Översikt över lager, inköp och returer

Inventeringsfunktionerna för Dynamics 365 Field Service omfattar:

• Lager
• Lagerjusteringar och överföringar
• Förbruknings- och faktureringsprodukter under arbetsorder
• Köpa
• Returer
• Lagerjournaler

För grundläggande lagerkrav använder många organisationer ovanstående funktioner som ingår i Field Service. För mer komplexa krav på inventering och prissättning har Field Service utformats för integrering med ERP-system (Enterprise Resource Planning). Ett vanligt exempel är integrering med Dynamics 365 Supply Chain Management med hjälp av en fördefinierad Common Data Service-mall "Potentiell kund till pengar"mall.

Förutsättningar

• Kunskaper inom produktkatalogfunktioner för Field Service är kritiska innan du använder lager, inköp och returer.

Kommentar

Endast produkter som har en Field Service-typ angiven som Lager spåras i lager. Tänk på det när du lägger till produkter i arbetsorder, inköpsorder och returer RMA (Return Merchandise Authorization) och förväntar dig att få se lagerändringar.

Lagerställen och produktlager

Ett lagerställe i Field Service är alla företagsplatser som innehåller lager. Detta omfattar både statiska och rörliga platser, exempelvis:

• Lager
• Teknikerlastbilar
• Distributionscentraler
• Lastkajer

Lagret för respektive lagerställe uppdateras utifrån de arbetsorderprodukter, inköpsorder, returer, justeringar och överföringar som används. Dessa sparas i tillhörande Produktlager-entitet.

För varje produkt i lagret spårar systemet följande:

• Disponibel kvantitetl – hur många enheter som återstår att säljas.
• Tilldelad kvantitet – hur många enheter som för närvarande visas i arbetsorder som tilldelade arbetsorderprodukter.
• Lagersaldo – summan av tillgänglig kvantitet och allokerad kvantitet. I grund och botten – enheter som inte sålts.
• Kvantitet på order – hur många enheter som för närvarande visas på inköpsorder men som inte har tagits emot och lagts till i lagret. I princip – enheterna som är på väg.

Lagerjusteringar och överföringar

Lagerjusteringar är en funktion som du kan använda för att lägga till eller ta bort lager manuellt från lagerställen. Funktionen används vanligtvis för rutinmässiga kontroller för att återspegla minskningar och fel, samt för att jämföra förväntat lager med faktiskt lager, justerat för differensen.

Lageröverföringar är en funktion som du kan använda för att överföra lager från ett källagerställe till ett destinationslagerställe. Det vanligaste exemplet på detta är att överföra lager från ett lagerställe till en teknikers lastbil.

Du kan också aktivera justeringar och överföringar i Field Service Mobile-appen om du vill tillåta att tekniker möts på fältet och registrerar en lageröverföring från en lastbil till en annan, t. ex.

Arbetsorderlager

Att lägga till produkter i arbetsorder och använda dem påverkar lagret.

Om du till exempel lägger till en produkt som uppskattad och tilldelad (Radstatus angiven som Uppskattad, Tilldelad och Ja) innebär detta att en del av lagret från angivet lagerställe reserveras, dock utan att de facto dras av.

Om en arbetsorderprodukt används under en arbetsorder (Radstatus angiven som Använd) dras lagret i det relaterade lagerstället av från produktantalet i arbetsordern. Vanligtvis är det lager ställe som visas i en arbetsorderprodukt teknikerns lastbil.

Inköpsorder

Inköpsorder (PO) används för att beställa produkter till ett lagerställe eller direkt till en arbetsorder för att slutföra arbete på platsen.

Inköpsorderprocessen omfattar:

1. Begära produkter från en leverantör genom att skapa en inköpsorder och lägger till Inköpsorderprodukter.
2. Få godkännande.
3. Dokumentera mottagande av produkter genom att skapa en inleverans av inköpsorder och tillhörande produkter. Då läggs de mottagna produkterna till i lagerinventeringen eller som arbetsorderprodukter.

Returer

Ibland måste samma organisation som installerar delar och utrustning på en kunds plats bearbeta en retur av den produkten eller kundtillgången.

Vanliga exempel på varför returer kan komma att initieras:

• Del eller utrustning är defekt
• Kunden är missnöjd
• En reparation krävs, och reparationen kommer inte att utföras på plats utan hos serviceleverantören eller tillverkaren
• Utrustningen var placerad på kundens plats som en del av ett lån som slutar och inte kommer att förnyas

Field Service stöder tre färdiga standardreturer:

• Retur till lager
• Retur till leverantör
• Ändring av ägarskap till utrustning

Det finns tre steg när du utfärdar en retur:

1. Skapa RMA (return merchandise authorization): alla produktreturer påbörjas med RMA-koder. RMA-koden märker ut de produkter som ska returneras samt all annan viktig information, t. ex. prissättning. Det anger också en bearbetningsåtgärd, vilket är typen av retur.
2. Skapa RMA-inleverans: Returen slutförs inte förrän en returinleverans skapas. RMA-inleveransen bekräftar att rätt produkt och kvantitet tagits emot, samt datumet och den person som hanterar inleveransen.
3. Justeringar av lager och kundtillgångar utförs: Detta görs automatiskt i bakgrunden.

Andra viktiga funktioner i RMAs innefattar möjligheten att skicka krediter till kunder som påbörjar returer och möjligheten att spåra ändringar som en del av kundtillgångens servicehistorik.

Lagerjournaler

Alla lagertransaktioner registreras i entiteten Lagerjournaler som du hittar via en avancerad sökning. Om en produkt exempelvis har allokerats till en arbetsorder skapas en lagerjournal som ökar den kvantitet som tilldelats med "ett". När samma produkt sedan används för att slutföra arbetsordern skapas ytterligare en lagerjournal som minskar lagersaldot. Detta händer för alla ökningar och minskningar i produktlagret. I princip fungerar lagerjournaler som en lagerredovisning inom Field Service.

Viktigast av detta är att lagerjournaler ibland används för att integrera lagertransaktioner för Field Service i externa ERP-system, beroende på hur integreringen är konstruerad. För att göra integreringarna enklare och mer flexibel kan du skapa lagerjournaler manuellt.

Att tänka på vid konfigurationen

• Om du lägger till säkerhetsrollen lagerinköp till en användares befintliga säkerhetsroll (avsändare eller resurs) får dessa tillgång till att skapa och redigera lagerrelaterade entiteter, t. ex. lager, inköpsorder och RMA.
• Genom att lägga till ett lagerställe för varje bokningsbar resurs kan du definiera standardlagerstället som används när den bokningsbara resursen använder en arbetsorderprodukt.