Планирование управления жизненным циклом в Teams

Teams содержит обширный набор инструментов для управления жизненным циклом совместной работы в вашей организации. В этой статье представлены вопросы для ИТ-специалистов по определению требований к управлению жизненным циклом, а также средства, позволяющие выполнить эти требования.

Планирование управления жизненным циклом имеет большое значение, так как оно создает фундамент для эффективной работы. Большинство проектов можно поделить на начальный, основной и конечный этапы. Это верно и для команд Teams, но их функции настолько обширны, что не всегда очевидно, на каком этапе жизненного цикла они сейчас находятся. План управления жизненным циклом поможет контролировать проекты вашей организации по мере прохождения различных этапов.

Совет

Дополнительные сведения о жизненном цикле в Microsoft Teams см. в следующем видео: Governance, management and lifecycle in Microsoft Teams (Администрирование, управление и жизненный цикл в Microsoft Teams).

Понятия жизненного цикла

Принимая решения по управлению жизненным циклом, вы будете опираться на следующие понятия и определения.

Teams

Команда — объединение пользователей, контента и инструментов для эффективной совместной работы. В команде назначаются участники и связанные с ними политики и разрешения. Команды Teams создаются на основе групп Microsoft 365, и любые изменения участия в группе Microsoft 365 синхронизируются в команде. Как и другие группы Microsoft 365, команды Teams автоматически подготавливаются вместе с почтовыми ящиками Exchange, сайтами SharePoint, записными книжками OneNote и другими ресурсами Microsoft 365 или Office 365. Дополнительные сведения о группах Microsoft 365.

Каналы

Именно в каналах выполняется совместная работа команды. Каждый канал посвящен конкретной теме или рабочему процессу. Для каждого канала автоматически создается папка на сайте SharePoint. В ней сохраняются все файлы этого канала, что позволяет пользователям легко находить нужные документы и работать с ними. В каналы также можно добавлять приложения, необходимые определенному рабочему процессу. Например, вы можете добавить в канал панель мониторинга Power BI, чтобы отслеживать реализацию какого-то аспекта вашего проекта.

Типы доступа к командам

Типы доступа определяют, кто может присоединяться к командам:

  • В закрытые команды могут вступать только участники, одобренные их владельцами. Это типичный вариант для команд по проектам и виртуальных команд в крупной организации.
  • В открытые команды могут напрямую вступать любые пользователи вашей организации. Такие команды удобны для совместной работы по общим темам в различных отделах, работающих над различными проектами. Это хороший вариант по умолчанию для небольших организаций.

Типы пользователей команд и роли администратора

Тип пользователя команды определяет доступные ему возможности управления:

  • Создатель команды может создавать группы или команды в каталоге. Администратор может назначить этот тип определенному набору администраторов или пользователей. Дополнительные сведения см. в статье Управление разрешениями пользователей на создание групп Microsoft 365. Создатели группы автоматически становятся владельцами группы.
  • Владелец команды управляет членством и настройками команды. Каждой команде можно назначить до 100 владельцев.
  • Участник команды — это сотрудник вашей организации, который принимает участие в команде.
  • Гость — это пользователь, который не входит в вашу организацию. Если в организации разрешен гостевой доступ, то вы можете приглашать в команду кого угодно по электронной почте.

Примечание

Дополнительные сведения о владельцах команд и возможностях участников: Назначение ролей и разрешений в Microsoft Teams.

Роли администраторов Teams определяют возможности каждого владельца такой роли. Они описаны в следующей статье: Управление Microsoft Teams с помощью ролей администраторов.

Решения по ИТ, которые нужно принять перед началом работы

Перед развертыванием Teams в вашей организации необходимо внедрить все требуемые в ней политики управления. Сюда могут входить соглашения об именовании, политики истечения срока действий, политики хранения и другое. В общем случае гораздо проще реализовать эти требования до того, как масштабировать развертывание в вашей организации.

Дополнительные сведения: Планирование управления в Teams.

