Rediger

Del via

Gjennomgang: Beregne varer i arbeid for et prosjekt

  • Artikkel

Med prosjekter kan du planlegge forbruket av selskapets ressurser og holde rede på de ulike kostnadene som er knyttet til ressursene i et bestemt prosjekt. Prosjekter omfatter forbruk av ansattes arbeidstid, maskindriftstid, lagervarer og andre typer forbruk som må spores etter hvert som et prosjekt går fremover. Hvis et prosjekt varer i en lang periode, vil du kanskje overføre disse kostene til en VIA-konto (varer i arbeid) i balansen mens prosjektet fullføres. Du kan deretter føre kost og salg i resultatregnskapskontiene når det blir aktuelt.

Om denne gjennomgangen

Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:

  • Beregning av VIA
  • Valg av VIA-beregningsmetode
  • Utelatelse av en del av et prosjekt fra VIA.
  • Bokføring av VIA i Finans.
  • Tilbakeføring av en VIA-bokføring

I hvert trinn av fremgangsmåten blir verdien av prosjekttransaksjonene beregnet, og deretter blir de flyttet til Finans. Beregnings- og bokføringstrinnene atskilles for å gjøre det enklere å se gjennom dataene og foreta endringer før bokføring i Finans. Derfor bør du sørge for at all informasjon er riktig etter at du har kjørt beregningskjørslene, og før du kjører bokføringskjørslene.

Roller

I denne gjennomgangen brukes Marie (medlem i prosjektgruppen) som rollefiguren.

Forutsetninger

Før du kan utføre oppgavene i gjennomgangen, må Business Central være installert på datamaskinen.

Hovedscenario

Denne gjennomgangen fokuserer på CRONUS Norge AS, et design- og konsulentfirma som designer og innreder nye infrastrukturer, for eksempel konferanserom og kontorer, med møbler, tilbehør og reoler. Mesteparten av arbeidet i CRONUS er prosjektorientert og Marie, et prosjektgruppemedlem, bruker prosjekter til å ha oversikt over hvert pågående prosjekt som CRONUS har startet, og også prosjekter som er fullført. Noen av prosjektene kan være lange og kan kjøre over måneder. Marie kan bruke en VIA-konto til å registrere varer i arbeid og spore kostnadene i hele prosjektet.

Beregne VIA

CRONUS har tatt på seg et langvarig prosjekt som nå har strukket seg over rapporteringsperioder. Tricia, et medlem i prosjektgruppen, beregner varene i arbeid (VIA) for å sikre at regnskapet for selskapet er nøyaktig.

I løpet av denne fremgangsmåten skal Tricia velge en bestemt gruppe oppgaver som skal tas med i VIA-beregningen. Tricia kan angi disse linjene i kolonnen VIA-sum på siden Prosjektoppgavelinjer.

Tabellen nedenfor beskriver de tre alternativene.

Felt Description
<blank> La stå tomt hvis prosjektoppgaven er en del av en gruppe med oppgaver.
I alt Definerer området eller gruppen med aktiviteter som er inkludert i beregningen av VIA og føringer. Alle prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype satt til Bokføring i gruppen, tas med i VIA-summen, med mindre feltet VIA-sum er satt til Utelatt.
Utelatt Gjelder bare for en oppgave der Prosjektoppgavetype er Bokføring. Oppgaven er ikke inkludert ved beregning av VIA og føring.

I den følgende gjennomgangen bruker Tricia metoden Kostverdi, standarden i selskapet, til å beregne VIA. Tricia angir hvilken del av prosjektet som skal inkluderes i VIA-beregningen ved å tilordne VIA-sumverdier til forskjellige prosjektoppgavelinjer.

Slik beregner du VIA:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og skriv inn Prosjekt, og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. I Prosjekter-listen velger du Klepp Datakontor A/s-prosjektet, og velger deretter Rediger-handlingen. Dermed åpnes prosjektkortet i redigeringsmodus.

    VIA kan beregnes basert på Kostverdi, Salgsverdi, Løpende eller Ved avslutning. I dette eksemplet bruker CRONUS metoden Kostverdi.

  3. Velg VIA-metode på hurtigfanen Bokføring, og velg deretter Kostverdi.

  4. Velg Prosjektoppgavelinjer-handlingen og angi følgende verdier i VIA-sum-feltet.

    Tabellen nedenfor beskriver verdiene.

    Prosjektoppgavenr. Feltet VIA-sum
    1130 Utelatt
    1190 Sum
    1210 Utelatt
    1310 Utelatt

  5. Velg VIA-handlingen, og velg deretter Beregn VIA-handlingen.

  6. På siden Beregn VIA for prosjekt velger du et prosjekt du vil beregne VIA for. Velg Klepp Datakontor A/S i Nr.-feltet i hurtigfanen Prosjekt .

  7. I Bokføringsdato-feltet angir du en dato som er senere enn arbeidsdatoen.

  8. Angi 1 i feltet Bilagsnr.. Dette oppretter et dokument som du kan referere til senere for sporing.

  9. Velg OK-knappen for å kjøre kjørselen. Det vises en melding. Velg OK-knappen for å fortsette. Lukk siden Prosjektoppgavelinjer.

    Obs!

    Meldingen angir at advarsler er knyttet til VIA-beregningen. Du vil gå gjennom advarslene i neste prosedyre.

  10. Utvid hurtigfanen VIA og føring på Prosjektkort-siden for å vise de beregnede verdiene. Du kan også se VIA-bokføringsdato og eventuelle verdier som er bokført i finans.

