Anpassen einer Archivierungs- und Löschrichtlinie für Postfächer in Ihrem organization

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Zum Aufbewahren und Löschen von E-Mails empfiehlt es sich, Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen anstelle der älteren Messagingdatensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) von Exchange Online zu verwenden. Ein gültiger Grund, dieses ältere Feature weiterhin zu verwenden, ist jedoch, E-Mails automatisch aus dem primären Postfach eines Benutzers in sein Archivpostfach zu verschieben. Möglicherweise müssen Sie MRM auch verwenden, um Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen auf bestimmte Ordner im Postfach und nicht auf das gesamte Postfach anzuwenden.

Verwenden Sie diesen Artikel als Beispielszenario, um diese beiden gültigen Gründe für die Verwendung von MRM-Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungstags besser zu verstehen. Verwenden Sie für alle anderen Aufbewahrungs- und Löschszenarien Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Für die Konfigurationsschritte in unserem Beispielszenario müssen Sie eine MRM-Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Sie dann Postfächern zuweisen. Diese Richtlinie verschiebt Elemente nach einem bestimmten Zeitraum in das Archivpostfach eines Benutzers und löscht auch Elemente aus dem Ordner Gelöschte Elemente, nachdem sie eine bestimmte Altersgrenze erreicht haben.

Hinweis

Anweisungen in diesem Artikel verwenden das Microsoft Purview-Portal oder die Microsoft Purview-Complianceportal und das Exchange Admin Center.

Die tatsächlichen Regeln, die bestimmen, welche Elemente verschoben oder gelöscht werden und wann dies geschieht, werden als Aufbewahrungstags bezeichnet. Aufbewahrungstags sind mit einer MRM-Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft, die wiederum dem Postfach eines Benutzers zugewiesen wird. Ein Aufbewahrungstag wendet Aufbewahrungseinstellungen auf einzelne Nachrichten und Ordner im Postfach eines Benutzers an. Es definiert, wie lange eine Nachricht im Postfach verbleibt und welche Aktion ausgeführt wird, wenn die Nachricht das angegebene Aufbewahrungsalter erreicht. Wenn eine Nachricht ihr Aufbewahrungsalter erreicht, wird sie entweder in das Archivpostfach des Benutzers verschoben oder gelöscht.

Tipp

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Beispielszenario für die Anweisungen

Die Schritte in diesem Artikel richten eine Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinie für eine fiktive organization namens Alpine House ein. Für diese Beispielbereitstellung sind die folgenden Aufgaben erforderlich:

  • Schritt 1: Aktivieren Sie ein Archivpostfach für jeden Benutzer im organization. Dieses Verfahren bietet Benutzern mehr Postfachspeicher und ist erforderlich, damit eine Aufbewahrungsrichtlinie Elemente automatisch in das Archivpostfach verschieben kann. Ein Benutzer kann Elemente zur Archivierungsspeicherung auch manuell in sein Archivpostfach verschieben.

  • Schritt 2: Erstellen Sie zwei benutzerdefinierte Aufbewahrungstags, um die folgenden Aktionen auszuführen:

    • Elemente, die 3 Jahre alt sind, werden automatisch in das Archivpostfach des Benutzers verschoben. Durch das Verschieben von Elementen in das Archivpostfach wird Speicherplatz im primären Postfach eines Benutzers freigegeben.

    • Löschen Sie automatisch Elemente, die 5 Jahre alt sind, aus dem Ordner "Gelöschte Elemente". Dadurch wird auch Speicherplatz im primären Postfach des Benutzers freigegeben. Benutzer haben die Möglichkeit, diese Elemente bei Bedarf wiederherzustellen. Weitere Informationen finden Sie im letzten Aufzählungszeichen im Abschnitt Weitere Informationen .

  • Schritt 3: Erstellen Sie eine neue Aufbewahrungsrichtlinie, und fügen Sie ihr die neuen benutzerdefinierten Aufbewahrungstags hinzu. Darüber hinaus fügen Sie ein integriertes Aufbewahrungstag hinzu, das mit einer empfohlenen Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnung nicht erreicht werden kann, da es auch Elemente in das Archivpostfach verschiebt. Es handelt sich um ein persönliches Tag für die Archivierung nach 1 Jahr, das Benutzer Elementen in ihrem Postfach zuweisen können, wenn sie einen kürzeren Archivzeitraum als ihren Standardwert von 3 Jahren wünschen.

