Thiết lập thỏa thuận để tự động tạo lệnh sản xuất và hóa đơn

Thỏa thuận Field Service cho phép các tổ chức tự động tạo lệnh sản xuất và hóa đơn với chi tiết, tần suất và khoảng ngày định sẵn. Thỏa thuận được sử dụng phổ biến nhất cho lịch trình bảo trì, theo đó một tổ chức phải thực hiện kiểm tra thiết bị hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Dưới đây là một vài cách khác để có thể cấu hình và sử dụng thỏa thuận. Thỏa thuận sẽ tạo:

• Lệnh sản xuất kiểm tra hàng ngày mà người điều vận lập lịch thông qua bảng lịch trình hoặc trợ lý lịch trình.
• Lệnh công việc bảo trì hàng tháng được tự động lên lịch bởi Resource Scheduling Optimization.
• Lệnh sản xuất hàng tuần, theo đó thỏa thuận chỉ định cùng một nguồn lực mỗi lần theo thời gian bắt đầu được xác định.
• Một lệnh sản xuất mỗi tháng để kiểm tra nhiều tài sản của khách hàng tại địa điểm của khách hàng.
• Nhiều lệnh sản xuất mỗi năm để kiểm tra nhiều tài sản tại địa điểm của khách hàng.
• Hóa đơn hàng quý để lập hóa đơn khách hàng cho các sản phẩm và dịch vụ định sẵn.

Để sử dụng thỏa thuận, bạn sẽ cần:

1. Tạo Thỏa thuận. Xác định các chi tiết cấp cao như khách hàng, phạm vi ngày và bảng giá.
2. Tạo Thiết lập đăng ký thỏa thuận trong đó bạn sẽ xác định tần suất tạo lệnh sản xuất cho thỏa thuận, cùng với các chi tiết cơ bản về lệnh sản xuất cuối cùng như Loại lệnh sản xuất.
3. Thêm Sự cố trong thỏa thuận, Sản phẩm, Dịch vụ, và Nhiệm vụ dịch vụ xác định chi tiết cụ thể của công việc sẽ được thực hiện như một phần của mỗi lệnh sản xuất được tạo.
4. Kích hoạt thỏa thuận và Ngày đăng ký thỏa thuận sẽ được tạo cùng với lệnh sản xuất khi ngày đến gần.

Hãy tìm hiểu 2 tình huống để biết cách thỏa thuận có thể tạo các lệnh sản xuất và hóa đơn.

Điều kiện tiên quyết

• Dữ liệu liên quan đến lệnh sản xuất chẳng hạn như tài khoản, loại sự cố, sản phẩm, dịch vụ và nhiệm vụ dịch vụ được cấu hình trong hệ thống của bạn.

• Xem xét việc chỉ định tiền tố thỏa thuận và số bắt đầu. Để biết thêm thông tin, hãy chuyển tới Cài đặt thỏa thuận.

• Chủ sở hữu được chỉ định của thỏa thuận, thiết lập đăng ký thỏa thuận và thiết lập hóa đơn thỏa thuận cần có quyền để tạo hóa đơn, chi tiết hóa đơn, lệnh sản xuất, sự cố lệnh sản xuất, sản phẩm lệnh sản xuất, dịch vụ lệnh sản xuất, nhiệm vụ dịch vụ lệnh sản xuất, yêu cầu nguồn lực và đăng ký.

Tình huống 1: Tự động tạo lệnh sản xuất để bảo trì tài sản

Tổ chức phải thực hiện bảo trì hàng tháng đối với một thiết bị mà họ đã lắp đặt tại địa điểm của khách hàng trong 2 năm tiếp theo. Họ muốn sử dụng Dynamics 365 Field Service để tự động tạo các công việc bảo trì vào giữa mỗi tháng với một số sự linh hoạt. Họ muốn người điều vận lập lịch công việc bảo trì hàng tháng cho kỹ thuật viên hiện trường tốt nhất và phù hợp nhất, đồng thời lập hóa đơn khách hàng cho công việc đã hoàn thành với giá thỏa thuận.

Chúng tôi sẽ sử dụng các thỏa thuận - cùng với tài sản của khách hàng, loại sự cố và bảng giá - để định cấu hình kịch bản này.

Bước 1: Tạo thỏa thuận

Từ menu chính, đi tới Dịch vụ hiện trường>Thỏa thuận>+Mới.

Điền thông tin của bạn. Sử dụng các chú giải công cụ tiện dụng làm hướng dẫn.

