Lajitteleminen, hakeminen ja suodattaminen

Luettelossa, raportissa tai XMLportissa olevien tietueiden skannaamista, etsimistä ja rajaamista voi helpottaa muutamilla keinoilla. Näitä keinoja ovat esimerkiksi lajitteleminen, etsiminen ja suodattaminen. Voit käyttää samanaikaisesti joitakin keinoja tai kaikkia keinoja, kun haluat etsiä tai analysoida tiedot nopeasti.

Vihje

Katso ilmaista verkko-oppimissisältöä Business Central-käyttöliittymästä MIcrosoftin koulutuksissa.

Raporteissa ja XMLporteissa suodattimet voidaan määrittää luetteloiden tavoin rajoittamaan raporttiin tai XMLportiin sisällytettäviä tietoja, mutta lajittelu ja haku ei ole mahdollista.

Vihje

Kun tarkastelet tietoja ruutuina, voit hakea tietoja ja käyttää suodatusta. Jos haluat käyttää lajittelun, haun ja suodattamisen tehokkaita toimintoja, valitse -kuvake, jos haluat tarkastella tietueita luettelona.

Lajittelu

Lajittelun avulla tiedoista saa nopeasti ja kätevästi yleiskuvan. Jos esimerkiksi asiakkaita on useita, saat tarvitsemasi yleiskuvan lajittelemalla heidät esimerkiksi Asiakasnro-, Valuuttakoodi- tai Maa-/aluekoodi -kohdan avulla.

Voit lajitella luettelon seuraavasti:

• Valitse sarakkeen otsikkoteksti, mikä vaihtaa nousevan ja laskevan järjestyksen välillä.
• Valitse sarakeotsikossa avattava nuoli ja valitse Nouseva tai Laskeva-toiminto.

Huomautus

Lajittelua ei tueta kuvissa, BLOB-kentissä ja FlowFilter-suodattimissa, jotka eivät kuulu taulukkoon.

Hakeminen

Jokaisen luettelosivun yläosassa on Haku-toiminto, jonka avulla luettelon tietueiden määrää on helppo vähentää. Näin näkyvissä ovat vain tietueet, jotka sisältävät käyttäjää kiinnostavia tietoja.

Voit aloittaa haun valitsemalla Haku-toiminnon ja kirjoittamalla ruutuun tekstin, jota haetaan. Voit syöttää kirjaimia, numeroita ja muita symboleita.

Yleensä haussa yritetään hakea vastaavuuksia kaikista kentistä. Haussa ei erotella pieniä ja isoja kirjaimia (eli kirjainkoolla ei ole merkitystä) ja haussa otetaan huomioon kentän kaikissa kohdissa (alussa, lopussa tai keskellä) oleva teksti.

Vihje

Voit aktivoida hakuruudun ja poistaa aktivoinnin F3-näppäimellä. Lisätietoja on kohdassa Pikanäppäimet.

Huomautus

Hakua ei vastaa kuvien, BLOB-, FlowFilters-, FlowFields- ja muiden taulukon ulkopuolisten kenttien arvoja.

Haun hienosäätäminen suodatusehdoilla

Voit tehdä täsmällisemään haun käyttämällä suodatusoperaattoreita, lausekkeita ja suodatustunnuksia. Toisin kuin suodattaminen, niitä käytetään kaikissa kentissä, kun niitä käytetään hakuruudussa, jolloin ne eivät ole yhtä tehokkaita kuin suodattaminen.

• Jos haluat etsiä vain ne kenttien arvot, jotka vastaavat koko tekstiä ja kirjainkokoa, aseta haettava teksti yksinkertaisten lainausmerkkien sisään ('', esimerkiksi 'man').

• Jos haluat etsiä arvoja, joiden alussa on tietty teksti ja jotka vastaavat tiettyä kirjainkokoa, aseta *-merkki hakutekstin jälkeen (esimerkiksi man*).

• Jos haluat etsiä arvoja, joiden lopussa on tietty teksti, ja jotka vastaavat tiettyä kirjainkokoa, aseta *-merkki hakutekstin eteen (esimerkiksi *man).

• Kun käytössä on '' tai *, kirjainkoolla ei ole merkitystä haussa. Jos haluat, että kirjainkoolla ei ole merkitystä haussa, aseta @-merkki ennen hakutekstiä (esimerkiksi @man*).

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä haun käyttämisestä.

Hakuehdot	Etsii...
man tai Man	Kaikki tietueet, joissa on man-tekstin sisältäviä kenttiä kirjankoosta riippumatta. Esimerkiksi Manchester, manual tai Sportsman.
'Man'	Kaikki tietueet, joissa on vain Man-tekstin sisältäviä kenttiä. Kirjainkoko on merkitsevä.
Man*	Kaikki tietueet, joissa on Man-tekstillä alkavia kenttiä. Kirjainkoko on merkitsevä. Esimerkiksi Manchester, mutta ei manual tai Sportsman.
@Man*	Kaikki tietueet, joissa on man-tekstillä alkavia kenttiä kirjainkoosta riippumatta. Esimerkiksi Manchester ja manual, mutta ei Sportsman.
@*man	Kaikki tietueet, joissa on man-tekstiin päättyviä kenttiä kirjainkoosta riippumatta. Esimerkiksi Sportsman, mutta ei Manchester tai manual.

Suodattaminen

Suodattaminen sisältää kehittyneitä ja monipuolisia toimintoja, joiden avulla määritetään luetteloon, raporttiin tai XMLportiin sisällytettävät tietueet. Hakemisella ja suodattamisella on kaksi pääeroa, jotka kerrotaan alla olevassa taulukossa.

	Hakeminen	Suodattaminen
Käytettävissä olevat kentät	Hakee kaikista sivulla näkyvistä kentistä.	Suodattaa taulukon minkä tahansa kentän tai useita kenttiä mukaan lukien kentät, jotka eivät näy sivulla.
Kohdistus	Näyttää tietueet, joiden kentät vastaavat hakutekstiä tekstin kirjainkoosta tai sijoittelusta riippumatta.	Näyttää tietueet, joiden kentät vastaavat suodatinta täysin. Kirjainkoko on merkitsevä, jos erityisiä suodatussymboleita ei ole annettu.

Suodattaminen mahdollistaa tiettyjen tilien tai asiakkaiden, päivämäärien, summien ja muiden tietojen tietueiden näyttämisen suodatusehtojen määrittämisen avulla. Vain määritettyjä ehtoja vastaavat tietueet näytetään luettelossa tai sisällytetään raporttiin, erätyöhön tai XMLportiin. Jos määrität ehtoja usealle kentälle, vain kaikkia ehtoja vastaavat tietueet näytetään.

Luetteloiden suodattimet näkyvät suodatinruudussa luettelon vasemmalla puolella, kun se aktivoidaan. Raporttien, erätöiden ja XMLportien suodattimet näkyvät suoraan pyyntösivulla.

Vaihtoehtokenttien käyttäminen suodattamiseen

Tavallisissa tietoja, määrityspäivämäärän tai liiketoimintatietoja sisältävissä kentissä suodattimia voi määrittää sekä valitsemalla tietoja ja kirjoittamalla suodatinarvoja. Suodatusehtoja voi lisäksi tarkentaa symbolien avulla. Lisätietoja on kohdassa Suodatusehtojen antaminen.

Vaihtoehto-tyyppisissä kentissä suodatin voidaan kuitenkin määrittää vain valitsemalla yhden vaihtoehdon tai useita vaihtoehtoja avattavasta käytettävissä olevien vaihtoehtojen luettelosta. Esimerkki vaihtoehtokentästä on Myyntitilaukset-sivun Tila-kenttä.

Huomautus

Jos valitset suodatusarvoksi useita vaihtoehtoja, vaihtoehtojen välille määritetään TAI-suhde. Jos valitset esimerkiksi sekä Avoin- ja Vapautettu-valintaruudun Tila-suodatuskentän Myyntitilaukset-sivulla, silloin näytetään myyntitilaukset, jotka ovat joko avoimia tai vapautettuja.

Suodattimien määrittäminen luetteloissa

Luetteloiden suodattimet määritetään suodatinruudussa. Avaa luettelon suodatinruutu valitsemalla sivun nimen vieressä oleva avattavan luettelon nuoli ja valitse sitten Näytä suodatinruutu -toiminto. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näppäinyhdistelmää Vaihto+F3.

Avaa luettelon sarakkeen suodatinruutu valitsemalla avattavan luettelon nuoli ja valitse sitten Suodatus-toiminto. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näppäinyhdistelmää Vaihto+F3. Valittu sarake näkyy avautuvassa suodatinruudussa suodatuskenttänä Luettelon suodatusperuste -osana.

Suodatinruudussa näkyvät luettelon nykyiset suodattimet. Sen avulla voi määrittää omia suodattimia yhdelle tai usealle kentälle + Suodatus -toiminnolla.

Suodatinruutu on jaettu kolmeen osaan: Näkymät, Luettelon suodatusperuste ja Kokonaisarvojen suodatusperuste:

• Näkymät

  Joissakin luetteloissa on Näkymät-osa. Näkymät ovat luettelon muunnoksia, jotka on esimääritetty suodattimien kanssa. Voit määrittää ja tallentaa niin monta näkymää luetteloa kohti kuin haluat. Näkymät ovat käytettävissäsi kaikissa laitteissa, joihin kirjaudut. Lisätietoja on kohdassa Luettelonäkymien tallentaminen ja mukauttaminen.

• Luettelon suodatusperuste

  Tässä osassa lisätään suodattimet tietyille kentille ja vähennetään näin näytettävien tietueiden määrää. Lisää suodatin valitsemalla + Suodatin -toiminto. Kirjoita sitten luettelon suodatusperusteena käytettävän kentän nimi tai valitsemalla kenttä avattavasta luettelosta.

• Kokonaisarvojen suodatusperuste

  Jotkin laskettuja kenttiä, kuten summia ja määriä, näyttävät luettelot sisältävät Kokonaisarvojen suodatusperuste -osan. Siinä voi muokata erilaisia laskelmiin vaikuttavia dimensioita. Lisää suodatin valitsemalla + Suodatin -toiminto. Kirjoita sitten luettelon suodatusperusteena käytettävän kentän nimi tai valitsemalla kenttä avattavasta luettelosta.

  Huomautus

  FlowFilter-suodattimet ohjaavat Kokonaisarvojen suodatusperuste -osan suodattimia sivun rakenteessa. Teknisiä lisätietoja on kohdassa FlowFilter-suodattimet.

Voit määrittää yksinkertaisen suodattimen suoraan luettelossa käyttämällä suodatinruutua. Tällainen suodatin näyttää vain tietueet, joilla on sama arvo kuin valitussa solussa. Valitse solu luettelossa valitsemalla ensin avattavan luettelon nuoli ja sitten Suodata tähän arvoon -toiminto. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näppäinyhdistelmää Alt+F3.

Raporttien, erätöiden ja XMLportien suodattimien määrittäminen

Raporttien ja XMLportien suodattimet näkyvät suoraan pyyntösivulla. Viimeksi käytetyt suodattimet näkyvät pyyntösivulla Käytä oletusarvoja kohteesta: -kentän valinnan mukaisesti. Lisätietoja on kohdassa Tallennettujen asetusten käyttäminen.

Suodatuksen pääosassa näkyy oletussuodatuskentät, joilla rajoitetaan raporttiin tai XMLportiin sisällytettäviä tietueita. Lisää suodatin valitsemalla + Suodatin -toiminto. Kirjoita sitten suodatusperusteena käytettävän kentän nimi tai valitsemalla kenttä avattavasta luettelosta.

Voit säätää Kokonaisarvojen suodatusperuste -osassa erilaisia dimensioita, jotka vaikuttavat raportin tai XMLportin laskelmiin. Lisää suodatin valitsemalla + Suodatin -toiminto. Kirjoita sitten suodatusperusteena käytettävän kentän nimi tai valitsemalla kenttä avattavasta luettelosta.

Suodatusehtojen antaminen

Voit antaa suodatinruudussa ja pyyntösivulla suodatusehdot suodatuskentän ruudussa.

Suodatettavan kentän tyyppi määrittää, millaisia ehtoja voi antaa. Jos esimerkiksi suodatetaan kenttä, jossa on kiinteitä arvoja, valittavissa on vain nämä arvot. Lisätietoja erityisistä suodatussymboleista on kohdissa Suodatusehdot ja Suodatuksen tunnukset.

Sarakkeita, joilla on jo suodattimia, ilmaisee -kuvake sarakeotsikossa. Voit poistaa suodattimen valitsemalla avattavan luettelon nuolen ja valitsemalla sitten Tyhjennä suodatin -toiminnon.

