Saapuvien asiakirjatietueiden luominen

Saapuvat asiakirjat -sivulla voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin.

Voit tallentaa ulkoisen asiakirjan Business Centralissa luomalla tai suorittamalla ensin saapuvan tiedostotietueen. Voit tehdä nämä tehtävät manuaalisesti tai ottaa valokuvan ulkoisesta asiakirjasta ja luoda saapuvan asiakirjatietueen, johon on liitetty kuvatiedosto.

Ennen kuin voit käyttää Saapuvat asiakirjat -ominaisuutta, sinun on tehtävä tarvittavat asetukset. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjojen määrittäminen.

Hyväksy tai hylkää saapuva asiakirja

Jos olet määrittänyt Saapuvat asiakirjat -ominaisuuden edellyttämään asiakirjojen luomisen hyväksynnän, käyttäjien, joilla on tarvittavat oikeudet, on hyväksyttävä tietueet ennen niiden käsittelemistä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Saapuvien asiakirjatietueiden hyväksyjien määrittäminen.

1. Valitse -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse rivi, jolla hyväksyttävä tai hylättävä asiakirja on, ja valitse sitten Hyväksy- tai Hylkää-toiminto.

Jos hyväksyt saapuvan asiakirjatietueen, saapuvan asiakirjan rivin Vapautettu-valintaruutu on valittuna. Esimerkiksi ostolaskujen luonnista vastaava henkilö voi nyt aloittaa tietueen käsittelemisen.

Saapuvien asiakirjatietueiden luominen valokuva ottamalla

Huomautus

Seuraavat toimet koskevat vain Business Centralin tabletti- ja puhelinasiakasohjelmia.

1. Valitse roolikeskuksesta luo saapuva asiakirja kamerasta ruutu ja siirry sitten vaiheeseen 4.

2. Valitse vaihtoehtoisesti -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.

3. Valitse Saapuvat asiakirjat -sivulla 'Uusi ja valitse sitten Luo kamerasta. Tabletin tai puhelimen kamera ativoituu.

4. Ota valokuva asiakirjasta, kuten tavaran vastaanotto, jonka haluat käsitellä saapuvana asiakirjana,ja valitse sitten Käytä.

   Luo uuden saapuvan asiakirjan tietueen ja liittää kuvan.

Kuvan liittäminen saapuvien asiakirjatietueiden tietueeseen valokuva ottamalla

Huomautus

Seuraavat toimet koskevat vain Business Centralin tabletti- ja puhelinasiakasohjelmia.

1. Valitse -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Avaa aiemmin luotu saapuvan asiakirjan tietue kortti.

3. Valitse asiakirjatietuesivulla Käsittele ja valitse sitten Liitä kuva kamerasta. Tabletin tai puhelimen kamera aktivoituu.

4. Ota valokuva asiakirjasta, kuten tavaran vastaanotto, jonka haluat käsitellä saapuvana asiakirjana,ja valitse sitten Käytä.

   Kuva liitetään saapuvan asiakirjan tietueeseen.

Saapuvan asiakirjatietueen luominen manuaalisesti

1. Valitse -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse Uusi ja sitten Luo tiedostosta -toiminto.

3. Tee Lisää tiedosto -sivulla jokin seuraavista vaiheista liittääksesi tiedoston, joka vastaa saapuvaa asiakirjaa:

   • Vedä tiedosto laitteesi tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa-painike.

4. Vaihtoehtoisesti voit valita uuden toiminnon ja tehdä seuraavat toimet:

   1. Voit liittää tiedoston valitsemalla Käsittele > Liitä tiedosto.
   2. Vedä Lisää tiedosto -sivulla valittu tiedosto, joka vastaa kyseistä saapuvaa asiakirjaa tai valitse Napsauta tästä selataksesi etsiäksesi ja avataksesi tiedoston.
   3. Täytä Saapuva asiakirja -sivulla tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

Katso myös

Käytä OCR:ää PDF-ja kuvatiedostojen muuntamiseksi sähköisiksi asiakirjoiksi Saapuvien asiakirjatietueiden luominen suoraan asiakirjoista ja tapahtumista Sellaisten kirjattujen asiakirjojen etsiminen, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita Saapuvat asiakirjat
Osto
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen