Предоставление общего доступа коллегам и другим пользователям к отчетам и панелям мониторинга Power BI

применимо к: служба Power BI ✔️ Power BI Desktop

Общий доступ — это самый простой способ представления пользователям доступа к отчетам и панелям мониторинга в службе Power BI. Вы можете предоставлять общий доступ пользователям в своей организации или за ее пределами.

Когда вы предоставляете другим пользователям общий доступ к отчету или панели мониторинга, они могут просматривать эти отчеты и панели мониторинга и взаимодействовать с ними, но не изменять их. Они видят в отчетах и на панелях мониторинга те же данные, что и вы, и получают доступ ко всему базовому набору данных при условии, что к нему не применяется безопасность на уровне строк (RLS). Если вы разрешите, вы можете поделиться своими сотрудниками с их сотрудниками.

Share icon for a report.

В службе Power BI доступны и другие способы для совместной работы и обмена данными из отчетов и панелей мониторинга. Чтобы определить оптимальный для вас способ, см. статью Способы совместной работы и обмена данными в Power BI.

Видео

сужата демонстрирует совместное использование в службе Power BI.

Предварительные требования

  • вам потребуется лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (ппу), независимо от того, совместно ли содержимое находится внутри или за пределами организации.
  • Получателям содержимого также требуются лицензии Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), если только содержимое не находится в емкости Premium.

Где можно поделиться

  • Вы можете предоставлять общий доступ к отчетам и панелям мониторинга из моей рабочей области.
  • Вы можете использовать общий доступ из рабочих областей, отличных от моей рабочей области, если у вас есть роль "Администратор" или "участник " в рабочей области. Если у вас есть роль участник или средство просмотра, вы можете предоставить общий доступ, если у вас есть разрешения на повторное предоставление общего доступа.
  • вы можете поделиться из Power BI мобильных приложений.
  • Вы не можете предоставлять общий доступ непосредственно из Power BI Desktop. Отчеты из Power BI Desktop публикуются в службу Power BI.

В списке отчетов или в открытом отчете выберите общий доступ .

Затем в диалоговом окне Отправить ссылку вы увидите параметр, позволяющий скопировать ссылку для общего доступа или поделиться ей через Outlook и Teams с пользователями в вашей организации:

Share link dialog box.

Примечание

Ваша организация может запрещать вам создавать ссылки для общего доступа для пользователей в организации. Дополнительные сведения об этом параметре клиента см. в документации по порталу администрирования.

При выборе пункта Копировать ссылку ссылка для общего доступа автоматически создается и копируется в буфер обмена:

Copied link.

Вы также можете напрямую отправить ссылку отдельным пользователям или группам (группам рассылки или группам безопасности). Просто введите имя или адрес электронной почты (а при необходимости и сообщение) и нажмите кнопку Отправить.

Send link to specific people

После нажатия кнопки Отправить служба Power BI отправляет ссылку получателям по электронной почте.

Screenshot of sent link.

При получении сообщения электронной почты получатели могут выбрать пункт Открыть этот отчет и автоматически получить доступ к отчету через ссылку для общего доступа.

Email with shared link

Вы можете выбрать, кто может воспользоваться вашей ссылкой для общего доступа и что эти пользователи могут делать с отчетом и связанными данными:

Screenshot of Link settings.

Пользователи в вашей организации

Этот тип ссылки позволяет пользователям в организации получить доступ к отчету. Эта ссылка не будет работать для внешних или гостевых пользователей. Используйте эту ссылку, если хотите поделиться с кем-то из своей организации и не возражаете, если этот сотрудник передаст ссылку другим пользователям внутри организации, но хотите гарантировать, что ссылка не будет работать для внешних и гостевых пользователей.

Люди, у которых уже есть доступ

Этот тип ссылки формирует URL-адрес отчета, но не предоставляет никому доступ к этому отчету. Используйте его, если хотите просто отправить ссылку человеку, у которого уже есть доступ.

Отдельные пользователи

Этот тип ссылки позволяет отдельным пользователям или группам получить доступ к отчету. При выборе этого варианта введите имена или адреса электронной почты пользователей, с которыми хотите поделиться. С помощью этого типа ссылки вы можете предоставлять общий доступ гостевым пользователям в Azure Active Directory организации (AAD), но не внешним пользователям, которые не являются гостями в вашей организации.

Параметры

Ссылки, предоставляющие доступ пользователям в вашей организации или отдельным пользователям, всегда будут разрешать по меньшей мере доступ на чтение. Однако можно также указать, должна ли ссылка включать или исключать следующие разрешения.

  • Разрешения на повторное предоставление общего доступа (включены по умолчанию) — позволяют получателям предоставлять общий доступ к отчету другим пользователям.
  • Разрешения сборки (исключены по умолчанию) — позволяют получателям создавать собственные отчеты в других рабочих областях на основе данных, связанных с этим отчетом. См. дополнительные сведения о создании отчетов на основе наборов данных из разных рабочих областей.

Ссылки для людей, у которых уже есть доступ, не имеют дополнительных параметров, так не предоставляют доступ к отчету.

Дополнительные сведения

  • Если пользователь пытается открыть отчет по ссылке, к которой у него нет доступа, для открытия отчета в этом случае потребуется другая ссылка или прямой доступ пользователя к отчету.
  • Если администратор клиента отключил ссылки для общего доступа для пользователей в вашей организации, вы можете копировать и предоставлять ссылки только для отдельных пользователей или людей, у которых уже есть доступ.
  • Если у вас есть разрешения на повторное предоставление общего доступа для отчета, но нет таких разрешений для базовых данных этого отчета, ссылки для общего доступа не будут предоставлять доступ к базовым данным.
  • Если у вас нет разрешений на предоставление общего доступа к отчету, вы можете копировать и совместно использовать ссылки только для людей с существующим доступом.
  • кроме того, если у вас нет лицензии Power BI Pro, вы можете копировать и совместно использовать ссылки только для людей с существующим доступом.

Управление разрешениями для отчета

Чтобы управлять разрешениями и ссылками, предоставляющими доступ к отчету, выберите Дополнительные параметры (...) в правом верхнем углу диалогового окна общего доступа, а затем выберите Управление разрешениями:

Screenshot of Manage permissions.

Откроется панель Управление разрешениями, где можно скопировать или изменить существующие ссылки или предоставить пользователям прямой доступ. Чтобы изменить заданную ссылку, выберите Дополнительные параметры (...) .

Screenshot of Manage permissions pane.

Чтобы предоставить пользователям прямой доступ к отчету, выберите знак "плюс" (+), введите имя или адрес электронной почты (а при необходимости и сообщение) и нажмите кнопку Предоставить доступ.

Screenshot of Grant people report access dialog.

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите пункт Дополнительно в нижнем колонтитуле панели Управление разрешениями. Откроется страница управления, на которой можно:

  • просматривать, создавать ссылки и управлять ими;
  • просматривать пользователей, имеющих прямой доступ, и управлять ими, а также предоставлять пользователям прямой доступ;
  • просматривать ожидающие приглашения и запросы на доступ и управлять ими;
  • просматривать связанное содержимое и управлять им;
  • применять функцию Фильтры или Поиск для конкретных ссылок или людей.

Screenshot of Manage permissions page.

Примечание

У каждого отчета может быть не более 1000 ссылок для общего доступа. В том маловероятном случае, когда для отчета будет достигнут этот максимальный предел, мы рекомендуем удалить ссылки, предоставляющие доступ отдельным пользователям, и предоставить таким пользователям прямой доступ.

Общий доступ к панели мониторинга

В списке панелей мониторинга или на открытой панели мониторинга выберите общий доступ .

Затем в диалоговом окне Общий доступ к панели мониторинга вы увидите параметр для предоставления пользователям или группам прямого доступа к панели мониторинга:

Screenshot of Share dashboard dialog

Введите имя или адрес электронной почты пользователя или группы (а при необходимости и сообщение) и нажмите кнопку Предоставить доступ.

Grant dashboard access to a person

Как и в случае с предоставлением общего доступа к отчету, вы можете указать, следует ли также предоставлять пользователям следующие разрешения.

  • Разрешения на повторное предоставление общего доступа (включены по умолчанию) — позволяют получателям предоставлять общий доступ к панели мониторинга другим пользователям.
  • Разрешения сборки (включены по умолчанию) — позволяют получателям создавать содержимое с использованием данных, связанных с этой панелью мониторинга.

