Suivre les courriers électroniques Outlook en choisissant un bouton dans Dynamics 365 for Outlook

Pour tirer le meilleur parti de Dynamics 365 for Customer Engagement, il est important de suivre toutes les interactions avec le client, et les communications par courrier électronique sont clés. Créez un référentiel central de vos communications par courrier électronique Outlook en les « suivant » dans Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Lorsque vous suivez un courrier électronique dans Dynamics 365 for Outlook, l’e-mail est enregistré en tant qu’activité dans Customer Engagement. Ensuite, vous ou toute personne ayant accès à vos enregistrements d’activités, peut afficher ce courrier électronique avec toutes les autres activités client dans Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook, ou sur un appareil mobile.

Le suivi des messages électroniques dans Dynamics 365 for Outlook est un processus manuel. Cela vous permet de conserver vos messages électroniques personnels séparés de vos courriers électroniques de clients. Vous pouvez également configurer une option pour le suivi automatique des messages électroniques. Pour plus d’informations, voir Définir une option pour suivre automatiquement le courrier électronique Outlook entrant dans Dynamics 365 for Outlook

Pourboire

Si votre organisation synchronise les messages électroniques via la synchronisation côté serveur, vous pouvez suivre des messages électroniques automatiquement en les faisant glisser vers un dossier suivi. Le suivi par dossier est un moyen puissant et intuitif de suivre des messages électroniques directement à partir de pratiquement n’importe quel appareil. Pour en savoir plus : Suivre le courrier électronique Outlook en le déplaçant vers un dossier Exchange suivi

Configuration requise pour le suivi des messages électroniques

Pour suivre l’e-mail dans Dynamics 365 for Outlook, votre adresse de messagerie Outlook doit correspondre à votre adresse de messagerie Customer Engagement. Vous ne pouvez pas synchroniser vers ou à partir de plusieurs adresses de messagerie.

Quels enregistrements sont associés à l’activité de courrier électronique ?

Par défaut, lorsque vous suivez un courrier électronique, Dynamics 365 for Outlook utilise le carnet d’adresses de Customer Engagement pour lier le message aux contacts Customer Engagement sur les lignes À, De et Cci. Vous pouvez également lier le message électronique à un enregistrement plus spécifique, tel qu’un compte, une opportunité, ou un incident spécifique. Il est généralement préférable de lier un message avec un enregistrement plus spécifique, si possible. Cela permet de rechercher plus facilement les enregistrements.

Suivi d’un message électronique

1. Dans Dynamics 365 for Outlook, sélectionnez le message électronique à suivre.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour suivre le courrier électronique sans le lier à un enregistrement spécifique Customer Engagement, sur l’onglet Accueil, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Suivre.

     -Ou-

   • Pour suivre le courrier électronique et le lier à un enregistrement spécifique dans Customer Engagement, sur l’onglet Accueil, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Définir Concernant, cliquez sur Plus, puis recherchez l’enregistrement dans la boîte de dialogue Rechercher un enregistrement. Une fois que vous avez trouvé l’enregistrement souhaité, cliquez sur Ajouter.

     Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivre ou le bouton Définir Concernant, un volet Dynamics 365 for Customer Engagement (également appelé volet de suivi) apparaît en bas de l’enregistrement de courrier électronique. Ce volet indique que l’enregistrement est suivi et fournit des liens vers les enregistrements associés. Si vous avez défini un enregistrement Concernant, le volet de suivi fournit également un lien vers cet enregistrement. Plus d’informations : Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook

     Vous pouvez également déterminer si un enregistrement est suivi en regardant dans le dossier Outlook. Le symbole Suivi dans les applications Dynamics 365 s’affiche en regard des enregistrements suivis.

3. Pour modifier l’enregistrement d’activité Customer Engagement (par exemple, pour modifier l’enregistrement concernant), ouvrez le courrier électronique dans Outlook, puis, dans le groupe Customer Engagement, cliquez sur Afficher dans les applications Dynamics 365.

Quelles autres informations dois-je connaître au sujet du suivi de l’enregistrement de courrier électronique ?

• Carnet d’adresses Customer Engagement. Le carnet d’adresses est installé automatiquement lorsque Dynamics 365 for Outlook est installé. Cela permet de rechercher un contact pour un contact Customer Engagement à partir du champ À d’un courrier électronique ou d’un rendez-vous au moment de sa création. Par défaut, Dynamics 365 for Outlook recherche uniquement les contacts dont vous êtes propriétaire. Vous pouvez définir une option personnelle pour élargir cette recherche. Pour plus d’informations, voir Définir des options de carnet d’adresses dans Dynamics 365 for Outlook

• Travail en mode hors connexion. Les messages électroniques que vous suivez en mode hors connexion sont enregistrés comme activités lorsque vous repassez en mode connexion. Plus d’informations : Travailler en mode hors connexion avec Dynamics 365 for Outlook

• Réponses aux messages suivis. Vous pouvez définir si les réponses aux messages suivis doivent également faire l’objet d’un suivi. Plus d’informations : Définir des options personnelles qui affectent le suivi et la synchronisation entre les applications Dynamics 365 et Outlook ou Exchange

• Modification des messages électroniques suivis. Lorsqu’un message électronique a été envoyé, vous ne pouvez pas le modifier, mais vous pouvez définir ou modifier un enregistrement concernant associé.

• Pièces jointes. Tout message électronique suivi est accessible par quiconque a l’autorisation d’afficher vos activités. Si le message a des pièces jointes, elles sont comprises dans l’activité. Si vous ne souhaitez pas rendre une pièce jointe disponible, supprimez-la de l’activité de courrier électronique.

  Votre administrateur peut bloquer l’enregistrement des messages s’ils contiennent des pièces jointes ayant des types de fichiers spécifiques (par exemple, des fichiers.exe). Tous les messages stockés à d’autres emplacements que l’emplacement Microsoft Exchange par défaut ne peuvent pas être liés.

Voir aussi

Présentation du suivi des enregistrements dans Dynamics 365 for Outlook
Suppression d’enregistrements ayant fait l’objet d’un suivi avec Dynamics 365 for Outlook
Définir des options personnelles qui affectent le suivi et la synchronisation entre les applications Dynamics 365 et Outlook ou Exchange
Créer des modèles pour les courriers électroniquesForum aux questions sur la synchronisation des enregistrements entre les applications Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Outlook