• Tài khoản dịch vụ & Tài khoản thanh toán: Tài khoản dịch vụ xác định nơi sẽ diễn ra lệnh sản xuất theo thỏa thuận, trong khi tài khoản thanh toán xác định hóa đơn sẽ được gửi đến ai. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập Tạo và quản lý tài khoản.

• Trạng thái hệ thống: Xác định xem thỏa thuận hiện có đang được thực thi hay không. Đặt thành Ước tính trong khi xây dựng thỏa thuận mới và thêm chi tiết. Chúng tôi sẽ đặt thành Hoạt động sau khi chúng tôi sẵn sàng bắt đầu thực hiện lệnh sản xuất và gửi hóa đơn.

• Bắt đầu & Ngày kết thúc: Xác định thời hạn của thỏa thuận.

• Bảng giá: Chỉ định giá của tất cả sản phẩm và dịch vụ liên quan đến thỏa thuận và kiểm soát bảng giá được điền trên lệnh sản xuất và hóa đơn được tạo từ thỏa thuận này. Thêm tất cả các sản phẩm và dịch vụ sẽ được sử dụng trong khi thỏa thuận vào bảng giá thỏa thuận. Các thỏa thuận thường bao gồm giá thương lượng cho hàng hóa và dịch vụ được phản ánh trong một bảng giá hoàn toàn mới. Nếu cần, có thể cập nhật thủ công bảng giá trên các lệnh sản xuất và hóa đơn xuất ra.

Trong tab Khác , bạn có thể nhập thêm thông tin chi tiết chẳng hạn như Lãnh thổ dịch vụ các lệnh sản xuất tạo ra phải là một phần của và Thời gian tạo bản ghi, cho biết thời gian trong ngày của lệnh sản xuất, hóa đơn và các bản ghi khác liên quan đến thỏa thuận này phải được tạo. Định nghĩa này rất quan trọng vì một số tổ chức không muốn có thỏa thuận tạo lệnh sản xuất vào giữa ngày làm việc. Nếu không đặt giá trị nào thì giá trị mặc định sẽ là giá trị trong Field Service Cài đặt.

Cuối cùng, Lưu.

Bước 2: Thiết lập lặp lại đăng ký

Sau khi tạo thỏa thuận, chỉ định tần suất tạo lệnh sản xuất.

Trong phần Thiết lập đăng ký , chọn +Thêm bản ghi Thiết lập đăng ký.

Điền thông tin của bạn để tạo lịch trình thỏa thuận. Sử dụng lời mách nước hữu ích làm hướng dẫn.

• Tên: Nhập tên lịch trình thỏa thuận. Ví dụ: nó có thể là "Bảo trì hàng tháng". Việc đặt tên rất quan trọng vì một thỏa thuận có thể có nhiều lần đăng ký lặp lại. Ví dụ: tổ chức dịch vụ có thể thực hiện bảo trì hàng tuần và hàng tháng như là một phần của thỏa thuận tương tự.

Cài đặt lệnh sản xuất

• Tự động tạo lệnh sản xuất: Đặt thành Có để thỏa thuận này tự động tạo lệnh sản xuất. Hệ thống sẽ tạo lệnh sản xuất trên cơ sở luân phiên. Lệnh sản xuất đã tạo sẽ xuất hiện trong chế độ xem lệnh sản xuất đang hoạt động với trạng thái Mở-Không lên lịch. Nếu được đặt thành Không, bạn phải tạo lệnh sản xuất theo cách thủ công cho từng ngày trong lịch trình, như chúng ta sẽ khám phá ở phần sau của bài viết này.

• Tạo trước ngày lệnh sản xuất: Cho biết lệnh sản xuất sẽ được tạo bao nhiêu ngày trước ngày dịch vụ dự kiến. Nếu bạn chọn trước một số ngày lớn, mục tồn đọng lệnh sản xuất có thể lớn hơn mong muốn; tuy nhiên, nếu bạn chọn trước một vài ngày, bạn có thể không có thời gian chuẩn bị. Nếu không có giá trị nào được nhập ở cấp thỏa thuận thì sẽ có cài đặt toàn môi trường trong Cài đặt Field Service>Thỏa thuận tab > Tạo Thỏa thuận Lệnh sản xuất X ngày trước. Nếu trường này không có giá trị, lệnh sản xuất sẽ được tạo trước 7 ngày đặt chỗ vào thời điểm tạo bản ghi nhập trên thỏa thuận.

Loại lệnh sản xuất, Mức độ ưu tiên, Tóm tắt lệnh sản xuất và Địa điểm làm việc được nhập vào đây sẽ được chuyển thành các lệnh sản xuất tạo ra.

Cài đặt đăng ký

• Tự động tạo đăng ký: Đặt thành Có để yêu cầu công việc được tạo trong sổ hệ thống (bất kể được tạo tự động hay được tạo thủ công). Nếu được đặt thành Có, bạn phải chỉ định Tài nguyên ưu tiên và Thời gian bắt đầu ưu tiên để đặt chỗ. Nếu được đặt thành Không, lệnh sản xuất đã tạo phải được lên lịch thông qua quy trình lập lịch thông thường: thủ công, bằng trợ lý lịch trình hoặc bằng Resource Scheduling Optimization.

Lưu ý

Các thỏa thuận sẽ tạo các đăng ký theo tần suất lặp lại mà không xem xét bất kỳ yếu tố nào khác, bao gồm cả liệu nguồn lực có đang hoạt động hay không, giờ làm việc của họ, v.v.

• Các trường Linh hoạt đăng ký trước và Tính linh hoạt sau đăng ký chỉ định số ngày trước và sau ngày lên lịch dự kiến ​​mà lệnh sản xuất được phép lên lịch. Những trường này sẽ điền vào các trường Khoảng thời gian ngày bắt đầu và Kết thúc khoảng thời gian ngày trên lệnh sản xuất đã tạo để hỗ trợ trợ lý lịch trình. Ví dụ: nếu bạn dự kiến thực hiện bảo trì hàng tháng vào ngày 8 mỗi tháng và đặt độ linh hoạt trước và sau đăng ký thành 7 ngày, thì có thể lên lịch lệnh sản xuất từ ngày 1 đến ngày 15 mỗi tháng.

• Bắt đầu khoảng thời gian và Kết thúc khoảng thời gian có thể được chỉ định để tạo khoảng thời gian cho các lệnh sản xuất được tạo và sẽ được lịch trình tính đến trợ lý. (Ví dụ: Lệnh sản xuất phải được lên lịch từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa).

Đặt vé lặp lại

Xác định mẫu để tạo lệnh sản xuất dựa trên thỏa thuận.

1. Chọn Lặp lại đăng ký trong thanh lệnh ở trên cùng.

   

2. Chỉ định Mẫu lặp lại. Ví dụ: hàng tuần, thứ Hai đầu tiên của tháng hoặc thứ Sáu cách tuần.

   

3. Đặt Phạm vi lặp lại. Xác định Ngày bắt đầu và chọn Hành vi ngày kết thúc.

   • Không có ngày kết thúc: Lệnh sản xuất được tạo cho đến ngày kết thúc thỏa thuận.
   • Kết thúc trước: Dừng tạo lệnh sản xuất sau ngày kết thúc lặp lại.
   • Kết thúc sau # lần lặp lại: Lệnh sản xuất được tạo cho đến khi đạt đến số lần lặp lại được chỉ định.

4. Bạn cũng có thể xác định Ngày tùy chỉnh để tạo các lệnh sản xuất cần được thực hiện ngoài lệnh lặp lại nếu mẫu không phản ánh nhu cầu kinh doanh của bạn. Ví dụ, để thực hiện dịch vụ vào các ngày lễ khác nhau trong năm. Lệnh sản xuất có ngày tùy chỉnh sẽ không được tạo, trừ khi được cung cấp tính năng lặp lại.

5. Chọn Lưu.

Lưu ý

Một thỏa thuận có thể có nhiều thiết lập đăng ký khác nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo thiết lập đăng ký cho các lượt truy cập hàng tuần để tạo lệnh sản xuất hàng tuần và thiết lập đăng ký cho các lượt truy cập hàng tháng với các đăng ký khác nhau.

Xem thêm: Nhập lượt đăng ký lặp lại.

Bước 3: Thêm chi tiết công việc thỏa thuận

Sau khi thiết lập Thỏa thuận để xác định chi tiết cấp cao và Thiết lập đăng ký thỏa thuận để xác định lặp lại, bước tiếp theo là xác định công việc cần thực hiện.

Đạt được định nghĩa này bằng cách thêm các loại sự cố, sản phẩm, dịch vụ và công việc dịch vụ vào thỏa thuận.

Từ thiết lập đăng ký thỏa thuận, chọn +Thêm bản ghi sự cố đăng ký thỏa thuận. Sử dụng chú giải công cụ làm hướng dẫn để chỉ định chi tiết sự cố, sau đó chọn Lưu & Đóng.

Khi bạn thêm sự cố vào thỏa thuận, các sản phẩm, dịch vụ, nhiệm vụ dịch vụ và đặc điểm liên quan sẽ được thêm vào thỏa thuận, sau đó sẽ được thêm vào lệnh sản xuất khi chúng được tạo. Xem lưu ý về "Sao chép mục sự cố vào thỏa thuận" trong xem xét cấu hình ở cuối bài viết này.

