Планирование управления жизненным циклом в TeamsPlan for lifecycle management in Teams

Teams содержит обширный набор инструментов для управления жизненным циклом совместной работы в вашей организации. В этой статье представлены вопросы для ИТ-специалистов по определению требований к управлению жизненным циклом, а также средства, позволяющие выполнить эти требования.Teams provides a rich set of tools to implement collaboration lifecycle management processes for your organization. This article guides IT pros through the right questions to determine their requirements for lifecycle management, and the tools to use to meet them.

Планирование управления жизненным циклом имеет большое значение, так как оно создает фундамент для эффективной работы. Большинство проектов можно поделить на начальный, основной и конечный этапы. Это верно и для команд Teams, но их функции настолько обширны, что не всегда очевидно, на каком этапе жизненного цикла они сейчас находятся. План управления жизненным циклом поможет контролировать проекты вашей организации по мере прохождения различных этапов.Planning for lifecycle management is important, because it means you're building a plan to get your work done effectively. Most projects consist of a beginning, middle, and end. Teams do too, but they can be constructed and used in such a variety of ways that it's not always obvious which stage of their lifecycle they're in. Having a plan for lifecycle management will help you track your organization's projects as they go through these stages.

Совет

Дополнительные сведения о жизненном цикле в Microsoft Teams см. в следующем видео: Governance, management and lifecycle in Microsoft Teams (Администрирование, управление и жизненный цикл в Microsoft Teams).Watch the following session to learn about more about lifecycle in Microsoft Teams: Governance, management and lifecycle in Microsoft Teams

Понятия жизненного циклаLifecycle concepts

Принимая решения по управлению жизненным циклом, вы будете опираться на следующие понятия и определения.The following concepts and definitions all affect the decisions you make for lifecycle management.

TeamsTeams

Команда — объединение пользователей, контента и инструментов для эффективной совместной работы.A team is a collection of people, content, and tools that facilitate collaboration. В команде назначаются участники и связанные с ними политики и разрешения.A team defines who its members are, and the permissions and policies that apply to those members. Команды Teams создаются на основе групп Microsoft 365, и любые изменения участия в группе Microsoft 365 синхронизируются в команде.Teams are built on Microsoft 365 Groups, and changes to Microsoft 365 group membership sync to the team. Как и другие группы Microsoft 365, команды Teams автоматически подготавливаются вместе с почтовыми ящиками Exchange, сайтами SharePoint, записными книжками OneNote и другими ресурсами Microsoft 365 или Office 365.Like other Microsoft 365 Groups, Teams come auto-provisioned with an Exchange mailbox, a SharePoint site, a OneNote notebook, and other assets within Microsoft 365 or Office 365. Дополнительные сведения о группах Microsoft 365.Learn more about Microsoft 365 Groups.

КаналыChannels

Именно в каналах выполняется совместная работа команды.Channels are the collaboration spaces within a team where the actual work is done. Каждый канал посвящен конкретной теме или рабочему процессу.Each channel represents a different topic or workstream within the overall team. Для каждого канала автоматически создается папка на сайте SharePoint. В ней сохраняются все файлы этого канала, что позволяет пользователям легко находить нужные документы и работать с ними.For each channel, a folder is automatically created on the SharePoint site to store all files shared to that channel, making it easy for users to find and work on the documents they care about. В каналы также можно добавлять приложения, необходимые определенному рабочему процессу. Например, вы можете добавить в канал панель мониторинга Power BI, чтобы отслеживать реализацию какого-то аспекта вашего проекта.Channels can also be extended with apps that are relevant to the particular workstream—for example, you can add a Power BI dashboard to a channel to track the success of one aspect of your project.

Типы доступа к командамTeam access types

Типы доступа определяют, кто может присоединяться к командам:These determine who can join the team:

  • В закрытые команды могут вступать только участники, одобренные их владельцами.Private teams are restricted to team members approved by the team owner(s). Это типичный вариант для команд по проектам и виртуальных команд в крупной организации.This is a typical setting for project teams and virtual teams in a large organization.
  • В открытые команды могут напрямую вступать любые пользователи вашей организации.Public teams are open for anyone in the organization to join directly. Такие команды удобны для совместной работы по общим темам в различных отделах, работающих над различными проектами.This is useful for collaboration on topics of general interest to people in different departments working on different projects. Это хороший вариант по умолчанию для небольших организаций.This is a good default setting for smaller organizations.

Типы пользователей команд и роли администратораTeam user types and admin roles

Тип пользователя команды определяет доступные ему возможности управления:Team user types determine how much control a team member has:

  • Создатель команды может создавать группы или команды в каталоге.Team creator has permissions to create a group or team in the directory. Администратор может назначить этот тип определенному набору администраторов или пользователей.The admin can constrain this user type to a subset of admins or users. Дополнительные сведения см. в статье Управление разрешениями пользователей на создание групп Microsoft 365.For more information, see Manage who can create Microsoft 365 Groups. Создатели группы автоматически становятся владельцами группы.Team creators automatically become an owner of the team.
  • Владелец команды управляет членством и настройками команды.Team owner manages membership and settings for the team. Каждой команде можно назначить до 100 владельцев.There can be as many as 100 team owners per team.
  • Участник команды — это сотрудник вашей организации, который принимает участие в команде.Team member is a member of your organization who participates in a team.
  • Гость — это пользователь, который не входит в вашу организацию.Guest is a user who's external to your organization. Если в организации разрешен гостевой доступ, то вы можете приглашать в команду кого угодно по электронной почте.Anyone with an email address can be invited as a guest if your organization has enabled guest access.

Примечание

Дополнительные сведения о владельцах команд и возможностях участников: Назначение ролей и разрешений в Microsoft Teams.You can learn more about team owner and team member capabilities in the article Assign role and permissions in Microsoft Teams.

Роли администраторов Teams определяют возможности каждого владельца такой роли.Teams admin roles determine what capabilities each admin role holder has. Они описаны в следующей таблице.These are described in the following table.

Роль  Role   ОписаниеDescription Может делать следующее с использованием указанных инструментовCan do the following tasks, using tools as noted
Администратор служб TeamsTeams Service Administrator Управление службой Teams, создание и изменение групп Microsoft 365Manage the Teams service, and create and manage Microsoft 365 Groups Управление собраниями, включая политики собраний, конфигурации и мосты конференций1Manage meetings, including meeting policies, configurations, and conference bridges1

Управление голосовыми звонками, включая политики звонков, учет и назначение телефонных номеров, очереди звонков и автосекретари1Manage voice, including calling policies, phone number inventory and assignment, call queues, and auto attendants1

Управление сообщениями, включая политики обмена сообщениями1Manage messaging, including messaging policies1

Управление параметрами на уровне организации, включая федерацию, переход на Teams и параметры клиентов Teams1Manage all org-wide settings, including federation, Teams upgrade, and Teams client settings1

Управление командами в организации и их настройка, включая членство2Manage the teams in the organization and their associated settings, including membership2

Просмотр страницы профиля пользователя и устранение проблем с качеством звонка при помощи расширенного набора инструментов3View the user profile page and troubleshoot user call quality problems by using advanced troubleshooting toolset3
Администратор коммуникаций TeamsTeams Communications Administrator Управление функциями звонков и собраний в службе Microsoft TeamsManage calling and meetings features within the Microsoft Teams service Управление собраниями, включая политики собраний, конфигурации и мосты конференций1Manage meetings, including meeting policies, configurations, and conference bridges1

Управление голосовыми звонками, включая политики звонков, учет и назначение телефонных номеров, очереди звонков и автосекретари1Manage voice, including calling policies, phone number inventory and assignment, call queues, and auto attendants1

Просмотр страницы профиля пользователя и устранение проблем с качеством звонка при помощи расширенного набора инструментов1View user profile page and troubleshoot user call quality problems using advanced troubleshooting toolset1
Специалист по коммуникациям TeamsTeams Communications Specialist Устранение проблем со связью в Teams при помощи базовых инструментовTroubleshoot communications issues within Teams by using basic tools Доступ к странице профиля пользователя для устранения проблем со звонками в службе "Аналитика звонков".Access to the user profile page for troubleshooting calls in Call Analytics. Возможность просмотра сведений только о запрашиваемом пользователе3.Can only view user information for the specific user being searched for.3
Инженер поддержки по коммуникациям TeamsTeams Communications Support Engineer Устранение проблем со связью в Teams при помощи расширенных инструментовTroubleshoot communications issues within Teams by using advanced tools Доступ к странице профиля пользователя для устранения проблем со звонками в службе "Аналитика звонков".Access to the user profile page for troubleshooting calls in Call Analytics. Просмотр всех записанных сведений о звонках3.Can view the full call record information.3
11Модуль PowerShell — Skype для бизнеса или Центр администрирования Microsoft TeamsPowerShell—Skype for Business module or Microsoft Teams admin center
22Модуль PowerShell — Microsoft Teams или Центр администрирования Microsoft TeamsPowerShell—Microsoft Teams module or Microsoft Teams admin center
33Только Центр администрирования Microsoft TeamsMicrosoft Teams admin center only

Решения по ИТ, которые нужно принять перед началом работыIT decisions to make before getting started

Перед развертыванием Teams в вашей организации необходимо внедрить все требуемые в ней политики управления.Before you roll Teams out to your organization, implement any governance policies that your organization has decided it requires. Сюда могут входить соглашения об именовании, политики истечения срока действий, политики хранения и другое.These can include items like naming conventions, expiration policies, retention policies, and more. В общем случае гораздо проще реализовать эти требования до того, как масштабировать развертывание в вашей организации.Generally speaking, it's much easier to implement these requirements prior to scaling your deployment across your organization.

Дополнительные сведения: Планирование управления в Teams.For more information, see Plan for governance in Teams.

Этапы жизненного цикла командTeams lifecycle stages

В общем случае команда работает над каким-то проектом или целью.Generally speaking, a team has a purpose that's aligned with a project or accomplishing a goal. Даже если команда сформирована просто по общим интересам, ее участники со временем могут меняться, и обсуждение может сойти на нет, — только чтобы возникнуть снова в немного иной команде.Even if a team was formed based on a shared interest, the team membership will probably change over time and the discussion might grow stale—only to surface again in a slightly different way in a different team.

Каждая из команд проходит через три этапа: начало, когда команда создается и настраиваются каналы; основной этап использования, когда в команде ведется совместная работа в соответствии с ритмом рабочего процесса; и иногда — окончание, когда команда выполнила свою задачу и больше не приносит пользы.Each team has a beginning, when the team is created and the channels are set up; a middle, when the team is used and collaboration occurs to match the rhythm of the workflow; and—sometimes—an end, when the team has completed its purpose and reached the end of its useful life.

Дополнительные сведения см. в статье Управление командами в Центре администрирования Microsoft Teams.For more information, see Manage teams in the Microsoft Teams admin center.

Этап 1: началоStage 1: Beginning

Создание командыCreate the team

Первый шаг — определить цель команды, которая может быть связана с бизнес-процессами, структурой организации, проектами или просто с созданием открытого и свободного места для совместной работы.The first step is to define the goal of the team (which can range from business processes to org structure to projects, or simply creating an open, unstructured collaboration hub). Вместе с определением цели команды необходимо подобрать ей подходящих участников.Defining the team goal goes hand in hand with identifying the right people. Для стимулирования открытого взаимодействия рекомендуем максимально расширить возможности участия, насколько это допустимо с практической точки зрения.As far as practicable, it's a good idea to foster open collaboration by aiming for broad membership.

Владельцы команды приглашают участников, устанавливают ее аватар и описание, а также задают разрешения для каждого участника.Team owners invite team members, set the team picture and description, and can set permissions for individual members.