Legg merke til at verdien for Ført kostbeløp er 215,60 i kolonnen Til bokføring. Dette gjenspeiler de totale kostnadene for de to varene i gruppen med prosjektoppgavene 1110 – 1130. Det tredje elementet ble satt til Utelatt, og er derfor ikke inkludert i VIA-beregningen.

Se gjennom VIA-advarsler

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg. og angi VIA-cockpit for prosjekt, og velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Velg prosjektet Klepp Datakontor A/S, og velg deretter handlingen Vis advarsler.
  3. Se gjennom advarselen som er knyttet til prosjektet, på siden VIA-advarsler for prosjekt.

Etter denne regnskapsperioden må Marie beregne VIA på nytt for å ta med ferdig arbeid hittil.

Slik beregner du VIA på nytt:

  1. På Prosjektkort-siden velger du handlingen VIA-poster for å vise VIA-beregningen.

    Siden VIA-poster for prosjekt viser VIA-postene som sist ble beregnet i et prosjekt, selv om VIA ennå ikke er bokført i Finans.

  2. Følg trinnene i fremgangsmåten som forklarer hvordan du beregner VIA, for å beregne VIA på nytt. Hver gang VIA beregnes, blir det opprettet en post på siden VIA-poster for prosjekt.

  3. Lukk siden.

Obs!

VIA og føring beregnes, men bokføres ikke i Finans. Hvis du vil gjøre det, må du kjøre kjørselen Bokfør VIA i Finans etter at du har beregnet VIA og føring.

Bokfør VIA i Finans

Nå som Tricia har beregnet VIA for dette prosjektet, kan hun bokføre VIA i Finans.

Slik bokfører du VIA i Finans

  1. Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.

  2. Velg VIA-handlingen, og velg deretter Bokfør VIA i Finans-handlingen.

  3. Velg Klepp Datakontor A/S i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekter i feltet Bokfør VIA i Finans for prosjekt .

  4. Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.

  5. Velg OK-knappen for å bokføre VIA til finans.

  6. Velg OK-knappen for å lukke bekreftelsessiden.

    Når du har fullført bokføringen, kan du vise bokføringsopplysningene på siden VIA-finansposter.

  7. I Prosjekter-listen velger du Klepp Datakontor A/s-prosjektet, og velger deretter VIA-finansposter-handlingen.

    På siden VIA-finansposter for prosjekt kontrollerer du at VIA er bokført i Finans.

  8. Lukk siden.

  9. Åpne Prosjektkort-siden for prosjektet Klepp Datakontor A/S.

  10. Legg merke til at Ført finanskostbeløp nå er fylt ut i kolonnen Bokført på hurtigfanen VIA og føring, noe som indikerer at VIA er bokført i finans.

  11. Velg OK-knappen for å lukke kortet.

Tilbakefør en VIA-bokføring

Marie fastslår at prosjektoppgavene som ble utelatt fra beregningen av VIA, skulle ha vært beregnet i VIA. Tricia kan tilbakeføre feil bokføringer uten å måtte bokføre nye VIA-bokføringer.

Slik tilbakefører du en VIA-bokføring:

  1. Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.

  2. Velg VIA-handlingen, og velg deretter Bokfør VIA i Finans-handlingen.

  3. Velg Klepp Datakontor A/S i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekter i feltet Bokfør VIA i Finans for prosjekt .

  4. Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.

  5. Angi den opprinnelige bokføringsdatoen i Bokføringsdato for tilbakeføring. Det bør være den samme datoen som du brukte til å beregne VIA første gang.

  6. Merk av for Bare tilbakefør. Dermed tilbakeføres tidligere bokført VIA, men ny VIA bokføres i finans.

  7. Velg OK-knappen for å kjøre kjørselen, og velg deretter OK-knappen for å lukke bekreftelsessiden.

  8. Åpne Prosjektkort-siden for Klepp Datakontor A/S.

  9. På hurtigfanen VIA og føring kontrollerer du at det ikke finnes noen bokførte VIA-poster.

  10. Lukk denne siden.

  11. Velg Klepp-prosjektet i Prosjekter-listen, velg VIA-handlingen, og velg deretter VIA-finansposter. Det er merket av for Tilbakeført på VIA-postene.

  12. Lukk denne siden.

  13. Åpne Prosjektoppgavelinjer for prosjektet, ta med delene av prosjektet som skal være i VIA-beregningen, og gjenberegn og bokfør deretter den nye verdien i Finans.

    Obs!

    Anta at Marie har beregnet og bokført VIA for et prosjekt med feil datoer. Når hun følger metoden som ble diskutert tidligere, kan Tricia tilbakeføre uriktige bokføringer, rette datoene og bokføre i Finans på nytt.

Neste trinn

Denne gjennomgangen har vist deg trinnene for å beregne VIA i Business Central. På større prosjekter kan det være praktisk å overføre kost til en VIA-kontoen mens prosjektet fullføres. Denne gjennomgangen har vist deg hvordan du utelater oppgavelinjer fra en beregning. Det viser deg også når du vil måtte beregne på nytt. Til slutt viser denne gjennomgangen hvordan du bokfører VIA til finans. Et eksempel på hvordan du tilbakefører en VIA-bokføring til finans, er også inkludert.

Se også

Gjennomgang av forretningsprosesser
Gjennomgang: prosjektstyring
Forstå VIA-metoder
Overvåke fremdrift og prestasjon
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her