Nếu không muốn sử dụng các loại sự cố, bạn có thể thêm sản phẩm, dịch vụ và nhiệm vụ dịch vụ trực tiếp vào thỏa thuận.

Tài sản khách hàng có thỏa thuận

Nếu bạn muốn sử dụng thỏa thuận để bảo trì tài sản khách hàng, hãy sử dụng sự cố thỏa thuận.

Bằng cách chỉ định tài sản khách hàng trên sự cố thỏa thuận, bạn có thể xác định công việc lặp lại cần được thực hiện trên thiết bị cụ thể và tạo lịch sử dịch vụ. Bạn cũng có thể thêm nhiều loại sự cố vào từng thiết lập đăng ký thỏa thuận có tài sản khách hàng.

Sử dụng ví dụ về hai sự cố cho bảo trì hàng tháng, các tổ chức có thể:

1. Thực hiện hai loại quy trình bảo trì khác nhau (loại sự cố) trên cùng một tài sản khách hàng.
2. Thực hiện cùng một quy trình bảo trì (loại sự cố) trên hai tài sản khách hàng khác nhau, nếu cả hai tài sản đều ở cùng một vị trí được xác định bởi tài khoản dịch vụ.

Bước 4: Kích hoạt thỏa thuận và xem lệnh sản xuất

Cuối cùng, sau khi xác định được các chi tiết cấp cao, sự lặp lại và công việc, bước cuối cùng là Kích hoạt thỏa thuận bắt đầu tạo các bản ghi liên quan như ngày bảo trì và lệnh sản xuất. Thao tác này thường được thực hiện sau khi người quản lý xem xét và khách hàng chấp nhận. Để thêm chi tiết khác vào trạng thái thỏa thuận, hãy cân nhắc sử dụng các giá trị Trạng thái phụ của thỏa thuận . Cũng có thể tạo các trạng thái phụ của thỏa thuận tùy chỉnh.

Từ thỏa thuận, hãy đặt trường Trạng thái hệ thống thành Hoạt động. Làm như vậy sẽ kích hoạt tạo ngày đăng ký cho biết ngày thực hiện dịch vụ.

Khi thời gian đến gần ngày đăng ký, lệnh sản xuất sẽ được tạo dựa trên trường Tạo trước ngày lệnh sản xuất . Khi đó, ngày đăng ký sẽ có trạng thái Đã xử lý, cùng với việc tra cứu lệnh sản xuất đã tạo.

Bạn cũng có thể tạo thủ công lệnh sản xuất cho từng ngày đăng ký. Điều này có thể áp dụng nếu bạn đặt Tự động tạo lệnh sản xuất thành Không hoặc đối với các trường hợp kinh doanh duy nhất mà bạn phải tạo một lệnh công việc sớm hơn so với xác định.

Nếu bạn quyết định có thỏa thuận Tự động tạo đăng ký, lệnh sản xuất sẽ được lên lịch tới nguồn lực ưu tiên khi lệnh sản xuất được tạo.

Bước 5: Thực hiện lệnh sản xuất thỏa thuận

Khi lệnh sản xuất được tạo, chúng sẽ xuất hiện cùng với các lệnh sản xuất khác trong chế độ xem Lệnh sản xuất đang hoạt động .

Lệnh sản xuất được tạo sẽ chỉ định tất cả các chi tiết trên thỏa thuận, chẳng hạn như bảng giá, loại lệnh sản xuất, (các) loại sự cố, tài sản khách hàng, v.v.

Lưu ý

Mặc dù thỏa thuận cung cấp một khuôn khổ để tạo lệnh sản xuất, thông tin chi tiết vẫn có thể được sửa ở cấp độ lệnh sản xuất. Ví dụ: mặc dù một lệnh sản xuất có thể được tạo ra từ một thỏa thuận, các sản phẩm và dịch vụ khác có thể được thêm vào lệnh sản xuất "đặc biệt" khi cần; và các chi tiết khác, chẳng hạn như bảng giá và loại lệnh sản xuất, có thể thay đổi, nếu có đủ quyền.

Việc tra cứu thỏa thuận cũng sẽ được ghi chú trong phần Cài đặt .

Sau khi chọn nút Đăng ký lệnh công việc và kích hoạt trợ lý lịch trình, nút Bắt đầu tìm kiếm và Thông số thời gian Kết thúc tìm kiếm sẽ phản ánh ngày đặt chỗ.

