Toinen vaihe - käyttöönotto
Tässä käyttöönottokehyksen vaiheessa työskennellään tärkeiden sidosryhmien jäsenten kanssa sekä muodostetaan ja julkaistaan käyttöönottosuunnitelma. Voit valmistella ympäristön ja testata käyttöönoton menettelytavan varhaisten omaksujien kanssa. Tämän jälkeen voit käyttää palautetta muutosten tekemiseen ennen skaalaamista liiketoimintaa varten.
Perehdytysvaiheen tärkeimmät osat ovat seuraavat:
- Muodosta käyttöönottosuunnitelma
- Julkaise varhaisia omaksujia varten
- Muokkaa suunnitelmaa
Valitse tämä linkki, jos haluat ladata Dynamics 365:n käyttöönotto-oppaan PDF-version.
Muodosta käyttöönottosuunnitelma
Aloita vahvistamalla tietoisuutta käyttäjän sitouttamisen avulla. Onnistumisen omistajat varmistavat, että liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan. He auttavat käyttäjiä käyttämään uutta Dynamics 365 -ratkaisua ja hyödyntämään sitä. Kokeile seuraavia tietoisuuden vahvistamisen tapoja:
Tietoliikenne
- Tunnista erilaiset taktiikat ja ota ne käyttöön.
- Keskity Miten hyödyn tästä? -kysymykseen.
- Räätälöi suunnitelma yritykselle ja kulttuurille.
- Aloita viestintä.
Sitouttamistapahtumat
- Sitouta johdon sponsorit ja käynnistä julkaisu.
- Pyydä tapahtumiin mukaan IT-osasto ja asiantuntijat.
- Jaa bannereita ja esitteitä.
- Aseta esittelypisteet kahvilaan tai aulaan.
- Isännöi verkkotapahtumia etätoimistoja varten.
Viestinnän liiketoiminnallisen arvon välittäminen skenaarioiden avulla
Menestystarinoiden sisällyttäminen
Menestystarinat ovat usein yhtä arvokkaita kuin kvantitatiiviset mittarit, kun Dynamics 365:n onnistumista esitellään. Käyttöönoton aikana projektiryhmän jäsenet ja asiantuntijat määrittelevät esimerkkejä, jotka esittelevät tekemäänsä yhteistyötä ja ryhmätyötä ja jakavat esimerkit erilaisilla työkaluilla, kuten Yammer tai Teams. Hyödynnä näitä esimerkkejä viestinnässä. Niiden avulla voit nostaa innostusta ja esitellä Dynamics 365:n vaikutuksia.
Millainen on hyvä onnistumistarina?
- Aika. Tarinan tulisi alkaa aikamerkinnällä, jotta yleisö tietää tapahtuman ajankohdan.
- Merkit. Tarinassa on käytettävä nimiä, jotta yleisö tietää, ketkä ovat olleet mukana projektissa.
- Tapahtumat. Tarinan tulee kertoa todelliset tapahtumat.
- Visuaaliset tehosteet. Yleisölle tulee kertoa, mitä on tapahtunut.
Julkaisutapahtumien luominen
Seuraavassa esitellään joitakin resursseja, ideoita ja taktiikoita, joiden avulla luodaan tehokas Dynamics 365 -ratkaisun julkaisu:
- Suunnitteluryhmällä ja asiantuntijoilla on T-paidat, joissa on Dynamics 365 -ratkaisun nimi.
- Dynamics 365 -ratkaisun bannerit, julisteet ja esitteet ovat toimistoissa esillä.
- Esittelypisteet kahvilassa ja aulassa Dynamics 365 -ratkaisun erilaisten työkalujen ja toimintojen esittelyä sekä niiden kokeilemista varten.
Julkaisutapahtumat voidaan valita seuraavasti:
- Mieti, millaiset tavoitteesi ovat Dynamics 365:n käyttämistä varten. Miten julkaisutapahtuma voi tukea liiketoiminnan tavoitteita?
- Ota huomioon yrityksen kulttuuri. Millaisia tehtäviä johtajisto ja työntekijät kaipaavat?