  • Schritt 4: Ersetzen Sie die MRM-Standardrichtlinie durch die neue Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie erstellt haben.

Optional können Sie auch den Assistenten für verwaltete Ordner ausführen, um die neuen Einstellungen anzuwenden und die neue Aufbewahrungsrichtlinie als Standardeinstellung für Ihre organization festzulegen.

Sie können einige oder alle Schritte in diesem Artikel ausführen, um Ihre eigene Archiv- und Löschrichtlinie für Postfächer in Ihrem organization einzurichten. Es wird empfohlen, diesen Prozess für einige Postfächer zu testen, bevor Sie ihn für alle Postfächer in Ihrem organization implementieren.

Vor dem Einrichten der Archiv- und Löschrichtlinie

Schritt 1: Aktivieren von Archivpostfächern für Benutzer

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Benutzer in Ihrem organization über ein Archivpostfach verfügt. Das Archivpostfach eines Benutzers muss aktiviert sein, damit in unserem Beispielszenario ein Aufbewahrungstag mit der Aufbewahrungsaktion "Ins Archiv verschieben" das Element nach Ablauf des Aufbewahrungsalters verschieben kann.

Anweisungen zum Aktivieren von Archivpostfächern finden Sie unter Aktivieren von Archivpostfächern in Microsoft 365.

Hinweis

Sie können Archivpostfächer jederzeit während dieses Prozesses aktivieren, solange sie zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiviert sind, bevor Sie den Vorgang abschließen. Wenn ein Archivpostfach nicht aktiviert ist, wird keine Aktion für Elemente ausgeführt, denen eine Archiv- oder Löschrichtlinie zugewiesen ist.

Schritt 2: Erstellen neuer Aufbewahrungstags für die Archiv- und Löschrichtlinien

In diesem Schritt erstellen Sie die beiden benutzerdefinierten Aufbewahrungstags, die zuvor für unser Beispielszenario beschrieben wurden.

  • Ein benutzerdefiniertes Standardrichtlinientag für Archive, das wir "Alpine House 3 Year Move to Archive" nennen.
  • Ein benutzerdefiniertes Aufbewahrungsrichtlinientag, das für den Ordner "Gelöschte Elemente" konfiguriert ist und den wir "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery" (Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery) nennen.

Für diese Konfiguration können Sie entweder das Microsoft Purview-Portal oder die Microsoft Purview-Complianceportal verwenden.

  1. Navigieren Sie abhängig vom verwendeten Portal zu einem der folgenden Speicherorte:

    Eine Liste der Aufbewahrungstags für Ihre organization wird angezeigt.

Befolgen Sie die Schrittweisen Anweisungen zum Erstellen der Beispielaufbewahrungstags für unser Szenario.

Erstellen des Standardrichtlinientags für das benutzerdefinierte Archiv

In unserem Beispielszenario erstellen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Standardrichtlinientag (DPT) für Archive, mit dem Elemente nach 3 Jahren in das Archivpostfach verschoben werden.

  1. Wählen Sie auf der Seite MRM-Aufbewahrungstags+ Neues Tag aus, und geben Sie dann auf der Seite Tag benennen einen Namen für das neue Aufbewahrungstag und eine optionale Beschreibung ein, die den Zweck des benutzerdefinierten Aufbewahrungstags erläutert.

    In unserem Beispielszenario nennen wir dieses Tag "Alpine House 3 Year Move to Archive".

  2. Wählen Sie auf der Seite Definieren, wie das Tag angewendet wirddie Option Automatisch auf das gesamte Postfach (Standard) aus.

  3. Füllen Sie auf der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren die folgenden Felder aus:

    1. Wenn Elemente das folgende Alter (in Tagen) erreichen Geben Sie die Dauer des Aufbewahrungszeitraums ein. In diesem Szenario werden Elemente nach 1095 Tagen (3 Jahren) in das Archivpostfach verschoben.

    2. Wählen Sie für die AufbewahrungsaktionElement in Archiv verschieben aus, um Elemente nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in das Archivpostfach zu verschieben.

  4. Wählen Sie Weiter aus, und überprüfen Und übermitteln Sie sie, um das benutzerdefinierte Archiv-DPT zu erstellen.

Das neue Archiv-DPT wird in der Liste der Aufbewahrungstags angezeigt.