Vihje

Nopeuta tietojen etsimistä ja analysoimista pikanäppäinyhdistelmien avulla. Voit esimerkiksi valita kentän ja lisätä kentän suodatinruutuun näppäinyhdistelmällä Vaihto+Alt+F3, kirjoittaa suodatinehdot ja palata riveille näppäinyhdistelmällä Ctrl+Enter. Valitse toinen kenttä ja suodata sen arvot näppäinyhdistelmällä Alt+F3. Lisätietoja on kohdassa Pikanäppäimet.

Suodatusehdot ja operaattorit

Kun syötät kriteerejä, voit käyttää kaikkia numeroita ja kirjaimia, joita voi yleensäkin käyttää kentässä. Mutta on olemassa myös joukko erikoismerkkejä, joita voit käyttää operaattoreina suodattaaksesi tuloksia edelleen. Seuraavissa osissa on kuvattu nämä symbolit ja niiden käyttö suodattimien operaattoreina.

Vihje

Lisätietoja päivämäärien ja aikojen suodatuksesta on kohdassa Kalenterin päivämäärien ja aikojen käsitteleminen.

Tärkeä

• Voi olla tilanteita, joissa suodatettava arvo sisältää symbolin, joka on operaattori. Lisätietoja näiden tilanteiden käsittelemiseksi on kohdassa Symboleja sisältävien arvojen suodattaminen.

• Jos yhdessä suodattimessa on yli 200 operaattoria, järjestelmä ryhmittää jotkin lausekkeet sulkeisiin () käsittelyä varten. Se ei vaikuta suodattimeen eikä tuloksiin.

(..) väli

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
1100..2100	Numerot 1100 - 2100
..2500	Numeroon 2500 asti, 2500 mukaan lukien
..12 31 00	Päivämäärät 31.12.00 asti, kyseinen päivämäärä mukaan lukien
Bicycle..Car	Merkkijonot B:stä C:hen, kun ne on järjestetty leksikografisesti
P8..	Tiedot kirjanpitojaksosta 8 ja siitä eteenpäin
..23	Alkupäivämäärästä lähtien päivään 23 nykyistä kuukautta nykyistä vuotta klo 23:59:59
23..	Päivästä 23 nykyistä kuukautta nykyistä vuotta klo 00:00:00 ajan loppuun asti
22..23	Päivästä 22 nykyistä kuukautta nykyistä vuotta klo 0:00:00 päivään 23 nykyistä kuukautta nykyistä vuotta klo 23:59:59

Vihje

Jos käytät numeronäppäimistöä, desimaalierotin voi tuottaa jonkin muun merkin kuin pisteen (.). Voit vaihtaa pisteeseen numeronäppäimistön näppäinyhdistelmällä Alt+desimaalierotin. Kun haluat vaihtaa takaisin, paina Alt+desimaalierotin-näppäimiä uudelleen. Lisätietoja on kohdassa Numeeristen näppäimistöjen käyttämän desimaalierottimen asettaminen.

Huomautus

Jos suodattamasi kenttä on tyyppiä Teksti, leksikografista järjestystä käytetään määrittämään, mitä väliin sisältyy. Tällaisten kenttien osalta, joita käytetään kokonaislukujen tallentamiseen, tämä voi johtaa (odottamattomaan) tulokseen, että suodatin kohdassa 10000..10042 sisältää myös arvot 100000 ja 1000042.

(|) Joko/tai

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
1200|1300	Numerot, joissa on 1200 tai 1300

(<>) ei ole sama kuin

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
<>0	Kaikki numerot paitsi 0 SQL Server -vaihtoehto sallii tämän symbolin yhdistämisen yleismerkkihakuun. Esimerkiksi: <>A* - ei teksti, joka alkaa kirjaimella A.

(>) suurempi kuin

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
>1200	Numerot, jotka ovat suurempia kuin 1200

(>=) Suurempi tai yhtä suuri

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
>=1200	Numerot, jotka ovat suurempia tai yhtä suuria kuin 1200

(<) pienempi kuin

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
<1200	Numerot, jotka ovat pienempiä kuin 1200

(<=) Pienempi tai yhtä suuri

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
<=1200	Numerot, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin 1200

(&) ja

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
>200&<1200	Luvut, jotka ovat suurempia kuin 200 ja pienempiä kuin 1200.

('') Tarkka merkin vastine

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
'man'	Teksti, joka vastaa täysin merkkijonoa man ja jossa isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitystä.
''	Tyhjä teksti.