Совет

Рекомендуем назначить не менее двух владельцев, чтобы застраховаться от возможного отсутствия или ухода кого-то из них.It's optimal to identify at least two team owners, to account for absence or reassignment.

Основы формирования командTeam origins

Команды могут создаваться различными способами, например:Teams can originate from a variety of methods, including:

  • Создание команды с нуля.Create the team from scratch. Добавление участников по конкретным адресам электронной почты, именам пользователей или списку рассылки.Add members by using individual email aliases or usernames, or expand a distribution list.
  • Создание команды на основе уже существующей с использованием конфигурации ее каналов и приложений в качестве шаблона.Create the team from an existing team, and use its channel configuration and any app configuration as a template. Вы также можете использовать список участников этой команды.You can optionally also use its membership list.
  • Добавление команды в существующую группу Microsoft 365. При этом команда также получит доступ к почтовому ящику и сайту SharePoint этой группы.Add a team to an existing Microsoft 365 group, which also gives the team access to its mailbox and SharePoint site.
  • Создание команд с помощью API Teams для Microsoft Graph или командлетов PowerShell.Use the Microsoft Graph Teams APIs or PowerShell cmdlets to create teams. С помощью API можно создавать команды программным путем по глобальной адресной книге на основе атрибутов (например, региона или отдела) или бизнес-процессов (например, привлечения клиентов или состава учебных аудиторий).The APIs can programmatically create teams based on Global Address Book attributes (such as region or department) or business processes (client engagements or classroom rosters, for example).

Дополнительные сведения об организации команд:Use these links to get more information about organizing your teams:

Значок, изображающий точки принятия решений
Точки принятия решенийDecision points
  • Каково назначение команды?What's the purpose of the team?
  • Кто входит в команду?Who belongs on the team?
  • Будет ли команда открытой или закрытой?Will the team be private or public?
  • Могут ли новые участники сами вступать в команду, или их должны добавлять владельцы?Can new members add themselves or do team owners add them?
  • У кого будут разрешения на создание каналов и добавление вкладок, ботов или соединителей?Who will have permissions to create channels or add tabs, bots, and connectors?
Значок, изображающий дальнейшие действия
Дальнейшие действияNext steps
  • Создание команды.Create the team.
  • Планирование каналов.Plan for channels.

Настройка каналовSet up channels

Любой владелец или участник команды может создавать в ней каналы при наличии соответствующих разрешений.Any team owner or member with appropriate permissions can create channels in a team. Важно определить цель каждого канала, например совместную работу над проектами, обсуждения конкретных тем или сферы общих интересов.It's important to consider the goal of each channel—options include collaboration around projects, discussions of topics, or areas of common interest. По умолчанию каждая команда включает канал "Общее". Большинству команд этого недостаточно, и их участники создают другие каналы.By default, every team includes a General channel; most teams need more than this, and members will create additional channels. Набор каналов скорее всего будет органично расширяться с появлением новых тем и проектов, и обсуждения могут даже выйти за рамки канала, в котором они начались.It's likely that the set of channels will grow organically as new topics or projects arise, and discussions might outgrow the channel they began in.

Чтобы подогреть интерес, владелец канала может разместить приветственное сообщение, загрузить актуальные документы на вкладку Файлы или добавить в канал вкладки или соединители.To spark interest, the channel owner can post a welcome message, upload relevant documents to the Files tab, or add tabs or connectors to the channel. Владелец также задает описание канала и может автоматически добавлять важные каналы в избранное, чтобы они отображались по умолчанию для всех участников команды.The owner also sets the channel description, and can "auto-favorite" important channels so they're listed by default for all team members.

Рассмотрите имена каналов перед их созданием, поскольку переименование канала в группе не приведет к переименованию соответствующей папки в библиотеке документов SharePoint, что может привести к путанице конечного пользователя.Consider channel names before creating them as renaming a channel in the team will not rename the corresponding folder in the SharePoint document library which can lead to end-user confusion.

Значок, изображающий точки принятия решений
Точки принятия решенийDecision points
  • Какие каналы будут первыми добавлены в команду?What initial channels will be added to the team?
  • Требуются ли какие-то указания по добавлению новых каналов?What guidance, if any, will be provided for adding new channels? (Нужно ли создавать их по проектам, темам или другим критериям?)(Will they be set up by project, by topic, or ...?)
Значок, изображающий дальнейшие действия
Дальнейшие действияNext steps
  • Создание первых каналов.Create initial channels.
  • Приветственное сообщение.Post a welcome message.
  • Начало совместной работы.Start collaborating.

Этап 2: использованиеStage 2: Middle

С началом работы в команде список ее участников скорее всего начнет меняться, равно как и иерархия канала.As the teamwork begins, the team membership probably begins to evolve, along with the channel hierarchy. Если команду не нужно строго контролировать и ограничивать, стоит поощрять эксперименты, даже ни к чему не приводящие.Unless the team needs to be strictly controlled and locked down, it's a good idea to encourage exploration even if it leads to dead ends. Когда пользователи почувствуют себя увереннее, они могут попробовать @упоминания, начать добавлять каналы в избранное или публиковать записи в канал "Общее".As users get more comfortable, they can experiment with @team mentions, marking channels as favorite, and using the General channel to get comfortable with posting. Команды бывают разные, поэтому позвольте им развиваться самим по мере работы.Each team is different; let usage guide the evolution of the design. Вы можете отслеживать использование и работоспособность команды с помощью функций отчетности Teams.Monitor the usage and health of the team via Teams reporting capabilities.

Доверие, уважение к чужому мнению и дух совместной работы будут естественным образом развиваться по мере создания и поддержания значимых групповых диалогов в Teams.Trust, tolerance, and a spirit of collaboration grow organically as key group communications are initiated and sustained in Teams. Участники команды могут оценить преимущества групповых бесед над личными чатами.Team members see the usefulness of group conversations over one-on-one chats. У отдельных команд обычно появляется собственный стиль с собственными "фишками", например стикерами и Giphy.Individual teams tend to develop their own personality, aided by fun features like Giphys and stickers. В то же время важно противодействовать всем попыткам грубого или бесконтрольного поведения.At the same time, it's important that rogue or rude behavior be discouraged any time it occurs.

Команда — это живой организм, за которым нужно периодически следить и ухаживать.Because teams are living organisms, they occasionally need to be checked on and cared for. Существует несколько основных рекомендаций:These are some best practices:

  • Назначьте "энтузиастов", которые будут поддерживать активность команды, а также находить и продвигать новые приемы работы.Use champions to sustain usage if it starts to drop, and also to discover and propagate creative new behaviors.
  • Внимательно следите за гостями: их доступ должен строго ограничиваться бизнес-потребностями.Manage guests judiciously, making sure their access ends when the business need ends.
  • Рекомендуйте участникам использовать цепочки обсуждений с темами, чтобы улучшить видимость и привлечь внимание с помощью прокрутки канала.Encourage members to use threaded conversations with subject lines to improve visibility and attention with scrolling through a channel.
  • Давайте каналам развиваться вместе с бизнес-потребностями, добавляя новые каналы по мере необходимости и позволяя старым каналам постепенно уходить в тень (а если они содержат конфиденциальные или временные данные, подумайте об их архивации или удалении в зависимости от ваших требований к хранению данных).Let channels evolve with business needs, adding new ones as necessary and allowing old ones to fade (or consider archiving or deleting them if they contain sensitive or ephemeral data, based on your retention requirements).
  • Создавайте новые команды при появлении крупных групп или объединений по интересам.Carve out new teams as larger groups or interest-based areas emerge.
  • Попробуйте использовать в каналах различные средства совместной работы, например собрания в каналах или обсуждения во вкладках по важным документам.Try different channel collaborations, such as channel meetings or tab conversations around documents.
  • Используйте мобильное приложение Microsoft Teams, чтобы повысить вовлеченность.Use the Microsoft Teams mobile app to increase engagement.
Значок, изображающий точки принятия решений
Точки принятия решенийDecision points
  • Кто будет отслеживать использование для выявления проблем?Who will monitor usage to identify problems?
  • По каким показателям будет оцениваться работоспособность команды?What metrics will be used to determine whether a team is healthy?
  • Определите команды, использование которых подошло к концу.Identify any teams that have reached the end of their useful life.
  • Определите угасшие команды, которые по-прежнему выполняют свою задачу, но которые нужно оживить.Identify unhealthy teams that still serve a purpose but need revitalizing.
Значок, изображающий следующее действие
Следующее действиеNext step
  • Внедрите процедуры мониторинга работоспособности отдельных команд.Implement a process to monitor individual team health.