Erstellen des benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinientags für den Ordner "Gelöschte Elemente"

Das zweite Aufbewahrungstag, das für unser Beispielszenario erstellt werden soll, ist ein benutzerdefiniertes Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT) für den Ordner "Gelöschte Elemente". Dieses Aufbewahrungstag löscht Elemente im Ordner "Gelöschte Elemente" nach 5 Jahren und bietet einen Wiederherstellungszeitraum, in dem Benutzer das Tool "Gelöschte Elemente wiederherstellen" verwenden können, um ein Element wiederherzustellen.

  1. Wählen Sie auf der Seite MRM-Aufbewahrungstagsdie Option + Neues Tag aus, und geben Sie auf der Seite Tag benennen einen Namen für das neue Aufbewahrungstag und eine optionale Beschreibung ein, die den Zweck des benutzerdefinierten Aufbewahrungstags erläutert.

    In unserem Beispielszenario nennen wir dieses Tag "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery" (Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery).

  2. Wählen Sie auf der Seite Definieren, wie das Tag angewendet wirddie Option Automatisch in Standardordner und dann für die Option Tag auf diesen Ordner anwendendie Option Gelöschte Elemente aus.

  3. Füllen Sie auf der Seite Aufbewahrungseinstellungen definieren die folgenden Felder aus:

    1. Wenn Elemente das folgende Alter (in Tagen) erreichen Geben Sie die Dauer des Aufbewahrungszeitraums ein. In diesem Szenario werden Elemente nach 1825 Tagen (5 Jahren) gelöscht.

    2. Wählen Sie für die Aufbewahrungsaktion Löschen aus, und erlauben Sie der Wiederherstellung das Löschen von Elementen, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft, aber erlauben Sie Benutzern, ein gelöschtes Element innerhalb des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Elemente wiederherzustellen (der standardmäßig 14 Tage beträgt).

  4. Wählen Sie Weiter aus, und überprüfen Sie sie, und übermitteln Sie sie, um das benutzerdefinierte Lösch-DPT zu erstellen.

Das neue RPT wird in der Liste der Aufbewahrungstags angezeigt.

Schritt 3: Erstellen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie

Nachdem Sie die benutzerdefinierten Aufbewahrungstags erstellt haben, besteht der nächste Schritt für unser Beispielszenario darin, eine neue Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen und die Aufbewahrungstags hinzuzufügen. Sie fügen die beiden benutzerdefinierten Aufbewahrungstags, die Sie in Schritt 2 erstellt haben, und ein integriertes Tag hinzu, das für Sie vorkonfiguriert ist. In Schritt 4 weisen Sie diese neue Aufbewahrungsrichtlinie Benutzerpostfächern zu.

  1. Navigieren Sie abhängig vom verwendeten Portal zu einem der folgenden Speicherorte:

  2. Wählen Sie auf der Seite MRM-Aufbewahrungsrichtliniendie Option Neue Richtlinie aus.

  3. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein. Beispiel: Alpine House Archiv- und Löschrichtlinie.

  4. Wählen Sie + Tag hinzufügen aus.

    Eine Liste der Aufbewahrungstags in Ihrem organization wird angezeigt, die die benutzerdefinierten Tags enthält, die Sie in Schritt 2 erstellt haben.

  5. Fügen Sie die drei Aufbewahrungstags hinzu, die im Abschnitt Weitere Informationen ausführlicher beschrieben werden:

    • Alpine House 3 Year Move to Archive - das in Schritt 2 dieser Anweisungen erstellte standardrichtlinientag für das benutzerdefinierte Archiv
    • Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery - das benutzerdefinierte Tag für den Ordner "Gelöschte Elemente", der in Schritt 2 dieser Anweisungen erstellt wurde
    • Persönliche Verschiebung von 1 Jahr ins Archiv – ein integriertes Tag, das vorkonfiguriert ist

    Um diese Aufbewahrungstags hinzuzufügen, wählen Sie sie aus, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

  6. Wählen Sie auf der Seite Richtlinie konfigurieren die Option Weiter aus, um die neue Richtlinie zu überprüfen und zu übermitteln.

Die neue Aufbewahrungsrichtlinie wird in der Liste angezeigt. Wählen Sie sie aus, um die damit verknüpften Aufbewahrungstags im Detailbereich anzuzeigen.

Schritt 4: Zuweisen der neuen Aufbewahrungsrichtlinie zu Benutzerpostfächern

Wenn ein neues Postfach erstellt wird, wird ihm standardmäßig eine Aufbewahrungsrichtlinie mit dem Namen Standard-MRM-Richtlinie zugewiesen. In diesem Schritt für unser Beispielszenario ersetzen Sie diese Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie in Schritt 3 erstellt haben, den Benutzerpostfächern in Ihrem organization zuweisen.