Этапы жизненного цикла команд

В общем случае команда работает над каким-то проектом или целью. Даже если команда сформирована просто по общим интересам, ее участники со временем могут меняться, и обсуждение может сойти на нет, — только чтобы возникнуть снова в немного иной команде.

Каждая из команд проходит через три этапа: начало, когда команда создается и настраиваются каналы; основной этап использования, когда в команде ведется совместная работа в соответствии с ритмом рабочего процесса; и иногда — окончание, когда команда выполнила свою задачу и больше не приносит пользы.

Дополнительные сведения см. в статье Управление командами в Центре администрирования Microsoft Teams.

Этап 1: начало

Создание команды

Первый шаг — определить цель команды, которая может быть связана с бизнес-процессами, структурой организации, проектами или просто с созданием открытого и свободного места для совместной работы. Вместе с определением цели команды необходимо подобрать ей подходящих участников. Для стимулирования открытого взаимодействия рекомендуем максимально расширить возможности участия, насколько это допустимо с практической точки зрения.

Владельцы команды приглашают участников, устанавливают ее аватар и описание, а также задают разрешения для каждого участника.

Совет

Рекомендуем назначить не менее двух владельцев, чтобы застраховаться от возможного отсутствия или ухода кого-то из них.

Основы формирования команд

Команды могут создаваться различными способами, например:

  • Создание команды с нуля. Добавление участников по конкретным адресам электронной почты, именам пользователей или списку рассылки.
  • Создание команды на основе уже существующей с использованием конфигурации ее каналов и приложений в качестве шаблона. Вы также можете использовать список участников этой команды.
  • Добавление команды в существующую группу Microsoft 365. При этом команда также получит доступ к почтовому ящику и сайту SharePoint этой группы.
  • Создание команд с помощью API Teams для Microsoft Graph или командлетов PowerShell. С помощью API можно создавать команды программным путем по глобальной адресной книге на основе атрибутов (например, региона или отдела) или бизнес-процессов (например, привлечения клиентов или состава учебных аудиторий).

Дополнительные сведения об организации команд:

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Каково назначение команды?
  • Кто входит в команду?
  • Будет ли команда открытой или закрытой?
  • Могут ли новые участники сами вступать в команду, или их должны добавлять владельцы?
  • У кого будут разрешения на создание каналов и добавление вкладок, ботов или соединителей?
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Создание команды.
  • Планирование каналов.

Настройка каналов

Любой владелец или участник команды может создавать в ней каналы при наличии соответствующих разрешений. Важно определить цель каждого канала, например совместную работу над проектами, обсуждения конкретных тем или сферы общих интересов. По умолчанию каждая команда включает канал "Общее". Большинству команд этого недостаточно, и их участники создают другие каналы. Набор каналов скорее всего будет органично расширяться с появлением новых тем и проектов, и обсуждения могут даже выйти за рамки канала, в котором они начались.

Чтобы подогреть интерес, владелец канала может разместить приветственное сообщение, загрузить актуальные документы на вкладку Файлы или добавить в канал вкладки или соединители. Владелец также задает описание канала и может автоматически добавлять важные каналы в избранное, чтобы они отображались по умолчанию для всех участников команды.

Рассмотрите имена каналов перед их созданием, поскольку переименование канала в группе не приведет к переименованию соответствующей папки в библиотеке документов SharePoint, что может привести к путанице конечного пользователя.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Какие каналы будут первыми добавлены в команду?
  • Требуются ли какие-то указания по добавлению новых каналов? (Нужно ли создавать их по проектам, темам или другим критериям?)
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Создание первых каналов.
  • Приветственное сообщение.
  • Начало совместной работы.

Этап 2: использование

С началом работы в команде список ее участников скорее всего начнет меняться, равно как и иерархия канала. Если команду не нужно строго контролировать и ограничивать, стоит поощрять эксперименты, даже ни к чему не приводящие. Когда пользователи почувствуют себя увереннее, они могут попробовать @упоминания, начать добавлять каналы в избранное или публиковать записи в канал "Общее". Команды бывают разные, поэтому позвольте им развиваться самим по мере работы. Вы можете отслеживать использование и работоспособность команды с помощью функций отчетности Teams.