- Ota huomioon aika ja resurssit. Voitko yhdistää tehtäviä ja suunnitella tarpeita vastaavia ja aikatauluun sopivia tehtäviä?
- Ota huomioon aiemmin sovitut yritystapahtumat. Onko Dynamics 365:n käyttöönoton lähellä tuleva yritystapahtuma, joka voitaisiin yhdistää julkaisuun?
Viestintästrategian kehittäminen
Kehitä viestintästrategia, joka luo tietoisuutta ja innostusta ennen julkaisua ja jaa käytön onnistuminen julkaisun jälkeen. Ota huomioon seuraavat parhaat käytännöt, kun muodostat menettelytapaa:
- Varmista, että henkilöstö otetaan huomioon, kun muodostetaan viestintää ja määritetään Miten hyödyn tästä? -kysymystä.
- Valitse erilaisia tehtäviä, kuten sähköposti, julisteet ja fyysiset tapahtumat, ja aseta ne projektin aikajanalle.
- Ajoita tapahtumia, joissa käyttäjät voivat kokeilla tuotteita ja esittää kysymyksiä.
- Räätälöi tehtäviä yrityksen ja kulttuurin tietoisuuden lisäämiseksi.
- Johtaja, joka viestii Dynamics 365 -ratkaisusta, isännöi julkaisutapahtumaa tai jakaa tietoja eduista tapaamisessa, auttaa paljon ratkaisun tärkeyden osoittamisessa ja henkilöiden perehdyttämisessä uuteen teknologiaan.
Tee viestinnän arviointi ja käytä suunnittelumallia käyttöönoton suunnittelun työkirjassa.
Koulutusstrategian luominen
Keskity kysymykseen miksi. Varmista, että työntekijät tietävät, miksi muutos tehdään, mitä se tarkoittaa heidän kohdallaan ja miksi heitä pyydetään tekemään muutos.
Käytä todellisia työskenaarioita. Käytä yleisölle tuttuja tehtäviä tai liiketoimintaprosesseja ja osoita niiden avulla, miten teknologian käyttämistä voi opiskella.
Käytä useita muotoja. Käyttäjien opettamisen tulisi tapahtua useiden eri muotojen avulla käyttäen erilaisia oppimistyylejä, maantieteellisiä rajoja ja resurssirajoituksia.
Vahvista. Liitä opetukseen varmistamisen vaihtoehtoja, kuten kysyntää vastaava koulutus, opiskeluistunnot lounastauoilla ja uusien työntekijöiden opetusvaihtoehdot.
Ota huomioon opetuksen parhaat käytännöt
Kun olet kokoamassa opetusohjelmaa, ota huomioon seuraavat seikat:
- Tällä hetkellä käytössä olevat tuottavuustyökalut. Jos käytössä on tuottavuusjärjestelmä, sinun on ehkä panostettava normaalia enemmän opetusvaiheeseen. Tämä siksi, että toimintatapoja on muutettava.
- Henkilökunnan tekninen osaaminen. Sinun on tiedettävä henkilökunnan tekninen osaaminen, kun suunnittelet opetusohjelmaa. Tämä auttaa määrittämään, miten helposti työntekijät oppivat uusia työskentelytapoja.
- Nykyiset muutosohjelmat. On tärkeää ymmärtää, mitä muut ohjelmat ovat parhaillaan käynnissä liiketoiminnassa, jotta et aiheuta henkilökunnalle liikaa stressiä tai sekaannuksia.
- Henkilökunnan opetukseen liittyvät mieltymykset. On tärkeää tietää, miten koulutus on paras toteuttaa organisaatiossa. Koulutus voidaan tehdä henkilökohtaisesti, avustetun tai avustamattoman online-opetusohjelman avulla tai muilla tavoilla.
Koulutusstrategian kohdistaminen julkaisusuunnitelmaan
Suunnittele koulutusstrategia ja skaalaa se julkaisun kanssa. Perusta tiimit, jotka ovat Dynamics 365:n asiantuntijoita. Valmistele sitten IT ennen laajempaa julkaisua organisaatiossa.
