Facturer des ventes

Vous créez une facture vente ou une commande vente pour enregistrer votre accord avec un client pour vendre certains produits selon certaines conditions de livraison et de paiement.

Il existe quelques scénarios où vous devez utiliser une commande vente au lieu d'une facture vente :

  • Si vous devez expédier uniquement une partie d'une quantité de commande, par exemple, si la quantité totale n'est pas disponible.
  • Si vous vendez des articles que votre fournisseur fournit directement à votre client (une livraison directe). Pour plus d'informations, voir Effectuer des livraisons directes.

Pour tous les autres aspects, les commandes vente et les factures vente fonctionnent de la même manière. Pour en savoir plus, voir Vendre des produits.

Vous pouvez négocier avec le client en créant d'abord un devis, que vous pouvez convertir en facture vente lorsque vous êtes d'accord sur la vente. Pour plus d'informations, voir Créer des devis.

Si le client décide d'acheter, vous validez la facture vente pour créer les écritures quantité et valeur associées. Lorsque vous validez la facture vente, vous pouvez également envoyer par e-mail le document en pièce jointe au format PDF. Vous pouvez faire en sorte que le corps du message soit prérempli avec un résumé des informations de facturation et de paiement, par exemple un lien vers Paypal. Pour plus d'informations, voir Envoyer des documents par e-mail. Lorsque le client paie la facture, vous pouvez enregistrer ce paiement de différentes manières, selon la taille et les flux de travail favoris de votre organisation. Pour plus d'informations, voir la section Enregistrement des règlements.

Vous pouvez facilement corriger ou annuler une facture vente validée avant qu'elle ne soit payée. Cela est utile, par exemple, si vous souhaitez corriger une erreur de saisie, ou si le client demande une modification tôt dans le processus de commande. Pour plus d'informations, voir Corriger ou annuler des factures vente impayées. Si la facture vente validée est payée, vous devez créer un avoir vente pour contrepasser la vente. Pour plus d'informations, reportez-vous à Traiter les retours ou annulations de ventes.

La fiche article peut être de type Stock, Service et Hors stock pour spécifier si l'article est une unité de stock physique, une unité de temps de travail ou une unité physique qui n'est pas conservée dans le stock. Pour plus d'informations, reportez vous à Enregistrer de nouveaux articles. Le processus de facture vente est identique pour les trois types d'article.

Vous pouvez remplir les champs relatifs au client sur la facture vente de deux façons selon que le client est déjà enregistré ou non. Reportez-vous aux étapes 2 et 3 de la procédure ci-dessous.

Pour créer une facture vente :

  1. Choisissez l'icône Ampoule qui ouvre la fonction Tell Me, saisissez Factures vente, puis sélectionnez le lien associé.

  2. Dans le champ Client, entrez le nom d'un client existant.

    D'autres champs de la page Facture vente contiennent des informations standard sur le client sélectionné. Si le client n'est pas enregistré, procédez comme suit :

  3. Dans le champ Client, entrez le nom du nouveau client.

  4. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement du nouveau client, cliquez sur le bouton Oui.

  5. Sur la page Sélectionnez un modèle pour un nouveau client, sélectionnez un modèle sur lequel baser la nouvelle fiche client, puis cliquez sur le bouton OK.

  6. Une nouvelle fiche client affiche des informations sur le modèle client sélectionné. Renseignez les champs restants. Pour plus d'informations, reportez vous à Enregistrer de nouveaux clients.

  7. Lorsque vous avez terminé la fiche client, cliquez sur le bouton OK pour revenir à la page Facture vente.

    Plusieurs champs de la facture vente sont désormais renseignés avec les informations que vous avez spécifiées sur la nouvelle fiche client.

  8. Renseignez les champs restants de la page Facture vente, selon vos besoins. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.

    Notes

    Si vous autorisez le client à payer immédiatement, par exemple, en liquide ou par PayPal, renseignez le champ Code mode de règlement. Le paiement est ensuite enregistré dès que vous validez la facture vente. Si vous sélectionnez ESPÈCES, le paiement est enregistré dans un compte contrepartie spécifié.

    Vous êtes maintenant prêt à renseigner les lignes facture vente pour les produits que vous vendez au client ou pour toute transaction avec le client que vous souhaitez enregistrer dans un compte général.

    Si vous avez défini des lignes vente récurrentes pour le client, tel qu'un ordre de réapprovisionnement mensuel, vous pouvez insérer ces lignes sur la commande par l'intermédiaire de l'action Extraire les lignes vente récurrentes.

  9. Sous le raccourci Lignes, dans le champ Type, sélectionnez le type de produit, de frais ou de transaction à valider pour le client avec la ligne vente.