Sau khi lệnh sản xuất thỏa thuận được thực hiện bởi một kỹ thuật viên hiện trường và được đóng bởi người quản lý, hóa đơn cho công việc đã hoàn thành sẽ được tạo như là một phần của quy trình lập hóa đơn lệnh sản xuất thông thường. Điều này đúng dù lệnh sản xuất có thuộc thỏa thuận hay không. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết về vòng đời và trạng thái lệnh sản xuất.

Tình huống 2: Tự động tạo hóa đơn

Hóa đơn thỏa thuận được sử dụng để tự động tạo hóa đơn cho sản phẩm và dịch vụ. Hóa đơn sẽ được tạo vào lần lặp lại đã xác định và mỗi lần sẽ chứa cùng một sản phẩm với cùng mức giá. Hóa đơn được tạo và lập hóa đơn bất kể lệnh sản xuất có được thực hiện hay không. Đó là một mô hình tương tự như cách bạn có thể thanh toán hóa đơn điện thoại di động hàng tháng bất kể số lượng cuộc gọi hoặc tin nhắn bạn gửi.

Hãy đặt cấu hình tình huống khách hàng trả cho tổ chức Field Service một khoản tiền hàng quý cho gói dịch vụ.

Bước 1: Tạo thỏa thuận hoặc chọn một thỏa thuận hiện có

Bạn có thể thêm hóa đơn thỏa thuận vào thỏa thuận hiện tại hoặc thỏa thuận mới. Bạn có thể có một thỏa thuận chỉ có hóa đơn thỏa thuận và không có kế hoạch bảo trì, thậm chí là có nhiều hóa đơn cho một thỏa thuận.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm hóa đơn hàng quý vào thỏa thuận mà chúng tôi đã tạo.

Từ thỏa thuận, đi đến Thiết lập hóa đơn>Thêm thiết lập hóa đơn thỏa thuận mới.

Bước 2: Thiết lập lặp lại hóa đơn và sản phẩm

Trong phần hóa đơn sản phẩm, hãy thêm các sản phẩm bạn muốn lập hóa đơn thường xuyên cho khách hàng. Giá của sản phẩm hóa đơn sẽ được lấy từ bảng giá trên thỏa thuận.

Lưu ý

Sản phẩm hóa đơn chỉ có thể là những sản phẩm mà Loại sản phẩm Field Service được đặt thành Hàng tồn kho hoặc Không có hàng tồn kho. Không thể thêm các sản phẩm loại dịch vụ.

Tiếp theo, xác định tần suất tạo hóa đơn bằng cách chọn Lặp lại hóa đơn ở trên cùng.

Chọn Lưu để áp dụng các thay đổi.

Bước 3: Kích hoạt lặp lại hóa đơn và xem hóa đơn

Vì thỏa thuận này đã hiện hoạt, nên ngày hóa đơn sẽ tạo sau một khoảng thời gian ngắn, nhưng không phải ngay lập tức. Nếu bạn đã thêm thiết lập hóa đơn thỏa thuận vào một thỏa thuận mới hoặc thỏa thuận hiện có có trạng thái ước tính thì bạn sẽ cần kích hoạt thỏa thuận.

Sau khi thỏa thuận đã hiện hoạt, ngày hóa đơn thỏa thuận sẽ tạo sau một khoảng thời gian ngắn.

Không thể tạo hóa đơn thỏa thuận theo cách thủ công như bạn có thể làm với lệnh sản xuất theo thỏa thuận.

Lưu ý

Hóa đơn sẽ được tạo trước tùy thuộc vào những gì bạn đã đặt cho X trong trường Tạo hóa đơn thỏa thuận trước X ngày trong Cài đặt Field Service trong phần Thỏa thuận . Điều này có nghĩa là ngày hết hạn hóa đơn được thiết lập dựa trên thiết lập hóa đơn lặp lại nhưng sẽ được tạo trước X ngày. Nếu không nhập giá trị nào cho Tạo hóa đơn thỏa thuận trước X ngày, hệ thống sẽ tạo hóa đơn vào ngày lập hóa đơn vào lúc Ghi lại trường Thời gian tạo bản ghi trên thỏa thuận, sau đó trong cài đặt Field Service.

Cân nhắc cấu hình

Trong Cài đặt Field Service, có những giá trị mặc định quan trọng mà bạn có thể đặt cho các thỏa thuận giúp quản trị viên kiểm soát cách hệ thống tạo thỏa thuận. Ngày đăng ký thỏa thuận giúp các tổ chức lên kế hoạch bảo trì. Để biết thêm thông tin, hãy chuyển tới Cài đặt thỏa thuận.

Lưu ý

Một số cập nhật cho các thỏa thuận hoặc bản ghi phụ của chúng (Thiết lập đăng ký thỏa thuận, Ngày đăng ký thỏa thuận, Thiết lập hóa đơn thỏa thuận và Ngày lập hóa đơn thỏa thuận) có thể kích hoạt các quy trình nền không đồng bộ. Các bản cập nhật liên tiếp nhanh chóng kích hoạt các quy trình này trong cùng một thỏa thuận sẽ khiến hệ thống tạm thời chặn các bản cập nhật tiếp theo cho đến khi các quy trình hoàn tất. Hành vi dự định của hệ thống là bảo vệ tính toàn vẹn dữ liệu của từng thỏa thuận. Vui lòng đợi cho đến khi quá trình hoàn tất và thử lại hoặc thử cập nhật lại cho đến khi thành công.

Ví dụ về các bản cập nhật có thể kích hoạt các quy trình nền không đồng bộ:

• Cập nhật lặp lại Thiết lập đăng ký thỏa thuận hoặc Thiết lập hóa đơn thỏa thuận.
• Cập nhật ngày của Ngày đăng ký thỏa thuận hoặc Ngày lập hóa đơn thỏa thuận.
• Sửa đổi trạng thái thỏa thuận.

Các quy trình này và khả năng ngăn chặn các bản cập nhật nhanh chóng, tiếp theo của chúng tùy thuộc vào thỏa thuận mà chúng được kích hoạt theo đó. Nội dung cập nhật cho các thỏa thuận khác hoặc hồ sơ phụ của chúng sẽ không bị ảnh hưởng.

Nhiều sự cố so với nhiều lần lặp lại

Khi công việc thỏa thuận tăng lên, bạn sẽ phải quyết định xem nên thêm nhiều sự cố theo thỏa thuận vào một lần lặp lại hay thêm nhiều lần lặp lại, mỗi lần có một hoặc nhiều sự cố. Dưới đây là một vài điểm cần lưu ý:

• Ai sẽ thực hiện các mệnh lệnh công việc? : Một lần lặp lại sẽ tạo ra một lệnh sản xuất, trong khi nhiều lần lặp lại sẽ tạo ra nhiều lệnh sản xuất và lệnh sản xuất được thực hiện bởi một người. Nếu bạn thấy công việc thỏa thuận đang được hoàn thành bởi một người, việc sử dụng một lần lặp lại có thể tốt hơn. Một cách giải quyết là sử dụng các loại sự cố với mẫu nhóm yêu cầu giúp lên lịch các lệnh sản xuất đơn lẻ cho nhiều nguồn lực.

• Du lịch : Nếu nhiều lần lặp lại tạo ra nhiều lệnh sản xuất thì điều này có thể tạo ra nhiều chuyến đi và nhiều chuyến đi hơn.

• Bạn theo dõi tài sản bằng cách nào?: Một số tổ chức thích mỗi lệnh sản xuất liên quan đến một tài sản của khách hàng. Bằng cách này, họ biết thời gian dành cho một lệnh sản xuất tương ứng với thời gian dùng để bảo dưỡng tài sản, giúp tạo báo cáo. Nếu vậy, bạn có thể chọn thực hiện nhiều lần lặp lại, mỗi lần tạo một lệnh sản xuất với một sự cố duy nhất liên quan đến một nội dung.

Lên lịch các lệnh sản xuất thỏa thuận tự động với Resource Scheduling Optimization

Resource scheduling optimization sẽ tự động lập lịch trình lệnh sản xuất để tối ưu hóa giờ làm việc và thời gian di chuyển. Điều này bao gồm các lệnh sản xuất được tạo từ thỏa thuận. Nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng Resource Scheduling Optimization để lên lịch các lệnh sản xuất theo thỏa thuận thì đây là ba tùy chọn:

1. Để thỏa thuận tự động tạo lệnh sản xuất và đảm bảo lệnh sản xuất đã tạo được chọn theo phạm vi Resource Scheduling Optimization .
2. Để thỏa thuận tự động tạo và đăng ký lệnh sản xuất, đồng thời đảm bảo bật nguồn lực ưu tiên mà nó đã lên lịch Resource Scheduling Optimization và trạng thái đăng ký của đăng ký liên quan có thể được tối ưu hóa. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn khóa lịch trình trên đăng ký để đảm bảo đăng ký thỏa thuận vẫn được lập lịch trình cho nguồn lực, khung thời gian đó hoặc cả hai.
3. Tạo lịch trình và phạm vi Resource Scheduling Optimization cụ thể chỉ xem xét các lệnh sản xuất được tạo từ các thỏa thuận. Điều này cho phép bạn đặt nhịp và ưu tiên cụ thể cho thời điểm tối ưu hóa đăng ký lệnh sản xuất thỏa thuận.

Sử dụng hóa đơn và quyền với các thỏa thuận

Khi quyết định sử dụng hóa đơn thỏa thuận, bạn có thể tạo thỏa thuận mới để tạo hóa đơn hoặc thêm hóa đơn vào thỏa thuận dịch vụ hiện tại. Nếu hóa đơn thỏa thuận liên quan đến bảo trì theo lịch trình, chúng tôi khuyên bạn nên có lệnh sản xuất và hóa đơn do thỏa thuận tạo như là một phần của cùng một thỏa thuận.

Ngay cả khi bạn có thỏa thuận tạo hóa đơn, lệnh sản xuất theo thỏa thuận vẫn sẽ tạo hóa đơn sau khi hoàn thành và ở trạng thái Đóng bài . Nếu hóa đơn thỏa thuận biểu thị những gì sẽ được lập hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ cần tạo một quy trình để bỏ qua hoặc giảm thiểu các hóa đơn lệnh sản xuất. Điều này có thể đơn giản như khi hủy kích hoạt các hóa đơn đó hoặc sử dụng bảng giá và quyền để đảm bảo tổng số phụ của lệnh sản xuất và hóa đơn lệnh sản xuất là $0.

Quyền được áp dụng để tính giá lệnh sản xuất dựa trên nhiều yếu tố chẳng hạn như tài khoản dịch vụ, loại sự cố và danh mục tài sản khách hàng. Đó là cách phổ biến để tạo các loại sự cố cụ thể cho khách hàng cụ thể vạch ra công việc tùy chỉnh; một tùy chọn đó là cung cấp quyền khi loại sự cố thỏa thuận tùy chỉnh được thêm vào lệnh sản xuất tạo ra sản phẩm và dịch vụ $0 bằng cách chiết khấu 100%.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Quyền đối với lệnh sản xuất trong Dynamics 365 Field Service.

Nhập các lượt đặt lịch lặp lại

Bạn có thể nhập mẫu đặt lịch lặp lại cho việc thiết lập đăng ký thỏa thuận (ABS) hoặc thiết lập hóa đơn thỏa thuận (AIS).

• Khi được lưu, hộp thoại lượt lặp lại sẽ tự động điền một trường trên bản ghi ABS hoặc AIS.
• Trường này có tên là Cài đặt lặp lại và không được hiển thị trên biểu mẫu theo mặc định.
• Để nhập lặp lại với một hoặc nhiều bản ghi ABS/AIS thông qua CSV, bạn chỉ gần lấy một chuỗi đại diện từ một ABS hoặc AIS, được thiết lập tương tự như cách bạn muốn đặt cấu hình cho các bản ghi nhập.
• Với chuỗi đó, bạn sẽ thấy có một số giá trị chi phối cách bản ghi hoạt động, có thể được phân tách ra khỏi chuỗi đó, như ngày bắt đầu và kết thúc, lặp lại theo tháng, v.v.
• Dùng các chuỗi mẫu này để điền trước bản ghi thiết lập hóa đơn và đăng ký thỏa thuận vào một trang tính và dùng trang tính này để đặt cấu hình đầy đủ cho bản ghi.

Ví dụ: xem một trường hợp lặp lại trong ảnh chụp màn hình sau đây và XML có liên quan ở bên dưới.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Ghi chú bổ sung

• Bạn có thể chỉnh sửa các thỏa thuận hiện hoạt; các chỉnh sửa có hiệu lực ngay và sẽ cập nhật thỏa thuận sau một thời gian ngắn.

• Chỉnh sửa lặp lại đăng ký của một thỏa thuận hiện hoạt sẽ cập nhật ngày đăng ký tương ứng.

• Bạn có thể sao chép các thỏa thuận hiện có và chọn tham số bạn muốn áp dụng cho bản sao kết quả.

• Khi bạn thay đổi chủ sở hữu của một thỏa thuận, hãy thay đổi trạng thái thỏa thuận thành dự thảo/dự toán và lưu các thay đổi. Đợi năm phút để cho phép tất cả các quy trình không đồng bộ chạy, sau đó đặt trạng thái thỏa thuận trở lại hoạt động để giữ cho quy trình làm việc của nó chạy theo đúng thứ tự.

• Nếu Tự động tạo lệnh sản xuất được đặt thành Không nhưng Tự động tạo đăng ký được đặt thành Có thì đăng ký sẽ tự động được tạo khi lệnh sản xuất được tạo thủ công kể từ ngày đăng ký.

• Thỏa thuận sẽ được thực hiện tại một vị trí do tài khoản dịch vụ chỉ định. Làm việc tại nhiều địa điểm phải được cấu hình với nhiều thỏa thuận.

• Trong trường hợp bạn chỉ muốn sử dụng thỏa thuận để tạo hóa đơn chứ không phải để tạo lệnh sản xuất, hãy xem xét sử dụng thực thể báo giá như là một phần của giải pháp Field Service, có chức năng tương tự.

• Thỏa thuận hoạt động liền mạch với quy trình Khách hàng tiềm năng của Dynamics 365 Sales> Cơ hội > Báo giá > Đặt hàng. Điều này có được là do:

  • Phân loại khách hàng tiềm năng là khách hàng tiềm năng bảo trì dịch vụ
  • Thêm các dòng cơ hội với dòng dựa trên dịch vụ
  • Tạo dòng báo giá dưới dạng dòng dựa trên dịch vụ và thêm thiết lập đăng ký báo giá

• Khi thiết lập thỏa thuận để tự động tạo lệnh sản xuất, hãy giới hạn số lượng bản ghi con của lệnh sản xuất - sản phẩm, dịch vụ, nhiệm vụ dịch vụ, loại sự cố, v.v. - được tạo ở mức không quá 500. Khối lượng bản ghi lớn hơn, phần bổ trợ tùy chỉnh đồng bộ hoặc quy trình tùy chỉnh có thể gây ra thời gian chờ, dẫn đến các bản ghi con còn lại không được tạo.

• Trường Sao chép các mục sự cố vào thỏa thuận trong quá trình thiết lập loại sự cố rất quan trọng vì hai lý do:

1. Sự cố mà bạn muốn thêm vào thỏa thuận có thể hơi khác với sự cố mà bạn thêm vào một lệnh sản xuất không thuộc thỏa thuận. Ví dụ, thông thường sự cố sẽ cần 1 giờ dịch vụ, nhưng đối với thỏa thuận, bạn đã thương lượng với khách hàng 2 giờ dịch vụ. Thay vì phải tạo loại sự cố thứ hai chỉ cho thỏa thuận này, bạn có thể đặt Sao chép các mục sự cố vào thỏa thuận thành Không, thêm sự cố vào thỏa thuận, sau đó thêm thủ công các nhiệm vụ dịch vụ, sản phẩm, dịch vụ cụ thể, v.v. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng cùng loại sự cố, giúp báo cáo sau này. Đặt tùy chọn này thành Có và các mục sự cố sẽ được thêm vào thỏa thuận và bạn có thể chấp nhận các mục này hoặc thực hiện các thay đổi nhỏ từ đó.

Nếu được đặt thành Có, các mục thỏa thuận sẽ được tạo.

Nếu được đặt thành Không thì chúng sẽ không hoạt động.

1. Sự cố có thể được thêm vào thỏa thuận cho công việc định kỳ. Điều này có nghĩa là các thỏa thuận sẽ tạo ra các lệnh sản xuất với các sự cố của lệnh sản xuất được xác định trước kèm theo. Tuy nhiên, như đã đề cập trước đó trong bài viết này, các sự cố có thể được chỉnh sửa khi các quy trình và thủ tục thay đổi. Nhưng các thỏa thuận có thể kéo dài nhiều tháng và thậm chí nhiều năm, vậy thỏa thuận có nên sử dụng loại sự cố ban đầu tại thời điểm tạo thỏa thuận hay sử dụng các thay đổi mới nhất cho loại sự cố? Điều này có thể dẫn đến việc thực hiện công việc khác so với dự định ban đầu vào cuối thỏa thuận. Đặt thành Có nếu sự cố được giữ nguyên trong suốt thời hạn thỏa thuận bằng cách sao chép chi tiết sự cố vào thỏa thuận tại thời điểm kích hoạt thỏa thuận. Đặt thành Không nếu lệnh sản xuất được tạo từ thỏa thuận sẽ lấy thông tin chi tiết về loại sự cố mới nhất khi lệnh sản xuất được tạo từ thỏa thuận, điều này thường diễn ra liên tục tùy thuộc vào trên trường Tạo lệnh sản xuất trước X ngày trên Thiết lập đặt trước thỏa thuận.

2. Các mục được sao chép vào thỏa thuận khi chúng được thêm vào thỏa thuận, ngay cả khi thỏa thuận có trạng thái ước tính.

Các bước tiếp theo

• Tạo mẫu lệnh sản xuất với các loại sự cố
• Tạo và quản lý tài khoản khách hàng