Exportera data som används för att skapa en visualiseringExport the data that was used to create a visualization

Viktigt

Inte alla data kan visas eller exporteras av alla användare.Not all data can be viewed or exported by all users. Det finns skyddsmekanismer som rapportutvecklare och administratörer använder när de skapar instrumentpaneler och rapporter.There are safeguards that report designers and administrators use when building dashboards and reports. Vissa data är begränsade, dolda eller konfidentiella och kan inte visas eller exporteras utan särskilda behörigheter.Some data is restricted, hidden, or confidential, and cannot be seen or exported without special permissions.

Vem kan exportera dataWho can export data

Om du har behörighet till data kan du se och exportera de data som Power BI använder för att skapa en visualisering.If you have permissions to the data, you can see and export the data that Power BI uses to create a visualization. Data är ofta konfidentiella eller begränsade till vissa användare.Often, data is confidential or limited to specific users. I dessa fall kommer du inte att kunna se eller exportera dessa data.In those cases, you will not be able to see or export that data. Mer information finns i avsnittet Begränsningar och överväganden i slutet av det här dokumentet.For details, see the Limitations and considerations section at the end of this document.

Visa och exportera dataViewing and exporting data

Om du vill se de data som Power BI använder för att skapa en visualisering, kan du visa dessa data i Power BI.If you'd like to see the data that Power BI uses to create a visualization, you can display that data in Power BI. Du kan också exportera dessa data till Excel som en .xlsx - eller .csv-fil.You can also export that data to Excel as an .xlsx or .csv file. Alternativet för att exportera data kräver en Pro- eller Premium-licens samt redigeringsbehörigheter för datamängden och rapporten.The option to export the data requires a Pro or Premium license as well as edit permissions to the dataset and report. Om du har åtkomst till instrumentpanelen eller rapporten, men aktuella data klassificeras som strikt konfidentiella , tillåter inte Power BI att du exporterar dessa data.If you have access to the dashboard or report but the data is classified as highly confidential , Power BI will not allow you to export the data.

Här kan du se Will exportera data från en visualisering i sin rapport, spara den som .xlsx-fil och öppna den i Excel.Watch Will export the data from one of the visualizations in his report, save it as an .xlsx file, and open it in Excel. Prova sedan själv genom att följa de stegvisa anvisningarna under videon.Then follow the step-by-step instructions below the video to try it out yourself. Observera att en äldre version av Power BI används i den här videon.Note that this video uses an older version of Power BI.

Exportera data från en Power BI-instrumentpanelExport data from a Power BI dashboard

  1. Välj Fler åtgärder (...) i det övre högra hörnet i visualiseringen.Select More actions (...) from the upper-right corner of the visualization.

    Skärmbild av en visualisering med en pil som pekar på ellipsknappen.

  2. Välj alternativet Exportera till .csv.Choose the Export to .csv option.

    Skärmbild av ellipslistrutan med alternativet Exportera data framhävt.

  3. Power BI exporterar aktuella data till en .csv-fil.Power BI exports the data to a .csv file. Om du har filtrerat visualiseringen filtreras även .csv-exporten.If you've filtered the visualization, then the .csv export will be filtered as well.

  4. Din webbläsare uppmanar dig att spara filen.Your browser will prompt you to save the file. När du har sparat .csv-filen , öppnar du den i Excel.Once saved, open the .csv file in Excel.

    Skärmbild av .csv-filen där exporterade data visas.

Exportera data från en rapportExport data from a report

Om du vill följa med kan du öppna exempelrapporten för anskaffningsanalys i redigeringsvyn i Power BI-tjänsten.To follow along, open the Procurement analysis sample report in the Power BI service in Editing view. Lägg till en ny tom rapportsida.Add a new blank report page. Följ sedan stegen nedan för att lägga till en sammansättning, en hierarki och ett filter på visualiseringsnivå.Then follow the steps below to add an aggregation, hierarchy, and a visualization-level filter.

Skapa ett staplat kolumndiagramCreate a stacked column chart

  1. Skapa ett nytt staplat kolumndiagram.Create a new Stacked column chart.

    Skärmbild av mall för grupperat stående stapeldiagram.