Вы можете поделиться панелью мониторинга с гостевыми пользователями, чьи адреса не относятся к вашей организации, однако гостевые пользователи не могут повторно предоставлять общий доступ к панелям мониторинга. См. дополнительные сведения о предоставлении совместного доступа за пределами организации в этой статье.

Примечание

Поле ввода поддерживает не более 100 отдельных пользователей или групп. Если вам требуется больше пользователей, см. раздел Предоставление общего доступа более чем 100 отдельным пользователям в этой статье.

Управление разрешениями для панели мониторинга

Чтобы управлять разрешениями для панели мониторинга, выберите меню дополнительных параметров (. . .) в правом верхнем углу диалогового окна общий доступ к панели мониторинга , а затем выберите пункт Управление разрешениями:

Screenshot of the Manage permissions dashboard.

Откроется панель Управление разрешениями, где можно узнать, кто имеет прямой доступ, а также щелкнуть знак "плюс" (+), чтобы предоставить прямой доступ к панели мониторинга дополнительным пользователям.

Screenshot of Manage dashboard permissions pane.

Для получения дополнительных возможностей управления доступом выберите пункт Дополнительно в нижнем колонтитуле панели Управление разрешениями. Откроется страница управления, на которой можно:

  • просматривать пользователей, имеющих прямой доступ, и управлять ими, а также предоставлять пользователям прямой доступ;
  • просматривать ожидающие приглашения и запросы на доступ и управлять ими;
  • просматривать связанное содержимое и управлять им;
  • применять функцию Фильтры или Поиск для конкретных людей.

Screenshot of Manage dashboard permissions advanced page.

Чтобы запретить пользователю доступ к панели мониторинга, нажмите кнопку с многоточием ( ... ) рядом с разрешениями этого пользователя и выберите пункт Удалить доступ:

Screenshot of More options, Remove access dashboard.

В диалоговом окне Удаление доступа укажите, хотите ли вы также удалить доступ к связанному содержимому, например к отчетам и наборам данных. Лучше удалить доступ и к связанному содержимому, в противном случае оно может отображаться неправильно.

Screenshot of the Remove access dialog.

Общий доступ за пределами Организации

Когда вы предоставляете общий доступ пользователям не из вашей организации, они получают сообщение электронной почты со ссылкой на отчет или панель мониторинга. Чтобы увидеть предоставленный вами элемент, они должны войти в Power BI. Если у них нет лицензии Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU), они могут зарегистрироваться для ее получения, перейдя по ссылке.

После входа пользователи увидят отчет или панель мониторинга, предоставляемые для общего доступа, в отдельном окне браузера, а не на портале Power BI, как обычно. Для будущего доступа к этому отчету или этой панели мониторинга они должны добавить ссылку в закладки.

Пользователи не могут изменять какое-либо содержимое этого отчета или этой панели мониторинга. Они могут взаимодействовать с диаграммами, изменять фильтры или срезы, но не могут сохранять изменения.

Просматривать отчет или панель мониторинга, предоставленные для общего доступа, могут только непосредственные получатели. Например, если вы отправили сообщение электронной почты по адресу Vicki@contoso.com, панель мониторинга будет отображаться только для пользователя Vicki. Никто другой не сможет просмотреть эту панель мониторинга, даже если пользователь Vicki перенаправит им ссылку. Для доступа к панели мониторинга пользователю Vicki нужно будет использовать тот же самый адрес электронной почты. Доступ с какого-либо другого адреса не предоставляется.

Пользователи за пределами организации не смогут просматривать никакие данные, если для локальных табличных моделей Analysis Services реализована безопасность на уровне ролей или строк.

Чтобы предоставить доступ группе, в которой есть пользователи с внешними адресами электронной почты, используйте группу безопасности, а не группу рассылки. Пользователи с внешними адресами в группе рассылки не видят содержимое, к которому вы предоставили общий доступ, если только они не являются пользователями-гостями Azure Active Directory (Azure AD) B2B. Дополнительные сведения о пользователях-гостях Azure AD B2B.

Если отправить ссылку из мобильного приложения Power BI пользователям за пределами организации, при переходе по ссылке панель мониторинга открывается в браузере, а не в мобильном приложении Power BI.

