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仕入先請求書の概要

  • [アーティクル]

重要

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この記事は、仕入先請求書に関する一般情報を示します。 仕入先請求書とは、製品やサービスに対する支払いを受け取るための要求です。 仕入先請求書は、進行中のサービスの請求書を表すことができます。または特定の品目およびサービスの発注書に基づくことができます。

仕入先請求書

発注書からの仕入先請求書は、仕入先に配置された発注書に従って製品またはサービスを受ける際に生成されます。 これには、ヘッダーと品目、またはサービスの 1 つ以上の明細行が含まれます。 仕入先請求書は、発注書から製品受領書、仕入先請求書のサイクルを完了します。

発注書に結合している仕入先請求書があっても、購買注文明細行に対応しない明細行も仕入先請求書に含めることができます。 どの発注書にも関連付けられていない仕入先請求書も作成できます。 これらの仕入先請求書は、公共料金などの進行中のサービスを表している場合があります。 継続中のサービスを追加する場合は、発注書を参照する必要があります。

仕入先請求書を入力するいくつかの方法があります。

  • 仕入先仕入帳を使用すると、発注書を参照しない請求書をすばやく入力して経費を計上できます。 仕入先請求書承認仕訳帳を使用して、それらの請求書を選択し、仕入先の残高に転記して見越計上を取り消すことができます。
  • 仕入先請求仕訳帳を使用すると、発注書を参照しない請求書をすばやくワンステップで入力できます。
  • 仕入先請求管理グループとともに仕入先仕入帳を使用すると、請求書をすばやく入力して経費を計上できます。 後で発注書を開いて、経費勘定に対する請求書を転記することができます。
  • 未処理の仕入先請求書ページおよび保留中の仕入先請求書ページで、確認済発注書から仕入先請求書を作成することができます。
  • Invoice capture ソリューション は、デジタル請求書画像から仕入先請求書を自動作成します。 詳細については、Invoice capture を参照してください。

次のディスカッションは、発注書から仕入先請求書を作成する場合の未処理の仕入先請求書ページまたは保留中の仕入先請求書ページの使用方法の詳細について示しています。

請求明細行の数量の理解

関連する発注書から仕入先請求書を開くと、発注書から請求明細行が作成されます。 既定では、製品のレシートから数量を取得します。 ただし、次の既定の動作を使用できます。

  • 入庫数量 – 部分出荷にこのオプションを使用します。 数量の既定値は、発注書のすぐに受け取るフィールドで指定した数量に設定されます。
  • 注文済数量 – 出荷全体にこのオプションを使用します。 数量フィールドの既定値は、発注書のすぐに注文済フィールドで指定した数量に設定します。
  • 登録済数量 – 品目モデル グループ ページで指定した登録が品目に必要な場合にこのオプションを使用します。 数量 フィールドの既定値は登録済の現物更新数量です。
  • 製品受領書の数量 – 注文に対する製品受領書をすでに受領している場合にこのオプションを使用します。 数量 フィールドの既定値は、利用可能な製品受領書の合計数量です。
  • 登録された数量とサービス – 在庫品目や在庫のない品目に対する数量が着荷仕訳帳に登録されている場合にこのオプションを使用します。 登録済みかどうかに関係なく、このオプションにはサービスが含まれます。

法人が請求書照合を使用している場合、製品受領書の数量の照合 列に数量の照合結果を表示できます。 また、アクション ウィンドウの確認タブで照合の詳細ボタンを使用して、数量の照合結果を表示することもできます。

発注書にない明細行の追加

仕入先請求書には、発注書にない明細行を追加できます。 品目番号または調達カテゴリを選択する必要があります。 次に、明細行に数量、価格、および金額を追加できます。 明細行は、請求合計の照合ポリシーにのみ含まれます。

確認用の仕入先請求書の送信

組織は、仕入先請求書の確認プロセスの管理にワークフローを使用する場合があります。 ワークフローの確認は、請求書ヘッダー、請求書明細行、または両方で要求できます。 ワークフローの制御は、制御を選択するときにフォーカスがある場所に応じて、ヘッダーまたは明細行に適用されます。 転記ボタンの代わりに、送信 ボタンが、確認プロセスを通して仕入先請求書を送ります。