  2. I fönstret Fält väljer du Plats > Stad , Plats > Land/region och Faktura > Rabattprocent.From the Fields pane, select Location > City , Location > Country/Region , and Invoice > Discount Percent. Du kan behöva flytta Rabattprocent till området Värde.You may have to move Discount Percent into the Value well.

    Skärmbild av visualiseringen under uppbyggnad. Stad och mängd rabattprocent framhävs.

  3. Ändra sammanställningen för Rabattprocent från Antal till Medelvärde.Change the aggregation for Discount Percent from Count to Average. I området Värde väljer du pilen till höger om Rabattprocent (det kan stå Mängd rabattprocent ) och sedan Medelvärde.In the Value well, select the arrow to the right of Discount Percent (it may say Count of Discount Percent ), and choose Average.

    Skärmbild av aggregeringslistan med alternativet för genomsnitt framhävt.

  4. Lägg till ett filter till Stad , välj alla städer och ta sedan bort Atlanta.Add a filter to City , select all cities, and then remove Atlanta.

    Skärmbild av stadsfiltret med den avmarkerade kryssrutan Atlanta, GA framhävd.

  5. Öka detaljnivån en nivå nedåt i hierarkin.Drill down one level in the hierarchy. Aktivera ökad detaljnivå och öka detaljnivån till nivån Stad.Turn on drilling and drill down to the City level.

    Skärmbild av det visuella objektet med ökad detaljnivå till stadsnivå.

Vi är nu redo att testa båda alternativen för dataexport.Now we're ready to try out both options for exporting data.

Exportera * sammanfattade _ dataExport * summarized _ data

Välj alternativet _ Sammanfattade data * om du vill exportera data för innehållet i det visuella objektet.Select the option for _ Summarized data * if you want to export data for what you see in that visual. Den här typen av export visar bara de data (kolumner och mått) som används för att skapa det visuella objektet.This type of export shows you only the data (columns and measures) that are being used to create the visual. Om visualiseringen har en aggregering exporterar du aggregerade data.If the visual has an aggregate, you'll export aggregated data. Om du till exempel har ett stapeldiagram med fyra staplar får du fyra rader med Excel-data.For example, if you have a bar chart showing four bars, you'll get four rows of Excel data. Sammanfattade data är tillgängliga i Power BI-tjänsten som .xlsx och .csv samt i Power BI Desktop som .csv.Summarized data is available in the Power BI service as .xlsx and .csv and in Power BI Desktop as .csv.

  1. Välj ellipsen i det övre högra hörnet av visualiseringen.Select the ellipsis in the upper-right corner of the visualization. Välj Exportera data.Select Export data.

    Skärmbild av det övre högra hörnet med ellipsknappen och alternativet Exportera data framhävda.

    Eftersom visualiseringen har ett aggregat (du ändrade Antal till genomsnitt ) har du två alternativ i Power BI-tjänsten:In the Power BI service, since your visualization has an aggregate (you changed Count to average ), you'll have two options:

    • Sammanfattade dataSummarized data

    • Underliggande dataUnderlying data

    För mer information om att förstå mängder kan du läsa Mängder i Power BI.For help understanding aggregates, see Aggregates in Power BI.

    Anteckning

    I Power BI Desktop har du endast alternativet att exportera sammanfattade data som en .csv-fil.In Power BI Desktop, you'll only have the option to export summarized data as a .csv file.

  2. För Exportera data väljer du Sammanfattade data och antingen .xlsx eller .csv och sedan Exportera.From Export data , select Summarized data , either choose .xlsx or .csv , and then select Export. Power BI exporterar data.Power BI exports the data.

    Skärmbild av skärmbilden Exportera data med alternativen för sammanfattade data, xlsx och export framhävda.

  3. När du väljer Exportera får du ett meddelande om att spara filten från webbläsaren.When you select Export , your browser prompts you to save the file. Öppna filen i Excel när du har sparat den.Once saved, open the file in Excel.

    Skärmbild av Excel-utdata.

    I det här exemplet visar vår Excel-export en summa för varje ort.In this example, our Excel export shows one total for each city. Atlanta ingår inte i resultaten eftersom vi har filtrerat bort det.Since we filtered out Atlanta, it isn't included in the results. Den första raden i vårt kalkylblad visar de filter som Power BI använde vid extraheringen av data.The first row of our spreadsheet shows the filters that Power BI used when extracting the data.

    • Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet.All the data used by the hierarchy is exported, not simply the data used for the current drill level for the visual. Till exempel hade vi ökat detaljnivån ned till stadsnivå, men vår export innehåller även landsdata.For example, we had drilled down to the city level, but our export includes country data as well.

    • Våra exporterade data aggregeras.Our exported data is aggregated. Vi får en totalsumma, en rad, för varje stad.We get a total, one row, for each city.

    • Eftersom vi tillämpade filter på visualiseringen exporteras data enligt filtret.Since we applied filters to the visualization, the exported data will export as filtered. Observera att den första raden visar Applied filters: City is not Atlanta, GA (Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA).Notice that the first row displays Applied filters: City is not Atlanta, GA.

Exportera * underliggande _ dataExport * underlying _ data

Välj det här alternativet om du vill visa data i det visuella objektet och ytterligare data från datauppsättningen (mer information finns i diagrammet nedan).Select this option if you want to see the data in the visual and additional data from the dataset (see chart below for details). Om det visuella objektet har en aggregering tas den bort om du väljer _ Underliggande data *.If your visualization has an aggregate, selecting _ Underlying data * removes the aggregate. I det här exemplet visar Excel-exporten en rad för varje Stadsrad i vår datamängd och rabattprocenten för varje post.In this example, the Excel export shows one row for every single City row in our dataset and the discount percent for that single entry. Power BI plattar ut data i stället för att aggregera dem.Power BI flattens the data, it doesn't aggregate it.

När du väljer Exportera , exporterar Power BI aktuella data till en xlsx-fil och webbläsaren uppmanar dig att spara filen.When you select Export , Power BI exports the data to an .xlsx file and your browser prompts you to save the file. Öppna filen i Excel när du har sparat den.Once saved, open the file in Excel.

  1. Välj ellipsen i det övre högra hörnet av det visuella objektet.Select the ellipsis from the upper-right corner of the visualization. Välj Exportera data.Select Export data.

    Skärmbild av det övre högra hörnet med ellipsknappen och alternativet Exportera data framhävda.

    Eftersom visualiseringen har ett aggregat (du ändrade Antal till genomsnitt ) har du två alternativ i Power BI-tjänsten:In the Power BI service, since your visualization has an aggregate (you changed Count to average ), you'll have two options:

    • Sammanfattade dataSummarized data

    • Underliggande dataUnderlying data

    För mer information om att förstå mängder kan du läsa Mängder i Power BI.For help understanding aggregates, see Aggregates in Power BI.

    Anteckning

    I Power BI Desktop har du endast alternativet att exportera sammanfattade data.In Power BI Desktop, you'll only have the option to export summarized data.

  2. Från Exportera data väljer du Underliggande data och sedan Exportera.From Export data , select Underlying data , and then select Export. Power BI exporterar data.Power BI exports the data.

    Skärmbild av Exportera data med underliggande data markerade.

  3. När du väljer Exportera får du ett meddelande om att spara filten från webbläsaren.When you select Export , your browser prompts you to save the file. Öppna filen i Excel när du har sparat den.Once saved, open the file in Excel.

    Skärmbild av .xlsx-filen där exporterade data visas.

    • Den här skärmbilden visar bara en liten del av Excel-filen. Det innehåller fler än 100 000 rader.This screenshot shows you only a small portion of the Excel file; it has more than 100,000 rows.

    • Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet.All the data used by the hierarchy is exported, not simply the data used for the current drill level for the visual. Till exempel hade vi ökat detaljnivån ned till stadsnivå, men vår export innehåller även landsdata.For example, we had drilled down to the city level, but our export includes country data as well.

    • Eftersom vi tillämpade filter på visualiseringen exporteras data enligt filtret.Since we applied filters to the visualization, the exported data will export as filtered. Observera att den första raden visar Applied filters: City is not Atlanta, GA (Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA).Notice that the first row displays Applied filters: City is not Atlanta, GA.