Ersetzung ist erforderlich, da einem Postfach jeweils nur eine MRM-Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen werden kann. In diesem Schritt wird davon ausgegangen, dass Sie die neue Richtlinie allen Postfächern in Ihrem organization zuweisen.

Um diese Schritte auszuführen, stellen Sie sicher, dass Sie das neue Exchange Admin Center anstelle der klassischen Version verwenden.

  1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center (EAC) an, und wechseln Sie zu Empfänger>Postfächer.

    Eine Liste aller Benutzerpostfächer in Ihrem organization wird angezeigt.

  2. Wählen Sie alle Postfächer aus, indem Sie das Kontrollkästchen Anzeigename auswählen.

  3. Wählen Sie die Option Postfachrichtlinien aus.

  4. Wählen Sie im Flyoutbereich Postfachrichtlinien unter Aufbewahrungsrichtlinie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Beispiel: Alpine House Archiv und Aufbewahrungsrichtlinie.

  5. Wählen Sie Speichern aus, um die neue Aufbewahrungsrichtlinienzuweisung zu speichern.

  6. So überprüfen Sie, ob die neue Aufbewahrungsrichtlinie Postfächern zugewiesen wurde:

    1. Wählen Sie auf der Seite Postfächer ein Postfach aus.

    2. Wählen Sie auf der Seite mit den Postfacheigenschaften für den ausgewählten Benutzer Postfach aus.

    Der Name der neuen Richtlinie, die dem Postfach zugewiesen ist, wird für die Aufbewahrungsrichtlinie angezeigt.

(Optional) Schritt 5: Ausführen des Assistenten für verwaltete Ordner, um die neuen Einstellungen anzuwenden

Nachdem Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie in Schritt 4 auf Postfächer angewendet haben, kann es bis zu 7 Tage in Exchange Online dauern, bis die neuen Aufbewahrungseinstellungen auf die Postfächer angewendet werden. Dies liegt daran, dass ein Prozess namens Assistent für verwaltete Ordner Postfächer mindestens einmal alle 7 Tage verarbeitet. Anstatt auf die Ausführung des Assistenten für verwaltete Ordner zu warten, können Sie dies erzwingen, indem Sie das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant in Exchange Online PowerShell ausführen.

Was geschieht, wenn Sie den Assistenten für verwaltete Ordner ausführen? Es wendet die Einstellungen in der Aufbewahrungsrichtlinie an, indem Elemente im Postfach überprüft und ermittelt werden, ob sie der Aufbewahrung unterliegen. Anschließend werden Elemente, die der Aufbewahrung unterliegen, mit dem entsprechenden Aufbewahrungstag gestempelt und dann die angegebene Aufbewahrungsaktion für Elemente ausgeführt, die ihr Aufbewahrungsalter überschritten haben.

Im Folgenden finden Sie die Schritte, um eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herzustellen und dann den Assistenten für verwaltete Ordner für jedes Postfach in Ihrem organization auszuführen.

  1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

  2. Führen Sie die folgenden beiden Befehle aus, um den Assistenten für verwaltete Ordner für alle Benutzerpostfächer in Ihrem organization zu starten.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}

    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Das ist alles. Sie haben eine Archiv- und Löschrichtlinie für das Alpine House organization eingerichtet.

Weitere Informationen zum Assistenten für verwaltete Ordner

Wie bereits erwähnt, verarbeitet der Assistent für verwaltete Ordner Postfächer mindestens einmal alle 7 Tage. Es ist also möglich, dass ein Postfach häufiger vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet werden kann. Außerdem können Administratoren nicht vorhersagen, wann ein Postfach das nächste Mal vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet wird. Dies ist ein Grund, warum Sie es möglicherweise manuell ausführen möchten.

Wenn Sie jedoch vorübergehend verhindern möchten, dass der Assistent für verwaltete Ordner die neuen Aufbewahrungseinstellungen auf ein Postfach anwendet, können Sie den Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true Befehl ausführen, um die Verarbeitung eines Postfachs durch den Assistenten für verwaltete Ordner vorübergehend zu deaktivieren.

Führen Sie den Befehl aus, um den Assistenten für verwaltete Ordner für ein Postfach erneut zu Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false aktivieren.

Wenn ein Postfachbenutzer über ein deaktiviertes Konto verfügt, werden die Elemente nicht in das Archivpostfach für dieses Postfach verschoben.