Этап 3: окончаниеStage 3: End

Когда работа команды достигла своей цели, важно формально подвести под ней черту.When the work of a team has run its course, it's important to formally acknowledge that it's over. Это дает участникам ощущение выполненной работы и гарантирует, что никто больше не будет впустую обращаться к устаревшей информации.This gives team members a sense of closure and also prevents anyone from accessing outdated, stale information. Вы также можете провести какие-нибудь заключительные мероприятия, например итоговые совещания и составление сводного резюме.You can use the team itself to conduct closure rituals like postmortems and executive summaries.

Вы можете удалить команды, которые больше не потребуются (например, созданные исключительно для тестирования или содержащие конфиденциальные данные).You can delete teams that you know you don't need (for example, a team created purely for testing or a team that contains sensitive data). Команды удаляются с использованием "обратимого удаления", при котором ИТ-отдел может восстановить команду в течение 21 дня (или 30 дней для групп Microsoft 365).Teams are actually deleted with a "soft delete" that IT can reverse for up to 21 days (30 days for Microsoft 365 Groups). Удаление команд не влияет на чаты или контент, которые были сохранены согласно политикам соответствия требованиям.Deleting teams doesn't affect any chats or content that were retained in accordance with compliance policies. Каналы также поддерживают возможность "обратимого удаления", которое может быть отменено в течение 21 дня после удаления.Channels also have a "soft delete" and can be reversed for up to 21 days after deletion. При удалении канала папка или ее содержимое не удаляется из библиотеки документов SharePoint.Deleting a channel will not delete the folder or its contents from the SharePoint document library.

Вы также можете использовать политики срока действия или политики хранения в дополнение к функциям архивирования, чтобы дополнительно защитить данные команд, которые больше не активны или чьи владельцы покинули организацию.You can also use expiration and retention policies in addition to archiving capabilities to reduce exposure from teams that aren't active any longer or whose owners have left the organization.

Политики хранения, применяемые к Teams или связанным службам, таким как SharePoint, могут запрещать удаление групп.Retention policies applied to Teams or associated services such as SharePoint may prohibit the deletion of teams. Кроме того, учтите, что содержимое команды часто представляет собой нечто большее, чем просто файлы в библиотеке документов SharePoint; это беседы, доски Планировщика, вики, результаты Форм, записи собраний, записные книжки OneNote и другие.Additionally, consider that content in a team is often more than just files in the SharePoint document library; it is conversations, Planner boards, wikis, Forms results, recorded meetings, OneNote notebooks, and various others.

Сведения о настройке политик срока действия и политик хранения: Обзор обеспечения безопасности и соответствия в Microsoft Teams.For information about setting up expiration and retention policies, see Overview of security and compliance in Microsoft Teams.

Значок, изображающий точки принятия решений
Точки принятия решенийDecision points
  • Определите, как будет выглядеть завершение жизненного цикла команды.Define what the end of a team's life looks like.
  • Определите, следует ли сохранять содержимое команды и на какой срок.Decide whether to keep the content of a team available, and for how long.
Значок, изображающий дальнейшие действия
Дальнейшие действияNext steps
  • Задокументируйте полученный опыт.Document best practices and lessons learned.
  • При необходимости заархивируйте нужные данные.Archive data, if necessary.

Краткое руководство по управлению TeamsGovernance quick start for Teams