Anpassa användarupplevelsen för dataexportCustomize the export data user experience

Användare som beviljas åtkomst till en rapport beviljas åtkomst till hela den underliggande datauppsättningen , om inte säkerhet på radnivå (RLS) begränsar åtkomsten.Users who are granted access to a report are granted access to the entire underlying dataset , unless row-level security (RLS) limits their access. Rapportförfattare och Power BI-administratörer kan använda de funktioner som beskrivs nedan för att anpassa användarupplevelsen.Report authors and Power BI administrators can use the capabilities described below to customize the user experience.

  • Rapportförfattare bestämmer vilka exportalternativ som är tillgängliga för användare.Report authors decide which export options are available to users.

  • Power BI-administratörer kan inaktivera vissa eller alla dataexportalternativ för deras organisation.Power BI administrators can turn off some or all data export options for their organization.

  • Datamängdsägare kan ange säkerhet på radnivå (RLS).Dataset owners can set row level security (RLS). RLS begränsar åtkomsten till skrivskyddade användare.RLS will restrict access to read-only users. Men om du har konfigurerat en apparbetsyta och gett medlemmar redigeringsbehörighet tillämpas inte RLS-roller för dem.But if you have configured an app workspace and given members edit permissions, RLS roles will not be applied to them. Mer information finns i Säkerhet på radnivå.For more information, see Row-level security.

  • Rapportförfattare kan dölja kolumner så att de inte visas i listan Fält.Report authors can hide columns so that they don't show up in the Fields list. Mer information finns i Egenskaper för datamängdFor more information, see Dataset properties

Dessa anpassade användarupplevelser begränsar inte vilka data som användare kan komma åt i datauppsättningen. Använd säkerhet på radnivå (RLS) i datauppsättningen så att varje persons autentiseringsuppgifter avgör vilka data de har åtkomst till.These customized user experience do not restrict what data users can access in the dataset. Use row-level security (RLS) in the dataset so that each person's credentials determine which data they can access.

Skydda data när de exporteras från Power BIProtect data when it is exported out of Power BI

  • Rapportförfattare kan klassificera och märka rapporter med Microsoft Information Protection-känslighetsetiketter.Report authors can classify and label reports using Microsoft Information Protection sensitivity labels. Om känslighetsetiketten har skyddsinställningar kommer Power BI att tillämpa dessa skyddsinställningar när du exporterar rapportdata till Excel-, PowerPoint- eller PDF-filer.If the sensitivity label has protection settings, Power BI will apply these protection settings when export report data to Excel, PowerPoint, or PDF files. Endast behöriga användare kan öppna skyddade filer.Only authorized users can open protected files.

  • Säkerhets- och Power BI-administratörer kan använda Microsoft Cloud App Security för att övervaka användarnas åtkomst och aktiviteter, utföra riskanalyser i realtid och ange etikettspecifika kontroller.Security and Power BI a administrators can use Microsoft Cloud App Security to monitor user access and activity, perform real-time risk analysis, and set label-specific controls. Organisationer kan till exempel använda Microsoft Cloud App Security till att konfigurera en princip som förhindrar att användare laddar ned känsliga data från Power BI till ohanterade enheter.For example, organizations can use Microsoft Cloud App Security to configure a policy that prevents users from downloading sensitive data from Power BI to unmanaged devices.

Exportera underliggande dataExport underlying data details

Vad som visas när du väljer Underliggande data kan variera.What you see when you select Underlying data can vary. Du kanske behöver hjälp från din administratör eller IT-avdelning för att förstå den här informationen.Understanding these details may require the help of your admin or IT department.

