Useiden asiakirjojen kirjaaminen samanaikaisesti

Sen sijaan että yksittäisiä asiakirjoja yksi kerrallaan, voit valita luettelosta useita kirjaamattomia asiakirjoja eräkirjausta varten. Tämä kirjaus voidaan tehdä heti tai se voidaan aikatauluttaa tapahtumaan vaikkapa päivän päätteeksi. Tämä voi olla kätevää, jos vain esimies voi kirjata muiden käyttäjien tekemiä asiakirjoja tai jos halutaan estää järjestelmän suorituskyvyn heikentyminen työaikana tehtävien kirjausten vuoksi.

Useiden ostotilausten kirjaaminen heti

Useita ostotilauksia voi kirjata heti toimimalla seuraavasti. Vaiheet ovat samanlaiset kaikissa osto- ja myyntiasiakirjoissa.

1. Valitse -kuvake, syötä Ostotilaukset ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Siirry valitsemaan kaikki kirjattavat tilaukset Ostotilaukset-sivulla:
3. Valitse Nro-kenttään kolme allekkain olevaa pistettä. Pikavalikko avautuu, ja voit valita Valitse lisää -toiminnon.
4. Valitse kaikkien samaan aikaan kirjattavien tilausrivien valintaruudut.
5. Valitse ensin Kirjaus-toiminto ja sitten Kirjaa-toiminto.
6. Valitse vahvistusviestissä Kyllä.

Useiden ostotilausten eräkirjaaminen

Ostotilauksia voi eräkirjata toimimalla seuraavasti. Vaiheet ovat samat kaikissa osto- ja myyntiasiakirjoissa, joissa Eräkirjaus-toiminto on käytettävissä.

1. Valitse -kuvake, syötä Ostotilaukset ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Siirry valitsemaan kaikki kirjattavat tilaukset Ostotilaukset-sivulla:
3. Valitse Nro-kenttään kolme allekkain olevaa pistettä. Pikavalikko avautuu, ja voit valita Valitse lisää -toiminnon.
4. Valitse kaikkien samaan aikaan kirjattavien tilausrivien valintaruudut.
5. Valitse ensin Kirjaus-toiminto ja sitten Eräkirjaus-toiminto.
6. Täytä tarvittavat kentät Eräkirjaa ostotilaukset -sivulla. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
7. Valitse OK-painike.
8. Voit tarkastella asiakirjojen eräkirjauksen aikana mahdollisesti esiintyneitä ongelmia avaamalla Virhesanomarekisteri-sivun.

Huomautus

Usean asiakirjan kirjaaminen voi kestää jonkin aikaa ja estää muita käyttäjiä. Harkitse taustakirjauksen käyttöönottoa. Lisätietoja on kohdassa Tehtävien aikatauluttaminen työjonojen avulla.

Taustakirjauksen määrittäminen työjonojen avulla

Työjonot ovat tehokas työkalu taustalla suoritettavien liiketoimintaprosessien ajoittamiseen. Kyse voi olla esimerkiksi useista käyttäjistä, jotka yrittävät kirjata myyntitilauksia, kun vain yksi tilaus voidaan käsitellä kerralla.

Seuraavaksi käsitellään myyntitilausten taustakirjausta. Ostoa koskevat vaiheet ovat samanlaisia.

1. Valitse -kuvake, syötä Myyntien ja myyntisaamisten asetukset ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla Kirjaa työjonolla -valintaruutu.

3. Valitse Työjonokategorian koodi -kenttä ja määritä sitten MKIRJAUS -koodi.

   Huomautus

   Jotkin työt muuttavat samoja tietoja, eikä niitä tulisi käyttää samaan aikaan, koska ne voivat aiheuttaa ristiriitoja. Esimerkiksi myyntiasiakirjojen taustatyöt yrittävät muokata samoja tietoja samaan aikaan. Työjonoluokat auttavat estämään tällaisia ristiriitoja varmistamalla, että kun yksi työ on käynnissä, samaan työjonoluokkaan kuuluvaa työtä ei suoriteta ennen kuin suoritettava työ on valmis. Esimerkiksi projekti, joka kuuluu myyntityöjonoluokkaan, odottaa, kunnes kaikki muut myyntiin liittyvät työt on tehty. Voit määrittää työjonoluokan Taustakirjaus-pikavälilehdellä Myynnin ja saatavien asetukset -sivulla.

   Business Central tarjoaa työjonoluokkia myyntejä, ostoja ja pääkirjanpidon kirjauksia varten. On suositeltavaa, että jokin näistä tai luomasi on aina määritetty. Jos kohtaat ristiriidoista johtuvia virhetilanteita, harkitse luokan määrittämistä myynnin, oston ja pääkirjanpidon taustakirjausta varten.

   Jos haluat myös tulostaa kirjattavat myyntiasiakirjat, valitse Kirjaa ja tulosta työjonolla -valintaruutu Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivulla.
   Jos valitset Raportin tuotostyyppi -kentässä PDF, ostotilaukset, joiden kirjaus onnistui, ovat käytettävissä roolikeskuksen Saapuneet raportit -osassa.

   Tärkeä

   Jos määrität asiakirjat kirjaavan ja tulostavan työn ja tulostimessa avautuu valintaikkuna, kuten tunnistetietojen pyyntö tai tulostimen musteen loppumisesta ilmoittava varoitus, asiakirja kirjataan mutta sitä ei tulosteta. Vastaava työjonotapahtuma aikakatkaistaan lopulta, ja Tila-kentän arvoksi määritetään Virhe. Näin ollen suosittelemme, että et käytä tulostimen asetuksia, jotka edellyttävät vuorovaikutusta tulostimen näytön valintaruutujen kanssa taustakirjausten yhteydessä.

   Kun kirjaat myyntiasiakirjoja seuraavan kerran, Business Central luo automaattisesti työjonotapahtuman kullekin asiakirjalle ja suorittaa työt taustalla yksi kerrallaan.

4. Varmistaaksesi, että työjono toimii odotetulla tavalla, kirjaa myyntitilaus. Lisätietoja on kohdassa Tuotteiden myyminen. Myyntitilaus lisätään nyt määritettyyn työjonotapahtumaan, joka määrittää, milloin asiakirjat kirjataan.

Myynti- tai ostoasiakirjan tilan näyttäminen

Jos työjono ei voi kirjata myyntitilausta, tilaksi muutetaan Virhe ja myyntitilaus lisätään niiden myyntitilausten luetteloon, jotka käyttäjän on käsiteltävä manuaalisesti.

1. Valitse asiakirjassa, jonka yritit kirjata taustakirjauksena, Työjonon tila -kenttä, jossa on Virhe.
2. Tarkastele virhesanomaa ja korjaa ongelma.

Vaihtoehtoisesti voit tarkistaa Työjonon lokitapahtumat -sivulta, onnistuiko myyntitilauksen kirjaus. Lisätietoja on Valvo työjonoa -osassa.

Työjonotapahtuman luonti myyntitilausten eräkirjausta varten

Vaihtoehtoisesti voit lykätä kirjaukset organisaatiolle parhaiten sopivaan ajankohtaan. Yrityksessä saattaa olla esimerkiksi hyödyllistä suorittaa tietyt toiminnot sen jälkeen, kun suurin osa päivän tiedoista on syötetty. Tämä on mahdollista, kun määrität työjonon ajamaan useita eräkirjausraportteja, kuten Eräkirjaa myyntitilaukset- ja Eräkirjaa ostotilaukset -raportit sekä vastaavat raportit. Business Central tukee kaikkien myynti-, osto- ja huoltoasiakirjojen taustakirjausta.

Seuraavaksi selitetään, miten Eräkirjaa myyntitilaukset -raportti määritetään kirjaamaan myyntitilaukset automaattisesti arkipäivisin kello 16.

1. Valitse -kuvake, syötä Työjonon tapahtumat ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Valitse Suoritettavan objektin tyyppi -kentässä Raportti.

4. Valitse Suoritettavan objektin tunnus -kentässä 296, Eräkirjaa myyntitilaukset.

   Käytössä on myös seuraavat raportit:

   • 900 Eräkirjaa kokoonpanotilaukset
   • 497 Eräkirjaa ostolaskut
   • 496 Eräkirjaa ostotilaukset
   • 498 Eräkirjaa ostohyvityslaskut
   • 6665 Eräkirjaa ostopal.tilaukset
   • 298 Eräkirjaa myyntihyvityslaskut
   • 297 Eräkirjaa myyntilaskut
   • 296 Eräkirjaa myyntitilaukset
   • 6655 Eräkirjaa myyntipal.tilaukset
   • 6005 Eräkirjaa huollon hyvityslaskut
   • 6004 Eräkirjaa huoltolaskut
   • 6001 Eräkirjaa huoltotilaukset

5. Valitse Raporttipyyntösivu-valintaruutu.

6. Määritä Eräkirjaa myyntitilaukset -pyyntösivulla, mitä myyntitilausten automaattiseen kirjaukseen sisältyy, ja valitse sitten OK-painike.

   Tärkeä

   Muista käyttää tiukkoja suodattimia, sillä muutoin Business Central kirjaa kaikki asiakirjat, vaikka ne eivät olisi valmiita. Vapautettu-arvon käyttöä suodattimen Tilan-kentän arvona ja tänään-arvoa Kirjauspäivämäärä-kentän arvona kannattaa harkita. Lisätietoja on kohdassa Lajitteleminen, hakeminen ja suodattaminen.

7. Valitse kaikki valintaruudut Suorita maanantaisin -kohdasta Suorita perjantaisin -kohtaan.

8. Anna Aloitusaika-kentässä arvoksi 16.00.

9. Valitse Määritä tilaksi valmis -toiminto.

Määritettyjen suodattimien mukaiset myyntitilaukset kirjataan nyt joka arkipäivä kello 16.

Valvo työjonoa

Jos määrität taustakirjauksen työjonojen avulla, tee työjonon seuranta tavalliseksi tehtäväksi ongelmien havaitsemiseksi. Voit tarkastella tilaa Työjonon tapahtumat -sivulla. Lisätietoja on kohdassa Tehtävien aikatauluttaminen työjonojen avulla.

Järjestelmänvalvojana voit Application Insightsin avulla kerätä ja analysoida telemetriaa, jonka avulla voit tunnistaa ongelmia. Lisätietoja on kehittäjien ja järjestelmänvalvojien ohjeessa Telemetrian seuranta ja analysoiminen.

Katso myös

Asiakirjojen ja päiväkirjojen kirjaaminen
Työjonojen käyttäminen ajoitustehtäviin
Kirjattujen asiakirjojen muokkaaminen
Maksamattomien ostolaskujen korjaaminen tai peruuttaminen
Sivujen ja tietojen etsiminen Kerro, mitä haluat tehdä -toiminnolla
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen