Παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με μετακίνηση σε φάκελο του Exchange που παρακολουθείται

Παρακολουθήστε τις επικοινωνίες με τους πελάτες από όπου και αν βρίσκεστε και από σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή χρησιμοποιώντας την παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου. Αφού δημιουργήσετε έναν φάκελο που παρακολουθείται, μπορείτε να σύρετε ή να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο για να τα παρακολουθείτε αυτόματα σε εφαρμογές δέσμευσης πελατών (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing και Dynamics 365 Project Service Automation). Επιπλέον, εάν ορίσετε μια σχετική καρτέλα (όπως μια συγκεκριμένη καρτέλα λογαριασμού ή ευκαιρίας) για τον φάκελο, οι εφαρμογές δέσμευσης πελατών συνδέουν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτήν τη συγκεκριμένη καρτέλα. Οι φάκελοι που παρακολουθούνται λειτουργούν στα Exchange Online, Outlook on the web ή σε οποιαδήποτε εφαρμογή για φορητές συσκευές που υποστηρίζει το Exchange.

Φιλοδώρημα

Οι φάκελοι που παρακολουθούνται με κανόνες για εισερχόμενα του Exchange. Αυτό διευκολύνει την αυτόματη δρομολόγηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Για παράδειγμα, ρυθμίστε έναν κανόνα του Exchange που θα δρομολογεί αυτόματα email από μια επαφή Contoso σε έναν φάκελο Contoso που παρακολουθείται και συνδέεται με μια συγκεκριμένη ευκαιρία Contoso. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση κανόνων.

Για να δείτε τον φάκελο παρακολούθησης στην πράξη, δείτε το βίντεο Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου στο CRM Online.

Απαιτήσεις για τη χρήση φακέλων που παρακολουθούνται

• Η δυνατότητα παρακολούθησης φακέλων πρέπει επίσης να ενεργοποιηθεί από τον διαχειριστή σας. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας για περισσότερες πληροφορίες. Για πληροφορίες διαχείρισης σχετικά με την ενεργοποίηση φακέλων που παρακολουθούνται, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων παρακολούθησης σε επίπεδο φακέλου.

• Ο οργανισμός σας πρέπει να χρησιμοποιεί συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή ως μέθοδο συγχρονισμού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν δεν γνωρίζετε τη μέθοδο συγχρονισμού που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή. Για πληροφορίες διαχείρισης σχετικά με τη ρύθμιση του συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή.

Ρύθμιση φακέλου που παρακολουθείται

1. Στην εφαρμογή web, στη γραμμή περιήγησης επιλέξτε Επιλογές.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός προσωπικών επιλογών, επιλέξτε την καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και στη συνέχεια, στην περιοχή Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση στο Dynamics 365, επιλέξτε Ρύθμιση παραμέτρων κανόνων παρακολούθησης φακέλου.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου, στην περιοχή Φάκελος του Exchange, επιλέξτε + Νέα αντιστοίχιση φακέλου, επιλέξτε το βέλος προς τα κάτω στο πλαίσιο που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να παρακολουθείτε.

   

   Σημείωμα

   Μπορείτε μόνο να παρακολουθήσετε φακέλους ή υποφακέλους μέσα στο φάκελο "Εισερχόμενα" του Exchange. Θα παρακολουθείται μόνο ο φάκελος που έχετε επιλέξει. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε έναν φάκελο ο οποίος περιέχει υποφακέλους, οι υποφάκελοι δεν παρακολουθούνται εκτός εάν τους επιλέξετε συγκεκριμένα στο παράθυρο διαλόγου. Ο μέγιστος αριθμός των φακέλων που μπορείτε να παρακολουθήσετε είναι 25.

4. Εάν θέλετε να συνδέσετε τον φάκελο με μια συγκεκριμένη καρτέλα — για παράδειγμα, έναν λογαριασμό ή μια ευκαιρία — στην περιοχή Σχετικά με" στο Dynamics 365, επιλέξτε το κουμπί Αναζήτηση. και στη συνέχεια αναζητήστε την καρτέλα.

5. Επαναλάβετε τα βήματα 3 και 4 για όλους τους πρόσθετους φακέλους που θέλετε να παρακολουθήσετε και να τους συνδέσετε (προαιρετικά) με σχετικές καρτέλες.

6. Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη και τη σύνδεση φακέλων, επιλέξτε Αποθήκευση.