Доверие, уважение к чужому мнению и дух совместной работы будут естественным образом развиваться по мере создания и поддержания значимых групповых диалогов в Teams. Участники команды могут оценить преимущества групповых бесед над личными чатами. У отдельных команд обычно появляется собственный стиль с собственными "фишками", например стикерами и Giphy. В то же время важно противодействовать всем попыткам грубого или бесконтрольного поведения.

Команда — это живой организм, за которым нужно периодически следить и ухаживать. Существует несколько основных рекомендаций:

  • Назначьте "энтузиастов", которые будут поддерживать активность команды, а также находить и продвигать новые приемы работы.
  • Внимательно следите за гостями: их доступ должен строго ограничиваться бизнес-потребностями.
  • Рекомендуйте участникам использовать цепочки обсуждений с темами, чтобы улучшить видимость и привлечь внимание с помощью прокрутки канала.
  • Давайте каналам развиваться вместе с бизнес-потребностями, добавляя новые каналы по мере необходимости и позволяя старым каналам постепенно уходить в тень (а если они содержат конфиденциальные или временные данные, подумайте об их архивации или удалении в зависимости от ваших требований к хранению данных).
  • Создавайте новые команды при появлении крупных групп или объединений по интересам.
  • Попробуйте использовать в каналах различные средства совместной работы, например собрания в каналах или обсуждения во вкладках по важным документам.
  • Используйте мобильное приложение Microsoft Teams, чтобы повысить вовлеченность.
   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Кто будет отслеживать использование для выявления проблем?
  • По каким показателям будет оцениваться работоспособность команды?
  • Определите команды, использование которых подошло к концу.
  • Определите угасшие команды, которые по-прежнему выполняют свою задачу, но которые нужно оживить.
Значок, изображающий следующее действие.
Следующее действие
  • Внедрите процедуры мониторинга работоспособности отдельных команд.

Этап 3: окончание

Когда работа команды достигла своей цели, важно формально подвести под ней черту. Это дает участникам ощущение выполненной работы и гарантирует, что никто больше не будет впустую обращаться к устаревшей информации. Вы также можете провести какие-нибудь заключительные мероприятия, например итоговые совещания и составление сводного резюме.

Вы можете удалить команды, которые больше не потребуются (например, созданные исключительно для тестирования или содержащие конфиденциальные данные). Команды удаляются с использованием "обратимого удаления", при котором ИТ-отдел может восстановить команду в течение 30 дней. Удаление команд не влияет на чаты или контент, которые были сохранены согласно политикам соответствия требованиям. Каналы также поддерживают возможность "обратимого удаления", которое может быть отменено в течение 21 дня после удаления. При удалении канала папка или ее содержимое не удаляется из библиотеки документов SharePoint.

Вы также можете использовать политики срока действия или политики хранения в дополнение к функциям архивирования, чтобы дополнительно защитить данные команд, которые больше не активны или чьи владельцы покинули организацию.

Политики хранения, применяемые к Teams или связанным службам, таким как SharePoint, могут запрещать удаление групп. Кроме того, учтите, что содержимое команды часто представляет собой нечто большее, чем просто файлы в библиотеке документов SharePoint; это беседы, доски Планировщика, вики, результаты Форм, записи собраний, записные книжки OneNote и другие.

Сведения о настройке политик срока действия и политик хранения: Обзор обеспечения безопасности и соответствия в Microsoft Teams.

   
Значок, изображающий точки принятия решений.
Точки принятия решений
  • Определите, как будет выглядеть завершение жизненного цикла команды.
  • Определите, следует ли сохранять содержимое команды и на какой срок.
Значок, изображающий дальнейшие действия.
Дальнейшие действия
  • Задокументируйте полученный опыт.
  • При необходимости заархивируйте нужные данные.

Краткое руководство по управлению Teams