie erwarten, in einem kurzen Zeitraum vollständig bereitgestellt zu werden.

Es folgt ein Beispiel für einen vierteljährlichen Ausführungsplan für die Zielphase einer Cloud-Sprachimplementierung.

Website/Abteilung Anzahl der Mitarbeiter Audiokonferenzen Telefonsystem Auszuführendes Quartal
USA: New York 2000 Ja Telefonsystem mit Anrufplänen Q1 CY2018
Irland: Dublin 300 Ja Telefonsystem mit Anrufplänen Q1 CY2018
Österreich: Ungarn 500 Ja Direktes Routing für Telefonsysteme Q2 CY2018
Italien: Italien: Italien 200 Ja Nicht zutreffend Q2 CY2018
Südamerika: Brasilien 1500 Ja Direktes Routing für Telefonsysteme Q2 CY2018
Indien: Usa 7000 Ja Nicht zutreffend Q3 CY2018
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Entscheidungspunkte
  • Entscheiden Sie den vierteljährlichen Ausführungsplan, um die Zielschlüsselergebnisse (OKRs) zu erzielen.
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Nächste Schritte
  • Dokumentieren Sie den Quartalsausführungsplan.

Kommunikations- und Governanceplan

Um die Projektbeteiligten über den Fortschritt der Bereitstellung auf dem Laufenden zu halten, müssen Sie einen Plan für die Art und Weise einrichten, wie die Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Hauptprojektteams und den Projektbeteiligten stattfinden wird, um Themen in Bezug auf den Status des Projekts, wichtige Meilensteine, Blockierer und verschiedene Überprüfungen des Projekts im Hinblick auf etablierte Projektaufgaben zu diskutieren. betrieblichen Metriken und strategischen Zielen.

Es folgt ein Beispiel für einen Kommunikations- und Governanceplan, den Sie in Ihrem Cloud-Sprachimplementierungsprojekt nutzen können.

Typ Ziele Teilnehmer Tage/Uhrzeit Ort Besprechungsbesitzer
Project von Aufstandsanrufen Synchronisieren des Projektstatus, Nachverfolgen wichtiger Meilensteine und Blocker TBA Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, 17:00 Uhr PST Virtuell TBA
Wöchentlicher Lenkungsrat Überprüfen des Status des Cloud-Sprachprojekts, Melden an Führungskräfte, Ansprechen von Problemen, die Hilfe der Geschäftsleitung bei der Lösung erfordern TBA Jeden Freitag, 11:00 Uhr PST Virtuell TBA
Monatliche Geschäfts-/Betriebsüberprüfung für Projekte Überprüfen des Projektstatus mit erweiterten Projektbeteiligten, Hauptkontaktpunkten und Sponsoren aus der Geschäftsleitung Den Bereitstellungsplan, die KSIs und Betriebsmetriken überprüfen TBA Zweiter Dienstag des Monats Virtuell oder persönlich TBA
Vierteljährlicher Geschäftsbericht (QBR) Überprüfen des Projektstatus und Überprüfen des Fortschritts im Rahmen strategischer Ziele, KSIs und betrieblicher Metriken Pläne bei Bedarf erneut TBA Letzter Donnerstag jedes Quartals Persönlich TBA
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Entscheidungspunkte
  • Entscheiden Sie die Kommunikation und den Governanceplan, einschließlich der Häufigkeit regelmäßiger Statusaktualisierungen (täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich), Methoden zum Durchführen der Statusaktualisierungsbesprechungen und des Besitzers jeder Besprechung.
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Nächste Schritte
  • Dokumentieren Sie den Kommunikations- und Governanceplan.

Finalisieren meines Erfolgsplans

Ein Erfolgsplan ist die Zusammenfassung der Dokumentation, die Sie in der Zielphase erstellt haben.

Mit dem Erfolgsplan erhält das Projektteam – das FastTrack oder einen Bereitstellungspartner umfassen kann – ausreichende Informationen, um die Ziele Ihrer Organisation bei der Implementierung von Audiokonferenzen oder Telefonsystem mit dem Anrufplandienst zu erreichen.

Im Allgemeinen enthält ein Erfolgsplan die folgenden Hauptabschnitte, an denen Sie in der Zielphase gearbeitet haben:

  • Geschäftsszenario

  • Bereitschaft für den Dienst

  • Dienstentscheidungen

  • Ausführungsplan

  • Übernahmeplan

  • Aufgabenplan

Geschäftsszenario

Geschäftsnutzungsfälle, die Liste der Projektbeteiligten, OKRs und KSIs, Risikoregister und Projektzeitpläne machen normalerweise den Großteil der für einen Geschäftsfall erforderlichen Informationen aus. Sie sollten diese als Teil Ihres Erfolgsplans dokumentieren.

Bereitschaft für den Dienst

Ihre Umgebungsbewertung enthält die anfänglichen Informationen, die erforderlich sind, um die technische Bereitschaft Ihrer Organisation zur Implementierung von Audiokonferenzen und/oder Audiokonferenzen Telefonsystem Anrufplan zu ermitteln.

Hier sind Ihre Dienstbereitschaftsbeurteilung und der Plan zur Behebung von Bereichen enthalten, die bei der Umweltbewertung ermittelt werden müssen.

Dienstentscheidungen

Dokumentieren Sie, wie Sie audio conferencing (Audiokonferenz) oder Telefonsystem technische Implementierung des Anrufplandiensts für Ihre Organisation geplant haben.

Ausführungsplan

Dokumentieren Sie, wie Sie die Durchführung des Projekts geplant haben, um die Lösung in der gesamten Organisation zu implementieren.

Übernahmeplan

Nachdem Sie Ihre Bewertung der Einführungsbereitschaft durchzuführen, muss das Projektteam einen umfassenden Satz von Kommunikationsplänen, einen Schulungsplan und Pläne für die Einführung, die Einführung und die Aktivitäten zur Einführung der Einführung und nach der Einführung erstellen.

Identifizieren Sie Ressourcen zur Unterstützung von Einführungsaktivitäten wie Flyern, Willkommens-E-Mails und Schulungsmaterialien sowie alle Anpassungen, die Sie benötigen, um die Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Laden Sie Vorlagen für Verbreitungsaktivitäten aus dem Microsoft Teams Customer Success Kit herunter.

Aufgabenplan

Durch die Ausübung der Zuordnung betriebsbereiter Rollen werden Rollen und Zuständigkeiten sowie die den einzelnen Betriebsrollen zugewiesenen Teams übernommen, die Sie bei der Implementierung von Audiokonferenzen unterstützen müssen.

Sie müssen diesen Schritt abschließen und den operativen Plan als Teil des Erfolgsplans berücksichtigen, um die operative Bereitschaft der Lösung sicherzustellen.

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Entscheidungspunkte
  • Entscheiden Sie, wie Sie Ihren gesamten Erfolgsplan für die Bereitstellung Ihrer Cloud-Voice-Workloads dokumentieren möchten.
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Nächste Schritte
  • Vergewissern Sie sich, dass alle Komponenten Ihres Erfolgsplans dokumentiert wurden.
  • Aggregieren Sie einzelne Komponenten Ihres Erfolgsplans in einem einzigen Zusammenfassungsdokument (optional).