Visualiseringen innehållerVisual contains Vad som visas i exportenWhat you'll see in export
AggregeringarAggregates Den första aggregeringen och icke-dolda data från hela tabellen för den aggregeringen.the first aggregate and non-hidden data from the entire table for that aggregate
AggregeringarAggregates Relaterade data – om det visuella objektet använder data från andra datatabeller som är relaterade till datatabellen som innehåller samlingen (så länge relationen är *:1 eller 1:1).related data - if the visual uses data from other data tables that are related to the data table that contains the aggregate (as long as that relationship is *:1 or 1:1)
Mått*Measures* alla mått i visualiseringen och alla mått från datatabeller som innehåller något mått som används i visualiseringenall measures in the visual and all measures from any data table containing a measure used in the visual
Mått*Measures* alla icke-dolda data från tabeller som innehåller måttet (så länge relationen är *:1 eller 1:1)all non-hidden data from tables that contain that measure (as long as that relationship is *:1 or 1:1)
Mått*Measures* alla data från alla tabeller som är relaterade till tabeller som innehåller mått via en kedja av *: 1 av 1:1)all data from all tables that are related to table(s) containing the measures via a chain of *:1 of 1:1)
Endast måttMeasures only alla icke-dolda kolumner från alla relaterade tabeller (för att expandera måttet)all non-hidden columns from all related tables (to expand the measure)
Endast måttMeasures only sammanfattade data för alla dubblettrader för modellmåttsummarized data for any duplicate rows for model measures

* I rapportvyn i Power BI Desktop eller -tjänsten visas ett mått i listan Fält med en kalkylatorikon visar ikon.* In Power BI Desktop or service, in the reporting view, a measure shows in the Fields list with a calculator icon showing icon. Mått kan skapas i Power BI Desktop.Measures can be created in Power BI Desktop.

Ange exportalternativ förSet the export options

Power BI-rapportdesigners styr vilka typer av alternativ för export av data som är tillgängliga för deras kunder.Power BI report designers control the types of data export options that are available for their consumers. Alternativen är:The choices are:

  • Tillåt slutanvändarna att exportera sammanfattade data från Power BI-tjänsten eller Power BI-rapportservernAllow end users to export summarized data from the Power BI service or Power BI Report Server

  • Tillåt slutanvändarna att exportera sammanfattade och underliggande data från tjänsten eller rapportservernAllow end users to export both summarized and underlying data from the service or Report Server

  • Tillåt inte slutanvändare att exportera alla data från tjänsten eller rapportservernDon't allow end users to export any data from the service or Report Server

    Viktigt

    Vi rekommenderar att rapportdesigner går tillbaka till gamla rapporter och återställer exportalternativet manuellt, om det behövs.We recommend that report designers revisit old reports and manually reset the export option as needed.

För att ange de här alternativen:To set these options:

  1. Börja i Power BI Desktop.Start in Power BI Desktop.

  2. I det övre vänstra hörnet, väljer du alternativet Fil > och alternativet > Inställningar.From the upper left corner, select File > Options and Settings > Options.

  3. Under AKTUELL FIL väljer du Rapportinställningar.Under CURRENT FILE , select Report settings.

    skrivbordsrapportinställningar

  4. Gör ditt val från avsnittet Exportera data.Make your selection from the Export data section.

Du kan även uppdatera den här inställningen i Power BI-tjänsten.You can also update this setting in the Power BI service.

Det är viktigt att observera att om Power BI-administratörens portalinställningar är i konflikt med rapportinställningarna för Exportera data, åsidosätter administratörsinställningarna inställningarna för dataexport.It's important to note that if the Power BI admin portal settings conflict with the report settings for export data, the admin settings will override the export data settings.

Begränsningar och övervägandenLimitations and considerations

Dessa begränsningar och överväganden gäller för Power BI Desktop och Power BI-tjänsten, inklusive Power BI Pro och Premium.These limitations and considerations apply to Power BI Desktop and the Power BI service, including Power BI Pro and Premium.

  • Om du vill exportera data från ett visuellt objekt, måste du ha Skapa-behörighet för den underliggande datamängden.To export the data from a visual, you need to have Build permission for the underlying dataset.

  • Det maximala antal rader som Power BI Desktop och Power BI-tjänsten kan exportera från en rapport i importläge till en .csv-fil är 30 000.The maximum number of rows that Power BI Desktop and Power BI service can export from an import mode report to a .csv file is 30,000.

  • Det maximala antal rader som programmen kan exportera från en rapport i importläge till en .xlsx-fil är 150 000.The maximum number of rows that the applications can export from an import mode report to an .xlsx file is 150,000.

