Ξεχωρίστε τις ροές σε μικρότερες αυτοματοποιημένες διεργασίες

Όταν ρυθμίζετε ένα αυτοματισμό, προσπαθήστε να σχεδιάσετε τις ροές σας έτσι, ώστε να μην έχετε μόνο έναν αυτοματισμό που να καλύπτει ολόκληρη τη διεργασία. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να κάνετε πολλαπλές, μικρότερες ροές:

  • Η συντήρση είναι ευκολότερη.

  • Ο χειρισμός σφαλμάτων δεν χρειάζεται να είναι τόσο εξελιγμένος.

  • Πολλά άτομα μπορούν να εργαστούν στον αυτοματισμό.

  • Δεν χρειάζεται να επανεκκινήσετε τον αυτοματισμό από την αρχή, εάν αποτύχει ένα βήμα.

Στο παρακάτω παράδειγμα, έχει ρυθμιστεί ένας αυτοματισμός για μια διεργασία έγκρισης, καλύπτοντας πολλαπλές διεργασίες με ένα μόνο αυτοματισμό.

Παράδειγμα πολύ μεγάλου διαγράμματος διεργασίας που έχει δημιουργηθεί για αυτοματισμό.

Διάγραμμα που εμφανίζει μια επιχειρηματική διεργασία όπου δημιουργείται μια αναφορά εξόδων. Η όλη επιχειρηματική διεργασία έχει ρυθμιστεί ως ενιαίος μεγάλος αυτοματισμός με δέκα βήματα για την ολοκλήρωσή του.

Εάν για παράδειγμα, η διαδικασία επιστροφής μετρητών αποτύχει, το σύνολο του αυτοματισμού θα θεωρηθεί ως αποτυχία. Εάν μια απαίτηση ή προδιαγραφή για αναζήτηση στοιχείων τραπεζικής υπαλλήλων αλλάξει, η όλη διαδικασία θα πρέπει να ανασταλεί έως ότου εφαρμοστούν οι ενημερώσεις.

Αντί για αυτό, μπορείτε να διαχωρίσετε την αυτοματοποίηση σε λειτουργικές μονάδες, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Παράδειγμα διαίρεσης διαγράμματος διεργασίας τριών μικρότερων διεργασιών.

Διάγραμμα που δείχνει τη διαίρεση του αυτοματισμού σε τρεις μικρούς αυτοματισμούς, έτσι ώστε κάθε αυτοματισμός να περιλαμβάνει μόνο τρία ή τέσσερα βήματα. Ο πρώτος αυτοματισμός ξεκινά όταν δημιουργείται μια αναφορά εξόδων και ελέγχει εάν οι αναφορές που δημιουργήθηκαν πληρούν τη συμμόρφωση. Εάν συμμορφώνονται, η κατάσταση ενημερώθηκε σε «Ο έλεγχος συμμόρφωσης ολοκληρώθηκε». Εάν όχι, θα ζητήσει επιδιορθώσεις. Ο δεύτερος αυτοματισμός ξεκινά μόλις ενημερωθεί η κατάσταση σε «Ο έλεγχος συμμόρφωσης ολοκληρώθηκε». Εάν εγκριθεί, το αποτέλεσμα θα σταλεί με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η κατάσταση θα έχει οριστεί ως εγκεκριμένη. Εάν η αίτηση απορριφθεί, θα ζητήσει επιδιορθώσεις. Ο τρίτος αυτοματισμός ξεκινά όταν η κατάσταση ενημερώνεται σε εγκεκριμένη. Το σύστημα αυτόματα θα αναζητήσει τα στοιχεία τραπεζικής υπαλλήλου και θα επιστρέψει μετρητά στον υπάλληλο, καθώς επίσης και θα αρχειοθετήσει την αναφορά εξόδων.

Σε αυτό το παράδειγμα, ο αυτοματισμός #2 εξαρτάται από τον προηγούμενο αυτοματισμό για τον ορισμό της κατάστασης της αναφοράς εξόδων σε «Ο έλεγχος συμμόρφωσης ολοκληρώθηκε». Ωστόσο, εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με το σύστημα αλληλογραφίας και ο αυτοματισμός #2 αποτύχει, οι εργασίες στον αυτοματισμός #1 θα ολοκληρωθούν ακόμα. Θα πρέπει να επανεκκινήσετε μόνο τις εργασίες στο αυτοματισμό #2.