(@) Ei kirjainkokoon perustuva

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
@man*	Teksti, joka alkaa man ja jossa isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä.

(*) Rajoittamaton määrä tuntemattomia merkkejä

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
*Co*	Teksti, joka sisältää Co ja jossa kirjainkoolla on merkitystä.
*Co	Teksti, jonka lopussa on Co ja jossa kirjainkoolla on merkitystä.
Co*	Teksti, jonka alussa on Co ja jossa kirjainkoolla on merkitystä.

(?) yksi tuntematon merkki

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
Hans?n	Teksti, kuten Hansen tai Hanson

Yhdistetyn muodon lausekkeet

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
5999|8100..8490	Sisällytä kaikki tietueet, joissa on numero 5999 tai numero väliltä 8100 ja 8490.
..1299|1400..	Sisällytä tietueet, joissa on numero, joka on pienempi tai yhtä suuri kuin 1299 tai suurempi tai yhtä suuri kuin 1400 (siis kaikki muut numerot paitsi 1300–1399).
>50&<100	Sisällytä tietueet, joissa on numero, joka on suurempi kuin 50 ja pienempi kuin 100 (siis numerot 51–99).

Symboleita sisältävien arvojen suodattaminen

Joissakin tapauksissa kenttäarvot sisältävät jonkin seuraavista symboleista:

• &
• (
• )
• =
• |

Jos haluat suodattaa jonkin näistä symboleista, sijoita suodatinlauseke heittomerkkeihin ('<expression with symbol>'). Jos haluat esimerkiksi suodattaa tietueita, joiden alussa on teksti J & V, suodatuslauseke on 'J & V*'.

Tämä vaatimus ei ole välttämätön muille symboleille.

Suodatuksen tunnukset

Kun syötät suodatusehtoja, voit kirjoittaa myös sanoja, joilla on erityinen tarkoitus. Niitä kutsutaan suodatuksen tunnuksiksi. Kun olet syöttänyt tunnussanan, sana korvataan arvolla tai arvoilla, joita se edustaa. Suodatuksen tunnukset helpottavat suodattamista ja vähentää muille sivuille siirtymistä ja suodattimeen lisättävien arvojen etsimistä. Taulukossa on joitakin tunnuksia, joita voit käyttää suodatusehtoina.

Vihje

Organisaatio voi käyttää mukautettuja tunnuksia. Järjestelmänvalvojalta saa lisätietoja käytettävissä olevista tunnuksista ja mukautettujen tunnusten lisäämisestä. Teknisiä tietoja on kohdassa Suodatuksen tunnusten lisääminen.

(%me tai %user) Sinulle määritetyt tietueet

Käytä %me- tai %user-tunnusta suodattaessasi kenttiä, jotka sisältävät käyttäjätunnuksen. Tällainen kenttä on esimerkiksi Liitetty käyttäjätunnukseen, jossa näytetään kaikki käyttäjälle liitetyt kentät.

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
%me tai %user	Tietueet, jotka on liitetty käyttäjätiliisi.

(%mycustomers) Omat asiakkaat -kohdan asiakkaat

Käytä %mycustomers-tunnusta asiakkaan Nro-kentässä, kun haluat näyttää asiakkaan kaikki tietueet, jotka sisältyvät roolikeskuksen Omat asiakkaat -luetteloon.

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
%mycustomers	Roolikeskuksen Omat asiakkaat -kohdan asiakkaat.

(%myitems) Omat nimikkeet -kohdan nimikkeet

Käytä %myitems-tunnusta nimikkeen Nro-kentässä, kun haluat näyttää nimikkeiden kaikki tietueet, jotka sisältyvät roolikeskuksen Omat nimikkeet -luetteloon.

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
%myitems	Roolikeskuksen Omat nimikkeet -kohdan nimikkeet.

(%myvendors) Omat toimittajat -kohdan toimittajat

Käytä %myvendors-tunnusta toimittajan Nro-kentässä, kun haluat näyttää toimittajien kaikki tietueet, jotka sisältyvät roolikeskuksen Omat toimittajat -luetteloon.

Esimerkkimuoto	Näkyvät tietueet
%myvendors	Roolikeskuksen Omat toimittajat -kohdan toimittajat.

Katso myös

Usein kysyttyjen kysymysten hakeminen ja suodattaminen
Luettelonäkymien tallentaminen ja mukauttaminen
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen