Hente data fra Excel-arbeidsbokfiler

Excel-ikon

Microsoft Excel er et av de mest brukte forretningsprogrammene du kan oppdrive. Det er også en av de vanligste måtene å hente dataene inn i Power BI.

Hvilke typer arbeidsbøker støtter Power BI?

Power BI støtter importering eller oppkobling til arbeidsbøker som er opprettet i Excel 2007 og nyere. Arbeidsbøker må bli lagret som XLSX- eller XLSM-filer, og være under 1 GB. Noen funksjoner som er beskrevet i denne artikkelen, er bare tilgjengelige i nyere versjoner av Excel.

Arbeidsbøker med områder eller tabeller med data

Hvis arbeidsboken har enkle regneark med områder av data, må du formatere disse områdene som tabeller for å få mest mulig ut av dataene i Power BI. Dermed ser du navngitte tabeller og kolonner i feltruten når du oppretter rapporter i Power BI, noe som gjør det mye enklere å visualisere dataene.

Arbeidsbøker med datamodeller

Arbeidsbøker kan inneholde en datamodell med én eller flere tabeller med data, som er lastet inn ved å bruke koblede tabeller som, Power Query (Hent og Transformer i Excel 2016), eller Power Pivot. Power BI støtter alle datamodell-egenskaper, for eksempel relasjoner, mål, hierarkier og KPI-er.

Obs!

Arbeidsbøker med datamodeller kan ikke deles på tvers av Power BI-tenanter. En bruker som logger seg på Power BI ved hjelp av en contoso.com-konto, kan for eksempel ikke dele en Excel-arbeidsbok med en bruker som logger på med en påloggingskonto for Power BI fra woodgrovebank.com.

Arbeidsbøker med tilkoblinger til eksterne datakilder

Hvis du bruker Excel for å koble til en ekstern datakilde, kan du opprette rapporter og instrumentbord basert på data fra den tilkoblede datakilden når arbeidsboken er i Power BI. Du kan også konfigurere planlagt oppdatering for å koble direkte til datakilden og få oppdateringer automatisk. Du må ikke lenger oppdatere manuelt fra Data-båndet i Excel. Eventuelle visualiseringer i rapporter og fliser i instrumentbord basert på data fra datakilden oppdateres automatisk. Hvis du vil finne ut mer, kan du se Dataoppdatering i Power BI.

Arbeidsbøker med Power View-ark, pivottabeller og diagrammer

Hvordan dine PowerView-ark, pivottabeller og diagrammer vises, eller ikke vises, i Power BI, avhenger av hvor arbeidsbokfilen lagres og hvordan du velger å sende den til Power BI. Vi går mer i dybden på dette nedenfor.

Datatyper

Power BI støtter disse datatypene: heltall, desimaltall, valuta, dato, sann/usann, tekst. Merking av data som bestemte datatyper i Excel, vil forbedre opplevelsen av Power BI.

Klargjøre arbeidsboken for Power BI

Se denne videoen for å finne ut mer om hvordan du sørger for at Excel-arbeidsbøker er klare for Power BI.

Det har mye å si hvor du lagrer arbeidsbokfilen din

Lokal – hvis du lagrer arbeidsbokfilen på en lokal driver på datamaskinen din eller en annen plassering i organisasjonen, kan du i Power BI laste inn filen til Power BI. Filen blir faktisk værende på den lokale stasjonen, slik at filen egentlig ikke importeres til Power BI. Det som faktisk skjer, er at et nytt datasett opprettes i Power BI, og at data og datamodellen (hvis aktuelt) fra arbeidsboken blir lastet inn i datasettet. Hvis arbeidsboken har eventuelle Power View-ark, vil de vises i Power BI-nettstedet under Rapporter. Excel 2016 har også funksjonen Publiser (under Fil-menyen). Bruk av Publiser har samme effekt som når du bruker Hent Data > Filer > Lokal fil fra Power BI, men det er ofte enklere å oppdatere datasettet i Power BI hvis du regelmessig gjør endringer i arbeidsboken.

