Preparare gli utentiPrepare my users

Questo articolo offre una panoramica dei requisiti per preparare gli utenti all'uso dei servizi vocali cloud.This article gives an overview of the requirements for preparing your users for using cloud voice services. Preparando correttamente gli utenti, si assicura di offrire il massimo valore per l'organizzazione.By properly preparing your users, you’ll make sure you’re delivering the most value for your organization.

Preparazione per l'adozione da parte degli utentiPreparing for user adoption

Dopo aver protetto il team di progetto e aver definito l'ambito e gli obiettivi del progetto, il passaggio successivo consiste nel garantire la conformità dell'organizzazione e dell'utente, un'attività che viene completata in parallelo con la preparazione tecnica.After you’ve secured your project team and defined the scope and goals of your project, the next step is ensuring organizational and user readiness, an activity you complete in parallel with your technical readiness. Per realizzare il valore della distribuzione, gli utenti devono usarlo e adottarlo.To realize value from your deployment, users must actually use and adopt it. La semplice abilitazione di una soluzione non garantisce il raggiungimento degli obiettivi.Simply enabling a solution doesn’t guarantee that you’ll achieve your goals. Inoltre, gli utenti hanno casi d'uso diversi e stili di apprendimento diversi e si adattano alle nuove tecnologie a velocità diverse.Further, users have different use cases and varying learning styles, and they adapt to new technology at different speeds. La buona notizia è che la gestione del cambiamento non è così complicata, ma richiede uno sforzo mirato.The good news is that managing change isn’t all that complicated, but it does take a focused effort. Le discussioni guidate incluse di seguito sono progettate per facilitare la comprensione della base di utenti e preparare il livello di istruzione giusto per facilitare e accelerare l'adozione degli utenti.The guided discussions included below are designed to help you understand your user base and prepare the right level of education to facilitate and accelerate user adoption.

Proprietario attività: Adoption Change Manager come lead, Project Lead, Executive Sponsor, Marketing/Training/Support ManagersActivity Owner: Adoption Change Manager as Lead, Project Lead, Executive Sponsor, Marketing/Training/Support Managers

Nota

Le attività di valutazione fornite di seguito sono adattabili a qualsiasi iniziativa di modifica all'interno dell'organizzazione.The assessment activities provided below are adaptable to any change initiative in your organization. È sufficiente rispondere alle domande in base all'ambito del progetto.Simply address the questions based on the scope of your project. Nella discussione di queste attività, la "nuova soluzione" può essere applicata alle chiamate audio, ai servizi di audioconferenza o all'aggiornamento da Skype for Business a Teams.In the discussion of these activities, “new solution” can apply to Audio Calling, Audio Conferencing, or your upgrade from Skype for Business to Teams.

Creare l'istruzione vision-to-valueCreate your vision-to-value statement

L'impostazione della visione del progetto consente ai principali stakeholder di vedere il quadro generale.Setting your project vision enables your key stakeholders to see the big picture. Questo in genere equivale a fattori di business come il risparmio sui costi, l'efficienza operativa e l'aumento della produttività e si allinea agli obiettivi impostati — — in precedenza nel progetto.This typically equates to business drivers—such as cost savings, operational efficiencies, and increased productivity—and aligns with the goals you set earlier in the project. Per un utente, lo stesso progetto potrebbe essere considerato come un'operazione che porta via strumenti familiari, interruzioni della produttività e mancanza di comprensione da parte della direzione.To a user, that same project might be viewed as taking away familiar tools, productivity disruption, and lack of compassion by management. Prenditi del tempo per metterti nei panni dei tuoi utenti e traduci la tua visione del progetto in una dichiarazione di valore che sarà interessante per loro.Take time to put yourself in your users’ shoes, and translate your project vision into a value statement that will appeal to them. Usare questa dichiarazione di valore nelle attività di comunicazione e formazione per consentire agli utenti di vedere Teams possono lavorare per loro.Employ this value statement in your communications and training activities to empower users to see how Teams can work for them.

L'immagine seguente è un esempio di rendiconto visivo-valore per un cliente che esegue l'aggiornamento da Skype for Business a Teams.The following image is an example of a vision-to-value statement for a customer upgrading from Skype for Business to Teams.