Βέλτιστες πρακτικές για παρακολούθηση φακέλων

• Φροντίστε να εκμεταλλευτείτε την παρακολούθηση φακέλων στις φορητές συσκευές σας. Εάν η συσκευή σας υποστηρίζει Exchange email, η παρακολούθηση φακέλων θα λειτουργεί αυτόματα. Δεν χρειάζεται κάποια εγκατάσταση. Απλώς σύρετε ή μετακινήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο που παρακολουθείται για να παρακολουθείτε αυτόματα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

• Ανεξάρτητα από το αν ορίσετε μια σχετική καρτέλα για έναν φάκελο ή όχι έχει σημασία ο τρόπος σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το φάκελο:

  • Εάν λαμβάνετε μικρό όγκο email από πολλούς διαφορετικούς πελάτες, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο που ονομάζεται "Παρακολούθηση στο Dynamics 365" (ή κάποιο παρόμοιο όνομα) που δεν είναι συνδεδεμένος με μια συγκεκριμένη καρτέλα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να σύρετε μηνύματα σε αυτόν το φάκελο για να τα παρακολουθείτε αυτόματα. Εάν αργότερα θελήσετε να συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο σε μια συγκεκριμένη καρτέλα, ανοίξτε αυτήν την καρτέλα δραστηριότητας στο , και στη συνέχεια συμπληρώστε το πεδίο "Σχετικά με".

  • Εάν λαμβάνετε μεγάλους όγκους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο πελάτη, δημιουργήστε ένα φάκελο (ή χρησιμοποιήστε έναν υπάρχοντα φάκελο) μόνο για τον συγκεκριμένο πελάτη και συνδέστε τον με μια συγκεκριμένη καρτέλα. Για παράδειγμα, δημιουργήστε έναν φάκελο Contoso και ορίστε τη σχετική καρτέλα σε καρτέλα λογαριασμού Contoso ή σε καρτέλα ευκαιρίας.

• Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθείται θα παρακολουθείται αυτόματα εάν το email απόκρισης βρίσκεται στον φάκελο "Εισερχόμενα". Εάν έχει μετακινηθεί με μη αυτόματο τρόπο ή μέσω κανόνων του Outlook σε έναν υπο-φάκελο στον φάκελο "Εισερχόμενα", δεν θα παρακολουθείται αυτόματα. Λύση: (1) μην χρησιμοποιείται δρομολόγηση φακέλων βάσει κανόνων ή (2) μην μετακινείτε με μη αυτόματο τρόπο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν φάκελο στον φάκελο "Εισερχόμενα" για κάθε email απόκρισης που πιστεύετε ότι πρέπει να παρακολουθείται.

• Μπορείτε να ορίσετε πολλούς φακέλους που συνδέονται με την ίδια σχετική καρτέλα. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε έναν φάκελο πρότασης πωλήσεων της Contoso και έναν φάκελο με νομικά ζητήματα της Contoso με την ίδια καρτέλα λογαριασμού της Contoso.

• Είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιήσετε τον ίδιο φάκελο για διαφορετικές καρτέλες για ένα χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε παρακολούθηση της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια ευκαιρία με τον Πελάτη 1, αλλά έχετε κερδίσει την ευκαιρία, και τώρα δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε περαιτέρω την επικοινωνία με αυτόν τον πελάτη. Μπορεί να επιχειρήσετε απλώς να αλλάξετε τη σχετική καρτέλα για αυτόν το φάκελο σε έναν νέο πελάτη (Πελάτης 2) με τον οποίο συνεργάζεστε. Εάν το κάνετε αυτό, κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν το φάκελο, καθώς και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με τον πελάτη 1, θα συσχετιστεί με τον πελάτη 2. Έτσι είναι καλύτερα στην περίπτωση αυτή να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο που σχετίζεται με τον πελάτη 2 και, στη συνέχεια, να ορίσετε τη σχετική καρτέλα για αυτόν το νέο φάκελο στον πελάτη 2. Στη συνέχεια, μπορείτε να διαγράψετε τη σχετική καρτέλα για το φάκελο πελάτη 1.

• Μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν μη παρακολουθούμενο φάκελο μέσα σε φάκελο που παρακολουθείται. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε την προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια επαφή της Contoso. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν υποφάκελο Προσωπικά κάτω από τον φάκελο "Contoso" και να μην τον παρακολουθείτε.

• Εάν δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθείτε έναν φάκελο, είναι καλή ιδέα να καταργήσει την παρακολούθησή του για λόγους επιδόσεων. Για την κατάργηση της παρακολούθησης ενός φακέλου, καταργήστε τον από το παράθυρο διαλόγου Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου.

Τι συμβαίνει κατά την κατάργηση παρακολούθησης, τη μετακίνηση, τη διαγραφή, τη μετονομασία φακέλων, ή την αλλαγή της σχετικής καρτέλας;

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει τι θα συμβεί όταν καταργείτε την παρακολούθηση, μετακινείτε ή διαγράφετε φακέλους ή όταν αλλάζετε τη σχετική καρτέλα που συνδέεται με έναν φάκελο που παρακολουθείται.

