Vytvoření organizace s vědomím nákladů

Jak je uvedeno v tématu Motivace: proč přecházíme do cloudu?, existuje mnoho důvodů, proč si společnost cloud osvojit. Pokud je snížení nákladů hlavním faktorem, je důležité vytvořit organizaci s přehledem o nákladech.

Zajištění povědomí o nákladech není jednorázová činnost. Stejně jako u jiných témat přechodu na cloud je iterativní. Následující diagram popisuje tento proces a zaměřuje se na tři vzájemně závislé aktivity: viditelnost, odpovědnost a optimalizace. Tyto procesy se hrají na úrovni maker a mikro, které podrobně popisujeme v tomto článku.

Obrázek 1: Přehled organizace s přehledem nákladů.

Obecné procesy s přehledem nákladů

• Viditelnost: Aby si organizace byla vědoma nákladů, potřebuje mít o těchto nákladech přehled. Viditelnost v organizaci s povědomím o nákladech vyžaduje konzistentní vytváření sestav pro týmy, které využívají cloud, finanční týmy, které spravují rozpočty, a týmy pro správu, které zodpovídají za náklady. Této viditelnosti dosáhnete tak, že se stanoví:

  • Správný rozsah generování sestav.
  • Správná organizace prostředků (skupiny pro správu, skupiny prostředků, předplatná)
  • Vymažte strategie označování.
  • Správné řízení přístupu (Azure RBAC)

• Odpovědnosti: Odpovědnost je stejně důležitá jako viditelnost. Zodpovědnost začíná jasnými rozpočty pro úsilí o přijetí. Rozpočty by měly být dobře stanovené, jasně komunikované a založené na reálných očekáváních. Zodpovědnost vyžaduje iterativní proces a růstové myšlení, aby bylo možné řídit správnou úroveň odpovědnosti.

• Optimalizace: Optimalizace je akce, která vytváří snížení nákladů. Během optimalizace se přidělování prostředků upraví tak, aby se snížily náklady na podporu různých úloh. Tento proces vyžaduje iteraci a experimentování. Každé snížení nákladů snižuje výkon. Nalezení správné rovnováhy mezi řízením nákladů a očekáváním výkonu koncových uživatelů vyžaduje vstup od více stran.

Následující části popisují role, které různé týmy hrají při vývoji organizace s přehledem nákladů.

Tým cloudové strategie

Budování povědomí o nákladech do úsilí o přechod na cloud začíná na úrovni vedení. Aby byl z dlouhodobého hlediska efektivní, měl by tým cloudové strategie zahrnovat člena finančního týmu. Pokud vaše finanční struktura ukládá obchodním manažerům odpovědnost za náklady na řešení, měli by být také pozváni, aby se připojili k týmu. Kromě základních aktivit, které jsou obvykle přiřazeny týmu cloudové strategie, by všichni členové týmu cloudové strategie měli být také zodpovědní za:

• Viditelnost: Tým cloudové strategie a tým zásad správného řízení v cloudu musí znát skutečné náklady na úsilí o přechod na cloud. Vzhledem k zobrazení na úrovni vedení tohoto týmu by měl mít přístup k několika rozsahům nákladů, aby mohl analyzovat rozhodnutí o útratě. Vedoucí pracovník obvykle potřebuje přehled o celkových nákladech na všechny útraty v cloudu. Jako aktivní členové týmu cloudové strategie by ale také měli být schopni zobrazit náklady na obchodní jednotku nebo fakturační jednotku, aby bylo možné ověřit modely showback, chargeback nebo jiné cloudové účetní modely.

• Odpovědnosti: Rozpočty by se měly stanovit mezi cloudovou strategií, zásadami správného řízení v cloudu a týmy přechodu na cloud na základě očekávaných aktivit přechodu na cloud. Když dojde k odchylkám od rozpočtu, tým cloudové strategie a tým zásad správného řízení v cloudu musí rychle určit nejlepší postup pro nápravu odchylek.

• Optimalizace: Během optimalizace může tým cloudové strategie představovat investiční a výnosovou hodnotu konkrétních úloh. Pokud má úloha strategickou hodnotu nebo finanční dopad na firmu, mělo by být úsilí o optimalizaci nákladů pečlivě sledováno. Pokud nemá žádný strategický dopad na organizaci a nemá to žádné inherentní náklady na nízký výkon úlohy, může tým cloudové strategie schválit nadměrnou optimalizaci. Aby bylo možné řídit tato rozhodnutí, tým musí být schopen zobrazit náklady v rozsahu pro jednotlivé projekty.

Tým přechodu na cloud

Tým přechodu na cloud je v centru všech aktivit přechodu. Takže jsou to první linie obrany proti nadměrnému utrácení. Tento tým má aktivní roli ve všech třech fázích povědomí o nákladech.

• Viditelnost:

  • Povědomí: Je důležité, aby tým přechodu na cloud měl přehled o cílech úspor nákladů tohoto úsilí. Jednoduše řečeno, že úsilí o přechod na cloud pomůže snížit náklady, je receptem na selhání. Důležitá je konkrétní viditelnost. Pokud je například cílem snížit celkové náklady na vlastnictví datacentra o 3 procenta nebo roční provozní náklady o 7 procent, sdělte tyto cíle včas a jasně.
  • Telemetrie: Tento tým potřebuje mít přehled o dopadu svých rozhodnutí. Během migračních nebo inovačních činností mají jejich rozhodnutí přímý vliv na náklady a výkon. Tým musí vyvážit tyto dva protichůdné faktory. Monitorování výkonu a monitorování nákladů, které je vymezeno na aktivní projekty týmu, jsou důležité pro zajištění potřebné viditelnosti.

