المفاهيم الأساسية لإدارة التحصيلات

مقالة
03/08/2023

قبل البدء في إعداد التحصيلات أو العمل معها، يجب عليك فهم المفاهيم التالية:

تحتوي لقطات تأخر العميل على معلومات الرصيد القديمة في مرحلة زمنية معينة.
تساعدك أوعية عملاء التحصيلات في تنظيم عملك.
بإمكان وكلاء التحصيلات الحصول على أوعية عملاء خاصة بهم.
تنظم صفحات القوائم حالات وأنشطة وعملاء التحصيلات.
توجد كافة معلومات التحصيلات لعميل في صفحة واحدة، ويمكنك اتخاذ إجراء من هذه الصفحة.
يمكنك التنازل عن الفائدة والرسوم أو إعادة المطالبة بها، أو عكسها‬ في خطوة واحدة.
يمكن إنشاء حركات الشطب في خطوة واحدة.
يمكن معالجة مدفوعات الأموال غير الكافية (NSF) في خطوة واحدة.

تصف هذه المقالة كل مفهوم.

لقطات تأخر العميل

تحتوي لقطة تأخر على الأرصدة القديمة المحسوبة لعميل عند نقطة زمنية معينة. تظهر هذه المعلومات في صفحة قائمة الأرصدة القديمة وصفحة التحصيلات. يجب إنشاء لقطة تأخر قبل ان تتمكن من عرض المعلومات الموجودة في صفحات قائمة التحصيلات (الأرصدة القديمة‬ وأنشطة التحصيلات وحالات التحصيلات‬).

ولكل عميل، تحتوي لقطة تأخر على رأس لقطة تأخر وسجلات التفاصيل التي تتوافق مع كل فترة تأخر في تعريف فترة التأخر.

يحتوي رأس لقطة التأخر على مجموع المبلغ المستحق، والحد الائتماني، وإيصال التعبئة، ومبلغ أمر المبيعات، وعدد الحركات المتنازع عليها، والمبلغ الإجمالي للحركات المتنازع عليها لحساب العميل. ويتم تضمين كافة الحركات للعميل في عملية حساب هذه المبالغ. ويتم عرض مجموع المبلغ المستحق، والحد الائتماني، ومبلغ إيصال التعبئة، ومبلغ أمر المبيعات في مربع حقائق معلومات الائتمان في صفحة التحصيلات.

بالنسبة لكل فترة تأخر في تعريف فترة التقادم، يتم إنشاء سجل تفاصيل في لقطة التأخر. يحتوي كل سجل تفاصيل على معرف فترة التقادم والمبلغ الإجمالي للحركات التي لديها تواريخ في فترة التقادم. ويتم تعيين الحركات إلى فترة تقادم، مثل 30 يومًا بعد الاستحقاق. يتعلق التاريخ بقيمة التاريخ التأخر اعتبارًا من التي تحددها عند إنشاء لقطة التأخر. وتظهر هذه المعلومات في صفحة قائمة الأرصدة القديمة‬ وفي مربع حقائق الأرصدة القديمة في صفحة التحصيلات.

أوعية عملاء التحصيلات

تمثل أوعية العملاء الاستعلامات التي تقوم بتعريف مجموعة من سجلات العملاء. يمكنك استخدام هذه السجلات المجمعة لعرض المعلومات الخاصة بحسابات العملاء المضمنة، ولإدارة التحصيلات أو عمليات التقادم الخاصة بها. يمكنك استخدام أوعية العملاء لتصفية المعلومات في صفحة قائمة التحصيلات. ويمكنك أيضًا استخدامها لتصفية حسابات العملاء التي تم تضمينها عند إنشاء لقطات التأخر.

وكلاء التحصيلات

بشكل افتراضي، بإمكان المستخدمين عرض كافة معلومات العملاء في صفحات قوائم التحصيلات. تسمح لك سجلات وكلاء التحصيلات بتحديد أوعية العملاء التي يمكن استخدامها لتصفية المعلومات في صفحات قوائم التحصيلات وفي صفحة التحصيلات.

يعمل وكلاء التحصيلات مع العملاء للتأكد من تحصيل الدفعات في الوقت المناسب. إنهم عاملون يتم تعيينهم إلى المستخدمين في صفحة إعداد المستخدم.

صفحات قوائم المجموعات

تساعدك صفحات القوائم التالية في تنظيم معلومات التحصيلات:

الأرصدة القديمة – تعرض الأعمدة الموجودة في صفحة القائمة أرصدة العملاء والمبالغ المتأخرة حسب فترة التقادم. يتم تخزين هذه المعلومات في لقطة التأخر. يتم تحديد فترات التأخر من خلال تعريف فترة التأخر المستخدمة. يتم أخذ تعريف فترة التأخر من وعاء العملاء، إذا تم تحديد وعاء عميل لاستعلام الوعاء. إذا لم يتضمن الوعاء تعريف فترة التقادم، يتم استخدام تعريف فترة التقادم الافتراضية المحددة في صفحة معلمات الحسابات المدينة. في حالة عدم تحديد أي تعريف افتراضي لفترة التقادم، فإنه يتم استخدام أول تعريف لفترة التقادم في صفحة تعريفات فترة التقادم.
أنشطة التحصيلات – تعرض الأعمدة في صفحة القوائم الأنشطة التي تم تحديدها كأنشطة تحصيلات. يتم إنشاء هذه الأنشطة باستخدام صفحة التحصيلات. يمكنك استخدام الأنشطة لتتبع العمل الذي تقوم به المرتبط بالتحصيلات.
حالات التحصيلات – تعرض الأعمدة في صفحة القوائم معلومات للحالات التي تنتمي إلى فئة حالة ذات نوع حالة التحصيلات.

لقطات التأخر.

يجب إنشاء لقطة تأخر قبل أن تتمكن من عرض المعلومات في صفحات قائمة التحصيلات. تظهر المعلومات فقط للعملاء الذين تم إنشاء لقطة تأخر لهم. يمكن إجراء المزيد من التصفية على السجلات التي تظهر في صفحة القائمة، كما تم وصفه هنا:

بشكل افتراضي، بإمكان المستخدمين الوصول إلى جميع العملاء الذين لديهم لقطة تأخر.
في حالة وجود أوعية العملاء، يجب إعداد مستخدم كوكيل تحصيلات لاستخدام التأوعية لتصفية المعلومات الموجودة في صفحات قوائم التحصيلات. وتقتصر المعلومات على العملاء الموجودين في وعاء العملاء المحدد.
إذا تم تعيين مستخدم كوكيل تحصيلات، تتوفر فقط الأوعية التي تم تحديدها لوكيل التحصيلات هذا في صفحات قوائم التحصيلات. إذا تم تحديد الخيار السماح للوكيل بعرض كافة أوعية العملاء‬ في صفحة وكيل التحصيلات الخاصة بوكيل التحصيلات، فستتوفر كافة الأوعية لهذا الوكيل.

صفحة التحصيلات

يمكنك استخدام صفحة التحصيلات لعرض معلومات التحصيلات وأنشطتها وحالاتها لعميل وإدارتها واتخاذ إجراءات بشأنها.

يعرض الجزء العلوي من الصفحة الحالات الخاصة بالعميل المحدد، ويعرض القسم الأوسط الحركات الخاصة بالعميل، ويعرض القسم السفلي الأنشطة الخاصة بالعميل. ويمكنك إنشاء حالات التحصيلات لتعقب معلومات التحصيلات لواحد أو أكثر من الحركات والأنشطة. يمكن تصفية المعلومات الواردة في الجزئين العلوي والسفلي حسب الحالة.

وتعرض مربعات الحقائق الأرصدة القديمة ومعلومات الحد الائتماني للعميل المحدد. ويتم تخزين هذه المعلومات في لقطة التأخر. إذا لزم الأمر، يمكنك تحديث لقطة التأخر بالمعلومات الحالية.

يحتوي جزء الإجراءات على أزرار تسمح لك بعرض المعلومات ذات الصلة للعميل المحدد أو الحالة أو الحركة أو النشاط. يمكنك أيضًا تنفيذ إجراءات شائعة، مثل تغيير حالة التحصيلات لحركة، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني من خلال التكامل مع مزود البريد الإلكتروني، وتعويض العملاء، ومعالجة مدفوعات NSF، وشطب الأرصدة غير القابلة للتحصيل.

التنازل عن الفائدة والرسوم أو إعادة المطالبة بها أو إلغاؤها

يمكنك التنازل عن أو إلغاء أو إعادة المطالبة بإشعارات الفائدة الكاملة، أو الرسوم وفائدة الحركة التي هي جزء من إشعارات الفائدة. على علامة التبويب تحصيل في جزء الإجراءات في صفحة قائمة كافة العملاء، حدد إشعار الفائدة أو فائدة الحركة أو الرسوم.

وتؤثر هذه التسويات على إشعارات الفائدة فقط، والفائدة والرسوم التي تشملها. للحصول على معلومات عن كيفية شطب كافة الرسوم التي يمتلكها العميل، راجع القسم إنشاء معاملات شطب في هذه المقالة.

لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء رمز فائدة مع نطاق‬ ومعالجة الفائدة.

إنشاء حركات الشطب

يمكنك شطب الديون المعدومة عن طريق تحديد شطب في صفحة التحصيلات في صفحات قائمة التحصيلات.

وعند قيامك بشطب حركات عميل، يتم تمييز كافة الحركات لذلك العميل بشكل تلقائي للتسوية. ويعتمد المبلغ الذي يتم شطبه على المبلغ الصافي للحركات المميزة. يتم إنشاء شطب الحركة في دفتر يومية عام ويمكن أن يحتوي على ثلاثة أنواع من بنود دفتر اليومية:

يحتوي النوع الأول من بند دفتر اليومية على إدخال شطب العميل. إذا كانت الحركات المميزة تحتوي على مجموعات متعددة من كود العملة، والأبعاد، وملفات تعريف الترحيل، يتم إنشاء بند دفتر يومية منفصل لكل مجموعة.
يحتوي النوع الثاني من بند دفتر اليومية على إدخال شطب دفتر الأستاذ العام. إذا كانت الحركات المميزة تحتوي على مجموعات متعددة من كود العملة، والأبعاد، وملفات تعريف الترحيل، يتم إنشاء بند دفتر يومية منفصل لكل مجموعة.
يحتوي النوع الثالث من بند دفتر اليومية على معلومات شطب دفتر الأستاذ العام لضرائب المبيعات. يتم إنشاء بند دفتر اليومية هذا فقط إذا تم تحديد الخيار ضريبة المبيعات المنفصلة في صفحة معلمات الحسابات المدينة. وإذا كانت الحركات المميزة تحتوي على مجموعات متعددة من الحسابات الدائنة لضريبة المبيعات، والأبعاد، وأكواد ضرائب المبيعات، يتم إنشاء بند دفتر يومية منفصل لكل مجموعة. يتم إنشاء حركة الشطب بعملة الحركة. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء دفتر يومية شطب لعميل.

معالجة دفعات NSF

يمكنك معالجة دفعات NSF عن طريق تحديد دفع NSF في صفحة التحصيلات. عندما تحدد هذا الزر، يتم إلغاء الدفع. إذا تم تطبيق رسوم NSF للعميل، فإنه يتم إنشاء حركة مصاريف في دفتر يومية الدفع. يستند مبلغ الرسوم إلى إعدادات الرسوم التلقائية. يتم تحديد الرسوم التلقائية التي تنطبق على دفعات NSF من خلال مجموعة المصاريف التي يتم اختيارها في صفحة الحسابات البنكية للحساب البنكي المتأثر.