ワークフローに請求書が送信されないようにする

以下は、請求書がワークフローに送信されないようにするためのいくつかの方法です。

  • 請求書の合計と登録された合計が等しくありません。 請求書を送信したユーザーに、合計が一致していないという警告が表示されます。 この警告により、ユーザーは、ワークフロー システムに請求書を再送信する前に残高を修正できます。 この機能は、機能管理 ページの 請求書の合計と登録済請求書の合計が一致しない場合に、ワークフローへの送信を禁止します パラメーターと 買掛金勘定パラメーター ページの 請求と登録済合計が一致しない場合のワークフロー オプション パラメーターが有効になっている場合のみ使用できます。
  • 請求書には未配賦の料金が含まれます。 請求書を送信したユーザーに、請求書に未配賦の料金があるという警告が表示されます。 これにより、ユーザーは請求書を修正してからワークフロー システムに再送信することができます。 この機能は、機能管理 ページの 仕入先請求書に配賦されていない費用がある場合は、ワークフローへの送信を禁止する パラメーターと 買掛金勘定パラメーター ページの 未配賦費用が存在する場合のワークフロー オプション が有効になっている場合に使用できます。
  • 請求書には、別の転記済請求書と同じ請求書番号が含まれています。 請求書を送信したユーザーに、重複する番号ある請求書が見つかったという警告が表示されます。 ユーザーは重複する番号を修正してから請求書をワークフロー システムに再送信することができます。 この警告は、買掛金勘定の 使用されている請求書番号の確認 パラメータが 複製の禁止 に設定されている場合に表示されます。 この機能は、機能の管理ページで請求書番号が転記済みの請求書にすでに存在し、システムが重複した請求書番号を受け入れるように設定されていない場合に、ワークフローへの送信を禁止するのパラメーターが有効になっている場合に使用できます。
  • 請求書には、請求数量が照合された製品受領書の数量より少ない明細行が含まれています。 請求書の送信または転記を試みたユーザーに、数量が等しくないというメッセージが表示されます。 このメッセージにより、ユーザーは、ワークフロー システムに請求書を再送信する前に値を修正できます。 この機能は、機能管理 ページの ワークフローへの仕入先請求書の転記と送信のブロック パラメーターが有効で、買掛金勘定パラメーター ページの ワークフローへの転記と送信のブロック が有効になっている場合に使用できます。

仕入先請求書の製品受領書との照合

仕入先請求書の情報を入力および保存し、請求書の明細行を製品受領書の明細行と照合できます。 また、明細行の部分的な数量を照合できます。

特定の発注書のすべての品目がまだ入荷していなくても、現在の日付までに入荷した製品受領書明細行の品目に基づいて仕入先請求書を作成できます。 たとえば、仕入先がその月のすべての配送を記載した 1 つの請求書を月ごとに送る場合、このオプションを使用できます。 各製品受領書は、発注書の品目の一部またはすべての配送を表します。

請求書がワークフロー内にある場合、承認者は請求数量を更新して、製品入庫数量と照合 フィールドの値と一致させすることができます。 これを行うには、機能管理ワークスペースのワークフロー機能で製品の入荷数量に合わせて請求書の数量を更新するを選択し、有効化 を選択します 。 ワークフロープロセスの承認者が、請求書明細のすべての製品レシートから一致するものをすべて削除した場合、請求書の明細は削除されます。 この機能が有効化されていない場合、ワークフロー内の請求書の数量は更新されません。

請求書を転記すると、各品目の 請求残金 の数量は、選択した製品受領書の受領した数量の合計で更新されます。 発注書のすべての品目の 請求残金 の数量と 出荷更新待ち の数量が両方とも 0 (ゼロ) の場合、発注書のステータスが 請求済 に変更されます。 請求残金 の数量が 0 (ゼロ) でない場合は、発注書のステータスが変更されず、追加の請求書を入力できます。

このオプションでは、発注書に対して少なくとも 1 つの製品受領書が転記されていることを前提としています。 それらの製品受領書に基づいて仕入先請求書が作成され、その数量が反映されます。 請求書の財務情報は、請求書の転記時に入力する情報に基づいて指定されます。

詳細については、仕入先の請求書を記録し、入庫済数量と一致 を参照してください。

仕入先請求書のワークフローの自動化タスクをコンフィギュレーションし、バッチ ジョブを使用して仕入先請求書を転記する

請求書をバッチ処理するために、自動転記タスクを仕入先請求書ワークフローに追加することができます。 バッチで請求書を転記すると、ワークフロー プロセスは、転記が完了するまで待たなくてもワークフロープロセスを続行できるので、ワークフローに送信されるすべてのタスクの全体的なパフォーマンスが向上します。

バッチに仕入先請求書を転記するには、機能の管理ページで仕入先請求書のバッチ転記パラメーターを有効にします。 仕入先請求書ワークフローは、買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定ワークフローにアクセスすることによってコンフィギュレーションされます。

機能パラメーター仕入先請求書のバッチ転記が有効になっているかどうかに関わらず、ワークフロー エディターで仕入先請求書をバッチを使用して転記するタスクを表示できます。 機能パラメーターが有効になっていない場合、バッチ タスクを使用して仕入先請求書を転記するが含まれる請求書は、パラメーターが有効になるまでワークフローで処理されません。 バッチを使用した仕入先請求書の転記タスクは、仕入先請求書の転記の自動化タスクと同じワークフローで使用しないでください。 また、バッチを使用した仕入先請求書の転記タスクは、ワークフロー コンフィギュレーションの最後の要素である必要があります。

買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定パラメーター > 請求書 > 請求書ワークフローに移動して、バッチに含める請求書の数、およびバッチを再スケジュールする前に待機する時間数を指定できます。

