Oppdage duplikate oppføringer og slå dem sammen

Duplikatoppføringer kan snike seg inn i dataene når du eller andre angir data manuelt eller masseimporterer data. Microsoft Dataverse hjelper deg med å håndtere potensielle duplikater ved å oppdage duplikater for aktive oppføringer, for eksempel forretningsforbindelser og kontaktpersoner.

Når du vet at det finnes duplikate oppføringer, kan du slå sammen duplikatene og beholde ønsket oppføring. Når du fletter en post, blir også eventuelle relaterte eller underordnede poster flettet. Administratoren kan også konfigurere regler for duplikatregistrering, slik at duplikater registreres når du angir eller oppdaterer oppføringer eller importerer oppføringer.

Merk

Den nye opplevelsen ved registrering av duplikater og sammenslåing av dem støttes når duplikater registreres ved manuell registrering av data i appen, og ikke under importen. Duplikatregistrering fungerer ikke frakoblet eller i frakoblet modus.

Løse duplikater ved oppretting eller oppdatering av oppføringer

Når det blir funnet duplikater når du oppretter eller oppdaterer oppføringer, kan du ignorere dialogboksen for duplikatregistrering og lagre oppføringen, eller du kan slå sammen duplikatoppføringene for å holde dataene rene.

Merk

Alternativet for sammenslåing er bare tilgjengelig for enhetene Forretningsforbindelse, Kundeemne og Kontaktperson. Alternativet for sammenslåing aktiveres bare hvis det er merket av for en duplikatoppføring i den samme tabellen. Sammenslåing av dupliserte oppføringer fra forskjellige tabeller støttes ikke.

Under lagring av en ny oppføring eller oppdaterte oppføringer, vises dialogboksen Fant duplikatoppføringer hvis duplikatoppføringer blir funnet, basert på reglene for duplikatregistrering som er angitt for organisasjonen. Mer informasjon: Definer regler for duplikatregistrering slik at data forblir rene

Følgende detaljer vises i dialogboksen:

• Delen Gjeldende oppføring i dialogboksen viser oppføringen som blir opprettet eller oppdatert.

• Delen Fant duplikater viser antallet duplikatoppføringer som ble funnet, sammen med oppføringstypen.

• Delen Samsvarte oppføringer viser de mulige duplikatoppføringene.

Kolonnene i rutenettet vises dynamisk basert på regelen for duplikatregistrering, slik at du ser relevant informasjon for å finne årsaken til at en oppføring ble betraktet som en duplikatoppføring. For eksempel basert på regelen, hvis to forretningsforbindelser er duplikater på grunn av samme navn og e-postadresse, vises kolonnene Navn på forretningsforbindelse og E-post i rutenettet.

Merk

Hvis regelen for duplikatregistrering ikke er angitt til å utelukke inaktive oppføringer, tas det hensyn til både aktive og inaktive oppføringer under registrering av duplikater. Mer informasjon: Definer regler for duplikatregistrering slik at data forblir rene

Du kan velge å ignorere duplikatene og lagre den nye eller oppdaterte oppføringen, eller slå sammen duplikatoppføringene.

• Hvis du vil lagre duplikatoppføringen, velger du Ignorer og lagre.

  -ELLER-

• Hvis du vil slå sammen duplikatoppføringer, går du til delen Samsvarte oppføringer, velger oppføringen du vil slå sammen, og velger deretter Slå sammen.

  Dialogboksen Slå sammen (oppføringstype) vises.

  

1. Velg hovedoppføringen i dialogboksen.

   Merk

   Alternativet for å velge en hovedoppføring er tilgjengelig når begge oppføringene finnes i systemet. Hvis det registreres et duplikat når en ny oppføring blir lagret, tas den nye oppføringen alltid med som den sekundære oppføringen.

   Hovedoppføringen beholdes, og den sekundære oppføringen blir deaktivert. Data fra den sekundære oppføringen kopieres til hovedoppføringen. Når du velger en hovedoppføring, velges alle feltene for hovedoppføringene som standard. Dette betyr at dataene i de valgte feltene beholdes. Du kan også velge feltene fra den sekundære oppføringen. Når du gjør dette, kopieres data fra de valgte feltene for den sekundære oppføringen til den primære oppføringen og beholdes. Alle notater, aktiviteter og detaljer som er tilknyttet den sekundære oppføringen, er koblet til den primære oppføringen.

2. Bruk følgende alternativer til å velge feltene som dataene må beholdes for, og velg deretter OK:

   • Slå sammen oppføringer ved å velge felt med data: Når du velger dette, velges alle feltene som har data, uavhengig av om dataene er i den primære oppføringen eller den sekundære oppføringen. Hvis både den primære og sekundære oppføringen har data i de samme feltene, velge feltene i den primære oppføringen.

   • Vis felt med data i konflikt: Når du velger dette, vises bare feltene som har data i konflikt, slik at du raskt kan velge feltene du vil beholde dataene fra. Dette er spesielt nyttig når det er data i flere felt, og du vil bare se på data som er forskjellige i de to oppføringene. Dette alternativet er valgt som standard.

   • Velg alle feltene i denne delen: Når du velger dette, velges alle felt som er tilgjengelige i den delen av en oppføring, slik at du ikke trenger å velge feltene i den delen manuelt. Det fungerer som et "Velg alle"-alternativ for felt i en del.

     

   Merk

   Du kan ikke slå sammen data til en inaktiv oppføring.

Slå sammen oppføringer fra et rutenett

Du kan slå sammen to emne-, forretningsforbindelses- eller kontaktoppføringer.

Slik slår du sammen to oppføringer

I listen over forretningsforbindelser, kontakter eller emner velger du to oppføringer for samme oppføringstype, og deretter velger du Slå sammen på kommandolinjen.

Følg instruksjonene fra delen Løse duplikater ved oppretting eller oppdatering av oppføringer i dette emnet.

Se også

Registrere dupliserte data slik at du kan rette eller fjerne dem
Importere data (alle oppføringstyper)
Kontrollere om det finnes duplikater
Konfigurere duplikatregistreringsregler
Kjør systemjobber for å identifisere duplikater
Masseslette oppføringer