Tabella a due colonne con vision e valoreTwo-column table showing Vision and Value

An icon depicting decision points
Punti decisionaliDecision points
  • Hai articolato il vantaggio e il valore per gli utenti in modo da ottenere il loro buy-in per questa nuova soluzione?Have you articulated the benefit and value to your users in a way that gains their buy-in for this new solution?
An icon depicting the next steps
Passaggi successiviNext steps
  • Creare le dichiarazioni di visione e valore per l'ambito del progetto corrente, assicurando che siano allineate con gli obiettivi.Create your vision and value statements for your current project scope, ensuring they align with your goals.

Determinare la conformità alle modifiche dell'organizzazioneDetermine organizational change readiness

La conformità dell'organizzazione consente di determinare quanto gli utenti potrebbero essere ricettivi (o meno) a cambiare il loro modo di lavorare.Organizational readiness helps determine how receptive (or not) your users might be to changing the way they work. Sapere in che modo gli utenti potrebbero reagire al cambiamento consente all'organizzazione di affrontare in modo proattivo i problemi, modificare il piano di implementazione per una ricezione ottimale e identificare gli utenti che possono diventare i tuoi campioni o ambasciatori per facilitare il cambiamento.Knowing how users might react to change empowers your organization to proactively address concerns, adjust your rollout plan for optimal reception, and identify users who can become your champions or ambassadors to help facilitate the change.

An icon depicting decision points
Punti decisionaliDecision points
  • Gli utenti sono pronti e disposti a passare alla nuova soluzione?Are users ready and willing to change to the new solution?
  • Gli utenti hanno la capacità o la competenza di facilitare il cambiamento?Do users have the ability or competency to facilitate the change?
An icon depicting the next steps
Passaggi successiviNext steps
  • Usare i seguenti elementi di base per le conversazioni per comprendere la cultura dell'organizzazione quando si tratta di cambiare.Use the following conversation starters to understand the culture of your organization when it comes to change. Queste informazioni consentono di determinare la quantità di consapevolezza e formazione che potrebbe essere necessario implementare per il progetto.This information can help inform how much awareness and training you might need to implement for your project.

Suggerimento

Per facilitare la discussione, valutare un'implementazione passata; in questo modo è possibile prevedere in che modo gli utenti potrebbero reagire al cambiamento e rispondere in modo proattivo alle reazioni previste.To help guide the discussion, evaluate a past rollout; this can help you anticipate how users might react to change and help you proactively address the reactions you expect.

Quale percentuale di utenti rientra in ogni contenitore?What percent of users fall into each bucket?

Tipo di utenteType of user %
Gli early adopter richiedono la soluzione prima che sia disponibile.Early adopters request the solution before it’s available.
Gli utenti informati accettano la soluzione non appena ne viene dimostrato il valore.Informed users accept the solution as soon as its value is demonstrated.
I laggard rifiutano la soluzione, anche quando vengono inseriti nel cambiamento.Laggards reject the solution, even when pushed into change.

Suggerimento

I primi utenti sono ottimi candidati per la distribuzione pilota e anche per le iniziative dei campioni.Early adopters are great candidates for your pilot deployment and also champions’ initiatives. Se si ha una percentuale elevata di ritardo, è necessario concentrarsi sulla messaggistica di valore per tali utenti e sulla gestione delle mani per aiutarli a salire a bordo con la modifica.If you have a large percentage of laggards, take time to focus on value messaging for those users and handholding to help get them on board with the change.

Quale percentuale di utenti rientra in ogni competenza?What percent of users fall into each competency?

Tipo di allievoType of learner %
Gli studenti auto motivati cercano risorse, imparano facendo.Self-motivated learners seek out resources, learn by doing.
I giocatori del team apprezzano la formazione di gruppo e interattiva; andranno d'accordo con i colleghi.Team players enjoy group and interactive training; they’ll go along with coworkers.
I cercatori di mano si aspettano un "guanto bianco" o un'assistenza uno-a-uno.Handholding seekers expect “white glove” or one-on-one assistance.

Suggerimento

L'apprendimento non è adatto a tutti.Learning is not one-size-fits-all. Comprendendo come gli utenti apprendono al meglio, è possibile creare un programma di formazione efficace per accelerarne l'apprendimento.By understanding how your users learn best, you can create a robust training program to help accelerate their learning. Se molti utenti sono motivati da se stessi, il collegamento a video e guide utente potrebbe essere sufficiente.If many users are self-motivated, linking to videos and user guides might suffice. Per coloro che hanno bisogno di un'attenzione specializzata, assicurati di pianificare una volta sola o di arruolare i tuoi campioni per aiutare questi utenti a migliorare — la curva di apprendimento.For those who need specialized attention, be sure to schedule some one-on-one time—or enlist your champions to help those users over the learning curve.

Valutare la base di utentiAssess your user base

L'analisi a livello di persone consente di comprendere le persone, le coorti e i casi d'uso degli utenti.People-level analysis gives you understanding of your user personas, cohorts, and use cases. Con il tempo necessario per capire chi sono gli utenti e come funzionano, è possibile assicurarsi che abbia tutto il necessario per avere successo durante l'implementazione della modifica.By taking time to understand who your users are and how they work, you can ensure they have what they need to be successful as you implement the change. Può includere messaggistica mirata, formazione o persino dispositivi come cuffie e webcam.This can include targeted messaging, training, or even devices such as headsets and webcams. Ad esempio, un dirigente potrebbe aspettarsi una formazione uno-a-uno, mentre i rappresentanti di campo in viaggio potrebbero trarre vantaggio da un video di formazione che possono guardare a loro piacimento.For example, an executive might expect one-on-one training, whereas traveling field reps might benefit from a training video they can watch at their leisure. Inoltre, l'analisi a livello di persone consente di identificare chi deve iniziare a usare la nuova funzionalità oggi stesso e chi potrebbe essere meglio servito in attesa.In addition, your people-level analysis can help identify who should start using the new functionality today versus who might be best served by waiting.

An icon depicting decision points
Punti decisionaliDecision points
  • Alcuni utenti o coorti hanno una dipendenza fondamentale da questa soluzione per eseguire il proprio lavoro in modo efficace?Do certain users or cohorts have a core dependency on this solution to do their job effectively?
  • Esistono casi di utilizzo specifici che possono essere semplificati con questa nuova soluzione?Are there specific use cases that can be facilitated by using this new solution?
An icon depicting the next steps
Passaggi successiviNext steps
  • Mappare le persone dell'utente.Map user personas. Prima di tutto, segmentare la base di utenti in gruppi persona/coorte (Dirigenti, Road Warriors, Collaboration Workers, Retail e così via).First, segment your user base into persona/cohort groups (Executives, Road Warriors, Collaboration Workers, Retail, and so on). Per la gestibilità, elencare non più di otto gruppi.For manageability, list no more than eight groups. Per informazioni introduttive di esempio sulla conversazione, vedere di seguito. Usare i risultati per progettare ulteriormente le campagne di conformità degli utenti e segmentare gli utenti pilota da coloro che potrebbero trarre vantaggio dall'aggiornamento in un secondo momento.(For sample conversation starters, see below.) Use your findings to further design your user readiness campaigns and to segment pilot users from those who might benefit from upgrading later on.
  • Mappare i casi d'uso.Map use cases. Dopo aver identificato i gruppi di utenti di base che trarranno vantaggio da questa nuova tecnologia, considerare la popolazione generale degli utenti.After you’ve identified core user groups who will benefit from this new technology, consider your general user population. Grazie alla comprensione dei casi d'uso e degli scenari tra team, è possibile visualizzare l'organizzazione che lavora con questa nuova tecnologia.By understanding cross-team use cases and scenarios, you can visualize your organization working with this new technology. Inoltre, l'aggiunta di esempi di casi d'uso ai piani di comunicazione e formazione li rende davvero pertinenti per gli utenti.In addition, adding use case examples to your communication and training plans really help make them relevant for your users.

Per ogni gruppo di persone, discutere quanto segue con il team di progetto:For each persona group, discuss the following with your project team:

  • Quali sono le caratteristiche principali di questo gruppo,ovvero qual è un tipico "giorno della vita"?What are the core characteristics of this group (that is, what’s a typical “day in the life”)?

  • In che modo questo gruppo trarrà vantaggio dalla nuova soluzione?How will this group benefit from the new solution? Quali caratteristiche e funzionalità dovranno essere efficaci?What features and functionality will they need to be effective?

  • Quali dispositivi avranno bisogno (ad esempio cuffie o altoparlanti) e se li hanno già?What devices will they need (for example, headsets or speakers), and do they already have them?

  • Qual è il valore aggiuntivo necessario per creare il desiderio in questo gruppo di iniziare a usare la nuova soluzione?What additional value messaging, if any, is required to create desire in this group to start using the new solution?

  • Qual è il modo migliore per ricevere questo gruppo:What’s the best way for this group to receive:

    • Consapevolezza (ad esempio posta elettronica, poster, responsabili di reparto)?Awareness (for example, email, posters, department managers)?

    • Formazione (ad esempio formazione online, guida per l'utente, guanto bianco)?Training (for example, online training, user guide, white glove)?

    • Supporto (self-service, helpdesk, campioni)?Support (self-serve, helpdesk, champions)?

  • Questo gruppo è un buon candidato per un programma pilota o per l'adozione anticipata?Is this group a good candidate for a pilot or early adopter program? In tal caso, pianificare l'acquisto da questi utenti per partecipare al progetto pilota.If so, make a plan to get buy-in from these users to participate in the pilot. Per altre informazioni sull'implementazione di un programma pilota di successo, vedere Progetti pilota Teams insieme a Skype for Business.For more information about implementing a successful pilot program, see Pilot Teams alongside Skype for Business.

L'immagine seguente è un esempio di tabella persona.The following image is an example of a persona table.

Tabella Dei valori che elenca i dettagli della personaValues table listing persona details

Per ogni caso di utilizzo, discutere quanto segue con il team di progetto:For each use case, discuss the following with your project team:

  • Quali sono le caratteristiche principali per questo caso/scenario di utilizzo?What are the core characteristics for this use case/scenario?

  • Cosa c'è di buono nella soluzione corrente?What’s good about the current solution?

  • Quali sfide, se presenti, si trovano ad affrontare con la soluzione corrente?What challenges, if any, do you face with your current solution?

  • In che modo la nuova soluzione ottimizza l'esperienza utente?How will the new solution optimize the user experience?

Per esempi di casi d'uso, visitare la Raccolta produttività FastTrack.For examples of use cases, visit the FastTrack Productivity Library.

Ottimizzare il piano di conformitàOptimize your readiness plan

Dopo aver compreso chi sono gli utenti e come funzionano all'interno della nuova soluzione, è possibile progettare il piano di conformità.After you understand who your users are and how they’ll work within the new solution, you can design your readiness plan. Il piano di conformità degli utenti include il modo in cui comunicare, formare e supportare gli utenti mentre si pilota, si a bordo e si gestisce la nuova soluzione.Your user readiness plan incorporates how you’ll communicate, train, and support your users as you pilot, onboard, and operate the new solution. Come si è scoperto nei passaggi precedenti di questo articolo, la conformità non è adatta a tutte le dimensioni.As you discovered in the previous steps in this article, readiness is not one-size-fits-all. Iniziare con un piano di consapevolezza e formazione a vasta portata, che incorpora il valore definito all'inizio di questo processo.Begin with a broad-reach awareness and training plan, incorporating the value messaging you defined at the beginning of this process. È quindi possibile personalizzare la messaggistica, la formazione e il supporto in base alle persone o alle coorti definite, in base alle esigenze.Then tailor your messaging, training, and support to the personas or cohorts you’ve defined, as appropriate. Il piano personalizzato consentirà agli utenti di relazionarsi più rapidamente con la nuova soluzione, dimostrando al contempo di comprenderne le esigenze, facilitando la transizione.Your personalized plan will enable users to more quickly relate to the new solution while demonstrating that you understand their needs, which will help facilitate their transition.

An icon depicting decision points
Punti decisionaliDecision points
  • Quale piano di conformità è possibile offrire per facilitare e accelerare l'adozione della nuova soluzione?What readiness plan can you offer to help facilitate and accelerate adoption of the new solution?
  • Si hanno le risorse giuste per la consapevolezza, la formazione e il supporto in linea con la capacità degli utenti di gestire il cambiamento e le persone definite dall'utente?Do you have the right awareness, training, and support resources that align with your users’ ability to deal with change and the user personas you’ve defined?
An icon depicting the next steps
Passaggi successiviNext steps
  • Usare l'elenco nella sezione seguente per generare idee per il piano di conformità.Use the list in the following section to generate ideas for your readiness plan. Selezionare quelli più pertinenti o aggiungene uno personalizzato per progettare un piano — — di conformità ottimizzato per l'organizzazione.Select the most relevant ones—or add your own—to design a readiness plan optimized for your organization.

Idee per il piano ReadinessReadiness plan ideas

ComunicazioneCommunicationFormazioneTrainingSupportoSupport
  • Personalizzare i — modelli di messaggio vocale tramite posta elettronicaEmail—personalize our voice email templates
  • Poster e segnaletica digitalePosters and digital signage
  • Eventi di avvioLaunch events
  • Responsabili di repartoDepartment managers
  • CampioniChampions
  • Team e canaliTeams and channels
  • GamificationGamification