Fase dua - Orientasi
Dalam fase Kerangka Kerja Adopsi ini, Anda akan bekerja sama dengan pemangku kepentingan utama untuk membuat dan meluncurkan rencana adopsi Anda. Anda akan menyiapkan lingkungan dan menguji pendekatan adopsi Anda dengan Pengadopsi Awal, dan menggunakan tanggapan untuk melakukan penyesuaian sebelum meningkatkan skala bisnis.
Langkah-langkah penting dalam fase Orientasi adalah:
- Membuat rencana adopsi
- Meluncurkan ke Pengadopsi Awal
- Menyesuaikan rencana
Klik tautan ini untuk mengunduh panduan Adopsi Dynamics 365 versi PDF.
Membuat rencana adopsi
Mulai dengan meningkatkan kesadaran melalui keterlibatan pengguna akhir. Penentu keberhasilan memastikan sasaran bisnis terealisasi dengan membantu orang-orang menggunakan dan mendapatkan nilai dari solusi Dynamics 365 baru. Coba metode berikut untuk meningkatkan kesadaran:
Komunikasi
- Identifikasi dan gunakan berbagai taktik.
- Fokus pada "Apa manfaatnya bagi saya?"
- Sesuaikan rencana dengan perusahaan dan budaya.
- Kirimkan komunikasi.
Aktivitas keterlibatan
- Libatkan sponsor eksekutif untuk memulai peluncuran.
- Aktivitas staf dengan TI dan pemimpin.
- Distribuksikan spanduk dan selebaran.
- Adakan gerai demo di kafetaria/lobi.
- Adakan aktivitas online untuk kantor yang berada di tempat jauh.
Mengomunikasikan nilai terhadap bisnis melalui skenario
Menyertakan kisah sukses
Kisah sukses sering kali sama berharganya dengan tindakan kuantitatif saat mendemonstrasikan keberhasilan Dynamics 365. Selama peluncuran, anggota tim proyek dan pemimpin harus mengidentifikasi contoh yang menunjukkan kolaborasi lintas fungsi dan kerja tim serta berbagi contoh tersebut menggunakan alat bantu seperti Yammer atau Teams. Manfaatkan contoh tersebut dalam komunikasi Anda untuk menumbuhkan antusiasme dan menunjukkan dampak Dynamics 365.
Apa yang membuat kisah sukses bagus?
- Waktu. Kisah harus dimulai dengan penanda waktu sehingga audiens tahu kapan kisah tersebut terjadi.
- Karakter. Kisah harus menampilkan nama, sehingga audiens tahu siapa yang terlibat.
- Peristiwa. Kisah harus menceritakan peristiwa yang terjadi.
- Visual. Audiens harus dapat membayangkan hal yang terjadi.
Membuat aktivitas peluncuran
Berikut adalah sejumlah sumber daya, ide, dan taktik untuk membantu mengefektifkan peluncuran solusi Dynamics 365:
- Tim perencanaan dan para pemimpin mengenakan kaus yang menampilkan nama solusi Dynamics 365.
- Spanduk, poster, dan selebaran solusi Dynamics 365 dipajang di seluruh kantor.
- Gerai demo di kafetaria/lobi untuk menampilkan berbagai alat bantu dan fitur solusi Dynamics 365, serta untuk menghadirkan pengalaman langsung.
Cara memilih aktivitas peluncuran:
- Pertimbangkan sasaran Anda dalam menggunakan Dynamics 365. Bagaimana aktivitas peluncuran dapat mendukung tujuan bisnis Anda?
- Pertimbangkan budaya perusahaan Anda. Jenis aktivitas apa yang akan sesuai dengan kepemimpinan dan karyawan Anda?
- Pertimbangkan waktu dan sumber daya Anda. Apakah Anda dapat memadukan aktivitas untuk merencanakan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan dan jadwal Anda?
- Pertimbangkan aktivitas perusahaan yang ada. Apakah ada aktivitas perusahaan dekat tanggal peluncuran Dynamics 365 yang dapat menyertakan peluncuran Anda?
Mengembangkan strategi komunikasi
Kembangkan strategi komunikasi yang akan menumbuhkan kesadaran dan antusiasme sebelum peluncuran dan ceritakan kisah sukses penggunaan setelah peluncuran. Pertimbangkan praktik terbaik berikut saat membuat pendekatan:
- Pastikan Anda mempertimbangkan staf saat menyusun pesan untuk membantu mereka mengidentifikasi, "Apa manfaatnya bagi saya?"
- Pilih campuran aktivitas termasuk email, poster, dan aktivitas fisik, lalu atur aktivitas tersebut dalam jadwal proyek.
- Jadwalkan aktivitas di tempat orang-orang dapat mencoba produk dan mengajukan pertanyaan.
- Sesuaikan aktivitas untuk meningkatkan kesadaran terhadap perusahaan dan budaya.
- Memiliki seorang pemimpin yang mengirimkan komunikasi berisi pengumuman tentang Dynamics 365, menyelenggarakan aktivitas peluncuran, atau berbagi manfaat dalam rapat dengan semua pihak akan sangat membantu dalam memvalidasi pentingnya seorang pemimpin dan membuat semua orang terlibat menggunakan teknologi baru.
Selesaikan Penilaian Komunikasi dan gunakan templat perencanaan di Buku Kerja Perencanaan Adopsi.
Membangun strategi pelatihan
Fokus pada mengapa. Pastikan karyawan mengetahui alasan perubahan terjadi, manfaatnya bagi mereka, dan alasan mereka diminta untuk berubah.
Gunakan skenario kerja sungguhan. Gunakan tugas atau proses bisnis yang dikenali audiens Anda agar mereka tertarik mempelajari cara menggunakan teknologi.
Gunakan berbagai format. Melatih pengguna akhir harus menggunakan berbagai format untuk mengakomodasi gaya belajar yang berbeda, hambatan geografis, dan kendala sumber daya.
Perkuat. Buat pelatihan tetap memiliki pilihan penguatan seperti pelatihan sesuai permintaan, sesi makan siang dan belajar, serta pilihan pelatihan karyawan baru.
Mempertimbangkan praktik terbaik pelatihan
Saat Anda menyusun program pelatihan, pertimbangkan:
- Alat bantu produktivitas yang saat ini Anda jalankan. Jika saat ini Anda menjalankan sistem produktivitas, Anda mungkin perlu meningkatkan upaya pada tahapan pelatihan, karena tahapan tersebut akan membutuhkan perubahan perilaku.
- Literasi teknologi staf. Anda harus memahami seberapa paham staf Anda tentang teknologi saat merencanakan program pelatihan. Hal ini akan membantu menentukan seberapa mudah mereka akan menerapkan cara baru untuk bekerja.
- Program perubahan saat ini. Penting untuk memahami program lain yang sedang berjalan dalam bisnis, sehingga Anda tidak membuat staf Anda kewalahan atau kebingungan.
- Preferensi pelatihan staf Anda. Penting untuk memahami cara terbaik untuk memberikan pelatihan untuk organisasi Anda, baik secara langsung, melalui tutorial online yang dibantu atau tidak dibantu, maupun metode lainnya.
Menyelaraskan strategi pelatihan dengan rencana peluncuran
Rancang strategi pelatihan yang akan ditingkatkan dengan peluncuran Anda. Mulai dengan grup yang akan mendukung Dynamics 365, lalu siapkan TI, sebelum meluncurkan ke organisasi yang lebih luas.
Gunakan Buku Kerja Perencanaan Adopsi untuk menilai kebutuhan pelatihan organisasi Anda dan membangun pendekatan pelatihan.
Mengakses sumber daya pembelajaran dan pelatihan
Akses sumber daya pelatihan online gratis untuk membantu meluncurkan solusi Dynamics 365 Anda. Microsoft Learn memberikan pembelajaran terpandu langkah demi langkah menurut peran pekerjaan dan produk, termasuk video, tutorial, dan sumber daya pembelajaran langsung. Berinteraksilah dengan komunitas Microsoft Dynamics yang diramaikan oleh ahli dan rekan. Temukan jawaban dengan memposting pertanyaan ke forum, membaca blog dan artikel tutorial, serta menonton video.
Pelatihan Microsoft Learn: Tujuan utama untuk pembelajaran Dynamics 365 dengan video, tutorial, dan praktik langsung.
Webinar Dynamics 365: Pelatihan berbasis produk yang akan membantu menyiapkan orang-orang untuk menggunakan layanan dan aplikasi secara efektif.
Tutorial Dynamics 365: Dapatkan dan pahami info dasar yang Anda perlukan untuk langsung menjadi produktif.
Saluran YouTube Dynamics 365: Ketahui cara Dynamics 365 dapat membantu Anda mengembangkan bisnis.
Membangun komunitas pemimpin yang berkelanjutan
Penentu keberhasilan memastikan sasaran bisnis terealisasi dengan membantu orang-orang menggunakan dan mendapatkan nilai dari solusi Dynamics 365 baru.
Pemimpin:
- Harus dilatih secara formal untuk meningkatkan kedalaman dan luasnya pengetahuan mereka.
- Harus didorong dan diberdayakan untuk membimbing, mengajar, dan melatih rekan mereka.
- Memerlukan penguatan positif yang konsisten dan menegaskan dampak upaya mereka.
- Memerlukan rencana yang jelas untuk dijalankan.
Menyertakan komunitas pemimpin ke dalam rencana peluncuran
Membangun dan meluncurkan strategi program Pengadopsi Awal
Program Pengadopsi Awal memberi organisasi Anda wawasan awal yang akan membantu Anda membuat Dynamics 365 lebih menarik untuk semua pengguna. Anggap sebagai latihan di antara grup perwakilan, yang akan membantu Anda menyiapkan peluncuran skala penuh. Bekerja dengan Pengadopsi Awal memungkinkan Anda menguji ide dan mengumpulkan tanggapan yang akan membantu tim proyek Anda membuat peluncuran penuh di seluruh organisasi mengagumkan.
Alasan program ini penting:
- Mengidentifikasi kesalahan. Kumpulkan tanggapan awal dan identifikasi kemungkinan rintangan untuk membantu membentuk rencana peluncuran akhir Anda.
- Mengumpulkan tanggapan. Dapatkan tanggapan dari pengguna tentang sasaran dan skenario yang diidentifikasi untuk implementasi Dynamics 365 Anda.
- Mengatasi masalah. Atasi kemungkinan masalah dengan grup pengguna yang lebih kecil sebelum peluncuran di seluruh organisasi.
- Merekrut pemimpin. Kembangkan sekelompok peminat potensial untuk direkrut. Orang-orang ini akan membantu rekan kerja mengadopsi Dynamics 365 setelah peluncuran penuh terjadi.
Menggunakan tanggapan Pengadopsi Awal untuk menyesuaikan pendekatan adopsi
Gunakan tanggapan dari Pengadopsi Awal untuk meninjau kembali rencana komunikasi, pelatihan, dan tanggapan Anda. Sesuaikan pendekatan keseluruhan berdasarkan input yang diterima. Pertimbangkan untuk membawa Pengadopsi Awal Anda ke grup Pemimpin Dynamics 365 agar mereka dapat terus mendukung rekan mereka dalam menjalani transisi.
Langkah berikutnya
Fase tiga – Meningkatkan nilai