Voit arvioida koulutustarpeet organisaatiossa ja luoda koulutuksen menettelytavat käyttöönoton suunnittelun työkirjan avulla.
Oppimis- ja opetusresurssien käyttäminen
Käytä ilmaisia verkko-opetusresursseja, joiden avulla voit julkaista Dynamics 365 -ratkaisun. Microsoft Learn tarjoaa vaiheittaisen ohjatun oppimisen työroolin ja tuotteen mukaan. Opas sisältää videoita, opetusohjelmia ja käytännön harjoitusten resursseja. Saat lisätietoja asiantuntijoiden ja työtovereiden Microsoft Dynamics -yhteisöstä. Hanki vastauksia julkaisemalla kysymyksiä keskustelupalstoilla, lukemalla blogeja ja ohjeartikkeleita sekä katsomalla videoita.
Microsoft Learn -koulutus: Dynamics 365:n ensisijainen koulutuspaikka, joka sisältää ilmaisia videoita, opetusohjelmia ja käytännön harjoituksia.
Dynamics 365 -webinaarit: tuotepohjaista opetusta, jonka avulla henkilöt voivat käyttää palveluita ja sovelluksia tehokkaasti.
Dynamics 365 -opetusohjelmat: saat perustiedot käyttöön nopeasti, joten voit aloittaa tuottavan toiminnan heti.
Dynamics 365:n YouTube-kanava: saat lisätietoja siitä, miten Dynamics 365 voi auttaa liiketoiminnan kasvattamisessa.
Kestävän asiantuntijayhteisön muodostaminen
Onnistumisen omistajat varmistavat, että liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan. He auttavat käyttäjiä käyttämään uutta Dynamics 365 -ratkaisua ja hyödyntämään sitä.
Asiantuntijat:
- Tulee olla muodollisesti pätevä, jotta tietoja voidaan lisätä.
- Kannustetaan ohjaamaan, opettamaan ja opastamaan työtovereita ja annetaan tähän työvälineet.
- Tarvitaan jatkuvaa positiivista työn vaikutusten vahvistamista.
- Tarvitaan selkeä suunnitelma toteuttamista varten.
Asiantuntijayhteisön ottaminen mukaan julkaisusuunnitelmaan
Varhaisen omaksujien ohjelmastrategian muodostaminen ja julkaisu
Varhaisten omaksujien ohjelman avulla organisaatio saa tietoja jo varhain siitä, mikä auttaa käyttäjiä ottamaan Dynamics 365 -ratkaisun käyttöön. Ajattele sitä harjoitusajona edustusryhmälle, joka auttaa sinua täydellisen julkaisun valmistelemisessa. Kun työskentelet varhaisten omaksujien kanssa, voit testata ideoita ja kerätä palautetta. Se auttaa projektiryhmää tekemään organisaation laajuisesta julkaisusta mahtavan.
Miksi tämä ohjelma on tärkeä:
- Tunnista vaarat. Kerää alustavaa palautetta ja tunnista mahdolliset vaarat. Näin voit muotoilla lopullista julkaisusuunnitelmaa.
- Kerää palautetta. Saat käyttäjiltä palautetta Dynamics 365:n käyttöönoton määritetyistä tavoitteista ja skenaarioista.
- Ratkaise ongelmia. Ratkaise mahdollisia ongelmia pienen käyttäjäryhmän kanssa ennen organisaation laajuista julkaisua.
- Rekrytoi asiantuntijoita. Muodosta ryhmä mahdollisia harrastajia, joita voit rekrytoida. Nämä henkilöt auttavat kollegoita ottamaan Dynamics 365:n käyttöön silloin, kun täydellinen käyttöönotto tehdään.
Varhaisten omaksujien palautteen käyttäminen käyttöönoton menettelytavan muokkaamisessa
Käytä varhaisten omaksujien palautetta ja palaa viestintä-, koulutus- ja palautesuunnitelmiin. Muokkaa yleistä menettelytapaa annetun palautteen perusteella. Harkitse varhaisten omaksujien tuominen Dynamics 365:n asiantuntijaryhmään. Tällöin he voivat jatkaa työtovereiden tukemista muutoksen aikana.