Uso dei fogli presenze

Questo articolo descrive come usare i fogli presenze per tenere traccia delle assenze e del tempo e delle risorse impiegati per un progetto. Il tracciamento del tempo ti aiuta a identificare in anticipo i problemi per evitare ritardi e sovraccarichi di costo. I fogli presenze consentono a una risorsa di registrare più facilmente l'utilizzo del tempo per una persona fisica o una macchina di modo che i responsabili possano esaminare l'utilizzo e la relativa assegnazione.

È possibile copiare e utilizzare le righe di pianificazione progetto in un foglio presenze. In questo modo, sarà sufficiente immettere le informazioni in un punto per essere sicuri che le informazioni siano sempre corrette. Per ulteriori informazioni, vedi Per copiare le righe di pianificazione progetto in un foglio presenze.

Dopo avere approvato i movimenti del foglio presenze per un progetto, è possibile registrarli nella registrazione progetti o nella registrazione risorse pertinente. Per ulteriori informazioni, vedi Per registrare le righe del foglio presenze in una registrazione progetti e Per registrare le righe del foglio presenze in una registrazione risorse.

Prima di poter utilizzare i fogli presenze, è necessario impostare le informazioni generali e specificare un amministratore e uno o più responsabili approvazione dei fogli presenze. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di fogli presenze, vedi Impostare fogli presenze.

Suggerimento

Puoi utilizzare i fogli presenze in un dispositivo mobile. Per fare ciò, è possibile che sia necessario attivare l'interruttore Usa la nuova esperienza del foglio presenze nella pagina Setup risorse.

Creare fogli presenze

Puoi utilizzare la pagina Crea fogli presenze per impostare i fogli presenze per un numero specificato di periodi di tempo o settimane. Il proprietario potrà così aprirlo e registrarvi il tempo dedicato a un task. Puoi anche pianificare l'esecuzione automatica del progetto batch.

Importante

È necessario disporre dei permessi necessari per creare i fogli presenze. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedi Impostare fogli presenze.

1. Scegli l'icona immetti Crea fogli presenze, quindi scegli il collegamento correlato.

   Suggerimento

   Puoi anche utilizzare l'azione Crea fogli presenze nella pagina di elenco Risorse e nella pagina Scheda risorsa.

2. Compila i campi in base alle esigenze. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

   Nota

   Prima di creare fogli presenze per una risorsa, assicurati che i campi Usa foglio presenze e ID utente proprietario foglio presenze siano specificati nella pagina Scheda risorsea.

   Eventualmente, scegli l'azione Programma per specificare la frequenza alla quale desideri che l'attività venga eseguita automaticamente. Ad esempio, per configurare l'attività in modo che venga eseguita settimanalmente per quattro settimane, nella pagina Programma un report - Crea fogli presenze, nel campo Prossima esecuzione formula della data immetti 4S. Per saperne di più sulla programmazione di report, vedi Programmazione di un report da eseguire

È possibile visualizzare i fogli presenze creati nella pagina Fogli presenze. Ogni foglio presenze è costituito da una o più righe che definiscono l'ora che si desidera inviare per l'approvazione. La tabella seguente descrive i tipi di righe che è possibile aggiungere al foglio presenze.

Campo	Descrizione
	Consente di aggiungere una nota o un contrassegno nel campo Descrizione della riga del foglio presenze. Ad esempio, è possibile utilizzare questo campo per classificare i movimenti del foglio presenze. Se si lascia vuoto il campo Tipo per una riga del foglio presenze, non è possibile immettere i valori temporali nei campi relativi al giorno della settimana per la riga specificata.
Assenze	Consente di registrare il tempo di assenza durante la settimana lavorativa. Per completare le informazioni per la riga, specificare il tipo di assenza nel campo Codice causa di assenza.
Ordine di assemblaggio	Utilizzato per registrare il tempo per gli ordini di assemblaggio. Una riga del foglio presenze di questo tipo viene creata durante la registrazione delle righe degli ordini di assemblaggio per i quali l'impostazione prevede che la risorsa utilizzi i fogli presenze. Non è possibile selezionare manualmente una riga di questo tipo.
Progetto	Utilizzare per registrare l'utilizzo del tempo per un progetto. Per completare le informazioni per la riga, specificare il numero di progetto e il numero di attività di progetto per cui si desidera registrare il tempo. È possibile registrare il tempo per le righe non pianificate.
Risorsa	Utilizzare per registrare l'utilizzo del tempo per una risorsa. Per completare le informazioni per la riga, immettere una descrizione del lavoro.
Assistenza	Utilizzare per registrare l'utilizzo del tempo per un ordine di assistenza o una nota di credito di assistenza.