(Optional) Schritt 6: Festlegen der neuen Aufbewahrungsrichtlinie als Standard für Ihre organization

In Schritt 4 müssen Sie die neue Aufbewahrungsrichtlinie vorhandenen Postfächern zuweisen. Sie können jedoch Exchange Online so konfigurieren, dass die neue Aufbewahrungsrichtlinie neuen Postfächern zugewiesen wird, die in Zukunft erstellt werden.

Dazu verwenden Sie Exchange Online PowerShell, um den Standardpostfachplan Ihres organization zu aktualisieren. Ein Postfachplan ist eine Vorlage, die Eigenschaften für neue Postfächer automatisch konfiguriert. In diesem optionalen Schritt können Sie die aktuelle Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Postfachplan zugewiesen ist (standardmäßig die STANDARD-MRM-Richtlinie), durch die MRM-Aufbewahrungsrichtlinie ersetzen, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Nachdem Sie den Postfachplan aktualisiert haben, wird die neue MRM-Aufbewahrungsrichtlinie neuen Postfächern zugewiesen.

  1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell her.

  2. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um Informationen zu den Postfachplänen in Ihrem organization anzuzeigen.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault

    Beachten Sie den Postfachplan, der als Standard festgelegt ist.

  3. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um die neue MRM-Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie in Schritt 3 erstellt haben (z. B. Alpine House Archive and Retention Policy) dem Standardpostfachplan zuzuweisen. In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass der Name des Standardpostfachplans ExchangeOnlineEnterprise lautet.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"

  4. Sie können den Befehl in Schritt 2 erneut ausführen, um zu überprüfen, ob die MRM-Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Standardpostfachplan zugewiesen wurde, geändert wurde.

Weitere Informationen

  • Das Aufbewahrungsalter von Postfachelementen wird anhand des Übermittlungsdatums berechnet. Oder ab dem Erstellungsdatum für Elemente wie Nachrichtenentwürfe, die nicht gesendet, aber vom Benutzer erstellt werden. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner Elemente in einem Postfach verarbeitet, werden alle Elemente, die Aufbewahrungstags mit der Aufbewahrungsaktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen aufweisen, mit einem Start- und einem Ablaufdatum gestempelt. Elemente, die über ein Archivtag verfügen, werden mit einem Verschiebungsdatum gestempelt.

  • Die folgende Tabelle enthält weitere Informationen zu den einzelnen Aufbewahrungstags für die benutzerdefinierte MRM-Aufbewahrungsrichtlinie in diesem Artikel.

    Aufbewahrungstag Funktionsweise dieses Tags Integriert oder benutzerdefiniert? Typ
    Alpenhaus 3 Jahre Umzug ins Archiv
    		 Verschiebt Elemente, die 1095 Tage (3 Jahre) alt sind, in das Archivpostfach.
    		Benutzerdefiniert (siehe Schritt 2: Erstellen neuer Aufbewahrungstags für die Archiv- und Löschrichtlinien)
    		 Standardrichtlinientag (Archiv); dieses Tag wird automatisch auf das gesamte Postfach angewendet.
    Alpine House Gelöschte Elemente 5 Jahre Löschen und Wiederherstellung zulassen
    		 Löscht Elemente aus dem Ordner "Gelöschte Elemente", die 5 Jahre alt sind. Benutzer können diese Elemente nach dem Löschen für bis zu 14 Tage wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Listeneintrag.
    		Benutzerdefiniert (siehe Schritt 2: Erstellen neuer Aufbewahrungstags für die Archiv- und Löschrichtlinien)
    		 Aufbewahrungsrichtlinientag (gelöschte Elemente); Dieses Tag wird automatisch auf Elemente im Ordner "Gelöschte Elemente" angewendet.
    Persönlich, 1 Jahre, in Archiv verschieben
    		 Verschiebt Elemente nach einem Jahr in das Archivpostfach.
    		Integriert
    		 Persönlich; Dieses Tag kann von Benutzern angewendet werden.

  • Benutzer können das Tool "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook und Outlook im Web verwenden, um ein gelöschtes Element innerhalb des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Elemente wiederherzustellen, der in Exchange Online standardmäßig 14 Tage beträgt. Ein Administrator kann Exchange Online PowerShell verwenden, um den Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente auf maximal 30 Tage zu erhöhen. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Elemente in Outlook für Windows und Ändern des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Elemente für ein Postfach in Exchange Online.