OneDrive – Business – Hvis du har OneDrive for Business, og du logger deg på med den samme kontoen som du logger deg på Power BI, er dette langt på vei den mest effektive måten å beholde arbeidet ditt synkronisert på i Excel og datasettet, rapporter og instrumentbord i Power BI. Power BI kobler seg til filen i OneDrive omtrent hver time fordi Power BI og OneDrive er i skyen. Hvis det er gjort endringer, blir datasettene, rapportene og instrumentbordene automatisk oppdatert i Power BI. På samme måten som du lagret arbeidsboken på en lokal stasjon, kan du også bruke Publiser for å oppdatere datasett og rapporter i Power BI umiddelbart. I motsatt fall synkroniseres vanligvis Power BI automatisk innen en time.

OneDrive – Privat – Hvis du lagrer arbeidsfilene på OneDrive-kontoen, får du mange av de samme fordelene som du ville gjort med OneDrive for Business. Den største forskjellen når du kobler til filen for første gang (ved hjelp av Hent data > Filer > OneDrive – Privat), er at du må logge på OneDrive med Microsoft-kontoen din. Denne er som regel ikke den samme som den du bruker til å logge på Power BI. Når du logger på OneDrive med Microsoft-kontoen, må du sørge for å merke av alternativet Hold meg pålogget. På denne måten kan Power BI koble seg til arbeidsfilen din omtrent hver time, og sørge for at datasett og rapporter i Power BI er synkronisert.

SharePoint-gruppeområder – Lagring av Power BI Desktop-filer i SharePoint – Gruppeområder er nesten det samme som å lagre i OneDrive for Business. Den største forskjellen er hvordan du kobler til filen fra Power BI. Du kan angi en nettadresse for å koble til rotmappen.

En Excel-arbeidsbok – to måter å bruke den på

Hvis du lagrer arbeidsbokfiler til OneDrive, har du et par måter du kan utforske dataene i Power BI på

Skjermbilde av OneDrive for Business, som viser muligheten til å importere eller koble til Excel-data.

Importer Excel-data til Power BI

Alle støttede data i tabeller og/eller en datamodell importeres til et nytt datasett i Power BI når du velger Import. Hvis du har eventuelle Power View-ark, opprettes de på nytt i Power BI som rapporter.

Du kan fortsette å redigere arbeidsboken. Når endringene lagres, vil de bli synkronisert med datasett i Power BI, vanligvis etter omtrent en time. Hvis du trenger mer umiddelbar gratifisering, kan du bare klikke Publiser på nytt, og endringene eksporteres. Eventuelle visualiseringer du har i rapporter og instrumentbord blir også oppdatert, basert på tabellen nedenfor.

Oppdateringsutløsere:

Rapportfliser Instrumentbordfliser
Åpne rapporten (etter at hurtigbufferen er utløpt) Åpne instrumentbordet (etter at hurtigbufferen er oppdatert)
Velg Oppdater i rapporten Velg Oppdater i instrumentbordet
Automatisk for festede fliser (når hurtigbufferen er oppdatert) hvis instrumentbordet allerede er åpent

Obs!

Festede sider har ikke funksjonen automatisk oppdatering.

Velg dette alternativet hvis du har brukt Hent og Transformer data eller Power Pivot til å laste inn data i en datamodell, eller hvis arbeidsboken har Power View-ark med visualiseringer du vil se i Power BI.

I Excel 2016, kan du også bruke Publiser > Eksporter. Det er stort sett det samme. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Publiser til Power BI fra Excel 2016.

Koble til, behandle og vise Excel i Power BI

Når du velger Koble til, vil arbeidsboken vises i Power BI akkurat som den ville blitt i Excel Online. Men i motsetning til Excel Online, har du noen flotte funksjoner for å hjelpe deg med å feste elementer fra regnearkene direkte til instrumentbordene.

Du kan ikke redigere arbeidsboken i Power BI. Hvis du trenger å gjøre noen endringer, kan du klikke på Rediger, og deretter velge å redigere arbeidsboken i Excel Online, eller åpne den i Excel på datamaskinen. Eventuelle endringer du gjør lagres i arbeidsboken på OneDrive.