Ad esempio, vuoi inviare un foglio presenze per una settimana in cui hai svolto attività di pulizia e hai avuto un giorno libero per una visita medica. La tabella seguente mostra come aggiungere righe al foglio presenze.

Tipo	Descrizione	Codice tipo lavoro	Codice tipo di assenza
Risorsa	Orario di lavoro	Pulizia
Assenze	Indisponibilità		Integrità
	Martedì ho dovuto prendere un giorno libero per un appuntamento medico.

In questo esempio ipotetico, vengono registrate le ore pertinenti nei giorni specifici per ogni giorno della settimana.

Suggerimento

Nella maggior parte dei casi, per l'azienda sono presenti tipi di lavoro predefiniti per i vari tipi di righe. In questi casi, scegliere semplicemente il tipo di lavoro pertinente dall'elenco, quindi aggiungere la propria descrizione.

Per selezionare il tipo di lavoro, scegliere il pulsante nel campo Descrizione, scegliere l'azione Dettagli attività, quindi specificarlo nella pagina visualizzata oppure sceglierlo nel campo Codice tipo lavoro o Codice tipo di assenza, rispettivamente. In questo caso, è possibile ignorare la sezione Per definire i tipi di lavoro e aggiungerne uno a un foglio presenze.

Riutilizzare le righe di un foglio presenze in altri fogli presenze

Se le informazioni del foglio presenze rimangono invariate da un periodo di tempo a un altro, è possibile copiare le righe dal periodo di tempo precedente per risparmiare tempo. In questo modo, sarà sufficiente immettere l'utilizzo del tempo per il nuovo periodo.

1. Scegli l'icona immetti Fogli presenze, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Aprire il foglio presenze per un periodo successivo al periodo per un foglio presenze esistente con le righe.
3. Scegliere l'azione Copia righe da foglio presenze precedente.

Verranno copiate le righe e tutti i dettagli quali tipo e descrizione. Ad esempio, se la riga è correlata a un progetto, viene copiato Nr. progetto . Tutte le righe copiate presentano lo stato Aperto. È ora possibile modificare le righe in base alle esigenze.

Copiare le righe di pianificazione progetto in un foglio presenze

Nella procedura riportata di seguito viene descritto come aggiungere rapidamente righe di pianificazione progetto a un foglio presenze.

1. Scegli l'icona immettere Fogli presenze, quindi scegliere il collegamento correlato.
2. Selezionare un foglio presenze per il periodo pertinente nella pagina Fogli presenze.
3. Scegliere l'azione Crea righe da pianificazione progetto. Tutte le righe di pianificazione progetto nel periodo di tempo del foglio di presenze verranno copiate nel foglio di presenze della persona o della macchina indicata nel campo Nr. risorsa del foglio presenze.

Definire i tipi di lavoro e aggiungerne uno a un foglio presenze

Puoi definire il tipo di lavoro per tutte le righe del foglio presenze per ordini di assistenza, ordini di progetto e risorse. In questo modo, sarà possibile aggiungere le informazioni necessarie per fatturare al cliente diversi tipi di lavoro.

1. Nella pagina Fogli presenze scegli il foglio presenze rilevante.
2. Sulla prima riga della sezione Righe, scegliere il campo Tipo, quindi scegliere il tipo rilevante, ad esempio Risorsa.
3. Scegliere il campo Descrizione, quindi nella pagina Dettaglio risorse righe foglio presenze compilare i campi. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.
   1. Se non esiste alcun tipo di lavoro, sceglie l'azione Nuovo.
   2. Nella pagina Tipi di lavoro compilare i campi necessari, quindi tornare al foglio presenze.
4. Compilare il resto dei campi del foglio presenze. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Per compilare le righe di un foglio presenze e inviarle per l'approvazione.

Suggerimento

Puoi seguire passaggi simili per definire i codici di assenza.

Compilare le righe di un foglio presenze e inviarle per l'approvazione

La registrazione del foglio presenze avviene in ore, l'unità di misura base standard per le risorse. Per impostazione predefinita, un foglio presenze mostra i giorni lavorativi normali dal lunedì al venerdì.

1. Scegli la immetti Fogli presenze, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Seleziona un foglio presenze per il periodo in questione.

3. Compilare i campi su una riga in base alle esigenze. Immettere il numero di ore utilizzate dalla risorsa ogni giorno della settimana.

   Nella maggior parte dei casi, per tenere traccia del lavoro, aggiungere una riga di tipo Risorsa, quindi registrare le ore trascorse ogni giorno. Se si desidera registrare l'assenza, aggiungere una riga di tipo Assenza.

   Suggerimento

   È possibile esaminare la somma delle ore del foglio presenze immessa nel Dettaglio informazioni Riepilogo effettivo/previsto.

4. Ripetere il passaggio 3 per altri tipi di lavoro eseguiti dalla risorsa.

   Successivamente, decidi se inviare tutte le righe o quelle selezionate nel foglio presenze.

   • Per inviare il foglio presenze per una o più righe, scegliere la riga pertinente, quindi scegliere l'azione Invia.

     Nella pagina di invio scegliere l'opzione Solo le righe selezionate. Lo stato della riga cambia da Aperto a Inviato.

   • Per inviare il foglio presenze per tutte le righe aperte, scegliere l'azione Invia nella parte supeiore della pagina Foglio presenze.

     Conferma che vuoi inviare tutte le righe aperte nel foglio presenze corrente.

   Nota

   È possibile inviare solo le righe del foglio presenze per le quali è stato specificato il tempo.

5. Per modificare le informazioni in una riga impostata sullo stato Inviato, selezionare la riga e scegliere l'azione Riapri.

   Nota

   Un manager potrebbe rifiutare una riga del foglio presenze che è stata inviata per l'approvazione. Se una riga presenta lo stato Rifiutato, puoi apportare modifiche alla riga e scegliere nuovamente Invia.

6. Scegli il pulsante OK.

Per approvare o rifiutare un foglio presenze

Un foglio presenze deve essere inviato per l'approvazione prima di poter essere utilizzato. Puoi approvare e rifiutare singole righe di un foglio presenze o inviarle al mittente per un'ulteriore azione. Un foglio presenze può essere approvato in due modi:

• Un amministratore di fogli presenze può approvare qualsiasi foglio presenze.
• La persona specificata nel campo ID utente resp. approvazione foglio presenze in una scheda risorsa può approvare i fogli presenze di quella risorsa. Per ulteriori informazioni sull'impostazione dell'approvazione, vedi Impostare fogli presenze.

1. Scegli l'icona immetti Fogli presenze manager, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Selezionare un foglio presenze dall'elenco.
3. Nella pagina Foglio presenze:
   1. Scegli l'azione Processo, quindi scegli l'azione Approva.
   2. Scegli l'azione Tutte le righe inviate per approvare tutte le righe o l'azione Solo le righe selezionate per approvare solo le righe selezionate nella pagina Foglio presenze.
4. Scegliere il pulsante OK.
5. In alternativa, scegliere l'azione Rifiuta e seguire i passaggi 4 e 5.

Suggerimento

Utilizzare i Dettagli informazioni Stato foglio presenze e Riepilogo effettivo/previsto per ottenere una panoramica delle informazioni del foglio presenze.

Una volta approvato o rifiutato, un foglio presenze non può essere modificato a meno che non venga prima riaperto. La procedura riportata di seguito spiega come riaprire un foglio presenze approvato o rifiutato.

Riaprire un foglio presenze

1. Scegli l'icona immetti Fogli presenze manager o Fogli presenze, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Aprire un foglio presenze dall'elenco.

   Nota

   È possibile riaprire solo le righe con lo stato Approvato. Non puoi riaprire le righe con lo stato Rifiutato o che sono state registrate.

3. Nella pagina Foglio presenze scegli l'azione Riapri, quindi scegli l'azione Tutte le righe inviate per riaprire tutte le righe oppure l'azione Solo le righe selezionate per riaprire solo le righe che sono state selezionate nella pagina Foglio presenze.

4. Scegliere il pulsante OK. Lo stato della riga o delle righe del foglio presenze cambia in Inviato.

Visualizzare e approvare fogli presenze in base al progetto

Per un progetto, è possibile specificare una persona responsabile del progetto. Tali informazioni sono collegate alle righe del foglio presenze. Il collegamento fornisce ai project manager un elenco dei fogli presenze da approvare. Ad esempio, il project manager del team potrebbe essere responsabile di alcuni progetti nella società. In questo caso, deve essere designato come Persona responsabile nella pagina Scheda progetto. Questa visualizzazione delle informazioni del foglio presenze mostra le attività di progetto associate a un progetto e la quantità di ore utilizzate.

Nota

Per approvare i fogli presenze nella pagina Foglio presenze manager per progetto, devi selezionare un'opzione Foglio presenze per approvazione progetto nella pagina Setup risorse. Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle approvazioni per le risorse, vedi Impostare risorse.

Approvare o rifiutare un foglio presenze in base al progetto

1. Nella casella Cerca immettere Foglio presenze manager per progetto, quindi selezionare il collegamento correlato. Business Central visualizza un elenco di righe del foglio presenze associate ai progetti di cui sei responsabile.

2. Scegliere l'azione Approva, quindi scegli l'azione Tutte le righe inviate per approvare tutte le righe oppure l'azione Solo le righe selezionate per approvare solo le righe che sono selezionate nella pagina Foglio presenze.

   Nota

   È possibile approvare solo i fogli presenze che presentano lo stato Inviato.

3. Per fornire ulteriori informazioni sull'approvazione o il rifiuto, seleziona l'azione Correlato, quindi seleziona Commenti e quindi Commenti riga.

4. Scegli il pulsante OK.

Nota

Dopo aver approvato o rifiutato una riga del foglio presenze in base al progetto, non puoi riaprirla o modificarla nella pagina Foglio presenze.

Registrare le righe di un foglio presenze in una registrazione risorse

Dopo avere approvato i movimenti del foglio presenze per una risorsa, è possibile registrarli nella registrazione risorse corrispondente.

1. Scegli la immetti Registrazioni risorse, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Scegli l'azione Suggerisci righe da fogli presenze.
3. Nella pagina Suggerisci righe reg. ris. compila i campi come necessario. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.
4. Scegli il pulsante OK. I movimenti per l'utilizzo verranno creati nella registrazione risorse, dove sarà possibile modificare le informazioni in base alle esigenze.
5. Scegliere l'azione Registra.
6. Per verificare la registrazione, scegliere l'azione Mov. contabili. Verrà visualizzata la pagina Mov. contabili risorse nella quale verrà visualizzato il risultato della registrazione della registrazione risorse.

Registrare le righe di un foglio presenze in una registrazione progetti

Dopo avere approvato i movimenti del foglio presenze per un progetto, è possibile registrarli nella registrazione progetti pertinente.

1. Scegli l'icona immetti Registrazioni progetti, quindi scegli il collegamento correlato.

2. Scegli l'azione Suggerisci righe da fogli presenze.

3. Nella pagina Suggerisci righe registrazione progetti compila i campi come necessario. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

4. Scegli il pulsante OK. I movimenti per l'utilizzo verranno creati nella registrazione progetti, dove sarà possibile modificare le informazioni in base alle esigenze.

   Nota

   Le informazioni sul tipo di lavoro e l'indicazione se il lavoro è addebitabile o meno vengono copiate dalla riga del foglio presenze. Se necessario, è possibile ridurre la quantità di ore ed effettuare una registrazione parziale. Se si riduce la quantità, alla successiva selezione dell'azione Suggerisci righe da fogli presenze la riga conterrà la quantità residua di ore.

5. Scegli l'azione Registra.

6. Per verificare la registrazione, scegliere l'azione Mov. contabili. Verrà visualizzata la pagina Movimenti contabili progetto nella quale verrà visualizzato il risultato della registrazione della registrazione risorse.

Archiviare fogli presenze

Dopo avere registrato i fogli presenze, puoi archiviarli per riferimento futuro. Devi registrare tutte le righe di un foglio presenze prima di poterlo archiviare.

Nota

Quando archivi un foglio presenze, viene rimosso dalle liste nelle pagine Fogli presenze e Fogli presenze manager.

1. Scegli l'icona immettere Fogli presenze, quindi scegliere il collegamento correlato.
2. Seleziona l'azione Sposta fogli presenze in archivio.
3. Nella pagina Sposta fogli presenze in archivio, compila i campi in base alle esigenze, quindi scegli OK.
4. Per rivedere i fogli presenze archiviati, scegliere l'icona a forma di immetti Archivi foglio presenze o Archivi foglio presenze manager, quindi scegli il collegamento correlato.

Vedere anche

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