  • Exportera med hjälp av Underliggande data fungerar inte om:Export using Underlying data won't work if:

    • versionen är äldre än från 2016.the version is older than 2016.

    • tabellerna i modellen saknar en unik nyckel.the tables in the model don't have a unique key.

    • en administratör eller rapportdesigner har inaktiverat den här funktionen.an administrator or report designer has disabled this feature.

  • Export med Underliggande data fungerar inte om alternativet Visa objekt utan data är aktiverat för den visualisering som Power BI exporterar.Export using Underlying data won't work if you enable the Show items with no data option for the visualization Power BI is exporting.

  • När du använder DirectQuery är den maximala mängd data som Power BI kan exportera 16 MB okomprimerade data.When using DirectQuery, the maximum amount of data that Power BI can export is 16-MB uncompressed data. Ett oönskat resultat kan vara att du exporterar mindre än det maximala antalet rader, som är 150 000.An unintended result may be that you export less than the maximum number of rows of 150,000. Det är troligt omThis is likely if:

    • Det finns många kolumner.There are too many columns. Försök att minska antalet kolumner och exportera igen.Try reducing the number of columns and exporting again.

    • det finns data som är svåra att komprimeraThere's data that is difficult to compress.

    • andra faktorer är inblandade som påverkar filstorleken och minskar antalet rader som Power BI kan exportera.Other factors are at play that increase file size and decrease the number of rows Power BI can export.

  • Om visualiseringen använder data från mer än en datatabell och det inte finns någon relation för dessa tabeller i datamodellen, exporterar Power BI endast data för den första tabellen.If the visualization uses data from more than one data table, and no relationship exists for those tables in the data model, Power BI only exports data for the first table.

  • Visuella Power BI-objekt och visuella R-objekt stöds inte för tillfället.Power BI visuals and R visuals aren't currently supported.

  • I Power BI kan du byta namn på ett fält (en kolumn) genom att dubbelklicka på fältet och skriva ett nytt namn.In Power BI, you can rename a field (column) by double-clicking the field and typing a new name. Power BI refererar till det nya namnet som ett alias.Power BI refers to the new name as an alias. Ibland kan det hända att en Power BI-rapport innehåller dubbla fältnamn, men Excel tillåter inte dubbletter.It's possible that a Power BI report can end up with duplicate field names, but Excel doesn't allow duplicates. Så när Power BI exporterar data till Excel, återställs ett fältalias till de ursprungliga fältnamnen (kolumnnamnen).So when Power BI exports the data to Excel, the field aliases revert to their original field (column) names.

  • Om det finns Unicode-tecken i .csv-filen , visas texten inte korrekt i Excel.If there are Unicode characters in the .csv file, the text in Excel may not display properly. Valutasymboler och främmande ord är exempel på Unicode-tecken.Examples of Unicode characters are currency symbols and foreign words. Du kan öppna filen i Anteckningar, då visas Unicode korrekt.You can open the file in Notepad and the Unicode will display correctly. Om du vill öppna filen i Excel, är lösningen att importera .csv-filen.If you want to open the file in Excel, the workaround is to import the .csv. För att importera filen till Excel:To import the file into Excel:

    1. Öppna Excel.Open Excel.

    2. Gå till fliken Data.Go to the Data tab.

    3. Välj Hämta externa data > Från text.Select Get external data > From text.

    4. Gå till den lokala mappen där filen lagras och välj .csv-filen.Go to the local folder where the file is stored and select the .csv.

  • När du exporterar till .csv undantas vissa tecken med en inledande ' för att förhindra skriptkörning när den öppnas i Excel.When exporting to .csv , certain characters will be escaped with a leading ' to prevent script execution when opened in Excel. Detta händer när:This happens when:

    • Kolumnen definieras som typen ”Text” i datamodellen ochThe column is defined as type "text" in the data model, and
    • Det första tecknen i texten är något av följande: =, @, +,-The first character of the text is one of the following: =, @, +, -
  • Power BI-administratörer kan inaktivera export av data.Power BI admins can disable the export of data.

Har du fler frågor?More questions? Fråga Power BI CommunityTry asking the Power BI Community