複数の請求書の処理

複数の請求書で同時に作業し、それらの請求書をすべて同時に転記できます。 複数の請求書を作成する必要がある場合、保留中の仕入先請求書ページを使用します。 複数の仕入先請求書の転記および印刷が必要な場合、請求書承認仕訳帳を使用します。 請求書承認仕訳帳を使用している場合、発注書に対して少なくとも 1 つの製品受領書を転記し、発注書に対する請求書を仕入帳に転記している必要があります。 請求書の財務情報は、仕入帳に転記された請求書から取得されます。

使用中の仕入先請求書を回復する

仕入先請求書を使用中は、他のユーザーによって編集できません。 ただし、請求書の状態は、請求書がアクティブに編集されていない場合でも、使用中であることを示す場合があります。 たとえば、請求書の編集中にアプリケーションが応答を停止したか、ユーザーが誤って請求書をアプリケーションで開いたままにした可能性があります。

仕入先請求書を回復ページを使用して、4時間以上使用されている仕入先請求書を回復またはリリースし、編集できるようにすることができます。 このページは、定期処理タスクナビゲーションまたは、仕入先請求書の入力ワークスペースのタイルから開くことができます。 請求書が復旧した後、仕入先請求書ページで編集可能になります。

仕入先請求書を回復ページにアクセスできるのは、使用中の仕入先請求書の回復セキュリティ職務権限と権限が割り当てられている場合のみです。 また、買掛金勘定パラメーターページの仕入れ先請求書の回復を許可パラメーターをオンにする必要があります。

仕入先請求書の明細行の既定の財務分析コード

発注書に関連付けられている仕入先請求書の場合、既定の財務分析コードは対応する発注書明細行から派生します。 

発注書に関連付けされていない仕入先請求書の場合、既定の財務分析コードは分析コード リンク、請求書ヘッダー、品目から分析コードをマージします。  分析コード リンク、請求書ヘッダー、品目で同じ寸法が定義されている場合、請求書行の寸法は、寸法リンク、>請求書ヘッダー、>品目の優先順で表示されます

仕入先請求書のワークフロー状態を回復不可能からドラフトにリセットしています

修復不可能なエラーのために停止したワークフロー インスタンスのワークフロー ステータスは修復不可能となります。 仕入先請求書ワークフローの状態が修復不可能の場合は、取り消しを選択してドラフトにリセットできます。 その後、仕入先請求書を編集できます。 機能管理ページの 仕入先請求書のワークフロー ステータスを、修復不可能からドラフトにリセットする パラメーターが有効になっている場合、この機能を使用できます。

ワークフロー履歴ページを使用して、ワークフロー状態をドラフトにリセットできます。 このページは、仕入先請求書 または 共通 > 照会 > ワークフロー ナビゲーションから開くことができます。 ワークフロー状態をドラフトにリセットするには、取り消しを選択します。 また、仕入先請求書または保留中の仕入先請求書ページの取り消しアクションを選択して、ワークフロー状態をドラフトにリセットすることもできます。 ワークフロー ステータスをドラフトにリセットした後、仕入先請求書ページで編集できるようになります。

[保留中の仕入先請求書] ページの請求合計の表示

買掛金勘定パラメーター ページの 仕入先請求書一覧の請求書総額の表示 パラメーターを有効にすることにより、保留中の仕入先請求書 ページの請求合計を表示できます。

仕入先未処理トランザクション レポート

仕入先のオープントランザクション レポートには、指定した日付の現在の各仕入先のオープン トランザクションに関する詳細情報が表示されます。 このレポートは、多くの場合、仕入先帳帳トランザクションと勘定科目トランザクションの間の残高を検証する監査手順で使用されます。

トランザクションごとにレポートには次の詳細が含まれます。

  • 請求書番号
  • トランザクション日
  • 伝票番号
  • トランザクション通貨と会計通貨でのトランザクション金額
  • トランザクション通貨と会計通貨での貸方残高
  • トランザクション通貨と会計通貨での借方残高
  • 会計通貨での小計額
  • 支払期日

レポート上のデータのフィルタリング

仕入先のオープン トランザクション レポートを生成するとき、次の既定パラメータが使用可能になります。 これらのパラメーターを使用して、レポートに含まれるデータをフィルタリングできます。

  • 将来の決済を除外する - オープン トランザクション フィールドに入力した日付より後に決済されたトランザクションを除外する場合は、このチェック ボックスを選択します。
  • 1 回あたりのオープン トランザクション - この日付の現在のトランザクションを含める日付を入力します。 日付を入力しない場合、このフィールドは最大の日付に設定されます。 (最大日付は、システムで受け入れる最新の日付、2154 年 12 月 31 日です。) 既定では、レポートが次回実行される時点で、このフィールドは入力された最後の日付に設定されます。

含めるレコード フィールドでフィルタリングを使用して、レポートに含まれるトランザクション データをさらに限定できます。

追加リソース