Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να χρησιμοποιήσετε το Outlook και εφαρμογές δέσμευσης πελατών μαζί;
Υπάρχουν τρεις τρόποι για να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές βάσει μοντέλου σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing και Dynamics 365 Project Service Automation) και Outlook μαζί:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Ενεργοποίηση φακέλων του Microsoft Exchange
Χρησιμοποιήστε Dynamics 365 App for Outlook σε συνδυασμό με συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή για να προβάλετε δεδομένα εφαρμογών δέσμευσης πελατών στο Outlook και παρακολουθήστε καρτέλες Outlook σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 App for Outlook μαζί με το Microsoft Outlook στο web, στην εφαρμογή Outlook επιφάνειας εργασία ή με το Outlook για φορητές συσκευές. Με το Dynamics 365 App for Outlook, οι πληροφορίες των εφαρμογών δέσμευσης πελατών εμφανίζονται δίπλα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στις συναντήσεις ενός χρήστη στο Outlook. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των πληροφοριών σχετικά με επαφές και υποψήφιους πελάτες που έχουν αποθηκευτεί σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών και να προσθέσετε επαφές απευθείας από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι χρήστες μπορούν επίσης να συνδέσουν email, συναντήσεις και καρτέλες επαφών σε νέες ή υφιστάμενες καρτέλες, όπως οι καρτέλες ευκαιρίας, λογαριασμού ή υπόθεσης. Για να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 App for Outlook, πρέπει να συγχρονίσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή. Περισσότερες πληροφορίες: Ενοποίηση του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Πόσο συχνά συγχρονίζονται εγγραφές μέσω συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή;
Εάν συγχρονίζετε καρτέλες με τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, η διαδικασία είναι δυναμική και μοναδική για το γραμματοκιβώτιο κάθε χρήστη. Ο αλγόριθμος συγχρονισμού εξασφαλίζει ότι τα γραμματοκιβώτια συγχρονίζονται σύμφωνα με τις δυναμικές παραμέτρους, όπως ο αριθμός των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η δραστηριότητα μέσα στο γραμματοκιβώτιο. Συνήθως ο συγχρονισμός email γίνεται κάθε 5 λεπτά. Όταν ένα γραμματοκιβώτιο έχει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να μειωθεί το διάστημα δυναμικά σε 2 λεπτά. Εάν το γραμματοκιβώτιο είναι λιγότερο ενεργό, το χρονικό διάστημα μπορεί να αυξηθεί μέχρι 12 λεπτά. Σε γενικές γραμμές, μπορείτε να καταλάβετε ότι ένα γραμματοκιβώτιο θα συγχρονίζεται τουλάχιστον μία φορά κάθε 12 λεπτά.
Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Dynamics 365 App for Outlook για να παρακολουθήσετε ή να ορίσετε τη σχετική καρτέλα για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια συνάντηση, ο συγχρονισμός πραγματοποιείται αμέσως στα περισσότερα σενάρια για ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποσταλμένες συναντήσεις. Εάν αποτύχει ο συγχρονισμός άμεσα στην εφαρμογή Dynamics 365 App for Outlook, αξιοποιούμε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, για να δημιουργήσετε ή να ενημερώσετε την καρτέλα δραστηριότητας.
Πού μπορώ να βρω πληροφορίες σχετικά με την αντιμετώπιση προβλημάτων συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή;
Μπορείτε να βρείτε πληροφορίες σχετικά με την αντιμετώπιση προβλημάτων και γνωστά ζητήματα εδώ: Technet: Αντιμετώπιση προβλημάτων και τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή.
Τα δικαιώματα ασφαλείας επηρεάζουν τον συγχρονισμό;
Ναι. Εάν ο διαχειριστής του συστήματος έχει θέσει σε εφαρμογή την ασφάλεια για συγκεκριμένα πεδία ή καρτέλες, μπορεί να επηρεάσει τα δεδομένα που συγχρονίζονται.
Επισημάνσεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων
Αν χρησιμοποιείτε Dynamics 365, όταν χρησιμοποιείτε συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, οι επαφές και οι δραστηριότητες του Dynamics 365 (συμπεριλαμβανομένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναντήσεων, επαφών και εργασιών) συγχρονίζονται με το καθορισμένο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Exchange).
Ένας διαχειριστής μπορεί να ρυθμίσει τη λειτουργικότητα του συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή για να καθορίσει ποιοι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συναντήσεις από το Dynamics 365 ή να συγχρονίσουν δραστηριότητες και επαφές μεταξύ του Dynamics 365 και του γραμματοκιβωτίου του χρήστη. Τόσο ο διαχειριστής όσο και οι τελικοί χρήστες μπορούν να προσαρμόσουν περαιτέρω τα κριτήρια φίλτρου και οι διαχειριστές μπορούν επίσης να καθορίσουν τα πεδία οντοτήτων που θα συγχρονιστούν.
Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 (online), όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "Συγχρονισμός με το Outlook", τα δεδομένα του Dynamics 365 που συγχρονίζονται "εξάγονται" στο Outlook. Διατηρείται μια σύνδεση μεταξύ των πληροφοριών του Outlook και των πληροφοριών στο Dynamics 365 (online), για να εξασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες παραμένουν ενημερωμένες μεταξύ των δύο. Ο Συγχρονισμός με το Outlook κάνει λήψη μόνο των σχετικών αναγνωριστικών καρτελών του Dynamics 365 που θα χρησιμοποιηθούν, όταν ένας χρήστης επιχειρεί παρακολούθηση και ρύθμιση σχετικά με ένα στοιχείο του Outlook. Τα δεδομένα της εταιρείας δεν αποθηκεύονται στη συσκευή.
Ένας διαχειριστής καθορίζει εάν οι χρήστες του οργανισμού σας επιτρέπεται να συγχρονίζουν δεδομένα του Dynamics 365 με το Outlook, χρησιμοποιώντας ρόλους ασφαλείας.
Για να χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 for Outlook της Microsoft, πρέπει να εισέλθετε με τα διαπιστευτήριά σας (μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έναν κωδικό πρόσβασης). Μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες τοπικά, ώστε να μην σας ζητούνται τα διαπιστευτήριά σας κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook. Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες, το Dynamics 365 for Outlook θα συνδέεται αυτόματα στο Microsoft Dynamics 365 (online) κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook.
Μετά την πρώτη φορά που θα πραγματοποιήσετε είσοδο και θα χρησιμοποιήσετε το Dynamics 365 for Outlook, η σύνδεση μεταξύ του υπολογιστή σας και του Dynamics 365 (online) θα είναι πάντα ανοιχτή, όταν έχετε πρόσβαση στο Internet. Μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση μεταξύ του υπολογιστή και του Dynamics 365 μόνο χρησιμοποιώντας ρύθμιση παραμέτρων, αλλά εάν απενεργοποιήσετε τη σύνδεση, ενδέχεται να υπάρξει μειωμένη απόδοση του Dynamics 365 for Outlook.
Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 for Outlook για την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η συνομιλία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι ορατή στους χρήστες του οργανισμού σας που έχουν δικαιώματα προβολής της.
Για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, το Dynamics 365 for Outlook θα στέλνει στο Dynamics 365 (online) τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και τη γραμμή θέματος του μηνύματος. Αυτό δίνει στο Dynamics 365 (online) τη δυνατότητα να επαληθεύσει αν ένα συγκεκριμένο μήνυμα πρέπει να αποθηκευτεί από την υπηρεσία Dynamics 365 (online). Όταν παρακολουθείτε ένα στοιχείο, ένα αντίγραφο του στοιχείου διατηρείται από την υπηρεσία Dynamics 365 και θα είναι ορατό σε άλλους χρήστες του οργανισμού σας που έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Όταν καταργείτε την παρακολούθηση ενός στοιχείου, αυτό το αντίγραφο διαγράφεται αυτόματα από το Dynamics 365 (online), μόνο αν σας ανήκει το στοιχείο.