Ενέργεια	Αποτέλεσμα
Καταργήστε την παρακολούθηση ενός φακέλου διαγράφοντάς τον από το παράθυρο διαλόγου Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου.	Όλα τα email που έχουν ήδη περιληφθεί σε αυτόν τον φάκελο θα εξακολουθούν να παρακολουθούνται και τη σχετική καρτέλα θα εξακολουθήσει να είναι συνδεδεμένη σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσθέτετε σε αυτόν το φάκελο δεν θα παρακολουθούνται.
Διαγραφή φακέλου από το Outlook ή το Exchange	Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνονται σε αυτόν το φάκελο θα διαγραφούν από το Outlook ή το Exchange Online. Ωστόσο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούνται μέσω αυτού του φακέλου δεν θα διαγράφονται από τις εφαρμογές δέσμευσης πελατών.
Μετακίνηση ενός φακέλου στο Outlook ή το Exchange	Ο φάκελος και όλα τα περιεχόμενά του θα συνεχίσουν να παρακολουθούνται. Εάν μετακινήσετε έναν φάκελο εκτός του φακέλου "Εισερχόμενα", θα απενεργοποιηθούν οι κανόνες παρακολούθησης σε επίπεδο φακέλου.
Μετονομασία ενός φακέλου στο Outlook ή το Exchange	Ο φάκελος και όλα τα περιεχόμενά του θα συνεχίσουν να παρακολουθούνται. Συμβουλή: Όταν μετονομάζετε φακέλους, το λογισμικό χρησιμοποιεί το αναγνωριστικό φάκελου Exchange για παρακολούθηση – δεν εξαρτάται από το πραγματικό όνομα του φακέλου. Αυτό είναι σημαντικό για να γνωρίζετε εάν διαγράψατε ένα φάκελο και στη συνέχεια να μετονομάσετε ένα νέο φάκελο με το ίδιο όνομα με το φάκελο που έχει διαγραφεί. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε διαγραφή του φακέλου 1, δημιουργείτε τον φάκελο 2 και στη συνέχεια, μετονομάζετε τον φάκελο 2 σε φάκελο 1. Οι πληροφορίες παρακολούθησης για τον αρχικό φάκελο 1 δεν θα διατηρηθούν σε αυτήν την περίπτωση.
Καταργήστε τη σύνδεση μεταξύ ενός φακέλου που παρακολουθείται και μιας συγκεκριμένης καρτέλας με τη διαγραφή της σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου	Όλα τα μηνύματα που ήταν προηγουμένως συνδεδεμένα με αυτόν το φάκελο θα συνεχίσουν να είναι συνδεδεμένα. Νέα μηνύματα που προστέθηκαν σε αυτόν το φάκελο δεν θα συνδεθούν.
Μετακίνηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε παρακολουθούμενο φάκελο που συνδέεται με μια συγκεκριμένη καρτέλα σε διαφορετικό φάκελο	Εάν ο νέος φάκελος δεν έχει μια σχετική καρτέλα, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνεχίσει να είναι συνδεμένο με την αρχική καρτέλα. Αν ο νέος φάκελος έχει μια σχετική καρτέλα, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνδεθεί με τη σχετική καρτέλα.
Αλλάξτε με μη αυτόματο τρόπο τη σχετική καρτέλα για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέεται με μια διαφορετική σχετική καρτέλα μέσω ενός φακέλου που παρακολουθείται	Ο κανόνας παρακολουθούμενου φακέλου έχει προτεραιότητα. Όταν ο φάκελος συγχρονιστεί, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνδεθεί εκ νέου με την καρτέλα που ορίζεται στον κανόνα παρακολούθησης φακέλου, ακόμα και αν αλλάξετε τη σχετική καρτέλα με μη αυτόματο τρόπο. Για να αλλάξετε τη σχετική καρτέλα σε αυτήν την περίπτωση, κάντε ένα από τα εξής: - Μετακινήστε το μήνυμα σε έναν παρακολουθούμενο φάκελο που συνδέεται με την καρτέλα που θέλετε. - Καταργήστε τη σύνδεση με τη σχετική καρτέλα στο παράθυρο διαλόγου Παρακολούθηση σε επίπεδο φακέλου για να μπορέσετε να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο τη σχετική καρτέλα. - Μετακινήστε το συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός του παρακολουθούμενου φακέλου και, στη συνέχεια, αλλάξτε με μη αυτόματο τρόπο τη σχετική καρτέλα για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δύο χρήστες μετακινούν το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διαχωρίσουν τους φακέλους που έχουν διαφορετικές σχετικές καρτέλες	Μπορείτε να ορίσετε μόνο μία σχετική καρτέλα για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην περίπτωση αυτή, η καρτέλα που υποβάλλεται πρώτη σε επεξεργασία συνδέεται με τη σχετική καρτέλα.

Δείτε επίσης

Συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τον συγχρονισμό καρτελών μεταξύ εφαρμογών δέσμευσης πελατών και του Microsoft Outlook
Ρύθμιση παραμέτρων παρακολούθησης σε επίπεδο φακέλου