Velg dette alternativet hvis du bare har data i regnearkene, eller du har områder, pivottabeller og diagrammer du vil feste til instrumentbordene.

I Excel 2016 kan du også bruke Publiser > Last opp. Det er stort sett det samme. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Publiser til Power BI fra Excel 2016.

Importere eller koble til en Excel-arbeidsbok fra Power BI

  1. Klikk Hent data i navigasjonsruten i Power BI.

    Skjermbilde av Hent data, som viser knappen i navigasjonsruten.

  2. Klikk på Hent under Filer.

    Skjermbilde av Filer-dialogboksen, som viser Hent-knappen.

  3. Finn filen.

    Skjermbilde av fire fliser for å finne filen, som viser filene for lokal fil, OneDrive Business, OneDrive Personal og SharePoint.

  4. Velg Importer eller Koble til hvis arbeidsbokfilen er på OneDrive eller SharePoint – Gruppeområder.

Lokale Excel-arbeidsbøker

Du kan også bruke en lokal Excel-fil og laste den opp til Power BI. Velg Lokal fil fra forrige meny, og naviger deretter til der du har lagret Excel-arbeidsbøker.

Skjermbilde av Lokal fil-flisen, som viser hvordan du navigerer for å velge Excel-arbeidsbøkene.

Når dette er valgt, kan du velge å laste opp filen til Power BI.

Skjermbilde av Lokal fil-dialogboksen, som viser valget Last opp Excel-filen til Power B I.

Når arbeidsboken er lastet opp, får du et varsel om at arbeidsboken nå er i listen over arbeidsbøker. Du finner den i navigasjonsruten i Arbeidsbøker-delen av arbeidsområdet og i innholdslisten for arbeidsområdet.

Skjermbilde av Arbeidsbøker-inndelingen, som viser Excel arbeidsboken.

Lokale Excel arbeidsbøker åpnes i Excel Online Power BI. I Excel arbeidsbøker som er lagret OneDrive eller SharePoint – gruppeområder, kan du ikke redigere lokale Excel-filer i Power BI.

Publisere fra Excel 2016 til Power BI-nettstedet

Å bruke Publiser til Power BI-funksjonen i Excel 2016 er stort sett det samme som når du bruker Hent Data i Power BI til å importere eller koble til filen. Vi går ikke i detalj her, men du kan se Publiser til Power BI fra Excel 2016 for å finne ut mer.

Feilsøking

Er arbeidsbokfilen for stor? Sjekk ut Redusere størrelsen på en Excel-arbeidsbok for å vise den i Power BI.

For øyeblikket, når du velger Importer, importerer Power BI bare data som er en del av en navngitt tabell eller en datamodell. Som et resultat, hvis arbeidsboken ikke inneholder navngitte tabeller, Power View-ark eller Excel-datamodeller, ser du kanskje denne feilmeldingen: Finner ikke data i Excel-arbeidsboken. Denne artikkelen forklarer hvordan du reparerer arbeidsboken og importere den på nytt.

Neste trinn

Utforsk dataene – Når du henter data og rapporter fra filen til Power BI, er det tid for å utforske. Høyreklikk på det nye datasettet, og klikk deretter på Utforsk. Arbeidsboken vises i rapporter hvis du velger å koble en arbeidsbokfil til OneDrive i trinn 4. Når du klikker på den, åpnes den i Power BI, akkurat som om den var i Excel Online.

Planlagt oppdatering – Hvis Excel-arbeidsbokfilen kobler til eksterne datakilder, eller du har importert fra en lokal stasjon, kan du konfigurere planlagt oppdatering for å sikre at datasettet eller rapporten alltid er oppdatert. Å konfigurere planlagt oppdatering er ganske enkelt å gjøre i de fleste tilfeller, men å gå inn i detaljer er utenfor omfanget av denne artikkelen. Hvis du vil finne ut mer, kan du se Dataoppdatering i Power BI.

Publisere til Power BI fra Excel 2016

Dataoppdatering i Power BI