Projektek jóváhagyását kezelő folyamat létrehozásaCreate a flow to manage project approvals

Megjegyzés

Ez a cikk a PowerApps, a Microsoft Flow és a Power BI SharePoint Online-nal való használatához készült oktatóanyag-sorozat része.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Olvassa el a sorozat bevezetését, hogy átfogó képet alkothasson, és megismerje a kapcsolódó letöltéseket.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

Ebben a feladatban egy olyan folyamatot hozunk létre, amely a projektek jóváhagyását irányítja.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. A Microsoft Flow integrálva van a SharePointtal, így könnyedék létrehozhatók folyamatok közvetlenül egy listából.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. A létrehozott folyamat akkor indul el, amikor új elemet adnak hozzá a Project Requests (Projektkérelmek) listához.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. A folyamat e-mailt küld a projekt jóváhagyójának, aki közvetlenül e-mailben hagyja jóvá vagy utasítja el a kérelmet.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. A folyamat ekkor a jóváhagyásról vagy elutasításról szóló e-mailt küld a projekt kérelmezőjének, és megfelelő módon frissíti a ShaerPoint-listákat.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

1. lépés: A folyamatsablon konfigurálásaStep 1: Configure the flow template

  1. A Project Requests (Projektkérelmek) listában kattintson vagy koppintson a Folyamat majd a Folyamat létrehozása elemre.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Folyamat létrehozása

  2. A jobb oldali panelen kattintson vagy koppintson a Jóváhagyás megkezdése új elem hozzáadásakor lehetőségre.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Jóváhagyási folyamat létrehozása

  3. Ha még nem tette meg, jelentkezzen be a SharePointba és az Outlookba, majd kattintson vagy koppintson a Tovább elemre.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Bejelentkezés a sablon használatához

    Megjelenik a folyamat sablonja, mely készen áll a kitöltésre.You now see the template for this flow, ready for you to complete. A folyamat mezői lépéseknek felelnek meg.The boxes in the flow represent steps. Az előző lépésekből származó és itt megadott bemeneteik is vannak.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Minden lépés kimeneteket biztosíthat a rákövetkező lépések számára.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Jóváhagyási sablon

  4. A Felelős mezőbe írjon be egy, a bérlőben érvényes nevet.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Jóváhagyási e-mail-cím

    A folyamat következő mezője a projekt jóváhagyójának döntésére reagál, és a folyamatot a két ág egyikére tereli: Ha igen vagy Ha nem.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    A jóváhagyás feltétele

2. lépés: Létrehozási műveletek jóváhagyás esetén (Approve = yes)Step 2: Create actions for Approve = yes

Ez az ág alapértelmezés szerint e-mailt küld a jóváhagyásról a kérelmezőnek.By default, this branch sends an approval email to the requestor. A példában a Project Requests (Projektkérelmek) listát is frissítjük, és egy elemet is hozzáadunk a Project Details (Projekt részletei) listához, hiszen a projektet jóváhagyták.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. A Ha igen ágon kattintson vagy koppintson az Inform item creator of approval (Elem létrehozójának értesítése a jóváhagyásról), majd a Szerkesztés lehetőségre a kérelmezőnek küldött e-mail alapértelmezett beállításainak megjelenítéséhez.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Az e-mail beállításainak szerkesztése

  2. A rendszer alapértelmezés szerint a képen látható tárgysorral és üzenettörzzsel rendelkező e-mail-t küld a listaelem létrehozójának.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Ezek igény szerint módosíthatók.You can update these if you like.

    Alapértelmezett e-mail-beállítások

  3. Kattintson vagy koppintson a Művelet hozzáadása lehetőségre.Click or tap Add an Action.

    Művelet hozzáadása

  4. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd kattintson vagy koppintson a SharePoint – Elem frissítése lehetőségre.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Elemfrissítési művelet

  5. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a SharePoint-lista nevét.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Elem paramétereinek frissítése

  6. Jelölje ki az Id (Azonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a Dinamikus tartalom párbeszédpanelen.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listaazonosító dinamikus tartalom

    A dinamikus tartalom a teljes folyamat során elérhető e fenti lépések alapján.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. Ebben az esetben a SharePoint-lista adatai lesznek elérhetők és használhatók a létrehozott műveletekben.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listacím dinamikus tartalom

  8. Az Approved (Jóváhagyva) mezőbe írja be az „Igen” értéket.In the Approved box, enter "Yes". Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.This part of the flow should now look like the following image.

    Lista frissítése

  9. Kattintson vagy koppintson ismét a Művelet hozzáadása lehetőségre.Click or tap Add an Action again. Ezúttal a jóváhagyott projekt Project Details (Projekt részletei) listájához adunk hozzá egy új elemet.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Művelet hozzáadása

  10. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd válassza a SharePoint – Elem létrehozása lehetőséget.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Elemlétrehozási művelet

  11. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a SharePoint-lista nevét.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Elem paramétereinek létrehozása

  12. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listacím dinamikus tartalom

  13. Jelölje ki az RequestId (Kérelemazonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a Dinamikus tartalom párbeszédpanelen.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listaazonosító dinamikus tartalom

  14. A PMAssigned (Felelős PM) mezőbe írja be a „Nincs” szót.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.This part of the flow should now look like the following image.

    Az elem létrehozása kész

3. lépés: Ellenőrzési művelet elutasítás esetén (Approve = no)Step 3: Review action for Approve = no

Ez az ág alapértelmezés szerint e-mailt küld az elutasításról a kérelmezőnek.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Emellett a Project Requests (Projektkérelmek) listát is frissítjük.We'll also update the Project Requests list. A projekt nem halad előre, ezért a Project Details (Projekt részletei) listához nem kell új elemet hozzáadni.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. A Ha nem ágon kattintson vagy koppintson az Inform item creator of rejection (Elem létrehozójának értesítése az elutasításról), majd a Szerkesztés lehetőségre a kérelmezőnek küldött e-mail alapértelmezett beállításainak megjelenítéséhez.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Az e-mail beállításainak szerkesztése

  2. A rendszer alapértelmezés szerint a képen látható tárgysorral és üzenettörzzsel rendelkező e-mail-t küld a listaelem létrehozójának.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Ezek igény szerint módosíthatók.You can update these if you like.

    Alapértelmezett e-mail-beállítások

  3. Kattintson vagy koppintson a Művelet hozzáadása lehetőségre.Click or tap Add an Action.

    Művelet hozzáadása

  4. A Művelet kiválasztása panelen keressen rá a „SharePoint” kifejezésre, majd kattintson vagy koppintson a SharePoint – Elem frissítése lehetőségre.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Elemfrissítési művelet

  5. Írja be a SharePoint-webhely URL-címét és a SharePoint-lista nevét.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Elem paramétereinek frissítése

  6. Jelölje ki az Id (Azonosító) mezőt, majd kattintson vagy koppintson az ID (Azonosító) lehetőségre a Dinamikus tartalom párbeszédpanelen.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Listaazonosító dinamikus tartalom

  7. Válassza a Title (Cím) mezőt, keressen rá a „Title” („Cím”) kifejezésre a dinamikus tartalom párbeszédpanelén, majd kattintson vagy koppintson a Title (Cím) elemre.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listacím dinamikus tartalom

  8. Az Approved (Jóváhagyva) mezőbe írja be az „Nem” értéket.In the Approved box, enter "No". Az folyamat ezen részének most a következő képhez hasonlóan kell kinéznie.This part of the flow should now look like the following image.

    Lista frissítése

  9. Kattintson vagy koppintson a képernyő jobb felső részén a Folyamat létrehozása lehetőségre.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    A folyamat ezzel elkészült, és a következő képhez hasonlóan kell kinéznie a párbeszédpanelek összecsukása után.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    A kész folyamat

  10. Kattintson vagy koppintson a képernyő jobb felső részén a Kész lehetőségre.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Kész gomb

4. lépés: A jóváhagyási folyamat futtatásaStep 4: Run the approval flow

  1. A Project Requests (Projektkérelmek) listában kattintson a Gyorsszerkesztés lehetőségre, és adjon hozzá egy, a következőhöz hasonló elemet:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "Új monitor Juditnak"Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Juditnak 24 colos monitorra van szüksége"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType (Projekt típusa) = „Új hardver"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "2017.03.02"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Szabó Judit"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved (Jóváhagyva) = "Függőben"Approved = "Pending"

      Elem a listához adva

  2. Ha elkészült, kattintson a Kész lehetőségre az oldal tetején.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Kész pipa

  3. Ellenőrizze a beérkező üzeneteket a jóváhagyó e-mail-fiókjában.Check the inbox of the approver's email account. Az alábbihoz hasonló e-mailt kell látnia.You should have an email like the following.

    Email Kiss Tibornak

  4. Miután rákattint a Jóváhagyás vagy az Elutasítás lehetőségre, a folyamat lefuttat egy másik eljárást, és az alábbihoz hasonló visszajelzést fog kapni közvetlenül az e-mailben.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Jóváhagyási művelet kész

  5. A folyamat e-mailt küld Juditnak Tibor válaszával, ahogyan az a következő képen látható.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Ez az e-mail Judittól érkezik, mivel ő a folyamat tulajdonosa.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Email Szabó Juditnak

Következő lépésekNext steps

Az oktatóanyag-sorozat következő lépése egy alkalmazás létrehozása a projektek kezeléséhez.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.