  10. Dans le champ , sélectionnez un enregistrement à valider en fonction de la valeur du champ Type.

    Laissez le champ vide dans les cas suivants :

    • Si la ligne est destinée à un commentaire. Saisissez le commentaire dans le champ Description.
    • Si la ligne est destinée à un article de catalogue. Sélectionnez l'action Sélectionner articles de catalogue. Pour en savoir plus, voir Utiliser des articles de catalogue.
  11. Dans le champ Quantité, entrez le nombre d'unités du produit, de frais ou de la transaction que la ligne enregistre pour le client.

    Notes

    Si l'article est de type Service ou si le champ Type contient Ressource, la quantité est alors une unité de temps, telle que les heures, comme indiqué dans le champ Code unité de la ligne.

    La valeur du champ Montant ligne est calculée comme suit : Prix unitaire x Quantité.

    Le prix et les montants ligne sont affichés avec ou sans la taxe de vente en fonction de la valeur que vous avez sélectionnée dans le champ Prix incluant les taxes de la fiche client.

  12. Si vous souhaitez accorder une remise, saisissez un pourcentage dans le champ % remise ligne. La valeur du champ Montant ligne est mise à jour en conséquence.

    Si des prix article spéciaux sont définis sur le raccourci Prix vente et remises ligne vente dans la fiche client ou article, le prix et le montant de la ligne vente sont automatiquement mis à jour si les critères de prix convenus sont réunis. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  13. Répétez les étapes 9 à 12 pour chaque produit ou frais que vous souhaitez facturer au client.

    Les totaux sous les lignes sont calculés automatiquement au fur et à mesure que vous créez ou modifiez des lignes.

  14. Dans le champ Montant remise facture, entrez un montant qui doit être déduit de la valeur indiquée dans le champ Total TTC.

    Si vous avez défini des remises facture pour le client, le pourcentage spécifié est automatiquement inséré dans le champ % remise facture si les critères sont réunis, et le montant associé est inséré dans le champ Montant remise facture sans TVA. Pour plus d'informations, reportez-vous à Enregistrement des prix de vente, des remises et des accords sur les paiements.

  15. Lorsque les lignes facture vente sont renseignées, sélectionnez l'action Valider et envoyer.

La boîte de dialogue Valider et envoyer la confirmation s'ouvre et indique le mode de réception de documents par défaut du client. Vous pouvez modifier le mode d'envoi en cliquant sur le bouton de recherche pour le champ Envoyer le document à. Pour plus d'informations, reportez vous à Configurer des profils d'envoi de documents.

Les écritures comptables article et client associés sont à présent créés dans votre système, et la facture vente est sortie en tant que document au format PDF. La facture vente est supprimée de la liste des factures vente et remplacée par un nouveau document dans la liste des factures vente validées.

Enregistrement des paiements

Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez être payé et enregistrer ce paiement de diverses manières : manuellement, automatiquement, et via des services de paiement.

Vous pouvez traiter les paiements directement depuis la fiche client. Utilisez l'action Enregistrer les paiements client pour obtenir un aperçu des factures impayées de ce client. Ensuite, marquez la facture comme payée entièrement ou partiellement. Ce rapprochement des paiements traite les paiements de vos clients en faisant correspondre les montants perçus sur votre compte bancaire avec les factures vente impayées associées, puis valide les paiements. Pour plus d'informations, reportez-vous à Pour rapprocher les paiements individuellement.

Dans les environnements d'entreprise où le client paie un certain temps après la livraison, conformément aux conditions de paiement, une facture vente validée reste ouverte (impayée) jusqu'à ce que le département Comptabilité client vérifie la réception du paiement et lettre le paiement à la facture vente validée. Cela peut être effectué manuellement ou automatiquement. Pour plus d'informations, consultez Rapprocher des paiements clients avec la Feuille règlement ou les Écritures comptables client et Rapprocher les paiements à l'aide de l'application automatique.

Dans les environnements d'entreprise où le client paie immédiatement, par exemple par PayPal ou en espèces, le paiement est enregistré immédiatement lorsque vous validez la facture vente, c'est-à-dire la facture vente validée est clôturée comme entièrement lettrée. Vous sélectionnez la méthode appropriée dans le champ Code mode de règlement de la commande vente. Voir l'étape 8. Pour les paiements électroniques, tels que PayPal, vous devez également renseigner le champ Service de paiement. Pour plus d'informations, voir Activer les paiements client via les services de paiement.

Vous pouvez même créer des factures à paiement direct pour les clients non enregistrés en configurant une fiche « client en espèces », vers laquelle vous pointez sur la facture vente. Pour plus d'informations, reportez-vous à Configurer des clients effectuant un achat au comptoir.

Voir aussi

Ventes
Définition des ventes
Inventaire
Envoyer des documents par e-mail
Facturation en vrac à partir de Microsoft Bookings dans Business Central
Utilisation de Business Central