Разрешение изменять содержимое внешним пользователям

Администратор Power BI может разрешить внешним гостевым пользователям изменять и контролировать содержимое в вашей организации. В этом случае доступ для внешних пользователей не будет ограничен только использованием данных. Они смогут изменять содержимое в организации и управлять им. См. дополнительные сведения о предоставлении содержимого Power BI внешним гостевым пользователям с помощью Azure AD B2B.

Предоставление общего доступа более чем 100 отдельным пользователям

Действие предоставления общего доступа выполняется не более чем для 100 пользователей или групп за раз. При этом к одному элементу можно предоставить доступ более чем 500 пользователям. Примеры, как это сделать:

  • Предоставьте общий доступ несколько раз, указывая пользователей по отдельности.
  • Предоставьте общий доступ группе, которая включает всех нужных пользователей.
  • Создайте отчет или панель мониторинга в рабочей области, а затем создайте из нее приложение. Вы можете предоставить общий доступ к приложению многим другим пользователям. См. дополнительные сведения о публикации приложений в Power BI.

Рекомендации и ограничения

Ниже приведены важные замечания об общем доступе к отчетам и панелям мониторинга.

  • Отчеты и панели мониторинга можно предоставить пользователям для общего доступа посредством прямого доступа; однако только для отчетов возможен общий доступ по ссылкам, которые предоставляют доступ к отчету и базовым данным.
  • Если у вас есть разрешения на повторное предоставление общего доступа к базовому набору данных и вы делитесь отчетом или панелью мониторинга с коллегами, вы также делитесь и соответствующим базовым набором данных. Ваши коллеги получают доступ ко всему набору данных, если только их доступ не ограничивает защита на уровне строк (RLS). Авторы отчетов могут использовать возможности настройки пользовательского интерфейса при просмотре отчетов или взаимодействии с ними, например скрывать столбцы, ограничивать действия с визуальными элементами и т. д. Эти настраиваемые возможности не ограничивают данные, которые могут быть доступны пользователям. Используйте безопасность на уровне строк (RLS) в наборе данных, чтобы учетные данные каждого пользователя могли определять, к каким данным они имеют доступ.
  • Все пользователи, которым предоставлен общий доступ к панели мониторинга, могут просматривать ее и взаимодействовать со связанными отчетами в режиме чтения. В общем случае они не могут создавать отчеты или сохранять изменения в существующих отчетах. Однако если выбрать параметр Разрешить получателям создавать содержимое с использованием данных, связанных с этой панелью мониторинга, они смогут создавать в других рабочих областях собственные отчеты на основе набора данных, используемого для этой панели мониторинга.
  • Они не смогут просматривать или скачивать этот набор данных, но смогут получить прямой доступ к нему с помощью функции "Анализ в Excel". Администратор может ограничить возможность использовать функцию "Анализ в Excel" для всех пользователей в группе. Тем не менее это ограничение будет действовать для всех членов группы и для всех рабочих областей, к которым принадлежит группа.
  • Любой пользователь может обновить данные вручную.
  • При использовании Microsoft 365 Exchange Online для работы с электронной почтой общий доступ можно предоставить членам группы рассылки, введя адрес электронной почты, связанный с группой рассылки.
  • Нельзя использовать единые группы Microsoft 365 для предоставления общего доступа напрямую. Если вы не хотите указывать отдельных пользователей, можно использовать группу безопасности для предоставления общего доступа нескольким пользователям.
  • Сотрудники с тем же доменом электронной почты, что и у вас, и сотрудники, домен которых отличается, но зарегистрирован в том же клиенте, могут предоставлять общий доступ к панели мониторинга. Например, предположим, что домены contoso.com и contoso2.com зарегистрированы в одном клиенте, а ваш адрес электронной почты — konrads@contoso.com. И ravali@contoso.com, и gustav@contoso2.com могут предоставлять общий доступ к вашей панели мониторинга при условии, что вы дали им на это разрешение.
  • Если у сотрудников уже есть доступ к определенному отчету или определенной панели мониторинга, вы можете отправить им прямую ссылку, скопировав URL-адрес на панели мониторинга или в отчете. Например: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.

Дальнейшие действия