• Odpovědnosti: Tým přechodu na cloud musí znát všechny přednastavené rozpočty, které jsou spojené s jeho úsilím o přechod. Pokud skutečné náklady nejsou v souladu s rozpočtem, existuje příležitost vytvořit odpovědnost. Odpovědnost neznamená penalizaci týmu přechodu za překročení rozpočtu, protože překročení rozpočtu může být výsledkem nezbytných rozhodnutí o výkonu. Zodpovědnost místo toho znamená vzdělávání týmu o cílech a o tom, jak jejich rozhodnutí ovlivňují tyto cíle. Odpovědnost navíc zahrnuje poskytnutí dialogového okna, ve kterém může tým komunikovat o rozhodnutích, která vedla k nadměrnému utrácení. Pokud jsou tato rozhodnutí v chybně v souladu s cíli projektu, poskytuje toto úsilí dobrou příležitost k partnerství s týmem cloudové strategie, aby se mohli lépe rozhodovat.

• Optimalizace: Toto úsilí je vyrovnáváním, protože optimalizace prostředků může snížit výkon úloh, které podporují. V některých případech není možné dosáhnout očekávaných nebo rozpočtových úspor pro úlohu, protože úloha nefunguje adekvátně s rozpočtovými prostředky. V těchto případech musí tým přechodu na cloud činit moudré rozhodnutí a hlásit změny týmu cloudové strategie a týmu zásad správného řízení v cloudu, aby bylo možné opravit rozpočty nebo rozhodnutí o optimalizaci.

Tým zásad správného řízení v cloudu

Obecně platí, že za správu nákladů v rámci celého úsilí o přechod na cloud zodpovídá tým zásad správného řízení v cloudu. Jak je uvedeno v tématu Disciplína služby Cost Management metodologie řízení Cloud Adoption Framework, správa nákladů je první z pěti disciplín zásad správného řízení v cloudu. Tyto články popisují řadu hlubších zodpovědností pro tým zásad správného řízení v cloudu.

Toto úsilí se zaměřuje na následující aktivity, které souvisejí s vývojem organizace s důrazem na náklady:

• Viditelnost: Tým zásad správného řízení v cloudu pracuje jako partner týmu cloudové strategie při plánování rozpočtů přechodu na cloud. Tyto dva týmy také spolupracují na pravidelné kontrole skutečných výdajů. Tým zásad správného řízení v cloudu zodpovídá za zajištění konzistentních a spolehlivých sestav nákladů a telemetrie výkonu.

• Odpovědnosti: Když dojde k odchylkám rozpočtu, tým cloudové strategie a tým zásad správného řízení v cloudu musí rychle určit nejlepší postup pro nápravu odchylek. Obecně platí, že tým zásad správného řízení v cloudu bude na základě těchto rozhodnutí reagovat. Někdy může být tato akce pro ovlivněný tým přechodu na cloud jednoduchým přetrénováním. Tým zásad správného řízení v cloudu může také pomoct s optimalizací nasazených prostředků, změnou možností slevy nebo dokonce implementací automatizovaných možností řízení nákladů, jako je blokování nasazení neplánovaných prostředků.

• Optimalizace: Po migraci prostředků do cloudu nebo jejich vytvoření v cloudu můžete použít monitorovací nástroje k posouzení výkonu a využití těchto prostředků. Správná data monitorování a výkonu můžou identifikovat prostředky, které by se měly optimalizovat. Tým zásad správného řízení v cloudu zodpovídá za konzistentní nasazování nástrojů pro monitorování a generování sestav nákladů. Můžou také pomoct týmům přechodu identifikovat příležitosti k optimalizaci na základě výkonu a telemetrie nákladů.

Vedoucí centrum cloudu

I když obvykle není zodpovědný za správu nákladů, CCoE může mít významný dopad na organizace s vědomím nákladů. Mnoho základních rozhodnutí o IT ovlivňuje náklady ve velkém. Když CCoE udělá svoji část, můžete snížit náklady na více úsilí o přechod na cloud.

• Viditelnost: Všechny skupiny pro správu nebo skupiny prostředků, ve které jsou základní prostředky IT, by měly být viditelné pro tým CCoE. Tým může tato data použít k optimalizaci příležitostí farmy.

• Odpovědnosti: I když obvykle neodpovídá za náklady, CCoE může nést odpovědnost za vytváření opakovatelných řešení, která minimalizují náklady a maximalizují výkon.

• Optimalizace: Vzhledem k tomu, že CCoE má přehled o několika nasazeních, má tým ideální pozici pro navrhování tipů pro optimalizaci a pomáhá týmům přechodu lépe ladit prostředky.

Další kroky

Procvičování těchto zodpovědností na jednotlivých úrovních firmy pomáhá řídit organizaci s přehledem o nákladech. Pokud chcete začít na základě těchto pokynů pracovat, projděte si úvod do organizační připravenosti , který vám pomůže identifikovat správné týmové struktury.

Identifikace správných týmových struktur